Canal de Denúncia Fortaleça as bases da governança corporativa por meio da transparência

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1 Canal de Denúncia Fortaleça as bases da governança corporativa por meio da transparência

2 Desafios para os próximos anos Eventos de fraudes, irregularidades, comportamento antiético e má conduta corporativa representam riscos relevantes para qualquer organização. A expansão das empresas (e a consequente descentralização das operações) representa um desafio para assegurar que eventos de fraude ou má conduta sejam identificados. Com a complexidade do ambiente de negócios, os eventos indesejáveis têm se multiplicado. Exemplos destes eventos podem contemplar: Fraudes Violações do código de conduta ou legislação Favorecimento de fornecedores, Utilização dos bens da empresa para fins funcionários ou clientes. particulares. Desvio de estoques e ativos. Recebimento de brindes, presentes ou favores Desvio de numerário. em desacordo com as regras estabelecidas. Alterações não autorizadas Assédio. de salários/proventos. Discriminação/preconceito. Manipulações de indicadores Utilização de cartão corporativo para despesas para atendimento de metas de não ligadas à atividade fim ou não autorizadas performance. pela empresa. Manipulações contábeis nas Trabalho inseguro e/ou em condições demonstrações financeiras da inferiores às regulamentadas/estabelecidas empresa. pela empresa. Omissão ou adulteração de Nepotismo e tratamento diferenciado, não informações disponibilizadas para a priorizando a meritocracia. Auditoria (externa/interna). Em diversas situações, as fraudes, as irregularidades, o comportamento antiético e a má conduta não são detectados por meio dos controles internos e, quando detectados, não chegam às instâncias adequadas para tratamento e investigação, pois: Alguns eventos ocorrem no ambiente externo da empresa (ex.: sinais exteriores de riqueza de funcionários, relações muito próximas entre compradores e fornecedores). Eventos motivados por pessoas que ocupam posições de liderança representam uma barreira à comunicação, em função do denunciante não possuir um canal de comunicação para reporte do fato a uma instância adequada, não ter garantias quanto ao anonimato e temer retaliações. Mesmo que funcionários que não participam e não aprovam a situação façam a denúncia, a ausência de um canal estruturado pode direcionar o relato para uma instância inadequada como, por exemplo, o Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC), que não tratará o evento de forma correta, impedindo sua resolução e expondo a empresa à divulgação não autorizada de informações. A expansão das empresas representa um desafio para assegurar que eventos de fraude ou má conduta sejam identificados.

3 Como se defender As linhas básicas de defesa contra eventos de fraude ou má conduta requerem mecanismos que possibilitem a geração de informações tempestivas, independentes e confiáveis. Pesquisa realizada pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) indicou, entre outros apontamentos, que as denúncias são a principal fonte de identificação de irregularidades, responsáveis por mais de 43% dos eventos detectados nas empresas. Fontes de identificação de irregularidades* (em %) Denúncias 43,3 Revisão dos processos Auditoria interna 14,6 14,4 Por acaso 7,0 Reconciliação contábil Revisão dos documentos Auditoria externa Notificação policial Monitoramento Confissão Controle de TI Outros 4,8 4,1 3,3 3,0 1,9 1,5 1,1 1,1 Fonte: pesquisa Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse (ACFE, 2012) Empresas que contam com fontes de identificação de irregularidades, entre elas o Canal de Denúncia, tiveram 45% menos perdas médias decorrentes de fraude em relação a empresas que não contam com a ferramenta. Fonte: pesquisa Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse (ACFE, 2012)

4 Código de Ética e Conduta e Canal de Denúncia Ferramentas diferenciadas de governança corporativa Novas regulamentações do Mercado de Capitais estabelecem a obrigatoriedade da formalização e divulgação de um Código de Ética e Conduta, bem como tornam mandatórias a implantação de um Canal de Denúncia. A resolução CVM 509 define que as companhias listadas disponham de um Canal de Denúncia como instrumento que viabilize o recebimento e devido tratamento dos eventos de desvio de conduta. Essas medidas buscam fortalecer os mecanismos de Governança Corporativa das empresas listadas. Sob a ótica da governança corporativa, um código adequadamente divulgado a funcionários, fornecedores e clientes, associado a um canal que garanta o anonimato ao denunciante, constitui uma ferramenta fundamental para: Tornar a empresa mais protegida contra os eventos de fraudes e comportamentos antiéticos; Fornecer transparência aos processos de negócio e às relações entre os diversos agentes da governança; Inibir desvios de conduta e melhorar o ambiente de trabalho; Suportar a atuação da Auditoria Interna com informações relevantes, atualizadas tempestivamente. Nossa abordagem para o Canal de Denúncia Para auxiliar as empresas nesse desafio, a Deloitte, por meio da sua estrutura de Consultoria em Gestão de Riscos Empresariais, desenvolveu uma abordagem exclusiva para implantação e gestão do Canal de Denúncia. Nossa abordagem para estruturação da ferramenta compreende a disponibilização de todos os instrumentos e recursos necessários para que sejam executadas as atividades de recepção, registro, análise, investigação e reporte das denúncias efetuadas (veja o quadro abaixo). Funcionários, fornecedores e clientes Canal de Denúncia Alta administração Linha telefônica Recepção da denúncia Independência na análise das denúncias Internet Registro da denúncia Acompanhamento das denúncias Análise da denúncia Reportes periódicos Tratamento das denúncias Relatórios estatísticos e detalhados As denúncias são registradas em uma ferramenta específica, onde está previsto todo o workflow para o tratamento dos casos.

5 Meios de comunicação Nossa solução dispõe de meios de comunicação que garantem o anonimato e a segurança necessária para fornecer aos funcionários, fornecedores e clientes um canal confiável para o registro da sua manifestação. Meio Disponibilidade Call center ( Hot Line ) Atendentes disponíveis de segunda a sexta-feira, das 8h às 20h. Para os demais horários, funciona sob o modo de gravação. Hot site Link disponibilizado na intranet e/ou site da empresa, acessível em base 24/7. Acessível em base 24/7, contemplando o direcionamento automático para a Deloitte. Caixa postal Endereço específico com recolhimento das correspondências em base semanal. Sistema de registro das denúncias As denúncias são registradas em uma ferramenta específica, onde está previsto todo o workflow para o tratamento dos eventos da recepção da denúncia até eventuais retornos ao denunciante. Todos os canais de comunicação (call center, internet, intranet, ) registram o conteúdo da denúncia no sistema, possibilitando a centralização de toda a base de dados em um repositório único, padronizado e controlado de forma centralizada pela Deloitte. Vantagens para sua empresa Fortalecer o ambiente ético e a governança corporativa. Estancar perdas por atos de fraude e desvios de conduta até então desconhecidos pela empresa. Fornecer conforto ao denunciante, com garantia de anonimato, proporcionados pelos meios de comunicação e pela análise das denúncias por uma entidade independente, externa à empresa. Economia de tempo e dinheiro por meio da terceirização do Canal, que possibilita o compartilhamento da sua estrutura de call center e sistema para recepção e tratamento das denúncias. Identificação dos tipos de fraudes ou desvios de conduta que a empresa está vulnerável e qual o grau de adequação das políticas e dos procedimentos, além da efetividade dos controles internos para minimizá-los. Incrementar a capacidade e inteligência preventivas. Execução de análises independentes, evitando conflito de interesses. Conte com a Deloitte para o seu desafio: (11)

6 Deloitte refere-se à sociedade limitada estabelecida no Reino Unido Deloitte Touche Tohmatsu Limited e sua rede de firmas-membro, cada qual constituindo uma pessoa jurídica independente. Acesse para uma descrição detalhada da estrutura jurídica da Deloitte Touche Tohmatsu Limited e de suas firmas-membro Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Todos os direitos reservados.

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