MODELO DE DOCUMENTOS PARA A ATUAÇÃO DO CONTROLE INTERNO MUNICIPAL

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO CONTROLADORIA-REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SANTA CATARINA MODELO DE DOCUMENTOS PARA A ATUAÇÃO DO CONTROLE INTERNO MUNICIPAL

2 (MODELO DE OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO PARA INÍCIO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA) PREFEITURA DE XXXXXXXX CONTROLADORIA DO MUNICÍPIO Rua XXXXXXXXXX - CEP XXXXXX - Fone: (XXX) XXXXXX xxxx@xxxxxx.sc.gov.br Ofício n XXXXXXX /2010 XXXXXXXX, 09 de fevereiro de Ao Senhor XXXXXXXXXXXXXX PREFEITO MUNICIPAL DE XXXXXXXXX / SECRETÁRIO MUNICIPAL DE XXXXXXXXXX Assunto: Informa sobre Auditoria e encaminha Solicitações Prévias. Senhor Prefeito/Secretário/Chefe, Em atendimento aos preceitos constitucionais descritos no art. 74 da Carta Magna e legais contidos na Lei Orgânica do Município n xxxxxxxx, de xx/xx/xx, e à Portaria de Nomeação do Controle Interno n.º xxxxxxxx, informo a Vossa Excelência que estaremos iniciando trabalhos de Auditoria de Acompanhamento da Gestão nessa Prefeitura, visando verificar a regular aplicação de recursos públicos. 2. Os exames serão executados no período aproximado de xx a xx/xx/xx, pelos auditores xxxxxxxx e xxxxxxx, sob coordenação do primeiro. Para tanto, solicito disponibilizar uma sala privativa com espaço adequado à realização dos trabalhos e guarda dos documentos disponibilizados por essa Prefeitura. 3. Aproveito para encaminhar em anexo as Solicitações de Auditoria abaixo relacionadas, todas desta data, relativas às Áreas da Gestão / Programas a serem auditados, subdivididas ainda conforme as áreas da Prefeitura responsáveis, com pedidos de informações e documentos necessários ao início dos trabalhos. Solicito disponibilizar os documentos e respostas formais requisitadas por meio das citadas SAs, dentro dos prazos lá estipulados, disponibilizando as respostas também em meio magnético (disquete ou CD), quando for o caso: - SA 01 - Geral - SA 02 - Saúde - Patrimonial Geral - SA 03 - Saúde - Fundo a fundo Geral - SA 04 - Saúde - Fundo a Fundo Contábil - SA 05 - Saúde - Convênios Obras - SA 06 - Saúde - Convênios Obras - parte física - SA 07 - PNAE Geral - SA 08 - Assistência Social Geral 4. Por fim, reitero a especial atenção de Vossa Excelência no sentido de que sejam fornecidos à equipe todos os documentos, informações e/ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade, necessários ao bom desempenho das atividades, observando os prazos estipulados durante os trabalhos, em consonância ao disposto no art. 26 da Lei nº , de 06/02/2001, in verbis: Art. 26. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado aos servidores dos Sistemas de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, no exercício das atribuições inerentes às atividades de registros contábeis, de auditoria, fiscalização e avaliação de gestão. Atenciosamente, XXXXXXXXXXXXXXX CHEFE DA CONTROLADORIA DO MUNICÍPIO XXXXXXXXXXXX

3 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO CONTROLADORIA-REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SANTA CATARINA Rua Nunes Machado, Centro - Florianópolis - CEP Fone (048) Fax (048) cgusc@cgu.gov.br SOLICITAÇÃO DE FISCALIZAÇÃO - SF N.º 09/XXXXXX Para: PREFEITURA MUNICIPAL DE XXXXXXX/SC SR. XXXXXXXXXXXXXXXX PREFEITO MUNICIPAL Florianópolis, 19 de fevereiro de Em função dos trabalhos de fiscalização a serem realizados nessa Prefeitura no período aproximado de XX a XX de XXXX de 2010, e em atendimento aos preceitos constitucionais descritos no art. 74 da Carta Magna, solicitamos a gentileza de determinar aos setores competentes dessa Prefeitura a composição dos dados abaixo elencados, que deverão estar à disposição dos auditores desta CGU-R/SC na sede da Prefeitura, a partir de XX/XX/2010 (segunda-feira): 1. PROCESSOS LICITATÓRIOS 1.1 Disponibilizar, preliminarmente os processos originais das licitações abaixo relacionadas, bem como os respectivos contratos decorrentes: Processo Modalidade Objeto (transcrição das informações prestadas a esta CGU) XXX/2009 Pregão Aquisicao de material de expediente destinados ao PACS, PSFs e Secretaria Municipal de Saude, atraves do Fundo Municipal XXX/2009 Pregão Aquisicao de oxigenio medicinal destinado as ambulancias e ao Pronto Atendimento geral do Municipio, atraves do Fundo Municipal XXX/2009 Pregão Aquisicao de filtros e lubrificantes para manutencao dos veiculos da Secretaria Municipal de Obras e Educacao. XXX/2009 Pregão Aquisicao de pneus e produtos para os veiculos de uso da Secretaria Municipal da Saude com recursos da Conta XXXXX XXX/2009 Pregão Aquisicao de materiais medico hospitalares com recursos da CC XXXXXXX, atraves do Fundo Municipal de Saude XXX/2009 Pregão Aquisicao de instrumentais e materiais de consumo odontologico destinados ao Centro XXXXXX Respeitosamente, MARCELO CAMPOS DA SIVLA CHEFE DA CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SANTA CATARINA Recebida em : Por : Cargo : Assinatura :

4 O CONTROLE INTERNO E AS ÁREAS DA GESTÃO PÚBLICA ÁREA: 01 - CONTROLES DA GESTÃO Subárea: 01 - Supervisão Ministerial Assunto: 01 - Atuação das UnidadesCentrais/Administrativas Assunto: 02 - Atuação das Unidades Centrais/Operacionais Subárea: 02 - Controles Externos Assunto: 01 - Atuação do Controle Social Assunto: 02 - Atuação de Organismos Co-financiadores Assunto: 03 - Atuação de Auditoria Externas Assunto: 04 - Atuação do TCU/SECEX Assunto: 05 - Atuação das Unidades do Ex-MARE/MP Assunto: 06 - Atuação da CVM Assunto: 07 - Atuação do BACEN Assunto: 08 - Atuação do DEST/CCE Assunto: 09 - Atuação da COREX/STN Assunto: 10 - Atuação das Unidades da SFC Subárea: 03-Unidades Gestoras Assunto: 01 - Atuação do Colegiado Deliberativo Assunto: 02 - Atuação da Unidade Supervisora Assunto: 03 - Atuação do Banco Operador Assunto: 04 - Atuação da Unidade Coordenadora Assunto: 05 - Atuação da Unidade Responsável Assunto: 06 - Atuação das Unidades Executoras Subárea: 04 - Controles Internos Assunto: 01 - Atuação do Colegiado Deliberativo/Consultivo Assunto: 02 - Atuação das Unidades Centrais da Entidade Assunto: 03 - Atuação Fiscalizadora do Consad Assunto: 04 - Atuação do Conselho Fiscal Assunto: 05 - Atuação da Holding Assunto: 06 - Atuação da Auditoria Interna Assunto: 07 - Estrutura, Organização e Métodos Assunto: 08 - Sistema de Informações Contábeis Assunto: 09 - Gerenciamento Eletrônico de Informações Assunto: 10 Formalização da Prestação de Contas Assunto: 11 Avaliação dos Controles Internos Assunto: 12 Formalização da Tomada de Contas ÁREA: 02 - GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Subárea: 01 - Análise da Programação Assunto: 01 - Estimativas da Receitas Assunto: 02 - Fixação das Despesas Correntes Assunto: 03 - Fixação das Despesas de Capital Assunto: 04 - Fixação das Despesas de Especiais Subárea: 02 - Análise de Execução Assunto: 01 - Execução das Receitas Assunto: 02 - Execução das Despesas Correntes Assunto: 03 - Execução das Despesas de Capital Assunto: 04 - Execução das Despesas Especiais Subárea: 03 - Convênios/Subvenções Assunto: 01 - Formalização Legal Assunto: 02 - Oportunidade do Ajuste Assunto: 03 - Fiscalização Interna da Execução Assunto: 04 - Prestação de Contas Assunto: 05 - Inspeção Física da Execução

5 ÁREA: 03 GESTÃO FINANCEIRA Subárea: 01 - Recursos Disponíveis Assunto: 01 - Caixa Flutuante Assunto: 02 - Suprimento de Fundos Rotativos Assunto: 03 - Movimentação Bancária Assunto: 04 - Numerários de Trânsito Assunto: 05 Aplicações de Liquidez Imediata Assunto: 06 - Reciprocidade Bancária Assunto: 07 - Resultados da Gestão de Disponibilidades Assunto: 08 - Conta Especial de Projeto Assunto: 09 - Recursos Financeiros Assunto:10 - Programação Financeira Subárea: 02 - Recursos Realizáveis Assunto: 01 - Recursos a Receber Assunto: 02 - Diversos Responsáveis-Apurados Assunto: 03 - Adiantamentos Concedidos Assunto: 04 - Realizáveis Assunto: 05 - Despesas Pendentes Assunto: 06 - Contas a Receber Assunto: 07 - Provisões para Devedores Duvidosos Assunto: 08 - Resultado da Gestão de Rec. Realizáveis Assunto: 09 Comprovação de Gastos Assunto: 10 Reinversão (financiamentos) Subárea: 03 - Recursos Exigíveis Assunto: 01 - Consignações Assunto: 02 - Restos a Pagar Assunto: 03- Contas a Pagar Assunto: 04 - Fornecedores Assunto: 05 Acréscimos Monetários Assunto: 06 - DARF a Emitir Assunto: 07 - Despesas de Exercícios Anteriores Assunto: 08 - Receitas a Classificar Assunto: 09 - Encargos, Contribuições e Tributos Assunto: 10 - Empréstimos e Financiamentos Assunto: 11 Estimativas e Contingências Passivas Assunto: 12 Resultados da Gestão das Exigibilidades Assunto: 13 Encargos/Gastos Financeiros Subárea: 04 - Demonstrações Financeiras Assunto: 01 - Demonstrativos dos Certificados de Despesas (SOE) Assunto: 02 - Demonstrativos dos Investimentos no Projeto (DIP) Assunto: 03 - Demonstrativo das Origens e Aplicações de Recursos do Projeto Assunto: 04 Informações Financeiras Complementares Assunto: 05 - Cumprimento de Cláusulas e Normas

6 ÁREA: 04 - GESTÃO PATRIMONIAL Subárea: 01 - Inventários Físicos e Financeiros Assunto: 01 - Registros Oficiais e Financeiros Assunto: 02 - Existências Físicas Assunto: 03 - Sistema de Controle Patrimonial Subárea: 02 - Bens Imobiliários Assunto: 01 - Adições de Bens Imobiliários Assunto: 02 - Baixas de Bens Imobiliários Assunto: 03 - Conservação de Bens Imobiliários Assunto: 04 - Utilização dos Bens Imobiliários Assunto: 05 - Avaliação de Bens Imobiliários Subárea: 03 - Recursos Naturais Assunto: 01 - Adições de Recursos Naturais Assunto: 02 - Baixas de Bens Naturais Assunto: 03 - Conservação de Recursos Naturais Assunto: 04 - Utilização de Recursos Naturais Assunto: 05 - Avaliação dos Recursos Naturais Subárea: 04 - Meios de Transportes Assunto: 01 - Adição de Meio de Transporte Assunto: 02 - Baixas de Meio de Transporte Assunto: 03 - Conservação de Meios de Transportes Assunto: 04 - Utilização dos Meios de Transportes Assunto: 05 - Avaliação de Meios de Transportes Subárea: 05 - Bens Móveis e Equipamentos Assunto: 01 - Adições de Bens Móveis e Equipamentos Assunto: 02 - Baixas de Bens Móveis e Equipamentos Assunto: 03 - Conservação de B. Móveis e Equipamentos Assunto: 04 - Utilização de B. Móveis e Equipamentos Assunto: 05 - Avaliação de Bens Móveis e Equipamentos Subárea: 06 -Bens Agropecuários Assunto: 01 - Adições de Bens Agropecuários Assunto: 02 - Baixas de Bens Agropecuários Assunto: 03 - Conservação de Bens Agropecuários Assunto: 04 - Utilização de Bens Agropecuários Assunto: 05 - Avaliação de Bens Agropecuários Subárea: 07 - Acervo de Bens Culturais Assunto: 01 - Adições de Acervo - Bens Culturais Assunto: 02 - Baixas de Acervo Assunto: 03 - Conservação de Acervo Assunto: 04 - Utilização de Acervo Assunto: 05 - Avaliação de Acervo Subárea: 08 - Bens Intangíveis Assunto: 01 - Adições de Bens Intangíveis Assunto: 02 - Baixas de Bens Intangíveis Assunto: 03 - Conservação de Bens Intangíveis Assunto: 04 - Utilização de Bens Intangíveis Assunto: 05 - Avaliação de Bens Intangíveis Subárea: 09 - Investimentos Permanentes Assunto: 01 - Adições de Investimentos Permanentes Assunto: 02 - Baixas de Investimentos Permanentes Assunto: 03 - Avaliação de Investimentos Permanentes

7 ÁREA: 05 - GESTÃO DE RH Subárea: 01 - Movimentação Assunto: 01 - Quantitativo de Pessoal Assunto: 02 -Provimentos Assunto: 03 - Vacâncias Assunto: 04 - Licenças e Afastamentos Assunto: 05 - Movimentação entre Orgãos/Entidades Assunto: 06 - Recrutamento, Seleção e Admissão Assunto: 07 - Contratação de Consultoria Assunto: 08 - Processos de Demissão Assunto: 09 Estagiários Subárea: 02 Remuneração, Benefícios e Vantagens Assunto: 01 - Consistência dos Registros Assunto: 02 - Reajustes e Limites Remuneratórios Assunto: 03 - Administração de Salários Assunto: 04 - Vencimentos e Remuneração Assunto: 05 - Controle de Férias Assunto: 06 - Sistema de Concessão Assunto: 07 - Gratificações Assunto: 08 - Adicionais Assunto: 09 - Benefícios Assistenciais e Pecuniários Assunto: 10 Planos Assistenciais Assunto: 11 Gerenciamento das Informações de Pessoal Subárea: 03 - Indenizações Assunto: 01 - Indenizações Judiciárias Assunto: 02 - Diárias Assunto: 03 - Ajuda de Custo Assunto: 04 - Viagens/Passagens Assunto: 05 - Auxílio Moradia Assunto: 06 - Despesas Médicas Subárea: 04 - Capacitação e Desenvolvimento Assunto: 01 - Treinamento e Capacitação Assunto: 02 -Política Motivacional Assunto: 03 - Incentivos Funcionais Assunto: 04 - Segurança e Higiene do Trabalho Assunto: 05 - Associação de Servidores Assunto: 06 - Associação de Empregados Subárea: 05 - Seguridade Social Assunto: 01 - Aposentadoria Assunto: 02 - Pensão Assunto: 03 - Auxílios e Licenças Seguritárias Assunto: 04 - Custeio da Seguridade Social Assunto: 05 - Previdência Complementar Subárea: 06 - Regime Disciplinar Assunto: 01 - Processos de Sindicância Assunto: 02 - Processos Disciplinares Assunto: 03 - Infringência ao Regime Disciplinar

8 ÁREA: 06 - GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS E SERVIÇOS Subárea: 01 -Processos Licitatórios Assunto: 01 - Formalização Legal Assunto: 02 - Oportunidade da Licitação Assunto: 03 - Parcelamento do Objeto Assunto: 04 - Limites a Competitividade Assunto: 05 - Análise da Eficácia e Eficiência Subárea: 02 - Contratos de Obras, Compras e Serviços Assunto: 01 - Formalização Legal Assunto: 02 - Contratos sem Licitação Assunto: 03 - Fiscalização Interna Assunto: 04 - Extrapolação de Prazos Legais Assunto: 05 - Alterações Contratuais Assunto: 06 - Pagamentos Contratuais Assunto: 07 - Inspeção Física da Execução Subárea: 03 - Convênios de Obras e Serviços Assunto: 01 - Formalização Legal Assunto: 02 - Oportunidade do Convênio Assunto: 03 - Fiscalização Interna da Execução Assunto: 04 - Controle Social do Convênio Assunto: 05 - Gerenciamento Ambiental do Convênio Assunto: 06 - Prestação de Contas Assunto: 07 - Inspeção Física da Execução Subárea: 04 - Gerenciamento de Estoques Assunto: 01 - Estoques Governamentais Assunto: 02 - Administração e Controle de Materiais Assunto: 03 - Perfil do Estoque/Almoxarifado Assunto: 04 - Compras sem Processos Licitatórios Assunto: 05 - Sistemas de Controle de Estoques Assunto: 06 - Mercadorias Apreendidas Subárea: 05 - Contratos de Franquia, Concessão ou Permissão. Assunto: 01 - Formalização Legal Assunto: 03 - Política Tarifária Assunto: 04 - Controle Social da Contratação Assunto: 05 - Gerenciamento dos Impactos Ambientais Assunto: 06 - Inspeção Física da Execução Assunto: 07 - Resultados das Contratações

9 ÁREA: 07 - GESTÃO OPERACIONAL / FINALÍSTICA Subárea: 01 - Programação dos Objetivos e Metas Assunto: 01 Origem do Programa/Projeto Assunto: 02 - Estudos Técnicos do Programa Assunto: 03 - Tamanho/Dimensão do Programa Assunto: 04 - Definições Locacionais do Programa Assunto: 05 - Adequação Tecnológica do Programa Assunto: 06 - Interfaces Gerenciais do Programa Assunto: 07 - Aderências Normativas da Programação Assunto: 08 - Consistência das Diretrizes/Objetivos Assunto: 09 - Consistência das Metas Assunto: 10 Intervenções Ambientais do Programa Subárea: 02 - Gerenciamento de Processos Operacionais Assunto: 01 - Eficácia dos Processos Operacionais Assunto: 02 - Eficiência dos Processos Operacionais Assunto: 03 - Economicidade dos Processos Operacionais Assunto: 04 - Qualidade dos Processos Operacionais Assunto: 05 - Efetividade dos Processos Operacionais Assunto: 06 - Status da Missão Institucionais Assunto: 07 - Gerenciamento das Informações Operacionais Assunto: 08 - Processos de Gerenciamento Operacional Subárea: 03 - Avaliação de Resultados Assunto: 01 - Eficácia dos Resultados Assunto: 02 - Eficiência dos Resultados Assunto: 03 - Economicidade dos Resultados Assunto: 04 - Qualidade dos Resultados Assunto: 05 - Efetividade dos Resultados Assunto: 06 - Resultado da Missão Institucional Assunto: 07 - Gerenciamento de Informações Operacionais Assunto: 08 - Resultado do Gerenciamento Ambiental

10 I PLANEJAMENTO ANUAL DE ATIVIDADES DE CONTROLE INTERNO PAACI N. Título/Objeto Avaliação Sumária do risco inerente ao Objeto Auditado. Origem da Demanda Objetivos da Auditoria Escopo do Trabalho Cronograma Local de Realização dos Trabalhos Recursos Humanos

11 II AS AÇÕES DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO PREVISTA PARA O FORTALECIMENTO DA ATIVIDADE DE CONTROLE INTERNO: a) Ações de Capacitação: N. Título Justificativa Recursos Humanos/horas alocadas b) Ações de Fortalecimento da Unidade de Controle Interno: N. Título Justificativa Recursos Humanos/horas alocadas

12 Programa de Trabalho de Auditoria Unidade Auditada: Período de Exame: Área/Setor: Objetivo dos Trabalhos: Subárea Assunto Procedimento Detalhado Escopo dos Exames Auditor Responsável Tempo Estimado

13 TABELA PHILIPS PARA SELEÇÃO DE AMOSTRAGEM ESTATÍSTICA: Tamanho da População Tamanho da Amostra Índice de Problemas Maior que Obs: 1 - Tam. da População: Quantidade de órgãos beneficiados com a distribuição dos bens. 2 - Tam. da Amostra: Quantidade de itens (armas, veículos, coletes, etc.) a serem submetidos a verificações físicas. 3 - Índice de Problemas: É o número máximo abaixo do qual os controles da área são considerados aceitáveis, ou seja, se o número de problemas for acima do índice, a unidade de controle deve indicar que os controles internos não são adequados.