AA1000 ACCOUNTABILITY PRINCIPLES STANDARD 2008 VERSÃO PORTUGUESA

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1 AA1000 ACCOUNTABILITY PRINCIPLES STANDARD 2008 VERSÃO PORTUGUESA

2 VERSÃO PORTUGUESA A tradução desta publicação foi aprovada pela AccountAbility. A versão portuguesa foi elaborada a partir do documento original em inglês, pela Sustentare. Sustentare Av. Eng. Duarte Pacheco Amoreiras Torre 2, Lisboa Telf.: geral@sustentare.pt FICHA TÉCNICA Coordenação: Rita Almeida Dias, Sustentare Revisão Técnica: Fernando Ribeiro Mendes, ISEG Tradução: João Inácio Paginação: Rita Botelho, Sustentare REQUERIMENTOS PARA A NOTIFICAÇÃO DE UTILIZAÇÃO As organizações que utilizem a norma traduzida devem notificar a AccountAbility. Estas organizações serão incluídas na lista de utilizadores na página da AccountAbility SUGESTÕES Poderá dirigir comentários e sugestões para um dos seguintes contactos AccountAbility Goswell Road London EC1V 7EB, UK Tel.: +44 (0) secretariat@accountability21.net Página web: Sustentare Av. Eng. Duarte Pacheco Amoreiras Torre 2, Lisboa Telf.: geral@sustentare.pt

3 Conteúdo Prefácio... 4 i. Evolução dos Princípios AA1000 da AccountAbility... 4 ii. Processo de desenvolvimento... 5 Introdução... 6 i. Objectivos e benefícios dos Princípios AA1000 da AccountAbility... 6 ii. Âmbito da norma Objectivo da AA1000APS (2008) Os Princípios da AccountAbility O Princípio Fundamental da Inclusão O Princípio da Relevância O Princípio da Responsabilidade Referências aos Princípios AA1000 da AccountAbility Anexos ACCOUNTABILITY

4 Prefácio i. Evolução dos Princípios AA1000 da AccountAbility Os Princípios da AccountAbility para o Desenvolvimento Sustentável surgiram pela primeira vez na AA1000 AccountAbility Framework Standard, publicada em Durante o período de consulta para o desenvolvimento da primeira edição da AA1000 Assurance Standard, publicada em 2003, os princípios foram alvo de um significativo debate e revisão. O resultado foi o compromisso com a Inclusão baseado nos três princípios da Relevância, Abrangência e Responsabilidade. Estes princípios estiveram na base da AA1000 Assurance Standard publicada em 2003, AA1000AS (2003), e da AA1000 Stakeholder Engagement Standard publicada em 2005, AA1000SES (2005). Foram posteriormente clarificados numa Nota de Orientação sobre a aplicação dos princípios em relação à AA1000AS (2003), publicada em Durante o processo de consulta para a revisão de 2008 da AA1000 Assurance Standard houve consenso quanto à colocação dos Princípios AA1000 da AccountAbility numa norma separada de forma a permitir uma aplicação mais abrangente e para facilitar a sua utilização durante o processo de assurance [1] em sustentabilidade. Esta norma, a AA1000 AccountAbility Principles Standard, AA1000APS (2008), é o produto desse consenso e inclui três princípios: o princípio fundamental da Inclusão e os princípios da Relevância e da Responsabilidade. Apesar do princípio da abrangência não estar incluído nos Princípios da AccountAbility, continua a ser essencial para a assurance em sustentabilidade, dado que se refere ao grau de implementação destes três princípios. Os Princípios AA1000 da AccountAbility incluídos nesta norma substituem todas as versões previamente publicadas pela AccountAbility. [1] Nota da Tradução Portuguesa: foi decidido manter o termo original em inglês, assurance. Este refere-se aos métodos e processos aplicados para avaliar a fiabilidade da informação divulgada por uma organização relativamente ao desempenho em sustentabilidade, bem como aos sistemas, informações e processos subjacentes, de acordo com critérios e normas adequados. 4 ACCOUNTABILITY 2008

5 Prefácio ii. Processo de desenvolvimento A AA1000APS (2008) foi desenvolvida através de um processo alargado e que envolveu as várias partes interessadas. Após um período de pesquisa inicial, que incluiu um inquérito electrónico amplamente divulgado, seguiram-se consultas presenciais em 20 países junto de um leque abrangente de partes interessadas e, ainda, vários workshops com grupos específicos de partes interessadas. Todos os contributos recebidos foram tomados em consideração pela ComissãoTécnica de Normas da AccountAbility, que preparou uma versão preliminar da norma para apreciação pública, que decorreu em três fases de 60 a 90 dias cada. Todas as apreciações públicas assumiram a forma de uma redacção colaborativa, totalmente transparente, através da utilização de software colaborativo. Entre cada uma destas três fases de consulta pública e após a última fase, a Comissão Técnica de Normas da AccountAbility reviu e reformulou a versão preliminar. A versão final foi aceite pela Comissão Técnica de Normas da AccountAbility e submetida ao Conselho Executivo da AccountAbility que a aprovou para publicação. A natureza evolutiva da aprendizagem na área da elaboração de normas, significa que o processo de desenvolvimento das normas é contínuo. Devido ao envolvimento permanente dos utilizadores dos Princípios AA1000 da AccountAbility e das partes interessadas, esta organização tem a capacidade de fazer reflectir as aprendizagens daí resultantes sob a forma de orientações suplementares e revisões às suas normas. Por isso, a AccountAbility convida-o a partilhar as suas experiências com os Princípios AA1000 da AccountAbility, para que possamos continuar a melhorar a Série AA1000. ACCOUNTABILITY

6 Introdução i. Objectivos e benefícios dos Princípios AA1000 da AccountAbility A prestação de contas consiste em reconhecer e assumir com responsabilidade e transparência os impactes das políticas, decisões, acções, produtos e desempenho a eles associados. Obriga uma organização a envolver as partes interessadas na identificação, compreensão e também na capacidade de resposta aos assuntos e preocupações em matéria de sustentabilidade, e a relatar, explicar e estar disponível para responder às partes interessadas relativamente a decisões, acções e desempenho. Inclui ainda a forma como uma organização define o seu modelo de governo, as respectivas estratégias e efectua a gestão do desempenho. A premissa básica é que uma organização responsável actuará no sentido de: definir uma estratégia baseada na compreensão e na resposta abrangente e equilibrada em relação aos assuntos relevantes e às preocupações das partes interessadas; fixar objectivos e normas, segundo os quais a estratégia e o correspondente desempenho associado podem ser geridos e avaliados, e divulgar informações credíveis em relação a estratégias, objectivos, normas e desempenho junto daqueles que baseiam as suas acções e decisões nessas mesmas informações. Estas acções servem de base para estabelecer, avaliar e comunicar a prestação de contas. Os Princípios AA1000 da AccountAbility definidos nesta norma fomentam estas acções. 6 ACCOUNTABILITY 2008

7 Introdução O valor destes princípios reside na sua ampla abrangência e na flexibilidade da sua aplicação. Exigem que a organização se envolva de forma activa com as suas partes interessadas, identifique e compreenda por completo os assuntos da sustentabilidade que terão um impacte no seu desempenho, nomeadamente a nível económico, ambiental, social e financeiro de longo prazo, usando posteriormente esta informação para desenvolver estratégias de negócio e traçar objectivos de desempenho de uma forma responsável. Tendo em conta que são princípios e não regras prescriptivas, estes permitem à organização centrar-se naquilo que é relevante para a sua visão e desenvolver uma estrutura que permita identificar e agir de acordo com as oportunidades, bem como gerir riscos e conformidade não-financeiros. ii. Âmbito da norma Esta norma abrange o objectivo, o significado e a correlação dos Princípios AA1000 da AccountAbility, bem como a respectiva aplicação. ACCOUNTABILITY

8 1. Objectivo da AA1000APS (2008) O objectivo da AA1000APS (2008) é proporcionar às organizações um conjunto de princípios aceites a nível internacional e disponíveis de forma gratuita, que lhes permita enquadrar e estruturar a forma como compreendem, gerem, administram, implementam, avaliam e comunicam a sua prestação de contas. Os Princípios AA1000 da AccountAbility destinam-se, antes de mais, a ser utilizados por organizações que adoptaram uma abordagem responsável e estratégica à temática da sustentabilidade. Os Princípios AA1000 da AccountAbility ajudarão estas organizações a compreender, gerir e melhorar o seu desempenho sustentável. Para além disso, os utilizadores de outras normas pertencentes à Série AA1000 utilizam estes princípios de acordo com os requisitos da norma AA1000 mais relevante. Nota: Os Princípios AA1000 da AccountAbility servem de base para compreender e alcançar o assurance em sustentabilidade de acordo com a AA1000AS (2008) e um envolvimento responsável das partes interessadas segundo a AA1000SES (2005). 8 ACCOUNTABILITY 2008

9 2. Os Princípios da AccountAbility São três os Princípios AA1000 da AccountAbility, sendo que um deles é um princípio base. O Princípio base da Inclusão O Princípio da Relevância O Princípio da Responsabilidade O princípio base da Inclusão é necessário para se alcançar a Relevância e a Responsabilidade. Em conjunto, os três princípios servem de base à realização da prestação de contas. A Inclusão é o ponto de partida para se determinar a Relevância. O processo de relevância determina os assuntos de maior relevo para uma organização e respectivas partes interessadas. A Responsabilidade é constituída pelas decisões, acções e desempenho em relação aos assuntos relevantes. ACCOUNTABILITY

10 Os Princípios da AccountAbility 2.1 O Princípio Base da Inclusão Princípio Uma organização deve ser inclusiva. Definição Para uma organização que aceita prestar contas perante aqueles sobre os quais causa impacte e ou que causam impacte sobre a organização, a inclusão consiste na participação das partes interessadas no desenvolvimento e efectivação de uma resposta estratégica e responsável em relação à sustentabilidade. As partes interessadas são todos aqueles indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que afectam e/ou podem ser afectadas pelas actividades, produtos ou serviços e correspondente desempenho de uma organização Explicação A Inclusão é muito mais do que um processo de envolvimento das partes interessadas. É o compromisso de ser responsável para com aqueles em quem a organização causa algum impacte e ou que causam impacte na organização, permitindo que participem na identificação de problemas e contribuam para as soluções. Consiste na cooperação a todos os níveis, nomeadamente em matéria do modelo de governo, de forma a alcançar melhores resultados. Aceitar prestar contas perante aqueles em quem a organização causa algum impacte (as partes interessadas) não significa que esta tenha de fazer tudo aquilo que as partes interessadas solicitarem, ou que perca a responsabilidade pelas suas decisões. A Inclusão implica um processo de envolvimento e participação definido que proporcione um envolvimento abrangente e equilibrado e que dê origem a estratégias, planos, acções e resultados que dêem resposta aos problemas e impactes de uma forma responsável. Uma organização procura compreender de forma abrangente quem são as suas partes interessadas, bem como as necessidades e preocupações destas e, ainda, as formas de envolvimento a que recorrem. A forma de envolvimento de uma organização com as suas partes interessadas dependerá das capacidades de ambas e, também, da maturidade da relação existente entre elas. 10 ACCOUNTABILITY 2008

11 Os Princípios da AccountAbility Critérios Uma organização terá aderido ao princípio da inclusão quando: Assume o compromisso de ser responsável perante aqueles em quem a organização causa impacte ou que causam impacte na organização. Implementa um processo de participação das partes interessadas que: é aplicado em toda a organização (e.g. a nível do grupo e a nível local); está integrado na organização, e é continuo, e não ocasional. Dispõe ou tem acesso às necessárias competências e recursos de forma a operacionalizar o processo de participação das partes interessadas. O processo de participação das partes interessadas: identifica e compreende as partes interessadas, a sua capacidade de envolvimento, bem como as suas perspectivas e expectativas; identifica, desenvolve e implementa estratégias, planos e modos de envolvimento das partes interessadas que são adequados, consistentes e equilibrados; promove a compreensão, aprendizagem e melhoria da organização; define formas das partes interessadas se envolverem em decisões que conduzirão à melhoria do desempenho em matéria de sustentabilidade; aumenta a capacidade de envolvimento das partes interessadas a nível interno, e apoia o aumento da capacidade de envolvimento das partes interessadas a nível externo, e dá resposta aos conflitos ou dilemas resultantes das diferentes expectativas das partes interessadas. O envolvimento das partes interessadas consiste em desenvolver e alcançar uma resposta estratégica e responsável à sustentabilidade. ACCOUNTABILITY

12 Os Princípios da AccountAbility 2.2 O Princípio da Relevância Princípio Uma organização deve identificar os assuntos materialmente relevantes. Definições A Relevância consiste em determinar o relevo material e a significância de um assunto para uma organização e respectivas partes interessadas. Um assunto materialmente relevante é aquele que influencia as decisões, as acções e o desempenho de uma organização e respectivas partes interessadas. Explicação Para tomar boas decisões e agir correctamente, uma organização e as suas partes interessadas têm a necessidade de saber quais os assuntos relevantes para o desempenho sustentável da organização. Para determinar o que é, ou não, relevante, é necessário um processo de determinação da relevância. O processo está concebido para garantir a entrada e análise de informação abrangente e equilibrada. Uma organização tem de introduzir os géneros de informação correctos, provenientes de fontes correctas, e abrangendo um período de tempo adequado. Tais informações incluem não só dados financeiros, mas também informação não-financeira, vectores que promovem a sustentabilidade e o seu impacte nas partes interessadas. As fontes de informação devem incluir as partes interessadas. O período de tempo abrange o curto, médio e longo prazo. A análise da informação tem em consideração os elementos que estimulam a sustentabilidade e, também, as necessidades, preocupações e expectativas da organização e respectivas partes interessadas. Em última análise, cabe à organização a selecção dos assuntos relevantes. Este processo encontra-se em linha com os processos de tomada de decisões e de desenvolvimento de estratégias da organização. Uma organização desenvolve uma compreensão abrangente do seu contexto em termos de sustentabilidade e de quais os assuntos que para si são relevantes, mas também dos assuntos que, apesar de não serem considerados relevantes para a organização, obrigam a uma resposta, e a uma compreensão consistente e equilibrada no sentido de compreender para quem e porque é que esses assuntos são relevantes. A determinação dos assuntos relevantes alterar-se-á com o passar do tempo e à medida que os mesmos amadurecem e que a sua compreensão progrida. 12 ACCOUNTABILITY 2008

13 Os Princípios da AccountAbility Critérios Uma organização terá aderido ao princípio da relevância quando: Tem implementado um processo de determinação da relevância que: é aplicado em toda a organização (e.g. a nível do grupo e a nível local); está integrado na organização, e é continuo, e não ocasional. Tem implementado, ou tem acesso, às necessárias competências e recursos de forma a aplicar o processo de determinação da relevância. O processo de determinação da relevância: identifica e interpreta de forma equitativa os assuntos provenientes de um vasto leque de fontes, incluindo as necessidades e preocupações das partes interessadas, as normas da sociedade, as considerações financeiras, as normas definidas pelos pares e o desempenho baseado em políticas, e compreende o respectivo contexto em matéria de sustentabilidade; avalia a relevância dos inerentes à sustentabilidade com base em critérios adequados, explícitos, credíveis, claros, compreensíveis, replicáveis, justificáveis e fiáveis; determina a relevância dos assuntos inerentes à sustentabilidade através de critérios e limites credíveis, claros e compreensíveis, mas também, replicáveis, justificáveis e fiáveis; tem em consideração o contexto mutável da sustentabilidade e a maturidade dos assuntos e preocupações, e inclui uma forma de dar resposta aos conflitos ou dilemas resultantes das diferentes expectativas em matéria de relevância. O processo de determinação da relevância resulta na compreensão e definição de prioridades dos seus problemas em matéria de sustentabilidade, pautada pela abrangência e equilíbrio. ACCOUNTABILITY

14 Os Princípios da AccountAbility 2.3 O Princípio da Responsabilidade Princípio Uma organização deve dar resposta aos assuntos suscitados pelas partes interessadas e que afectam o seu desempenho. Definições A Responsabilidade consiste na capacidade de resposta de uma organização às preocupações das partes interessadas que afectam o seu desempenho sustentável e é concretizada através de decisões, acções e desempenho, bem como através da comunicação com as partes interessadas. Explicação A Responsabilidade é a forma como uma organização demonstra que dá resposta às partes interessadas e lhes presta contas. O que pode implicar: definir políticas, objectivos e metas, o modelo de governo, sistemas e processos de gestão, planos de acção, envolvimento das partes interessadas, medição e monitorização do desempenho ou do assurance. As respostas de uma organização podem não ir ao encontro dos pontos de vista das partes interessadas. As partes interessadas participam no desenvolvimento das respostas. Dado que as respostas irão competir pelos recursos disponíveis, estas são inevitavelmente organizadas por prioridades. Esta forma de organização por prioridades deve ser consistente com outras estratégias e operações, e também com os interesses das partes interessadas, devendo ainda ser comunicada às partes interessadas. Uma organização procura atribuir recursos adequados às respostas. Os recursos são considerados adequados quando permitem à organização atingir os compromissos assumidos no período de tempo estipulado e comunicar as suas respostas de uma forma que seja consistente com os interesses e expectativas das partes interessadas. Uma organização comunica as suas respostas de forma a fazer face às necessidades e expectativas das partes interessadas, permitindo-lhes a tomada de decisões fundamentadas. Uma organização procura obter as competências e capacidades necessárias, bem como estabelecer os processos para alcançar as respostas com as quais se comprometeu. Uma organização responde de forma atempada. Uma organização responsável responderá aos assuntos relevantes e às partes interessadas de uma forma abrangente e equilibrada. No entanto, a forma como uma organização responde a um determinado assunto está dependente da maturidade do assunto, bem como da maturidade da organização. 14 ACCOUNTABILITY 2008

15 Os Princípios da AccountAbility Critérios Uma organização terá aderido ao princípio da Responsabilidade quando: Tem implementado um processo para desenvolvimento de respostas adequadas que: é aplicado em toda a organização (e.g. a nível do grupo e a nível local); está integrado na organização; é continuo, e não ocasional; é baseado na compreensão abrangente e equilibrada da resposta aos assuntos relevantes que é esperada pelas partes interessadas; envolve as partes interessadas, caso seja necessário; considera a relação entre a maturidade de um assunto e a adequação da resposta; define prioridades de resposta, tendo em conta a relevância e a exigência de recursos, e considera o tempo de resposta. Tem implementado, ou tem acesso, às necessárias competências e recursos para atingir os compromissos assumidos. Dá resposta a assuntos relevantes de uma forma equilibrada e abrangente. Responde de forma a ir ao encontro das necessidades, inquietações e expectativas das partes interessadas. Responde de forma atempada. Tem implementado um processo de comunicação com as partes interessadas que: é aplicado em toda a organização (e.g. a nível do grupo e a nível local); está integrado na organização, e é continuo, e não ocasional; ACCOUNTABILITY

16 Os Princípios da AccountAbility O processo comunicacional: reflecte as necessidade e as expectativas das partes interessadas; é abrangente, equilibrado, identifica insuficiências e previne declarações incorrectas, e é acessível às partes interessadas. Recorre, para a elaboração de relatórios, a princípios, estruturas ou directrizes adequados. O processo comunicacional resulta numa comunicação abrangente e equilibrada com as partes interessadas, e que é consistente com a natureza e nível de adesão da organização aos Princípios AA1000 da AccountAbility. 16 ACCOUNTABILITY 2008

17 3. Referências aos Princípios AA1000 da AccountAbility Os Princípios AA1000 da AccountAbility são utilizados para servir de orientação ao assurance em sustentabilidade de acordo com a AA1000AS (2008), e ao envolvimento das partes interessadas, de acordo com a AA1000SES (2005). Qualquer referência à utilização destes princípios será alvo de reconhecimento. A expressão Princípios AA1000 da AccountAbility não deve ser utilizada em relação a princípios que tenham sofrido mudanças significativas, que tenham sido alvo de suplementos ou que tenham sido referidos de forma isolada, o que poderá induzir os utilizadores em erro. ACCOUNTABILITY

18 Anexos A. A Série AA1000 A Série AA1000 inclui três normas: AA1000APS (2008) AccountAbility Principles AA1000AS (2008) Assurance Standard AA1000SES (2005) Stakeholder Engagement Standard A série é apoiada por Notas de Orientação e Notas de Utilizador. As Notas de Orientação, como por exemplo a Guidance for the Use of AA1000AS (2008), contêm informação sobre como aplicar as normas. As Notas de Utilizador contêm exemplo de utilização das normas. B. A Comissão Técnica da AccountAbility Jennifer Iansen-Rogers, KPMG Presidente Glenn Howard Frommer, MTR Corporation Dominique Gangneux, ERM Chuck Gatchell, Nike, Inc. (até Fevereiro de 2008) Sean Gilbert, GRI Adrian Henriques, Universidade de Middlesex Vernon Jennings, Consultor Independente Eileen Kohl Kaufman, SAI Dave Lucas, Eskom Paul Monaghan, Cooperative Financial Services Johan Piet, Transparability Preben J. Sørensen, Deloitte Chris Tuppen, BT (até Fevereiro de 2008) Ian Wood, BT (a partir de Fevereiro de 2008) David York, ACCA 18 ACCOUNTABILITY 2008

19 Anexos C. Sobre a AccountAbility A AccountAbility ( é uma rede mundial sem fins lucrativos, criada em 1995, com representantes em Londres, Washington, Pequim, Genebra, São Paulo e São Francisco, com o objectivo de promover as inovações em matéria de prestação de contas que promovam o desenvolvimento do desenvolvimento sustentável. A AccountAbility trabalha com empresas, governos e organizações da sociedade civil para desenvolver práticas empresariais responsáveis e modelos de governo cooperativos entre instituições públicas e privadas. As mais recentes inovações da AccountAbility em matéria de prestação de contas incluem: a Série AA1000, nomeadamente a Sustainability Assurance Standard e a Stakeholder Engagement Standard, o Partnership, Governance and Accountability Framework, o Responsible Competitiveness Index que inclui a relação entre práticas empresariais responsáveis e competitividade em mais de 100 países, e, em colaboração com a csrnetwork, o Accountability Rating relativo às maiores empresas a nível mundial e publicado anualmente na Fortune International. A AccountAbility é responsável pelas convocatórias do MFA Forum, uma coligação internacional de empresas, agências de desenvolvimento internacional, ONG e organizações do trabalho, que actuam ao nível das relações existentes entre a competitividade nacional e as normas laborais nas cadeias de abastecimento a nível mundial. A AccountAbility e o Centre for Corporate Citizenship do Boston College são co-fundadores e responsáveis pelas convocatórias, em conjunto com a IBM e a GE, da Global Leadership Network, uma rede internacional de empresas de topo empenhadas em estabelecer pontos de ligação entre a responsabilidade corporativa e a estratégia empresarial, através de uma aprendizagem conjunta e de ferramentas analíticas de relevo e, também, de benchmarking. ACCOUNTABILITY

20 Publicações da AccountAbility correlacionadas Guidance for the Use of AA1000AS (2008) AA1000 AccountAbility Assurance Standard (2008) AA1000 Stakeholder Engagement Standard (2005) Certification as a Sustainability Assurance Practitioner Critical Friends: The Emerging Role of Stakeholder Panels in Corporate Governance, Reporting and Assurance Redefining Materiality The Materiality Report: Aligning Strategy, Performance and Reporting The Stakeholder Engagement Manual A AccountAbility gostaria de agradecer às várias organizações e indivíduos que prestaram apoio e participaram no desenvolvimento da AA1000APS (2008). ISBN: AccountAbility UK Goswell Road London EC1V 7EB T: +44 (0) AccountAbility North America th St. N.W. Suite 300 Washington D.C T: +1 (202) secretariat@accountability21.net

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