o formato RIDNNNNNN0AAAAMMDD.PDF, relativo ao relatório previsto na

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1 Anexo V ao Documento de Consulta Instrução da CMVM n.º xx/2016 Relatórios específicos e comunicação de incumprimentos detetados no âmbito da atividade de gestão de Organismos de Investimento Coletivo Na supervisão da gestão dos organismos de investimento coletivo é relevante não só informação relativa aos próprios organismos, como também informação relativa às entidades responsáveis pela gestão e aos depositários e à atividade por eles desenvolvida, destacando-se neste âmbito o relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna das entidades responsáveis pela gestão, o relatório sobre os instrumentos financeiros derivados, o relatório anual do depositário e as comunicações de incumprimentos detetados por esta entidade. No que respeita ao relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna e às comunicações de incumprimentos detetados pelas entidades depositárias prevê-se, em anexo à presente Instrução, campos de informação específicos considerados de maior relevo e que, por isso, devem ser objeto de um reporte que permita um tratamento automatizado. Relativamente aos campos de informação previstos no Anexo I salienta-se o envio de informação relativa às operações examinadas e comunicadas nos termos da Lei de Combate ao Branqueamento de Vantagens Ilícitas e ao Financiamento do Terrorismo. Com vista a simplificar o controlo do cumprimento por parte da CMVM e conferir celeridade à respetiva análise, o ficheiro de reporte da referida informação, remetido até aqui por outra via, passa a ser enviado via extranet. A presente Instrução detalha, assim, os conteúdos, define os termos e estabelece o modo de envio da informação sujeita a reporte. O modo de prestação de informação à CMVM segue os termos e condições previstos em regulamento da CMVM com as especificidades estabelecidas na presente Instrução. Nestes termos, a CMVM, ao abrigo do disposto no artigo 254.º, n.º 1, alínea c), subalínea iv) do RGOIC, no artigo 81.º do Regulamento da CMVM n.º 02/2015 e no artigo 369.º, n.ºs 1 e 5 do Código dos Valores Mobiliários, determina, através da presente Instrução, o seguinte: Norma 1: A presente Instrução rege as especificidades relativas ao reporte da seguinte informação: (i) (ii) (iii) Relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna; Relatório sobre os instrumentos financeiros derivados; Relatório anual do depositário; 1

2 (iv) Comunicação de incumprimentos detetados pelo depositário que possam prejudicar os participantes. Norma 2: A informação identificada na norma anterior é enviada: (i) (ii) (iii) No caso da alínea (i) até ao dia 30 de junho de cada ano, pela entidade responsável pela gestão; No caso das alíneas (ii) e (iii) até ao dia 30 de abril e 31 de março do ano seguinte àquele a que respeitam, respetivamente, pela entidade responsável pela gestão e pelo depositário; e No caso da alínea (iv) imediatamente após a deteção do incumprimento, pelo depositário. Norma 3: A seguinte informação é enviada em ficheiro de: (i) (ii) Texto: relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna, relatório sobre os instrumentos financeiros derivados, relatório anual do depositário e comunicação de incumprimentos; Dados: informação constante do relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna e da comunicação de incumprimentos. Norma 4: O nome dos ficheiros de reporte tem um formato dependente da informação em causa: (i) (ii) (iii) (iv) Relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna o nome do ficheiro tem o formato RCINNNNNN0AAAAMMDD.ZIP, composto pelos ficheiros: a. RCINNNNNN0AAAAMMDD.PDF, relativo ao relatório previsto na alínea i) da Norma 1; b. RCINNNNNN0AAAAMMDD.DAT, nos termos previstos no Anexo I; Relatório sobre os instrumentos financeiros derivados o nome do ficheiro tem o formato RIDNNNNNN0AAAAMMDD.PDF, relativo ao relatório previsto na alínea ii) da Norma 1; Relatório anual do depositário o nome do ficheiro tem o formato RADNNNNNN0AAAAMMDD.PDF, relativo ao relatório previsto na alínea iii) da norma 1; Comunicação de incumprimentos o nome do ficheiro tem o formato CICNNNNNNFFFFSSSS0AAAAMMDD.ZIP, composto pelos seguintes ficheiros: a. CICNNNNNNFFFFSSSS0AAAAMMDD.PDF, relativo à comunicação prevista na alínea iv) da norma 1; b. CICNNNNNNFFFFSSSS0AAAAMMDD.DAT, nos termos previstos no Anexo II. Com referência aos ficheiros referidos nas alíneas i) a iii), os 1.º, 2.º e 3.º carateres identificam a tabela reportada, 'NNNNNN' corresponde ao código de entidade atribuído pela CMVM, '0' corresponde a um caráter fixo, 'AAAA' corresponde ao ano, 'MM' ao mês e 'DD' ao dia a que se refere a informação nos termos legalmente previstos. 2

3 Com referência aos ficheiros referidos na alínea iv), os 1.º, 2.º e 3.º carateres identificam a tabela reportada, 'NNNNNN' corresponde ao código de entidade atribuído pela CMVM, 'FFFF' corresponde ao número do fundo atribuído pela CMVM, 'SSSS' corresponde ao número do compartimento patrimonial autónomo atribuído pela CMVM, '0' corresponde a um carater fixo, 'AAAA' corresponde ao ano, 'MM' ao mês e 'DD' ao dia em que se realiza a comunicação (data de reporte). Caso o organismo de investimento coletivo não integre compartimentos patrimoniais autónomos, a componente SSSS é preenchida com O mesmo formato de ficheiro é aplicável ao organismo de investimento coletivo a que pertencem os compartimentos patrimoniais autónomos. Norma 5: A presente Instrução entra em vigor no dia [dia e mês a indicar] de Lisboa, xx de [mês a indicar] de 2016 O Presidente do Conselho de Administração, xxxx; O Vogal do Conselho de Administração, xxxx Criação de nova Instrução Fundamento: A presente Instrução prevê o envio via extranet do relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna das entidades responsáveis pela gestão, do relatório sobre os instrumentos financeiros derivados, do relatório anual do depositário e das comunicações de incumprimentos detetados por esta entidade, por forma a simplificar o controlo do cumprimento por parte da CMVM e conferir celeridade à respetiva análise. No que respeita ao relatório de avaliação da eficácia do sistema de controlo do cumprimento, do serviço de gestão de riscos e de auditoria interna e às comunicações de incumprimentos detetados pelas entidades depositárias prevê-se, em anexo à presente Instrução, campos de informação específicos considerados de maior relevo e que, por isso, devem ser objeto de um reporte que permita um tratamento automatizado. Relativamente aos campos de informação previstos no Anexo I salienta-se o envio de informação relativa às operações examinadas e comunicadas nos termos da Lei de Combate ao Branqueamento de Vantagens Ilícitas e ao Financiamento do Terrorismo. 3

4 ANEXO I RELATÓRIO DE CONTROLO INTERNO A REGRAS DE PREENCHIMENTO O presente Anexo é preenchido nos termos do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. Por cada linha do ficheiro são indicados os campos infra, com o conteúdo aí especificado. CÓDIGO DE INFORMAÇÃO: É preenchido com o código de informação, de acordo com a seguinte listagem: Q1 Identificação dos responsáveis Q2 Deficiências detetadas Q3 Branqueamento de Capitais e Financiamento do Terrorismo (BCFT) Q4 Reclamações de clientes - Dimensão fixa: 2 carateres alfanuméricos. Para as linhas relativas ao código de atividade Q1 Identificação dos responsáveis, devem ser utilizados, caso aplicável, os seguintes campos: DESCRIÇÃO DO RESPONSÁVEL: É preenchido com o nome, sem abreviaturas, do responsável pelo sistema de controlo do cumprimento ( compliance ), do responsável pelo serviço de gestão de riscos e do responsável pelo serviço de auditoria interna. - Dimensão máxima: 100 carateres alfanuméricos. FUNÇÃO: É preenchido com as abreviaturas COM, GR ou AI consoante a função do responsável seja, respetivamente, a de compliance, a de gestão de riscos, ou a de auditoria interna. - Dimensão máxima: 3 carateres alfanuméricos. DATA DE INÍCIO DA FUNÇÃO: Data em que o responsável iniciou a função. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. Para as linhas relativas ao código de atividade Q2 Deficiências detetadas, devem ser utilizados, caso aplicável, os seguintes campos: DESCRIÇÃO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com a descrição da deficiência detetada. 4

5 - Dimensão máxima: 2000 carateres alfanuméricos. SERVIÇO RESPONSÁVEL PELA DETEÇÃO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com as abreviaturas COM, GR, AI, ROC, OF ou UO, consoante a deteção da deficiência tenha sido da responsabilidade do compliance, do serviço de gestão de riscos, do serviço de auditoria interna, do revisor oficial de contas, do órgão de fiscalização ou das unidades orgânicas. - Dimensão máxima: 3 carateres alfanuméricos. PERÍODO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com as constantes N ou A, consoante a deficiência seja reportada pela primeira vez ou tenha sido já objeto de reporte em relatórios anteriores. - Dimensão fixa: 1 carater alfanumérico. DESCRIÇÃO DAS IMPLICAÇÕES DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com a descrição das potenciais implicações da deficiência detetada. - Dimensão máxima: 2000 carateres alfanuméricos. ÁREA FUNCIONAL DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com as abreviaturas COM, GR, AI, FO, BO ou OUT, consoante a área funcional onde se verifica a deficiência detetada seja a de compliance, a de gestão de riscos, a de auditoria interna, o front-office, o back-office ou outra área. - Dimensão máxima: 3 carateres alfanuméricos. CATEGORIA DO RISCO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com os três principais riscos associados à deficiência detetada, tendo por base a seguinte classificação: Classificação 1 Compliance 2 Crédito 3 Estratégia 4 Liquidez 5 Mercado 6 Operacional 7 Reputacional A indicação dos três riscos principais segue a ordem da classificação separada por vírgulas. - Dimensão máxima: 7 carateres alfanuméricos. Risco 8 Sistemas de Informação 9 Taxa de Câmbio 10 Taxa de Juro 11 Outros 5

6 GRAU DE RISCO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com as constantes B, M ou E, consoante o grau de risco associado à deficiência detetada seja baixo, médio ou elevado. - Dimensão fixa: 1 carater alfanumérico. DATA DE DETEÇÃO DA DEFICIÊNCIA: Data em que a deficiência foi detetada. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. DATA DE COMUNICAÇÃO DA DEFICIÊNCIA: Data de comunicação da deficiência detetada ao órgão de administração. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. DESCRIÇÃO DAS MEDIDAS CORRETIVAS DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com a descrição das medidas corretivas a implementar ou em curso para a resolução da deficiência detetada e prevenir a sua ocorrência futura. - Dimensão máxima: 2000 carateres alfanuméricos. DATA PREVISTA PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA CORREÇÃO: É preenchido com a data prevista para a resolução da deficiência detetada. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. DATA DA CORREÇÃO DA DEFICIÊNCIA: É preenchido com a data da correção da deficiência detetada. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. OBSERVAÇÕES: É preenchido caso seja necessário adicionar quaisquer observações relevantes. - Dimensão máxima: 250 carateres alfanuméricos. Para as linhas relativas ao código de atividade Q3 Branqueamento de Capitais e Financiamento do Terrorismo (BCFT), devem ser utilizados os seguintes campos: NÚMERO DE OPERAÇÕES DE BCFT EXAMINADAS: É preenchido com o número de operações examinadas. - Dimensão máxima: 8 carateres numéricos. MONTANTE AGREGADO DAS OPERAÇÕES DE BCFT EXAMINADAS: É preenchido com o montante agregado das operações examinadas em cumprimento. - Dimensão máxima: 16 carateres numéricos dos quais 4 casas decimais. 6

7 NÚMERO DE OPERAÇÕES DE BCFT COMUNICADAS: É preenchido com o número de operações comunicadas ao abrigo. - Dimensão máxima: 8 carateres numéricos. RESPONSÁVEL PELA DETEÇÃO DE OPERAÇÕES DE BCFT: É preenchido com as abreviaturas CA, COM, AI, NPBC ou OUT, consoante a responsabilidade da deteção das operações tenha sido de membro do conselho de administração ou de órgão equivalente, do compliance, de pessoa que integra o serviço de auditoria interna, de um núcleo/unidade/gabinete autónomo especializado em prevenção e combate ao BCFT ou de outra área. - Dimensão máxima: 4 carateres alfanuméricos. Para as linhas relativas ao código de atividade Q4 Reclamações de Clientes, devem ser utilizados, caso aplicável, os seguintes campos: NÚMERO DE RECLAMAÇÕES RECEBIDAS: É preenchido com o número de reclamações de clientes recebidas. - Dimensão máxima: 8 carateres numéricos. ATIVIDADE EM QUE SE INSERE A RECLAMAÇÃO: É preenchido com as abreviaturas GIC, GCO, CI, ou RD, consoante a atividade em que se inserem as reclamações recebidas seja a gestão de investimento coletivo, a gestão de carteiras por conta de outrem, a consultoria para investimento ou o registo e depósito de instrumentos financeiros. - Dimensão máxima: 3 carateres alfanuméricos. 7

8 B EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO 1. Entidade com nomeação de responsável pelo sistema de controlo do cumprimento ( compliance ), pelo serviço de gestão de riscos e pelo serviço de auditoria interna, com reporte de 3 deficiências e com reclamações recebidas: Q1;responsável A;COM; Q1;responsável B;GR; Q1;responsável C;AI; Q2;textoxxx;COM;N;textoyyy;FO;1,6,11;E; ; ;textowww; ; ;; Q2;textoxxx;ROC;N;textoyyy;COM;1,5;M; ; ;textowww; ; ;; Q2;textoxxx;ROC;A;textoyyy;BO;7,8;R; ; ;textowww; ; ;; Q3;10000; ,0000;2;CA Q4;5;GIC 2. Entidade só com nomeação de responsável pelo sistema de controlo do cumprimento ( compliance ) e sem reporte de deficiências ou reclamações: Q1;responsável A;COM; Q3;10000; ,0000;0;COM 8

9 ANEXO II COMUNICAÇÕES DE INCUMPRIMENTOS PELA ENTIDADE DEPOSITÁRIA A REGRAS DE PREENCHIMENTO O presente Anexo é preenchido nos termos do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. Por cada linha do ficheiro são indicados os campos infra, com o conteúdo aí especificado. TIPO DE INCUMPRIMENTO: É preenchido com as abreviaturas LIM, REG, CON, VUP, CSR ou OUT, consoante o tipo de alegado incumprimento objeto de comunicação respeite a limites legais de investimento, a limites de investimento contratuais, ao valor da unidade de participação, às condições de subscrição e resgate de unidades de participação ou a outras matérias. - Dimensão fixa: 3 carateres alfanuméricos. DESCRIÇÃO DO INCUMPRIMENTO: É preenchido com a descrição do alegado incumprimento. - Dimensão máxima: 2000 carateres alfanuméricos. DATA DA OCORRÊNCIA: Data da verificação do alegado incumprimento. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. DATA DE REGULARIZAÇÃO: Data previsível de regularização do alegado incumprimento. É preenchido no formato previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 5.º do Regulamento da CMVM n.º [ ]/2016. DESCRIÇÃO DAS MEDIDAS: É preenchido com a descrição das medidas implementadas ou a implementar para a resolução do alegado incumprimento. - Dimensão máxima: 2000 carateres alfanuméricos. B EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO 1. Nome do ficheiro: Uma entidade responsável pela gestão com o nº 562 que detetasse um incumprimento relativo ao fundo sem compartimentos patrimoniais autónomos com o código CMVM 648, teria de reportar, com referência a 15 de novembro de 2016 (data da comunicação), o seguinte ficheiro: CIC ZIP. O ficheiro compactado anteriormente referido seria composto pelos seguintes ficheiros: 9

10 CIC PDF (de acordo com o modelo de comunicação definido pela CMVM) e CIC DAT 2. Conteúdo do ficheiro (.DAT): LIM;XXX; ; ;YYY VUP;XXX; ; ;YYY OUT;XXX; ;;YYY 10