de fornecedores críticos Agosto/2015
AES Corp Usinas termelétricas de gás natural e carvão 24,9 GW de capacidade instalada Mais de 8,5 GW de Fontes renováveis AES Corporation Global Company 35 GW Capacidade Instalada Fornece serviços a mais de 100 milhões pessoas 18,5 Mil empregados Energia Distribuída +60MW em projetos de energia solar Líder Mundial em armazenamento de energia Total de 228 MW Presença em 18 países e 4 continentes
AES Brasil Posição de liderança no setor energético brasileiro AES Tietê 2,658 MW Concessão em 2029 AES Serviços AES Uruguaiana 640 MW AES Eletropaulo 20MM de pessoas atendidas 6,8MM de clientes Concessão até 2028 AES Sul 3,5MM de pessoas atendidas 1,3MM de clientes Concessão até 2027 Geração 1 Distribuição 2 Market Share Market Share 2% 11% 98% 89% AES Brasil Outras 1 considerando a capacidade instalada em 2015; 2 considerando os dados referentes a 2014.
Estrutura de Suprimentos Ger. Compras Mat. e Equip. Diretoria de Suprimentos e Logística 80% de materiais de estoque; Spend (LTM) de ~R$ 600 MM; 2 coordenações; 9 compradores. Estrutura Corporativa de Suprimentos Ger. Contratação Serviços Ger. Planejamento e Logística Ger. Projetos e Desenvolvimento Spend (LTM)de ~R$ 1,2 Bi; 4 coordenações; 17 compradores. ~2000 SKU s; Gestão de 3 CD se 28 almoxarifados remotos ~R$ 250MM em estoques. Relacionamento com fornecedores; Projetos de melhoria; Gestão da área (KPI s, Processos, Políticas, Budget, Auditorias e Certificações); SAP-MM e ferramentas de suporte.
Características do negócio Serviço público essencial Intervenções externas clima, sociedade, regulação Busca por eficiência e disciplina na Execução Estas características impõe desafios na relação com os parceiros
Volumetria AES Brasil ~ $ 2 Bi pagos a fornecedores (~70% serviços) 20% da receita líquida anual da AES Brasil ~1.400 Contratos vigentes 680 novos Contratos/ano 13,4 mil Terceirizados na força de trabalho dobrode colaboradores próprios
O que queremos conquistar? Eficiência na utilização de recursos e disciplina na execução GestãoeMitigaçãodos Riscos Criação de Valor Sustentável e Inovação Desenvolvimento e Melhoria Contínua
O que queremos evitar? Fornecedores que não cumprem contrato Serviços e materiais de má qualidade Dependência de fornecedores exclusivos Processo de compra com visão restrita, menor preço
Quais os benefícios esperados? Compras mais estratégicas e programadas Parcerias estratégicas e de LP Reduzir custos e riscos Gestão do relacionamento, com monitoramento contínuo e tratamento dos riscos associados Aumento da eficiência no processo de contratação (TCO) e gestão dos fornecedores
O que impulsionou o processo? Movimento de centralização da gestão com a criação de áreas corporativas (Suprimentos, Jurídico, RH, Compliance, Segurança e Meio Ambiente). Padronizaçãode processos e indicadores. Áreas Corporativas AES Brasil Planejamento Estratégico Sustentável A sustentabilidade foi incorporada como tema transversal no planejamento estratégico da organização. Foram estabelecidos compromissos de curto, médio e longo prazo para melhorar a gestão e o relacionamento com os fornecedores.
Histórico Até 2011 Avaliações de performance feitas por várias áreas em diversos padrões Inexistência de ferramenta para consolidação das avaliações Indefinição de Papéis e Responsabilidades sobre Gestão de Contratos Avaliações em papel feitas normalmente ao término do contrato
Questões relevantes? 1 O que avaliar? 2 Como avaliar? 3 Quem avalia? 4 Quais fornecedores avaliar?
As etapas de implementação Do processo de avaliação e gestão defornecedores Definição de critérios para a gestão da performance e identificaçãode oportunidades na relação com os fornecedores Construção do Modelo de Governança 1 4 Elaboração dos questionários de avaliação 2 5 Definição de ações para desenvolvimento e valorização dos fornecedores 3 Definição do fluxo do processo,faixas de performance e papéis e responsabilidades Capacitação e Comunicação 6
Etapa 1 Definição de Critérios Metodologia utilizada com a ponderação de critérios x categorias de Materiais e Serviços CRITÉRIOS SOCIAIS CRITÉRIOS DE SEGURANÇA SERVIÇOS Direitos Trabalhistas Ambiente e qualidade de vida no trabalho Atendimento Clientes Combate à Fraude Regular. Clandestina Gestão de pessoas Prevenção de acidentes Saúde do Trabalhado r Processo produtivo Gerenciam ento de emergência s CRITÉRIOS OPERACIONAIS (TÉCNICOS) CRITÉRIOS AMBIENTAIS Riscos Ambientais Adequação de Infraestrutu ra 9 Workshops com grupos específicos TOTAL Controle de Produtos Químicos Sistema de controle da poluição Licenças e permissões ambientais Passivos ambientais Produtivida de Qualidade do Serviço 28 Planilhas de detalhamento de requisitos obrigatórios e desejáveis Poda de Árvores Serv. de Emergência Modern/Conserv de SE Construção Estações Manut Conserv Linhas Constr Linhas Transm Manut. Transmissão Manutenção de Equipamentos de Geração e Transmissão Manut S/A -CA (Serv Auxiliar) ManutComport/Verted ManutençãoEclusas Manut. Ger Corr/Prev Modern/Conserv de SE Workshops com áreas gestoras e fornecedores 118 Categorias de Materiais e Serviços avaliadas
Etapa 2 Questionários de Avaliação Definição de pesos por critério Modelos de questionário de avaliação adaptados aos objetos Atribuição de pesos para as questões em cada critério
Etapa 3 Definição do Processo Macro Fluxo Elaborar Disponibilizar Avaliar Aprovar a Consolidar Planos de Questionário Contrato Avaliação e Reportar Ação Quem SUPR GESTOR GERENTE GESTOR SUPR Como Workflow eletrônico com notificações automáticas - Ferramenta IDF Quando DIA 1 ATÉ O DIA 28 DIA 1 Faixas de Performance Supera os padrões (=/> 90) Atende os padrões (=/> 70 e <90) Necessita melhorias (=/>50 e < 70) Distante dos padrões (< 50)
Etapa 4 Modelo de Governança Comitê liderado por Suprimentos com participação das áreas gestoras Tratamento de performances negativas e recorrentes Validação dos finalistas do prêmio de melhor fornecedor
Etapa 5 Definição de Ações Início do contrato Avaliação Gestores Meio Ambiente Segurança Engenharia/Operação Compliance COMPOSIÇÃO DO RATING Conjunto de notas IDF Valor/prazo contratado Regularidade cadastral/jurídica/fiscal Cálculo do Rating Suprimentos RESULTADO DO RATING SUPERA ATENDE NECESSITA MELHORIA DISTANTE DO PADRÃO Benchmarking Reconhecer Monitorar e desenvolver Recuperar ou Trocar (Comitê Deliberativo de Fornecedores) Riscos associados a situação financeira do fornecedor Criticidade da categoria Grau de dependência mútua
Etapa 6 Capacitação e Comunicação Gestores de Contrato Treinamentos específicos Gestão de contratos e critérios de avaliação Elaboração de planos de ação Utilização da ferramenta IDF Comunicação e alinhamento Matriz de papéis e responsabilida des Painel de Suprimentos
Etapa 6 Capacitação e Comunicação Fornecedores Painéis de diálogo Canais de comunicação Painel de melhores práticas Workshops Portal de fornecedores Pesquisa de percepção Newsletter Fornecedor Conectado
Quais contratos são avaliados? Complexidade # de Fornecedores; Lead time típico; Investimentos necessários; Contrato típico. Principais direcionadores Criticidade Impacto operacional; Risco reputacional; Riscosde segurançae meio ambiente; Complexidade técnica; Valor. + Complexidade de Mercado - Piloto Automático Gestão de Contratos - Criticidade (IMPACTO NO NEGÓCIO) + Categorias estratégicas de materiais e serviços Contratos com pelo menos 6 meses de vigência
A ferramenta IDF IDF > 500contratos avaliados mensalmente; 350 fornecedores críticos; 12modelos de questionário; ~75% do spendanual; >300 gestores; >2.500 planos de ação. Baseado na Intranet Workflow automático Avaliação mensal por contrato Follow-up e controle de planos de ação
Gestão do processo na ferramenta Mensagem automática de disponibilidade de avaliação (todo dia 1) Notificações automáticas de cobrança (dia 15 e 25) IDF Relatório automático para cada diretoria (todo dia 1) Obrigatoriedade de PA para performances < 70
DashBoard IDF Monitoramento do resultado
DashBoard IDF Monitoramento da execução das avaliações
DashBoard IDF Monitoramento da Adesão e dos PA s
DashBoard IDF Monitoramento da efetividade dos PA s
DashBoard IDF Relatório automático mensal para cada Diretoria
Feedback para o fornecedor Envio automático de PDF da Avaliação (aberta com anexos) Envio automático e follow-up dos Planos de Ação Transparência do Processo Visualização do Ranking via Portal
Resultados Melhoria da performance dos fornecedores 80 79 78 77 76 75 74 76,5 76,7 Nota Média 78,3 78,5 79,8 2011 2012 2013 2014 2015 (YTD) +4,3% Aumento da nota média por contrato
Resultados Melhoria da performance dos fornecedores 6% 16% 70% 8% Aumento do % de contratos Aumento do % de contratos comnota>70
Resultados Melhoria da performance dos fornecedores 1% 9% 80% 10% Aumento do % de contratos comnota>70 De 78% para 90%
Resultados Implementação de 2500 Planos de Ação com reflexo na melhora da performance 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Planos de Ação 639 877 590 177 251 2011 2012 2013 2014 2015 (YTD)
Resultados Categorias 4 Eventos de Premiação Aumento do número de categorias de premiação 12 10 8 6 4 2 0 5 7 11 12 2011 2012 2013 2014 2015 (TBD)
Resultados % Elegíveis % de fornecedores elegíveis ao prêmio (com perfomance consistente) 80 70 60 50 40 30 20 10 0 40 58 72 54 2011 2012 2013 2014 2015 (TBD)
Resultados O processo de avaliação é a base do programa Parcerias Sustentáveis
Destaques 2011 2012 2013 2014 2015 Implementação da ferramenta IDF 1º. Evento de Premiação de Fornecedores Consolidação como ferramenta de gestão AES Brasil Lançamento do programa Parcerias Sustentáveis Revisão dos Critérios de Avaliação Pesquisa de Percepção (RPI s) 1º.Workshop de Melhores Práticas 2 Workshopsfocados para PM Empresas Newsletter Fornecedor Conectado 2º. Workshopde Melhores Práticas Lançamento do IDF 2.0
Próximos passos 2015-2016 Fortalecer o programa Parcerias Sustentáveis Portal de fornecedores AES Brasil Incrementar o modelo degestão de riscos Nova trilha de palestras e treinamentos Fórum de Inovação para fornecedores Prêmio de Inovação para fornecedores
edmur.vellozo@aes.com