Rogério Fernandes da Costa rogerio@nrsystem.com

Rogério Fernandes da Costa rogerio@nrsystem.com

Rogério Fernandes da Costa MBA em Gestão de Projetos pelo Centro Universitário de Santo André. Vivência em projetos em empresas como Termomecânica, FIESP e Bradesco. Sócio fundador da Nrsystem Comércio e Serv. de Informática Professor universitário e Instrutor em cursos nas áreas de Gestão e T.I Currículo Lattes: http://lattes.cnpq.br/2697355804386138

O Microsoft Project é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos que você pode utilizar para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos. O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto. Além disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e permite-lhe ver como as mudanças em uma parte do projeto podem afetar os seus planos como um todo. Novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermediárias que afetam outras tarefas ou a disponibilidade irregular de um recurso poderiam, passar despercebidas; mas com o Microsoft Project você pode manter tudo sob controle.

O gerenciamento de projetos pode ser definido pelo planejamento, coordenação e gerenciamento de tarefas e recursos, para a realização de um objetivo específico ou de um conjunto de objetivos. A Gestão de projetos consiste fundamentalmente em gerenciar processos, de acordo com o PMBOK os processos podem ser agrupados em 5 grupos: iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; encerramento. Os 5 grupos de processos contemplam o ciclo de vida do projeto

No MS Project, o Ciclo de Gerenciamento de Projetos consiste, de um modo geral, de três etapas: 1. Criação do Projeto: a primeira fase envolve a definição das tarefas, incluindo a sua duração e relação com a globalização do projeto. 2. Gerenciamento do Projeto: A segunda fase envolve o controle das tarefas e recursos até ao final do projeto, efetuando as adaptações necessárias de modo a manter o projeto em funcionamento. 3. Reportagem do Projeto: Esta fase inclui gerar relatórios e gráficos para reportar os detalhes do projeto.

Barra de modos (Exibir + Exibir barra de modos) Barra de Título Barra de Menus Barra de Ferramentas Formatação Padrão Barra de Entrada Barra de Status Barras de Rolagem Atalho para divisão de painéis

Nesta fase, deve ser feito a definição das tarefas Clique nos campos para inserção de dados

Nesta fase definimos também, a duração das tarefas e sua relação com a globalização do projeto. Os marcos (milestones) permitem dividir o projeto em fases claramente identificadas, evitando assim ter um fim de projeto a longo prazo demasiado longo. Após selecionar as tarefas que compõem o milestone Clique em Recuo na barra de tarefas, ou selecione Projeto Estrutura de Tópicos e Recuo.

Após a definição do milestone, você deverá definir a duração das tarefas e caso exista, a interdependência das tarefas. Você não deve definir a duração do milestone, a somatória da duração das tarefas compreende a duração do milestone

Para criarmos relacionamento no MS Project, devemos vincular as tarefas que possuem relacionamento entre si 1º Selecione as tarefas que devem ser vinculadas Tarefas sem vínculo

2º Após selecionar as tarefas, selecione o comando Editar Vincular Tarefa, ou simplesmente na barra de tarefas. Determine a duração das tarefas após vinculá-las. Tarefas vinculadas

Definição das tarefas Ajuste de largura da coluna Duração das tarefas

No MS Project, o WBS representa os níveis de rebaixamento das tarefas do projeto. Este campo armazenado no MS Project é exibido sempre que solicitado. Para exibir o WBS, selecione o comando Ferramentas + Opções e escolha na guia Exibir a opção mostrar número de estrutura de tópicos WBS trata da quebra da estrutura de trabalho, cria uma hierarquia (níveis) entre as atividades

Outline Sumarização O recurso de estruturação do MS Project ajuda a organizar as tarefas de acordo com sua importância, essa operação é visualmente indicada na folha de tarefas através do recuo de cada nível. Com a estrutura podemos distribuir níveis de recuo (sem limites), como também ocultar as tarefas subordinadas, facilitando a visualização do nosso projeto (modo resumido)

No menu Exibir, clique em Calendário e use as etapas a seguir para exibir datas diferentes: Para exibir uma semana de 5 ou 7 dias, no menu Formatar, clique em Escala de Tempo. Na guia Títulos da Semana, na seção Exibir, clique em 7 dias ou 5 dias. Você pode também alterar a carga horária através do menu Ferramentas + função (alterar período útil)

Você pode inserir dois tipos de tarefas: aquela que só ocorrem uma vez ou tarefas recorrentes. Tarefa recorrente: uma tarefa que ocorre repetidamente durante o desenvolvimento de um projeto. Por exemplo, você pode definir a reunião de status semanal como uma tarefa recorrente.

Você pode determinar o padrão e freqüência (diariamente, semanal, etc.) 1º coloque o cursor na linha onde irá inserir a tarefa; 2º Especifique a data inicial; 3º Clique no Menu Inserir, opção Tarefa Recorrente

No menu Exibir, clique em Mais Modos de Exibição, clique em Alocação de Recursos e clique em Aplicar. Para atrasar a tarefa, é necessário que se altere para mais o campo latência em informações sobre a tarefa predecessora

No menu Exibir, clique em Mais Modos de Exibição, clique em Alocação de Recursos e clique em Aplicar. Para adiantar a tarefa, é necessário que se altere para menos o campo latência em informações sobre a tarefa predecessora

Os recursos podem se cadastrados também através da planilha de recursos, com a vantagem de podermos descriminar: quantidade, valores, qual calendário será adotado, etc...

Existem várias maneiras de se atribuir recursos, vejamos alguns: 1º Posicione o cursor no campo NOMES DE RECURSOS da tarefa a qual deseja atribuir o(s) recurso(os) 2º Dê um clique na seta que aparece a direita do campo para acessar a listagem de recursos disponíveis 3º Selecione o(s) recurso(os) desejados, ele(es) será(ão) transcrito(os) na posição que está o cursor; Dica: para atribuir mais de um recurso para a mesma tarefa, basta separá-las com ponto e virgula

Para visualizar as informações referentes as tarefas: 1º Clique no Menu Projeto; 2º Escolha opção informações sobre a tarefa

Escreva aqui suas anotações

Exemplo de Projeto no modo de exibição (Calendário)

Exemplo de Projeto no modo de exibição (Tabela de Custos)

Exemplo de Projeto no modo de exibição (Uso da tarefa)

Exemplo de Projeto no modo de exibição (Gráfico de redes)

Para imprimir o modo de exibição atual, como um relatório, basta selecionar um comprimento para o relatório: ( )Uma página ( )Várias páginas

Exemplo de Projeto no modo de exibição (Relatório)

Como prática para desenvolvimento dos conhecimentos abordados, criaremos um pequeno projeto que consiste em: Pintura de uma sala Criar a WBS Definição das tarefas Duração das tarefas Recursos Necessários Custos envolvidos

Mova a coluna para a direita para ter acesso aos demais itens

Inserir as tarefas Definir a relação (vínculo)

No slide anterior são apresentados exemplos de tarefas corriqueiras para o Projeto, após identificarmos todas as tarefas, sua duração e vínculo, Devemos cadastrar os recursos e alocá-los devidamente. * OBS. A duração das tarefas por padrão vem configurada em dias, no caso de sua duração ser em horas, no campo tempo clicando duas vezes sobre o mesmo você poderá alterá-lo

Na planilha de recursos cadastre os recursos necessários (material, mão de obra, verba, etc.)

No slide anterior são apresentados exemplos de recursos que poderão ser utilizados, para determinar o valor fixo ou variável de dois cliques no campo taxa padrão. Após o cadastro dos recursos devemos alocá-los para tal, devemos retornar para o gráfico de Gantt

Parabéns, você já conhece o suficiente da parte teórica, agora busque COLOCAR em prática o que aprendeu, que tal utilizar o MS Project para criar a WBS de seu projeto de vida. O que você pretende fazer a curto, médio e longo prazo...