1 Manual do Módulo SAC Índice ÍNDICE 1 OBJETIVO 4 INICIO 4 SAC 7 ASSOCIADO 9 COBRANÇA 10 CUSTO MÉDICO 10 ATENDIMENTOS 11 GUIAS 12 CREDENCIADO 13 LIVRETO 14 BUSCA POR RECURSO 15 CORPO CLÍNICO 16 MENU ARQUIVO 17 TIPO DE ATENDIMENTO 17 LOTE DE BOLETO 18
2 CÁLCULOS DE JUROS E MORA 18 MENU EDITAR 19 DADOS DA INTERNET 19 MENU EXIBIR 19 OBS. GUIAS DE EMPRESA: 19 MSG. BLOQUEIOS TÍTULOS EM ABERTO: 19 EFETUAR BUSCA DE CREDENCIADOS PELO NOME FANTASIA 19 ORÇAMENTO ELETRÔNICO 20 REMOÇÕES 20 MENU OBSERVAÇÕES 21 OBSERVAÇÃO DO RECURSO 21 OBSERVAÇÃO DO PACIENTE 21 OBSERVAÇÃO DO CRM 22 OBSERVAÇÃO DO SOLICITANTE 22 OBSERVAÇÃO DO PROCEDIMENTO 23
3 OBSERVAÇÃO DO CREDENCIADOS 23 PENDÊNCIAS CADASTRO 24 MENU RELATÓRIOS 25 MODULO RELATÓRIO SAC 25 ACESSO A OUTROS MÓDULOS 26 IMPRESSÃO DE FICHA DE ASSOCIADO 26 ACOMPANHAMENTO DE INTERNAÇÃO 27 CONTROLE DE RECEPÇÃO 27 REMOÇÃO 27 CALCULADORA DO WINDOWS ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. CONTRATO ESCANEADO 29 AJUSTE DE RECEBIMENTO DE FAX 29 EMISSÃO DE GUIAS 29 MARCAÇÃO DE CONSULTA 30 REMOÇÕES PENDENTES 30 AUDITORIA MÉDICA 30 RECUPERAÇÃO DE DEVEDORES 30
4 Objetivo Tem como objetivo atender as necessidades dos usuários com questões de Serviço ao Consumidor, tais como um paciente necessita saber se seu plano é atendido em determinado prestador, ou se tal região tem o serviço que ele necessita, essas são algumas das funções do Módulo SAC. Inicio Para acessar o Módulo SAC, clique no ícone correspondente na Barra de Ferramentas do Sistema Medsys. Aparecera a tela de Login e Senha de usuário (Figura 2).
5 Figura 1 Figura 2 Após inserir login e senha a seguinte tela será mostrada:
6 Figura 3 Para começar uma atividade devemos inserir o Código do Associado ou o seu nome, porém nem sempre temos essa informação completa, portanto no campo do nome do Associado temos a opção de colocar somente o Nome e o sistema trará todas os nomes com sobrenomes correspondentes, ou se tivermos somente o sobrenome podemos colocar escrever a três primeiras letra do nome em seguida % e depois a outra letra ou nome para que o sistema filtra apenas aqueles associados com aquele nome. Ex.: JORGE FERNANDES Se digitarmos JOR% FER o sistema ira listar todos os nomes que tenham o sobrenome que começa com FER, se colocarmos JORGE, ele ira trazer todos os Associados com nome JORGE independente do sobrenome.
7 SAC Na Aba do SAC é possível visualizar todos os atendimentos efetuados relacionados ao Associado. Após consultar o nome do associado pelo nome ou pelo código é registrado o atendimento. Na tela (figura 4) mostrada abaixo, temos os botões onde ao clicar o mesmo gera a data e hora do atendimento é necessário que seja feito a escolha de um Tipo e depois selecionar o botão que serve para registrar o atendimento. No momento de inserir o atendimento pode se colocar observações no campo Observação do Atendimento (figura 4).Pode ser feito a edição do atendimento selecionando, dando duplo click o sistema muda o nome do botão de Inserir Registro para Editar Registro. Figura 4
8 Numero: O numero de atendimento gerado. Hora: Horário que foi gerado o atendimento. Data: Data que foi colocada o atendimento. Atendente: Nome da(o) Atende que registrou o atendimento. Departamento: Nome do depto. da(o) atende. P: Se está pendente o atendimento. Senha: Quando emitida uma guia para o associado pelo Sac o sistema coloca a senha da guia. Setor: O nome do setor que inseriu o atendimento. Realizado: O status do atendimento. Arquivo Fax: Caminho do fax recebido. Fax: Se o fax está pendente ou não. Origem Contrato: Código do associado. Titular: Nome do associado. Código Alternativo: Primeiro código do associado. Observação: Aparece a observação que foi inserida pelo atendimento.
9 ASSOCIADO Nessa segunda opção temos todos os dados do Associado, tais como nome do Titular, Plano, Endereço, Carências existentes, entre outros dados Cadastrais do Associado, além de poder visualizar todas as observações feitas por outros departamentos. Figura 5
10 COBRANÇA Aqui temos como visualizar todos os pagamentos efetuados ou não efetuados dos títulos do Associado. Figura 6 Custo Médico Ao clicar no botão Custo Médico o sistema informa na tela de Cobrança o total de tudo que o usuário gastou, informação está que são alimentadas pelo setor de Contas Médicas.
11 ATENDIMENTOS Com essa ferramenta temos como pesquisar todos os atendimentos já efetuados ao associado, temos a opção de filtrar por Entre períodos ou Últimos N dias, onde N é a quantidade de dias selecionado ou pelo intervalo de datas. Figura 7
12 GUIAS Temos nessa opção como consultar as Guias emitidas no nome do Associado conforme mostra a imagem abaixo, existem diversas opções de Guias ao selecionar uma das opções e clicar no botão CONSULTAR o sistema traz todas as guias emitidas, podendo ser impressas ao clicar no botão IMPRIMIR. Figura 8
13 CREDENCIADO Esta opção você tem como visualizar detalhes do Credenciado, como por exemplo, um local de atendimento e a especialidade que é realizado pelo prestador. Figura 9
14 LIVRETO Nessa opção podemos usar para pesquisar os Credenciados que atendem ao associado por outros filtros, pelos mesmos filtros que se utilizam para destacar os Credenciado no Livreto Eletrônico, tais como, Local de Atendimento, Especialidade, Região e até mesmo por prioridade do Livreto. Figura 10
15 BUSCA POR RECURSO Esta opção é utilizada para se fazer pesquisas de acordo com o procedimento selecionado, podendo acrescentar no seu filtro dados como Região, Bairro, Cidade e tipo de Credenciado. Figura 11
16 CORPO CLÍNICO Aqui existe a possibilidade de localizar o Credenciado pelo seu CRM e/ou Nome. Figura 12
17 Menu Arquivo Tipo de Atendimento Com esta ferramenta pode ser feito o cadastro dos tipos de atendimento ao inserir um atendimento ao associado na aba Sac. Para fazer o cadastro é necessário verificar o ultimo numero utilizado. Ao informar o código do tipo e após o descritivo do atendimento e caso queira que o atendimento que está sendo cadastrado seja especifico para algum setor, basta escolher na opção AÇÕES para onde este tipo deve ser visualizado. Uma vez cadastrado o atendimento não será possível excluir se existir atendimento amarrado. Figura 13
18 Lote de Boleto Esta funcionalidade é utilizada exatamente para gerar Lote com os boletos para facilitar qualquer atividade que tenha que efetuar com os mesmo, trabalhando em larga escala podendo calcular já multa, juros, podemos também imprimir, importar, exportar e emissão de 2º via de boletos utilizando de lotes já criados anteriormente ou criados na hora. No final do dia o usuário do Sac pode fornecer ao setor Controle de Cobrança o numero do lote que consta os associados que solicitaram boletos. Figura 14 Cálculos de juros e mora Nesta opção aparecerá uma tela solicitando o período a ser calculado os Juros e a Mora, após inserido a data o sistema calcula automaticamente. Figura 15
19 Menu Editar Dados da Internet Dados do associado, empresas, credenciado e comercial para acessar a internet. Figura 16 Menu Exibir Obs. Guias de Empresa: Ao selecionar essa opção e mesma ficara Flegada e trará as observações ao selecionar uma Guia de Empresa. Msg. Bloqueios Títulos em aberto: Ao deixar flegada essa opção, a mesma retorna a relação de Títulos em aberto do Associado que esta selecionada. Efetuar busca de Credenciados pelo Nome Fantasia Como o nome da função já deixa claro ao deixar mesma flegada e fazer uma consulta pelo nome, ela ira pesquisar os Nomes Fantasia e não a Razão Social.
20 Orçamento Eletrônico Essa opção serve para se fazer uma proposta de um plano a um cliente interessado. Abaixo Figura. Figura 17 Remoções Extrair um relatório com os dados das remoções. Figura 18
21 Menu Observações Observação do Recurso Quando colocado a observação no momento que consultar o recurso está observação irá aparecer. Figura 19 Observação do Paciente Quando informado uma observação ao paciente ao consultar está observação irá aparecer. Figura 20
22 Observação do Crm Na opção CRM podemos colocar qualquer observação relacionada ao Médico, para que a mesma posteriormente possa aparecer para o próprio uso do funcionário. Figura 21 Observação do Solicitante Informações referente ao solicitante que aparecera a observação no momento da consulta com o código do mesmo. Figura 22
23 Observação do Procedimento Na opção Procedimento podemos colocar qualquer observação relacionada ao procedimento, para que mesma posteriormente possa aparecer para o próprio uso do funcionário. Figura 23 Observação do Credenciados Figura 24
24 Pendências Cadastro Aqui ficam registradas todas as solicitações efetuadas no SAC, pode se utilizar de alguns filtros, assim obtendo resultados diferenciados de pesquisa. Figura 25
25 Menu Relatórios Nessa opção temos um módulo completo com diversos tipos de relatórios. Figura 26 Modulo Relatório Sac Módulo especifico de relatórios voltados as informações dentro do Módulo SAC. Figura 27
26 Acesso a outros Módulos No Módulo SAC temos acessos a outros módulos e algumas ferramentas conforme o menu de opções demonstrado na Figura 28. Na seqüência explicaremos cada um desses botões de menu. Figura 28 Impressão de Ficha de Associado Para imprimir a ficha do associado faça a consulta do mesmo no módulo do SAC pelo seu nome ou código e pressione o botão correspondente conforme mostra a Figura 29, o mesmo te levara a tela de geração de relatórios, nesse momento o sistema fará algumas perguntas para efetuar o filtro das informações e retornar os dados. Essa ficha é um informativo de pré-avaliação do Associado (paciente). Figura 29
27 Acompanhamento de internação Por esse menu temos acesso ao Módulo de Acompanhamento de Internação.Aqui podemos analisar todos os procedimentos, locais entre outras operações efetuadas enquanto o Associado (Paciente) esta internado.este módulo e suas funcionalidades têm manual à parte (Manual de Acompanhamento de Internação). Figura 30 Controle de Recepção Na Figura 31 este botão de acesso ao módulo de Controle de Recepção, o mesmo também possui manual especifico de suas funcionalidades. (Manual Controle de Recepção). Figura 31 Remoção Após feito o atendimento e houver necessidade da emissão de uma guia de Remoção devera ser selecionado o Botão conforme indicado na Figura 32.Após selecionado devera ser inserido os dados da Remoção. Figura 32
28 Botão Sac O Botão Sac conforme grifado na Figura 33 Servirá de alerta ao atendente do Sac quando inserindo um atendimento e receber retorno de qualquer um dos setores; Cadastro, Guias, Cobrança, etc... Exemplo: O atendente do Sac, insere um atendimento ao Setor Cadastro solicitando alteração nos dados do associado, Após o Setor de Cadastro efetuar as devidas alterações enviará resposta ao setor Sac informando alteração realizada. Esta informação de Resposta ficará gravada no sistema até que novamente o associado entre em contato com o setor de Sac. Ao digitar o código do associado pelo Atendente, o Botão Sac Estará visível em Negrito. Clicando no Botão Sac será possível verificar resposta do setor cadastro. Figura 33
29 Contrato Escaneado Esta opção serve para apresentar os documentos escaneados, abaixo segue Figura 34 onde pode se ver o botão a ser selecionado. Figura 34 Ajuste de Recebimento de Fax Nesta ferramenta temos a opção de receber Faxes e converte-lôs para o formato chamado PDF, que é um arquivo que poder ser lido pelo Software ACROBAT READER.Abaixo segue Figura 35 onde ilustra o botão de seleção da funcionalidade. Figura 35 Emissão de Guias Aqui temos acesso ao Módulo EMISSÃO DE GUIAS, o mesmo já possui seu manual especifico favor consultar Manual do Módulo Emissão de Guias.Abaixo segue a Figura 36 onde podemos ver o botão. Figura 36
30 Marcação de Consulta Aqui temos mais um atalho para outro Módulo, nesse botão conforme demonstrado na Figura 37 temos acesso ao Módulo Marcação de Consultas o mesmo já possui Manual. Figura 37 Remoções Pendentes Essa opção permite a visualização de todas as Remoções Pendentes. Figura 38 Auditoria Médica A Figura 39 demonstra qual botão nos da acesso a Auditoria Médica: Figura 39 Aqui temos acesso a tela de Auditoria Médica, e dentro dessa funcionalidade temos as seguintes opções:
31 Consultar Auditoria de um Associado Para consultar auditoria de um associado, digite o código do associado e tecle ENTER. Uma REFERÊNCIA AOS REGISTROS aparecerá no campo superior para que se possa selecionar um registro e visualizar a auditoria no campo inferior. Editar Auditoria de um Associado Para fazer alterações na auditoria de um associado será necessário que o sistema grave com a mesma Data e mesma Hora. Portanto, selecione no campo REFERÊNCIA AOS REGISTROS o registro que deseja alterar, altere o texto em AUDITORIA e clique GRAVAR. Inserir Auditoria para um Associado Figura 40 Para inserir um registro de auditoria, basta digitar o código do associado, teclar ENTER, digitar a auditoria e gravar. Caso você tenha alguma auditoria de em tela, pois esteve consultando os registros gravados, clique no campo DATA. O sistema vai atualizar DATA e HORA para que um novo registro seja inserido. Neste momento, basta digitar a auditoria e gravar.
32 Imprimir Auditoria Figura 41 O botão IMPRIMIR imprime a auditoria que está em tela, sendo obrigatório selecionar um registro no campo REFERÊNCIA AOS REGISTROS. O botão RELATÓRIO imprime em páginas separadas quantas auditorias o sistema encontrar, de acordo com os filtros. Utilize como filtros os seguintes campos: ASSOCIADO (código) MÉDICO AUDITOR O sistema ainda pedirá um intervalo de datas. Para imprimir todas, utilize um intervalo como 01/01/1900-31/12/3000. Dicas: - limpe a tela e clique RELATÓRIO para utilizar somente o filtro de intervalo de datas. - utilize um médico auditor no campo MÉDICO AUTIDOR e limpe o campo ASSOCIADO para filtrar somente por médico. - utilize um código de associado no campo ASSOCIADO e limpe o campo MÉDICO AUDITOR para filtrar somente por associado. Este ultimo botão(figura 42) serve para limpar a tela e iniciar um novo atendimento Figura 42
33 Para encerrar a utilização do módulo de SAC, clique no botão sinalizado na figura 43 a seguir. Figura 43 Recuperação de Devedores Objetivo Recuperar os devedores com pagamentos em atrasos,para que a assistência possa efetuar uma possível negociação com o mesmo. Utilização Para acessar a ferramenta, acesse o Sac, menu Exibir,Recuperação de Devedores. Ao selecionar a opção Recuperação de Devedores o sistema automaticamente carrega os associados devedores na tela (figura1) para futuras negociações. Na tela consta os seguintes campos: Contrato: Código da matricula do associado Aberto: Está opção quando estiver Sim significa que o associado já está sendo atendido por algum outro usuário. Status: Que está cada negociação de contrato Usuário: Que está verificando a negociação de um determinado associado
34 Figura 44 Para melhor visualização na tela existem os seguintes filtros. Exibir somente meus atendimentos/exibir novos contatos futuros/exibir Acordo Estabelecido Exibir atendimentos com o status abaixo/exibir Atendimentos da região abaixo/exibir Atendimentos da classe abaixo. Figura 45 Para efetuar a negociação para um dos associados mostrado na tela(figura1) é necessário que o mesmo esteja selecionado,desta forma conforme for navegando pelos botões o sistema automaticamente trás os dados do associado.
35 Botão Dados Cadastro: Quando selecionado o botão Dados Cadastro o sistema traz informação que foram cadastradas no setor de cadastro. Figura 46 Botão Efetuar Atendimento(Figura2): Na tela abaixo o sistema mostra os dados dos associados referentes o pagamento que não foi efetuado pelo mesmo. No campo Status de Atendimento existe várias opções que podem ser selecionadas cada uma dessas opções faz uma ação habilitando botões e campo da tela.
36 Figura 47 Botão Adicionar histórico (figura-3): Quando selecionado aparece à seguinte tela abaixo: A funcionalidade desta tela é para adicionar um histórico do que foi negociado com o cliente, serve como uma observação. Após inserir as informações os botões (Excluir Histórico e Alterar Histórico) ficaram visíveis. Figura 48
37 Botão Efetuar Atendimento (figura-3): Na tela Termo de Acordo os dados são apresentados automaticamente com os valores já calculado, o campo Valor Negociado aparece em branco para ser colocado pelo usuário e o campo Vencimento Negociado, o sistema traz automaticamente, podendo ser alterado. O valor do calculo da multa e da mora são feitos em cima das configurações, já estabelecidas no modulo Controle de Recebimento na aba Outras Funções opção configuração. Após colocar os dados na tela e selecionar o botão Ok,automaticamente o sistema atualizará os novos dados inserido na tela principal do atendimento (figura 3). Figura 49 Status de Atendimento for (04-Acordo Estabelecido): O botão Termo de Acordo, Solicitar Cobrança, Visualizar lote ficam habilitado, no botão OK! Que será salvo as informações. Status de Atendimento for (05-Não Acordo): O botão visualizar lote fica habilitado quando o ao selecionar o botão o sistema automaticamente carrega o número dentro o lote, deixando os associados que não fizeram acordo dentro do lote (2), o campo observação também fica habilitado. Status de Atendimento for (03-Pré Acordo) ou (02-Insucesso na Ligação): O botão Sugerir Data fica habilitado para colocar a data para futuro para um novo contato.
38 Figura 50