XIV CIAEM: Guia para Diretores(as) de Tema. Versão Última atualização: abril de 2013.

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1 XIV CIAEM: Guia para Diretores(as) de Tema Versão Última atualização: abril de 2013.

2 Tabela de Conteúdos Introdução... 3 Diagrama de ações de diretores(as) de temas... 4 Procedimento a seguir, Fase Ingressar na página do usuário... 4 Informação da proposta... 6 Proposta Incompleta... 8 Designar revisores do tema Selecionar revisor Enviar solicitação e designar outro revisor Designar formulário de revisão Cancelar solicitação de revisão Esperar resposta do revisor Procedimento a seguir, Fase Por em andamento a revisão ou recusá-la Recomendações dos revisores Enviar aviso de recebimento aos revisores Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Guardar decisão Aceitar proposta Aceitar com modificações Nova decisão: Aceitar envio Diagrama de etapas para o tema principal a opção de Aceitar com modificações 27 Nova decisão: Recusar envio Recusar proposta Eliminar arquivo das memórias do evento Tema para diretores que apresentam trabalhos em seu tema

3 Introdução A seguir você encontrará uma descrição dos passos que deve seguir para apoiar o processo de revisão de um trabalho submetido ao XIV CIAEM. Recomendamos descarregar este manual e imprimi-lo para melhor respaldo ao seu trabalho. Também sugerimos fazer uma pasta XIV CIAEM em seu computador para ir guardando todos os materiais do evento. Em primeiro lugar: deve lembrar que a proposta de trabalho por parte de um autor inclui dois arquivos: Trabalho cego (não possui as referências pessoais dos autores) Trabalho completo (possui as referências completas dos autores). Você conhecerá quem são os autores, porém os revisores não: pois o sistema designa nomes internos aos arquivos. O arquivo que você deve enviar aos revisores é o cego. Aparece na plataforma como o arquivo original. A versão completa aparece na plataforma como um arquivo Suplementar. O primeiro passo é pedir ao revisor(a) que aceite fazer a avaliação; se não aceita, deve-se buscar outros, até completar 2 revisores. (O resultado em algum momento da avaliação deve comunicar-se aos autores por meio de um ). Uma planilha-formulário com a avaliação está on-line; o(a) revisor(a) deverá preencher antes de fazer a recomendação. Você, no entanto deverá ativar para cada revisor. O que deve guiar a decisão (e o que você comunica aos autores) é o que aparece na plataforma como recomendação (que preenche o(a) revisor(a)), não a planilha formulário (que somente busca justificar a decisão e uniformizar o processo de revisão). Uma vez obtida a recomendação do revisor(a) você deverá enviar um aos autores. O mais fácil é que você abra a mensagem ao enviar e a complete-edite e o envie; porém também poderia enviar aos autores um documento adicional que foi enviado ao revisor(a). Também deverá enviar o trabalho as memórias, pois a plataforma publica o que você envia que já está aprovado. O arquivo a enviar é a versão completa, e para isso deve seguir um procedimento fácil que se explica a seguir (é melhor que você descarregue logo este arquivo). Não deve enviar a versão cega, pois não apareceriam as referências dos autores. Antes de publicá-lo você tem a opção de revisar o arquivo e certificar-se que está bem organizado e nas normas do CIAEM. Além disso, possui uma opção de revisar o que já está publicado em um link especial que será dado aos diretores de tema Este link será aberto ao público na data mais conveniente (meados do período para a recepção de trabalhos). Os autores podem verificar que o diretor de tema questão aprovados subiu para as Memórias online e verificar se tudo está bem (para ser concluída, ou corrigida). Em caso de erro, os autores estarão presentes em 3

4 primeira instância, e devem se comunicar com o diretor de tema para esclarecer e corrigir a situação. Diagrama de ações de diretores(as) de temas Primeira parte Segunda parte Procedimento a seguir, Fase 1 Ingressar na página do usuário O diretor de tema ingressa no site da XIV CIAEM: 4

5 Ingressar na página do usuário Em seguida faz um clique na opção de ACESSO no menu principal: O sistema solicitará o nome do usuário e contrassenha (os quais foram proporcionados previamente): ingressar. Ao ingressar no sistema com a respectiva conta de usuário de diretor geral aparecerá as seguintes opções: 5

6 Ingressar na página do usuário ver lista de trabalhos em revisão. Informação da proposta O sistema mostra os trabalhos que o diretor geral designou para seu controle e designa um da lista (se é o caso). Clique aqui para ver informação do trabalho. O sistema mostrará a informação do trabalho, que se divide em 5 seções, dos quais interessam as 2 primeiras, para esta primeira fase: 6

7 Informação da proposta a. Envio: mostra a informação geral do trabalho; título, tema, autores, etc. Verificar que não sejam enviados aos revisores este, pois são as versões completas com os dados do autor: se perderia o caráter cego da revisão. descarregar a versão completa da revisão. Verifique que seja a versão completa e que os dados concordem com a seção metadados. Lembre: guardar desde já no seu computador a versão completa de revisão, porque você vai necessitar mais adiante quando se realize a publicação da mesma. b. Revisão do trabalho: é onde se realiza a designação dos revisores, assim como os cancelamentos e renúncias dos mesmos. 7

8 Informação da proposta Proposta Incompleta incluir um revisor. As propostas para passar a fase de revisão devem estar completas, quer dizer, ter um título, resumo, informação dos autores, ademais das duas versões do trabalho (a versão completa e a versão cega). Você deve revisar os metadados, e abrir ou descarregar os arquivos, para revisá-los. Se uma proposta não cumpre com estes requisitos mínimos, então se considerará como incompleto o que implica que o diretor de tema envie a proposta a Arquivos e notifique ao autor que seu trabalho está incompleto, e que deverá voltar a apresentar a proposta, como se mostra a continuação: a. O diretor de tema deve ir a seção de resumos da proposta: ir à seção de resumo da proposta. a. Em seguida, deverá ir à seção de estado e arquivar o envio: arquivar o envio. 8

9 Proposta Incompleta b. Finalmente, se envia a notificação ao autor, mediante o seguinte enviar . 9

10 Designar revisores do tema Designar revisores do tema Selecionar revisor Ao abrir a opção de Selecionar o revisor, o sistema mostrará a lista dos revisores disponíveis, onde você deve buscar os correspondentes ao seu tema: Buscar seu tema correspondente. Use a codificação especificada. designar revisor. Inicialmente, ele irá mostrar a lista completa dos comentadores (todos os temas), Por isso, é essencial para fazer a filtragem por tema (como mostrado na imagem). Ou seja, se ele é diretor do tema 1, em seguida no campo acima deve escrever Tema01; se ele é tema 2, em seguida deve escrever Tema02. Lembrar: verificar que a lista de revisores do seu tema corresponde à lista na estrutura de revisão disponível na Web site da conferência (seção dos Temas e revisão científica). Lembre que os revisores designados devem, preferencialmente, dominar o idioma usado pelo autor do trabalho. Notas: a. O nome coincide com o perfil do revisor. b. Qualificação superior a 5 (Excelente). c. As semanas se referem ao período médio de tempo para fazer a revisão. 10

11 Designar revisores do tema d. A última, é a data correspondente aquela revisão que se comprometeu a fazer mais recentemente. e. Em ativo: significa quantas revisões estão atualmente sendo realizadas. Selecione os comentadores que são menos carregados Se você ver que um revisor tenha muitas revisões (já realizadas ou prestados), é melhor escolher outro. Pode ser orientado com as informações abaixo: Concluir: este número indica o número de revisão que o revisor tem feito. Ativo: este número indica o número de revisões que o revisor é atribuído e não concluída. Importante: use seu julgamento para fazer a escolha adequada. Não sobrecarregue um revisor, faça um balanço entre o trabalho que tem pendente e que ele já fez. 11

12 Designar revisores do tema Enviar solicitação e designar outro revisor Uma vez escolhido um dos encarregados da revisão (lembre-se que deve designar dois revisores) do trabalho em curso, o sistema mostrará a informação da designação realizada: acrescentar outro revisor. ver planilha de correio para solicitação de revisão. Isto é muito importante: se não fizer um clique aqui, não enviará o ao revisor e ele não perceberá seu convite. 12

13 Designar revisores do tema A planilha de para solicitação de revisão se mostra na continuação: enviar o . 13

14 Designar revisores do tema Verificar atribuição formulário de revisão Uma vez enviada a solicitação, o sistema mostra a da data do e o tempo previsto para a revisão. Em seguida será exibida a próxima tela, onde você deve verificar a forma de revisão de documentos é atribuído: Verifique se o nome do formulário é de revisão. Lembre: é essencial que esta forma seja atribuída ao revisor, para que possa fazer um registro de seu trabalho. 14

15 Cancelar solicitação de revisão Cancelar solicitação de revisão Deve-se ter cuidado em enviar aos revisores o arquivo com a proposta cega; se for enviado por equívoco o arquivo com a versão completa a um revisor, deverá ser anulada esta revisão: anular revisão. Esperar resposta do revisor O diretor de tema deverá esperar pela resposta de aceite ou recusa da revisão do trabalho, por parte dos revisores, para continuar com o processo. Do contrário, deverá designar novos revisores, de forma que sejam dois que aceitem realizar a revisão do trabalho. 15

16 Por em andamento a revisão ou recusá-la Procedimento a seguir, Fase 2 O diretor de tema recebe um onde os revisores indicam que realizarão a revisão do trabalho (caso contrário se procederá a designação de outros revisores). O diretor de tema ingressa no site, se autentica o sistema, como se mostrou no início da fase1. Por em andamento a revisão ou recusá-la Entra-se na lista de trabalhos, onde se seleciona o trabalho que está em revisão, na seção de revisão de trabalhos: Clique aqui para iniciar a revisão. Clique aqui se o revisor não pode fazer a revisão. O diretor de tema deverá esperar pelas recomendações dos revisores para assim continuar com seu trabalho. Recomendações dos revisores O diretor de tema recebe um onde o revisor indica que a revisão do trabalho foi completada. O diretor de tema ingressa no sistema para ver os detalhes da revisão, e assim proceder a decisão: aceitar, reprovar ou devolver para submeter para revisão do trabalho (segundo as recomendações dos avaliadores). 16

17 Recomendações dos revisores Recomendação do revisor. ver planilha de correio de aviso de recebimento. ver resposta do formulário de revisão. Qualificação que o diretor considere designar ao revisor 17

18 Enviar aviso de recebimento aos revisores Enviar aviso de recebimento aos revisores A planilha de de aviso de recebimento é a seguinte: Clique aqui para enviar o . É importante que envie esta mensagem para completar o processo de revisão com este revisor e este trabalho. 18

19 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Tomar a decisão sobre a revisão e publicação em Memórias Antes de tomar a decisão, o diretor do tema deve rever os detalhes da revisão da forma de revisão pelo autor, para que possa cumprir os critérios para justificar a recomendação do revisor. Além disso, deverá considerar as seguintes possibilidades para realizar as ações correspondentes: Recomendação por Recomendação por Ação do diretor Revisor A Revisor B Aceitar o original Aceitar o original Aceitar o envio. Aceitar o original Ver comentários Solicitar ao autor modificação do original segundo comentários do revisor B. Aceitar o original Recusar original Submeter a revisão por parte de um terceiro revisor. Ver comentários Ver comentários Solicitar ao autor modificação do original segundo comentários dos revisores A e B. Ver comentários Recusar original Submeter a revisão por parte de um terceiro revisor. Recusar original Recusar original Recusar o envio. Guardar decisão O diretor toma a decisão correspondente (segundo recomendações e detalhes no formulário de revisão) e notifica o autor da mesma, mediante um dentro da plataforma. Clique para ver planilha para notificar o autor da decisão. guardar a decisão tomada. 19

20 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Antes de guardar a decisão tomada, o sistema pedirá uma confirmação da mesma, já que esta é irreversível: Planilha de para notificar ao autor da decisão tomada: Clique para importar revisões. Clique aqui para enviar o . 20

21 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Aceitar a proposta Se o trabalho é aceito, e depois de salvar a sua decisão, então o diretor de tema envia o trabalho às memórias do evento. Os passos a seguir são os seguintes: a. Atualizar a versão final (documento completo) pelo arquivo adjunto na seção de arquivos suplementares. Para isto deverá descarregar o arquivo suplementar (se não o fez ao princípio) para logo anexá-lo como se mostra na imagem. atualizar a versão da obra para a versão completa. pesquisar arquivo 21

22 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias b. Enviar o documento antes adjunto a formato, onde se permite ter uma prévisualização do documento nas memórias. *Deve estar revisado. enviar o documento ao formato * Deve habilitar a opção que contém o documento completo da proposta (como se indica anteriormente), de forma contrária esta não aparecerá nas memórias do evento. c. Na parte inferior da página, depois de enviar formato o arquivo completo, se mostrará o seguinte: ver a prova de imprensa do arquivo. Verificar que seja o arquivo completo. 22

23 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Lembre: verificar que a prova de imprensa seja o arquivo completo (com nome e associações institucionais do autor). d. Fazer clique na opção de Concluir para enviar o trabalho as memórias do evento. enviar o trabalho às memórias. Deve-se ter um cuidado, uma vez aprovado um trabalho, deve-se enviar para publicação o arquivo completo, como se indica na imagem anterior, pois o documento deve ser o que contém os nomes e referências institucionais dos autores. Você pode verificar suas publicações na seção de Memórias do evento em onde aparecerá o tema do qual é diretor e o trabalho publicado recentemente. Se um autor requerer a parte do de aceite por parte do diretor de tema uma carta mais formal deverá solicitá-la adicionalmente. Esta será elaborada por Angel Ruiz, como presidente da CIAEM, ou José Chamoso e/ou Claudia Groenwad como presidentes do Comitê Internacional do Programa. Aceitar com modificações Devem-se realizar algumas modificações ao trabalho, então o diretor de tema deve, depois de salvar a sua decisão, notificar ao autor a decisão e acrescentar as observações realizadas ao seu trabalho. enviar um ao autor. 23

24 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Na continuação se mostra a planilha do que deverá enviar ao autor: Clique para importar observações realizadas pelos revisores. enviar . b. c. d. As modificações sugeridas que apareceram na mensagem (abaixo) é o texto que escreveu o revisor ao final do formulário de revisão. Esta etapa é essencial para os autores fazerem as modificações. 24

25 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Em seguida, o diretor deverá esperar que o autor envie a versão com as modificações correspondentes (deverá ser a versão completa), como se mostra a continuação: ver a versão do original com as modificações correspondentes. Uma vez descarregada a nova versão do original, o diretor de tema será o encarregado de revisar se as modificações foram realizadas em sua totalidade nesta nova versão do trabalho. Relembre: Esta nova versão deverá ser a versão completa do trabalho, quer dizer, além das modificações correspondentes deverão aparecer as afiliações institucionais dos autores e seus respectivos nomes. Nova decisão: Aceitar envio Se as modificações foram feitas corretamente na nova versão, o diretor realiza o envio, como se segue: Primeiro você precisa salvar a nova decisão (Aceitar envio), para continuar o processo de publicação: Guardar a nova decisão de aceitar envio. 25

26 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Depois de salvar a decisão de aceitar o envio é notificada a decisão do autor sobre seu trabalho: enviar . Atenção: se você não guardar a nova decisão final de aceitar envio, não abre a possibilidade de enviar formato. Em seguida, passa a enviar o documento a formato, onde se permite ter uma pré-visualização do documento nas memórias. *Deve estar revisado a versão do autor. enviar o documento ao formato 26

27 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias * Deve habilitar a opção que contém o documento com nova versão da proposta (como se indica anteriormente), de forma contrária esta não aparecerá nas memórias do evento. Veja o diagrama abaixo para este processo. Diagrama de etapas para o tema principal a opção de Aceitar com modificações 27

28 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Na parte inferior da página, depois de enviar a formato o arquivo completo, se mostrará o seguinte: ver a prova de imprensa do arquivo. Verificar que seja o arquivo com nova versão. Finalmente, fazer clique na opção de Completar para enviar o trabalho as memórias do evento. enviar o trabalho as memórias. Lembre: antes de completar a publicação deverá guardar a nova decisão e enviar o documento para a seção "formato". Isto é essencial para a publicação correta. Deve ter cuidado, uma vez aprovado um trabalho, em enviar para publicação o arquivo completo, como se indica na imagem anterior, pois o documento que contém os nomes e referências institucionais dos autores. Você pode verificar suas publicação na seção de Memórias do evento em onde aparecerá o tema do qual é diretor e o trabalho publicado recentemente. 28

29 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias Nova decisão: Recusar envio Caso o trabalho não satisfaça as modificações acima, é necessário recusar o trabalho e notificar o autor como mostrado abaixo. Guardar a nova decisão de rejeitar envio. enviar ao autor. Importante: Este sistema suporta apenas uma rodada de revisão por revisores, se mudar tudo recai sobre o diretor do tema. Recusar proposta Se o trabalho é recusado, então o mesmo é enviado automaticamente à seção de trabalhos arquivados. Você sempre poderá ver os trabalhos recusados: ver os trabalhos não aceitos. Em seguida se mostrará a lista de trabalhos que não foram aceitos em seu tema: 29

30 Tomar decisão sobre revisão e publicação em Memórias ver apagar o arquivo 30

31 Eliminar arquivo de las memórias do evento Eliminar arquivo das memórias do evento Se na hora de verificar se o trabalho enviado às memórias do evento não é o correto, então deverá eliminar o arquivo (como se indica na imagem) e enviar o trabalho novamente. a. Primeiro deverá ir a sessão de Apresentações do menu do Diretor de Tema: ver os trabalhos aceitos. b. Em seguida será mostrado a lista de trabalhos nas memórias, onde você deverá selecionar o nome do trabalho que deseja eliminar. ver informação do trabalho 31

32 Eliminar arquivo de las memórias do evento c. Finalmente na seção de Revisão deverá eleger a opção de eliminar como se mostra a seguir, tendo muito cuidado porque esta é uma operação muito delicada: eliminar o trabalho das memórias. 32

33 Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema Tema para diretores que apresentam trabalhos em seu tema O diretor de tema pode apresentar trabalhos em seu próprio tema, porém será, nesse caso, o diretor geral quem designa os revisores para este trabalho, para assim preservar a avaliação cega e adequada. Será o diretor geral que selecionará os revisores para os diretores. Deve selecionar o tema chamado Diretores 33

34 Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema Um possível erro e falha no sistema Se você seguir o procedimento exato para a plataforma não deverá ocorrer problemas. Mas pode haver erros imprevistos. Em algumas circunstâncias, o sistema também pode cair. Se o erro foi apenas em clicar em "Concluir" sem anexar o documento com a versão integral do documento, pode proceder de acordo com a seção anterior relatórios Apagar o arquivo do evento. Isso resolveria este problema em particular, se não for travado o sistema. Se o sistema bloqueou o melhor é pedir a ajuda de Agostinho Iaqchan Ryokiti Homa, para a administração central da plataforma para tentar consertá-lo. 34