Processo Administrativo Digital

Processo Administrativo Digital Publicado 05/12/2014 15h38, última modificação 10/12/2014 13h48 1 - INTRODUÇÃO O sistema e-processo possibilita a utilização de dois tipos de procedimentos administrativos: o processo digital ou o dossiê digital de atendimento (DDA) (IN RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013, art. 1º, único, incisos I e II). O processo digital deve ser previamente cadastrado no Sistema Integrado de Informações Econômico Fiscais - SIEF antes de sua utilização no sistema e-processo. Ao passo que o DDA deve ser cadastrado diretamente no sistema e-processo com menos formalidades (porque possui menor quantidade de campos a serem preenchidos), sendo, portanto, mais célere. A formalização de requerimentos de habilitação ou de aplicação do regime de admissão temporária em Repetro deverá ser efetuada mediante DDA nos termos previstos no artigo 4º da IN RFB nº 1.412, de 2013 (IN RFB nº 1.415, de 2013, arts. 5º e 16). Do mesmo modo, a recepção de formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou de outros documentos previstos na IN RFB nº 1.415, de 2013, deverá guardar conformidade com os procedimentos previstos na IN RFB nº 1.412, de 2013. Logo,fica vedado o recebimento em papel de pedidos de concessão, prorrogação, extinção, procedimentos simplificados, validação de sistema informatizado, etc. (IN RFB nº 1.412, de 2013, arts. 5º e 16; ADECoaef nº 1, de 2014, art. 1º, inciso I).

Para efeito do disposto na IN RFB nº 1.415, de 2013, não existe uma diferenciação, em termos jurídico-processuais, entre o processo digital e o DDA. A referida Instrução Normativa define que a instrução processual, a análise dos pedidos e o acompanhamento do regime devem ser realizados por meio do DDA (IN RFB nº 1.415, de 2013, art. 5º; art. 8º, 2º e 3º; art. 15, único; art. 16; art. 17, 1º; art. 18, caput; art. 24, 1º; art. 28, 1º; art. 29, 1º; e art. 35, 1º). Por conseguinte, o DDA é também considerado processo administrativo, portanto, para controle e acompanhamento do regime, os processos digitais já formalizados no sistema e-processo não deverão ser convertidos em DDA e vice-versa. A entrega de documentos por meio exclusivamente digital permitirá consulta à distância e em tempo real aos documentos e atos praticados no processo, tanto por parte da RFB, quanto por parte do interessado. Permite também a ciência eletrônica pelo interessado. Além disso, os documentos enviados digitalmente pelo interessado possibilitam sua disponibilização imediata à autoridade aduaneira responsável, permitindo assim uma redução do tempo de análise processual. Outrossim, o processo administrativo cadastrado no e-processo permite a visualização e, quando for o caso, a intervenção por unidade da RFB diversa daquela que concedeu o regime. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando houver necessidade de se constatar a adequada utilização do bem na finalidade da admissão ou de se providenciar a extinção do regime. Contudo, para utilização das funcionalidades digitais do sistema e-processo, o interessado deverá aderir previamente ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE). Nota: O DDA não permite a apensação a outro DDA, logo, sempre que houver a necessidade de apensação deprocessos administrativos (DDA a outro DDA), a unidade da RFB deverá selecionar a funcionalidade vinculação para os dois DDAs e, em seguida, providenciar o arquivamento provisório do DDA secundário.

2 HABILITAÇÃO AO DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO (DTE) A adesão ao DTE permite que a Caixa Postal do contribuinte no Portal e-cac também seja considerada seu Domicílio Tributário perante a Receita Federal do Brasil, possibilitando um melhor acompanhamento de seus processos administrativos. Ao aderir ao DTE, o interessado terá várias vantagens: 1) Segurança e agilidade para tomar conhecimento dos comunicados: o contribuinte poderá cadastrar até três números de celulares para receber alerta de novo comunicado na Caixa Postal. Os números de celulares poderão ser alterados pelo contribuinte a qualquer momento. Para facilitar a identificação do contribuinte e origem da mensagem, o contribuinte cria uma palavra-chave que será sempre informada no início da mensagem; 2) Garantia quanto ao sigilo fiscal e total segurança contra o extravio de informações; 3) Acesso, na íntegra, por meio do Portal e-cac a todos os processos digitais existentes em nome do contribuinte, em tramitação na Receita Federal do Brasil, na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais. No Portal e-cac, após opção pelo DTE, é possível o download de seus processos digitais na íntegra ou apenas de documentos do processo, conforme sua conveniência; 4) Adicionar documentos aos seus processos digitais, por livre iniciativa ou em atendimento à intimação por meio do e-cac, sem a necessidade de comparecer presencialmente na RFB. Para aderir ao DTE, o contribuinte precisa ter a certificação digital e fazer a opção no Portal e-cac -> Serviços emdestaque -> Opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico.

Após aderir ao DTE, ficam disponíveis no Portal e-cac as opções de cancelamento da adesão e cadastramento/alteração de celulares. Estas e outras informações podem ser obtidas na página da Receita Federal na Internet: www.receita.fazenda.gov.br. No Centro de Atendimento Virtual e-cac, na Internet da RFB, está disponível o serviço de delegação de procurações eletrônicas digitais por processo digital, permitindo ao outorgante indicar os processos digitais que deseja outorgar ao seu procurador. Caso o outorgante não selecione nenhum processo, o procurador constituído terá acesso a todos os processos digitais disponíveis. 3 SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO O interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá solicitar a abertura de DDA em qualquer unidades deatendimento da RFB, mediante apresentação do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento (Sodea), disponível no sítio da RFB, na Internet (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 4º). Nota: A Sodea deve ser formalizada em unidades de atendimento da RFB (Centro de Atendimento ao Contribuinte - CAC ou agência da RFB) e não nos setores de protocolo ou aduaneiros das unidades da RFB. A Sodea deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, no formato Portable Document Format (PDF), e (IN RFB nº 1.412, de 2013, arts. 4º, 1º): 1) assinada eletronicamente, com emprego de assinatura digital válida, pelo interessado ou por seu procurador constituído mediante Procuração para o Portal e-cac, com opção processos digitais ; ou

2) digitalizada, depois de preenchida, impressa e assinada manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído. Na hipótese de assinatura manual da Sodea por procurador, deverá ser apresentado, junto com o dispositivo móvel dearmazenamento (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 4º, 2º): 1) documento original que comprove a assinatura do signatário; 2) documentos que comprovem a outorga de poderes; e 3) documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados. O DDA formalizado a pedido do interessado ficará disponível por 30 (trinta) dias para a solicitação de juntada da documentação. Decorrido esse prazo sem a juntada da documentação exigida, o dossiê será arquivado e não será possível a sua reativação (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 7º). Após a formação do DDA, o atendente movimentará o referido processo administrativo para a unidade da RFB indicada pelo interessado no Sodea. 4 - SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS A DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO A apresentação da Sodea não implica o requerimento do serviço pretendido pelo interessado, considerando-se requerido somente na data em que o interessado solicitar a juntada dos documentos que instruem seu pedido (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 6º). Os formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou outros documentos para os serviços aduaneiros pretendidos, deverão obrigatoriamente ser entregues em meio digital (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 2º):

1) à distância, mediante a utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS); ou 2) presencialmente, em unidade de atendimento da RFB. Nota: A entrega de arquivos digitais de maneira presencial, quando for essa a opção, deve ser realizada em unidadesde atendimento da RFB (CAC ou agência da RFB) e não nos setores de protocolo ou aduaneiros das unidades da RFB. A solicitação de juntada de documentos digitais ocorrerá mediante transmissão de arquivo por meio do PGS disponível no sítio da RFB, na Internet, por interessado que esteja com a opção de DTE ativa, mediante uso de assinatura digital válida (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 3º). Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o DDA, ou o seu procurador habilitado mediante Procuração para o Portal e-cac, com opção processos digitais, poderá solicitar a juntada dedocumentos por meio do PGS (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 3º, 3º). 5 - PROCEDIMENTOS PARA A ENTREGA DE DOCUMENTOS DIGITAIS A seguir estão apresentados, em ordem cronológica e de forma simplificada, os procedimentos para entrega dedocumentos na RFB, em formato digital, para juntada a processo digital ou a DDA: 1) O interessado deverá preencher a Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento Sodea, disponível no sítio da Receita Federal, na Internet; 2) O interessado dirigir-se-á a uma unidade de atendimento da Receita Federal para solicitar a formação de dossiê digital de atendimento. A Sodea deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, gravado em arquivo único, no formato PDF.

Observação: A Sodea é apenas uma solicitação de formação de dossiê de atendimento e não substitui o requerimento. 3) O atendente deverá formalizar o DDA, no e-processo, informando o respectivo número ao interessado, para que ele possa fazer a instrução do dossiê. 4) Formalizado o dossiê, o interessado terá o prazo de 30 (trinta) dias para solicitar a juntada da documentação exigida, composta pelo requerimento de serviço, pela documentação relativa à outorga de poderes e pela documentação necessária para análise e conclusão do serviço. Ultrapassado esse prazo, sem que tenha havido a solicitação de juntada dos documentos, o dossiê será arquivado, sem possibilidade de reativação. O serviço será considerado requerido na data da solicitação de juntada do requerimento de serviço. 5) A juntada de documentos pode ser solicitada: a) por meio do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos PGS, disponível para download no sítio da Receita Federal na Internet, em Downloads ou Programas para a sua empresa. Neste caso, não há necessidade de o contribuinte comparecer à Receita Federal, pois a solicitação de juntada da documentação será enviada ao dossiê digital, diretamente pelo sistema e-processo; ou b) em qualquer unidade de atendimento da Receita Federal, onde o contribuinte apresentará os arquivos digitais validados e autenticados, pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais SVA, disponível no sítio da Receita Federal, em Downloads ou Programas para a sua empresa. Os arquivos digitais deverão estar acompanhados do Recibo de entrega de arquivos digitais Read gerado pelo SVA, assinado e digitalizado. A unidade de atendimento fará a recepção dos arquivos digitais e a sua juntada no dossiê digital.

6) A documentação deverá ser apresentada em arquivos magnéticos distintos e estar armazenada em Pen Drive, CD ou DVD. 7) Com a solicitação de juntada do requerimento de serviços, o dossiê de atendimento já poderá ser encaminhado, diretamente no e-processo, para a unidade que analisará o pleito formulado. 6 - PROCESSO ADMINISTRATIVO EM PAPEL Não é mais admitida a abertura de processos administrativos em papel. Da mesma forma, em razão da nova sistemática de utilização de DDA, não será mais possível a prorrogação, a apensação de DDA de bem acessório ou a utilização de procedimentos simplificados em processos que se encontram em papel. Além disso, não será mais admitida a manutenção de processos administrativos de admissão temporária em papel pelas unidades da RFB, sob pena de inviabilizar a correta utilização do Repetro. 7 - APLICATIVO e-assinarfb O e-assinarfb é uma solução que permite a realização de assinatura digital, o armazenamento de documentos emitidos pela RFB e permite que qualquer pessoa que tenha o documento em mãos, em formato digital ou impresso, possa checar sua validade de forma on-line. O e-assinarfb permite também ao destinatário a autenticação do documento recebido tanto em meio papel quanto em meio digital. Esta ferramenta será utilizada pelos servidores da Secretaria da Receita Federal do Brasil para assinatura de quaisquer documentos. Ela também poderá ser utilizada por destinatários externos, seja para simples visualização

(validação), ou mesmo para assinatura de documentos (via e-cac, com acesso via certificado digital) caso tenha sido solicitada pelo(s) remetente. A aplicação web do e-assinarrfb é bastante intuitiva, necessitando apenas que o usuário saiba diferenciar as formas depublicação e os tipos de documentos. Em resumo, o e-assinarfb permite validar autenticidade e integridade de documento digital emitido com código devalidação pela RFB. Para isso, uma cópia exata do documento que foi emitido pelo remetente é guardada para que odestinatário tenha a certeza da sua integridade quando do recebimento. Alguns documentos para serem validados precisam da identificação do usuário através do e-assinarfb que é um aplicativo que tem por objetivo realizar a assinatura digital de documentos digitais, para trânsito e pós-validação de documentos. Para validar uma assinatura, o usuário deve acessar o link "Assinadoc- Validador de Assinaturas". Para maiores informações sobre o e-assinarfb, leia o Manual do e- AssinaRFB. 8 - OUTRAS DISPOSIÇÕES Não poderá ser aceita a apresentação de formulários, comunicados, requerimentos, recursos ou outros documentos para instrução de habilitação ou aplicação da admissão temporária em Repetro em desacordo com o presente tópico (IN RFB nº 1.412, de 2013, art. 4º, 1º e 2º; art. 5º, 2º; art. 9º, 1º a 7º; arts. 10 a 14; IN RFB nº 1.415, de 2013, art. 5º; art. 16; e art. 32, único). Deste modo, não será conhecido o pedido apresentado: 1) diretamente aos setores aduaneiros ou às equipes de protocolo, das delegacias, inspetorias ou alfândegas da RFB; ou

2) por via postal, devido à impossibilidade de assinatura eletrônica em documento em papel e da obrigatoriedadede apresentação de documentos em formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior). Para outras informações sobre os procedimentos relativos à recepção de documentos em formato digital e à criação dedossiê digital de atendimento, vide a Norma de Execução Coaef nº 1, de 24 de janeiro de 2014. LEGISLAÇÃO IN RFB nº 1.361, de 2013 IN RFB nº 1.412, de 2013 IN RFB nº 1.415, de 2013 ADE Coaef nº 1, de 2014 Norma de Execução Coaef nº 1, de 2014