Seminário Cronogramas CSE-303: Engenharia de Plataformas Orbitais e Cargas Úteis Leandro Toss Hoffmann hoffmann@dss.inpe.br Prof. Dr. Petrônio N. de Souza São José dos Campos, 1º de setembro de 2009.
Agenda Introdução Gerenciamento de Cronogramas Ferramentas Automatizadas Gestão do Tempo
Projeto é.....um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. (PMBOK)
Ciclo de vida de um projeto
Ciclo de vida de um projeto Pre-Formulation Formulation Enable & Define Project Evaluation Pre-Systems Acquisition Systems Acquisition Operations Decommissioning Approval Implementation Formulation Authorization Doc. (FAD) Program Commitment Agreement (PCA) Program/Project Plan Program/Project Schedule Management Plan Launch Pre-A Concept Studies A Concept & Technology Development B Preliminary Design & Technology Completion C Final Design & Fabrication D System Assembly, Integration & Test E Launch, Operations & Sustainment F Decommiss ioning
Gerenciamento de Projetos Gerenciamento é um processo interativo (e iterativo). Fase de Projeto Fase de Implementação anteriores subsequentes
Áreas de conhecimento
by Denise Rotondi Azevedo Gerenciamento do tempo de projeto
Cronogramas Cronogramas são uma parte integral do gerenciamento de projetos e do processos de tomada de decisão. Acompanhar progresso Prever trabalho futuro Cronograma Gerir recursos Analisar alternativas Identificar riscos Reportar status
GERENCIAMENTO DE CRONOGRAMAS Introdução Gerenciamento de Cronogramas Ferramentas Automatizadas Gestão do Tempo
Gerenciamento de cronogramas Integrated Master Schedule Gerenciamento desenvolver manter controlar arquivar IMS contém um framework baseado em uma rede lógica que provê o alicerce para coordenar e agendar todos os esforços do projeto.
NASA s Exploration Systems Architecture Study, 2005 Integrated Master Schedule
Grupos de processos do Gerenciamento de cronograma NASA Handbook Desenv. Prévios Desenvolvimento Atualizações do status & Manutenção Avaliação e Análise Controle Relatórios Arquivo de dados & Lições aprendidas PMBOK Inicialização Definição das Atividades Seq. das Atividades Estimativa de recursos Estimativa de duração Desenv. do cronograma Execução Controle do cronograma Encerramento Ctrl. Planejamento
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Desenvolvimentos Prévios Designação do Project P/S Definição do escopo WBS OBS Financiamento Documentação Controle de configuração Requisitos do cronograma
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Desenvolvimento do cronograma Definição das Atividades WBS Decl. de escopo Info. Hist. Restrições Premissas Atividades 1. Reunir Dados 2. Estudar possibilidades 3. Preparar Relatório de Definição do problema 4. Entrevistar usuário 5. Estudar sistema existente 6. Definir solicições dos usuários 7. Preparar relatório de análise do sistema 8. Entrada e saída 9. Processamento e base de dados 10. Avaliação 11. Preparar relatório de concepção do sistema 12. Desenvolvimento do software 13. Desenvolvimento do hardware 14. Desenvolvimento da rede 15. Prep. Relatório de desenv. do sistema 16. Teste do software 17. Teste da hardware 18. Teste da rede 19. Prearar relatório de testes 20. Treinamento 21. Conversão do sistema 22. Preparar relatório de implementação Todos itens do WBS deve estar representado por pelo menos uma atividade.
Desenvolvimento do cronograma Sequenciamento das Atividades Atividades Antecessores Imediatos 1. Reunir Dados - 2. Estudar possibilidades - 3. Preparar Relatório de Definição do problema 1, 2 4. Entrevistar usuário 3 5. Estudar sistema existente 3 6. Definir solicições dos usuários 4 7. Preparar relatório de análise do sistema 5,6 8. Entrada e saída 7 9. Processamento e base de dados 7 10. Avaliação 8,9 11. Preparar relatório de concepção do sistema 10 12. Desenvolvimento do software 11 13. Desenvolvimento do hardware 11 14. Desenvolvimento da rede 11 15. Prep. Relatório de desenv. do sistema 12, 13, 14 16. Teste do software 15 17. Teste da hardware 15 18. Teste da rede 15 19. Prearar relatório de testes 16, 17, 18 20. Treinamento 19 21. Conversão do sistema 19 22. Preparar relatório de implementação 20, 21 Relações entre atividades Finish-to-start A A B start-to-start start-to-finish B A B finish-to-finish A B
Desenvolvimento do cronograma Estimativa de Duração das Atividades Padrões estabelecidos Distribuição Beta Experiência Dados históricos Análise paramétrica Brainstorming Extrapolações Identificar restrições e riscos e estabelecer folgas.
Desenvolvimento do cronograma Planejamento dos Recursos Identificação, atribuição e alocação dos recursos para cada atividade.
Desenvolvimento do cronograma Tipos de cronogramas Gráficos de Gantt e Marcos Redes Cronogramas de Produção
Desenvolvimento do cronograma PERT (Program Evaluation and Review Technique) CPM (Critical Path Method) Caminho crítico é a sequência de atividades ligadas pela rede lógica que tem a duração mais longa de todas possíveis sequências.
Desenvolvimento do cronograma Nivelamento do uso de recursos
Desenvolvimento do cronograma Nivelamento do uso de recursos
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Atualizações do status e manutenção do cronograma Atualização do montante de trabalho executado. Manutenção do cronograma: Revisão de tarefas existentes Adição de novas tarefas Modificação da lógica
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Avaliação e Análise do cronograma Avaliação: determinar a validade e o realismo do cronograma em um dado momento. Análise: levantar dados sobre a magnitude, impacto e significância das variações atuais e previstas de cronogramas (baseline x atual). L i k e l i h o o d 5 4 3 2 1 Simple Design and Processes Low Asset Value Complex Design and High Risk Processes High Asset Value and High Public Visibility Increasing Schedule penetration 1 2 3 4 5 Consequence of Failure
Avaliação e Análise do cronograma Avaliando a credibilidade da lógica do cronograma. NEW Overall Rating Project Name: Project XYZ 1.4 R Contractor: ACME Engineering File Type: MS Project Current Schedule Status Current Start (earliest activity Early Start date) 1/1/2005 Current Finish (latest activity Early Finish date) 3/16/2008 Approximate Remaining Work Days 722 Is schedule externally linked to other schedules? N Status Date 6/15/2005 Task & Milestone Count (excl. Summary Tasks) Count % of Total Total Tasks & Milestones 192 Completed Tasks & Milestones 13 7% To Go Tasks & Milestones 179 93% Logic (excl. Summary & Started/Completed Tasks) Tasks & Milestones Without Predecessors 75 42% R Tasks & Milestones Without Successors 73 41% R Constraints (other than ASAP) and Deadlines 102 57% R Summaries with Logic Ties ** 1 1% G Tasks & Milestones Needing Updates 21 12% R Actuals after Status Date 2 1% Y Tasks marked as Milestones (have Duration > 0) 0 0% G Additional Schedule Information Tasks with No Finish Ties 20 11% Recurring Tasks 0 0% Tasks & Milestones with Estimated Durations 15 8% Schedule traceable to WBS (Y/N) Yes Realistic Critical Path(s) (Y/N) No Schedule Baselined (Y/N) No Resource Loaded (Y/N) No Tasks & Milestones with 10 days or less TF 1 1% Tasks with Total Float > 25% of Rem Dur 148 83% To Go Tasks & Milestones 179 93% Logic (excl. Summary & Started/Completed Tasks) Tasks & Milestones Without Predecessors 75 42% R Tasks & Milestones Without Successors 73 41% R Constraints (other than ASAP) and Deadlines 102 57% R Summaries with Logic Ties ** 1 1% G Tasks & Milestones Needing Updates 21 12% R Actuals after Status Date 2 1% Y Tasks marked as Milestones (have Duration > 0) 0 0% G
Avaliação e Análise do cronograma Análise do Caminho Crítico
Avaliação e Análise do cronograma Análise da tendência do desempenho do cronograma Attachment 2 Schedule Performance & Work-Off Actual Starts 2250 Schedule Activities 2000 1750 1500 1250 1000 750 500 250 0 Mar-01 Apr-01 May-01 Jun-01 Jul-01 Aug-01 252 Status Date Historical Trend in Task Completion Rates Serves as an Indicator in Determining if Planned Rates are Credible 393 260142 86 71 48 72 35 Sep-01 Oct-01 Nov-01 Dec-01 Jan-02 Feb-02 Mar-02 Apr-02 May-02 Jun-02 Actual Finishes Planned Starts Planned Finishes Cum Starts Cum Finishes
Avaliação e Análise do cronograma Análise da tendência do desempenho do cronograma 70 "Early Finish" Date Schedule Performance as of May 2006 60 Quantity of Finishes 50 40 30 20 10 Baseline Plan Actual Forecast Linear Projection 0 Oct '05 Nov '05 Dec '05 Jan '06 Feb '06 Mar '06 Apr '06 May '06 Jun '06 Jul '06 Aug '06 Sep '06 Cum Baseline 1 2 3 6 11 22 32 45 53 59 62 65 Cum Actual 1 3 7 7 8 9 12 16 Cum Forecast 16 27 39 56 65
Avaliação e Análise do cronograma Comparação e Análise do cronograma atual x baseline
Avaliação e Análise do cronograma Avaliação das Reservas do Cronograma 80 Schedule Reserve (d) 70 60 50 40 30 69 69 A=65 C=63 B=53 F=49 D=64 G=44 E=56 Projected Depletion Rate H,I&J=43 K=35 Schedule Reserve Remaining J: No Change K: Delayed start of Acoustic Testing due to LM personnel constraints necessitating the serialization of activities previously parallel (-8 days). L: Acoustic Testing delayed due to DEWAR vacuum shell repair (-25 days). M: Acoustic Testing continues to be delayed due to preparations for the vacuum shell repair (-7 days) N: No Change O: No Change 20 10 L=10 M,N,O=3 0 0 04/05/02 05/03/02 05/31/02 06/28/02 07/26/02 08/23/02 09/20/02 10/18/02 11/15/02 12/13/02 01/10/03 02/07/03 03/07/03 04/04/03 Report Period
Avaliação e Análise do cronograma Validar a Correlação de Custo/Cronograma Max Availability Normal Availability Electronic Integration Ensures Consistency between Budget Plan & Schedule Plan
Avaliação e Análise do cronograma Validar a Correlação de Custo/Cronograma Dates Changed Based on Avail. Slack to Allow Leveling of Resources Max Availability Normal Availability Resource leveled
Avaliação e Análise do cronograma Validar a Correlação de Custo/Cronograma 160 Cost / Schedule Phasing Correlation at Summary Level 140 Resource peaks typically occur just prior to CDR 120 100 Resource peaks are too late in the project $M 80 60 PRR SRR/ CoDR Award Production Contract PDR CDR Start Vehicle 1 Integration 1 st FLT 2 nd FLT 40 Start GDE1 Testing Start GDE2 Testing FCE Cleared Start Fab Vehicle 1 Start Vehicle 1 Validation 20 0 FY 02 FY03 FY04 FY05 FY06 FY07 FY08 FTEs 40 68 80 80 80 80 79 NOA 12 21,1 25,6 40,6 57,9 45,9 23,1
Avaliação e Análise do cronograma Análise do Cronograma por Valor Agregado Schedule Performance Index (SPI) = Earned / Planned Cost Performance Index (CPI) = Earned / Spent Top 5 Project Schedule Variances per EVM Analysis WBS Description SV CV VAC SPI CPI SV CV BAC EAC % SPENT 1 3200 COMMUNICATIONS fl «0.777 0.844-203.2-130.8 2,043.0 2,130.0 41.03 2 3700 DATA DISPLAY ««0.585 1.000-113.0 0.0 388.0 388.0 41.13 3 3300 AUX EQUIP fl fl fl 0.877 1.133-93.2 78.2 2,418.2 2,409.8 24.33 4 3100 SENSORS fl «0.908 0.971-36.6-10.6 1,728.4 1,750.0 21.49 5 2100 PROJ MANAGEMENT ««0.959 0.942-12.0-17.4 618.4 621.6 48.51
Avaliação e Análise do cronograma Análise do Cronograma por Valor Agregado SPI TF Scenario >1 >0 Ahead of schedule. <1 <0 Behind schedule. >1 <0 Critical tasks behind, total work ahead (priority issue) <1 >0 Critical tasks ahead, but total work behind (priority issue)
Grupos de processos do Gerenciamento de cronograma NASA Handbook Desenv. Prévios Desenvolvimento Atualizações do status & Manutenção Avaliação e Análise Controle Relatórios Arquivo de dados & Lições aprendidas
Controle do Cronograma Necessidades de mudança Baseline V 1.1 Baseline V 1.0 Baseline V 2.0 Requisição (CCR) Ctrl. de versão Planos de contingência
Grupos de processos do Gerenciamento de cronograma NASA Handbook Desenv. Prévios Desenvolvimento Atualizações do status & Manutenção Avaliação e Análise Controle Relatórios Arquivo de dados & Lições aprendidas
Relatórios do Cronograma Schedule Performance Reporting Schedule Performance Reporting Status Reporting Progress Reporting Forecasting Where the schedule now stands Actual data What has been accomplished Plan vs. actual Prediction of future status and progress Projections Identificar o nível de detalhe para cada item do WBS.
Grupos de processos do Gerenciamento de cronograma NASA Handbook Desenv. Prévios Desenvolvimento Atualizações do status & Manutenção Avaliação e Análise Controle Relatórios Arquivo de dados & Lições aprendidas
Arquivo de dados & Lições aprendidas Lições Aprendidas O projeto atingiu o objetivo? O trabalho foi realizado no tempo, custo e especificações previstas? Quais os pontos que podem ser melhorados em projetos futuros? Proj. A ARCH Proj. B Os stakeholders foram atendidos? Dados Estatísticos Contato com envolvidos em outros projetos. whish list. Narrativa Histórica relatório com visão geral Arquivo de Cronogramas baseline x as-built
FERRAMENTAS AUTOMATIZADAS Introdução Gerenciamento de Cronogramas Ferramentas Automatizadas Gestão do Tempo
Como lidar com a complexidade? Contruir Revisar Manter Reportar
Ferramentas de software para gerência de projetos Contruir Revisar Manter Reportar
Características desejáveis Facilidade no Uso Recursos do Sistema GUI Funções de ajuda Tutoriais Wizards Entrada de dados intuitiva SW de Ger. de Proj. Suporte a workgroup Integração por email / web Suporte a multi-projetos Segurança Conectividade Interoperabilidade Funções de Gerenciamento de Proj. e Cronograma
Características desejáveis Facilidade no Uso Cronograma Vários métodos Diferentes níveis Acompanhamento Caminho crítico Tempo de folga Estimativa de tempo Relatórios Automáticos Customizados Gráficos SW de Ger. de Proj. Funções de Gerenciamento de Proj. e Cronograma Recursos do Sistema Recursos Levantamento Alocação Nivelamento Calendário Responsabilidades Análises Cronograma EVA Custo Recursos
Exemplo de software aplicativo Microsoft Project
Exemplo de software aplicativo Microsoft Project
Exemplo de software aplicativo Primavera
Exemplo de software aplicativo Primavera
Exemplo de software aplicativo Primavera
Qual software escolher? A B C D
http://en.wikipedia.org/wiki/comparison_of_project_management_software Comparando as características e recursos dos aplicativos
Mühlbauer et al., 2007. Comparando as características e recursos dos aplicativos
Escolha da ferramenta Outros aspectos a se considerar: Cultura organizacional. Workflow de trabalho da empresa. Compatibilidade com a metodologia empregada. Não acreditar só no marketing.
GESTÃO DO TEMPO Introdução Gerenciamento de Cronogramas Ferramentas Automatizadas Gestão do Tempo
Tempo é um recurso escasso Estabeleça reservas de 10% no cronograma. Não deixe explícito. Controle essas reservas.
Tempo é um recurso escasso Não atrase a tomada de decisão. Estabeleça planos de contingência. Prazos expandidos são um convite ao cancelamento!
Tempo e custo estão diretamente relacionados
Fuja dos ladrões de tempo e das reuniões mal planejadas Estudo com 300 gerentes de projeto de 24 indústrias, em 15 áreas diferentes (anos 80). Trabalho incompleto. Má comunicação. Excesso com papelada. Objetivos vagos. Troca de prioridades. Muita gente para pequenas decisões. Excesso de trabalho. Troca de pessoal. Reuniões em excesso ou mal planejadas.
Fuja dos ladrões de tempo e das reuniões mal planejadas Reuniões são indispensáveis, mas devem ser bem planejadas. Entenda o propósito de uma reunião e os resultados esperados. Oriente a reunião aos objetivos. Minimize o número de pessoas. Crie e distribua uma agenda. Inicie e termine no horário. Sumarize os resultados e distribua minutas.
CONCLUSÕES
Intuitivamente todos fazemos cronogramas......contudo, na gerência de projetos faz se necessário o estudo de técnicas e disciplina para sua aplicação.
REFERÊNCIAS
Referências Cronogramas NASA. NASA Schedule Management Handbook, 2006. Defence Acquisition University. Scheduling Guide for Program Managers, Defense Systems Management College Press, 2001. Gerenciamento de Projetos Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge, 2004. P. C. Dinsmore; A. Cavalieri. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos, 2005. J. Gido; J. P. Clements. Successful Project Management, 2006. M. Possi. Gerenciamento de Projetos Guia do Profissional, Ecthos, 2006. ECSS-M-ST-60C. Space Project Management, 2008. NASA. NASA s Exploration Systems Architecture Study, NASA-TM-2005-214062, 2005.
Referências Software Aplicativo Open Project: http://openproj.org/openproj Project Open: http://www.project-open.com/en/shop/index.html Wikipedia. Comparision of Project Management software, on-line: http://en.wikipedia.org/wiki/comparison_of_project_management_software, acesado em Ago-2009. Rudolf Mühlbauer; Thomas Klambauer; Walter Ruprechtsberger; Josef Schaitl. Comparison of Projectmanagement-Software, Johannes Kepler Universität Linz, 2007. Executive Brief. The Needle in the Haystack: Tips for Choosing the Right Project Management Tool, on-line: http://www.executivebrief.com/article/theneedle-in-the-haystack-tips-for-choosing-project-management-tool/, acessado em Ago-2009. Vadim Cissa. Online Project Management Tools, In: Businessmen, on-line: http://www.lampdocs.com/businessmen/online-project-management-tools-part- 1/, acessado em Ago-2009.
Seminário Cronogramas CSE-303: Engenharia de Plataformas Orbitais e Cargas Úteis Leandro Toss Hoffmann hoffmann@dss.inpe.br Prof. Dr. Petrônio N. de Souza São José dos Campos, 1º de setembro de 2009.