Estimular o Desenvolvimento Sustentável da BASF e seus parceiros. Reconhecer Projetos Inovadores e iniciativas que agreguem valor para a BASF.

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1 Prêmio BASF de Excelência aos Fornecedores 1. Objetivo 1.1. Do procedimento Sistematizar o processo de premiação dos Fornecedores BASF no Brasil por meio de critérios pré-estabelecidos conforme categorias de reconhecimento determinados no item 6 deste procedimento Do programa Estimular o Desenvolvimento Sustentável da BASF e seus parceiros. Reconhecer Projetos Inovadores e iniciativas que agreguem valor para a BASF. Conceder reconhecimento público e notório das empresas fornecedoras BASF que atingiram o nível de excelência exigido. 2. Definições PBE Prêmio BASF de Excelência; EO Excelência Operacional; SSMA Saúde, Segurança e Meio Ambiente Serviço spot Trabalho temporário regido pela Lei 6.019, de 03 de janeiro de 1974 e Decreto de 13 de março de 1974; RSE Responsabilidade Social Empresarial; 3. Referências Diretriz Regional de Compras; 2799 Procedimento do Prêmio BASF de Excelência para Colaboradores; Requisitos contratuais de saúde, segurança e meio ambiente para prestadores de serviços internos; Portaria de Prestadores de Serviços. 1

2 4. Papéis e Responsabilidades: 4.1 Comitê Executivo Executivos da BASF que tenham sido elegidos para compor o Comitê Executivo e possuam relação com os fornecedores participantes do PBE e poder decisório no procedimento, escopo e impactos do Prêmio BASF de Excelência para Fornecedores. 4.2 Comitê Técnico Multidisciplinar O Comitê Técnico Multidisciplinar será composto por colaboradores indicados pelas lideranças das áreas da BASF envolvidas com gestão e desenvolvimento dos Fornecedores e sustentabilidade e sendo as principais responsabilidades: - Colaborar com a validação das empresas participantes nas devidas categorias; - Validar os critérios dos pilares comuns e critérios eliminatórios (Inovação Sustentável, SSMA e Legal e Financeiro); Acompanhar todo o processo de avaliação dos usuários dos serviços (no mínimo 1 x ao ano); Analisar criticamente o processo e as mudanças no procedimento; Atuar como mediadores quando houver diferentes interpretações de critérios entre Fornecedores e avaliadores BASF. 4.3 Gestores dos Contratos Monitorar e informar à coordenação do PBE Fornecedores (área da Compras América do Sul), na periodicidade planejada, o desempenho das empresas conforme indicadores Chave de processo (KPIs) previamente acordados com os Fornecedores participantes do PBE. São responsabilidades dos Gestores: Monitorar os critérios específicos do Prêmio; Acompanhar o fechamento das notas finais dos critérios de avaliação; Analisar anualmente o processo e aprovação das mudanças no procedimento; 2

3 5. Processo macro Programação Elegibilidade 1a fase Avaliação 2a Fase Eleição 3a Fase Premiação 4ª Fase Programação: Análise crítica do conceito e procedimento para a melhoria contínua. Elaboração do cronograma da campanha para o ano vigente; Elegibilidade (1ª Fase): Seleção dos participantes de acordo com os critérios a serem definidos pela Equipe PBE Fornecedores e representantes do Departamento de Compras da BASF e divulgados aos participantes. Nesta etapa é realizada uma Reunião de Lançamento, apresentação dos critérios em evento de premiação ou comunicação via web, onde todos os fornecedores têm a oportunidade de conhecer o processo e a forma de monitoramento do ano vigente; Avaliação (2ª Fase): Monitoramento dos indicadores de desempenho pré-definidos para cada modelo de reconhecimento no qual a empresa foi indicada como elegível; (item 8) Eleição (3ª Fase): Compilação dos dados para consolidar as notas, identificar as empresas classificadas como Excelentes e eleição dos destaques, caso existam, nas dimensões SSMA, RSE e Inovação; Premiação (4ª Fase): Evento ou Comunicação de reconhecimento às empresas participantes. 6. Categorias de Premiação As categorias de premiação das empresas no Prêmio BASF de Excelência aos Fornecedores são: - Transportes - Armazenagem - Armadores - Embalagens 3

4 - Matérias Primas - Serviços Técnicos - Equipamentos e Materiais Técnicos - Business Service Além do Prêmio destinado aos Fornecedores Excelentes, conforme as categorias, poderá ser concedido reconhecimento à empresa que se destacar no pilar Inovação Sustentável. 7. Elegibilidade A equipe Prêmio BASF de Excelência aos Fornecedores é a Responsável pela pré-seleção ao prêmio. Através de análises internas de Spend, Contratos e Índices de Serviço e Qualidade, uma lista de fornecedores é enviada aos compradores e Gerentes de Compras, responsáveis pela Validação final. 8. Pilares de Avaliação As empresas serão observadas nos seguintes pilares alinhados à Estratégia BASF We Create Chemistry. Inovação Sustentável; Saúde, Segurança e Meio Ambiente; Específico (Atendimento aos requisitos do cliente). 9. Critérios de Avaliação 8.1 Pilar Inovação Sustentável Pilar Fonte (Abrange todas as categorias) Inovação Sustentável Segurança BASF - Análise do formulário de Inovação Sustentável apresentado pela empresa participante, evidenciando Gestão de Responsabilidade Social Empresarial, Gestão de Inovação e Case de Sucesso (vide anexo 1); *Resultado de quaisquer dos indicadores poderá ser conferido em visita técnica pela equipe BASF. 4

5 8.2 Pilar Específico Serão considerados os seguintes Pilares Específicos: Transportes Programa Olho VIVO SSMA Segurança BASF Segurança no Transporte SASSMAQ Específico Time Logística Atendimento ao Planejamento Pontualidade na Entrega Avaliação de capacidade Devolução de Canhoto Notas QM/Número de não conformidades Armazenagem SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Questionário de auto avaliação para prestadoras virtuais Específico Time Logística Acuracidade de Estoque Check List (Qualitativo) Notas QM/Número de não conformidades Armadores SSMA Específico Segurança BASF Time Logística Apuração de Reclamações XXXX Questionário de auto avaliação para prestadoras virtuais Disponibilidade de espaço Qualidade e disponibilidade de equipamentos Acuracidade de Programação Embalagens SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Questionário de auto avaliação para prestadoras virtuais Específico IQP Índice de Qualidade do Produto Time Pontualidade na Entrega Embalagens 5

6 8.2.5 Matérias Primas SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Questionário de auto avaliação para prestadoras virtuais IQP Índice de Qualidade do Produto Específico IAT Índice de Atendimento Time Especificações das Embalagens Matérias Primas FISQP de acordo com a norma vigente Serviços Técnicos SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Avaliação de Atendimento aos Instrumentos de Prevenção Qualidade Específico Time Serviços Prazo Técnicos Atendimento Equipamentos e Materiais Técnicos SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Avaliação de Atendimento aos Instrumentos de Prevenção Time Equipamentos Pontualidade na Entrega Específico e Materiais Técnicos IAT (Índice de Atendimento) Business Service SSMA Segurança BASF Taxa de Frequência de Acidentes sem afastamento de pessoal Questionário de auto avaliação para prestadoras virtuais Específico Atendimento Time Equipamentos Planejamento e Materiais Técnicos Criatividade Adequação do Projeto ao Briefing 6

7 WOW Factor 8.3 Elegibilidade após alteração de escopo de contrato Tendo sido o Fornecedor convidado a participar do PBE, conforme critérios internos de elegibilidade, a mesma continuará participando e concorrendo mesmo que haja uma mudança contratual solicitada pela BASF que afete na classificação "elegível". No caso de contratos rescindidos por motivos Legais, SSMA e/ou qualidade o Fornecedor está desclassificado e os demais casos serão levados para avaliação entre Comitê e Gestores de Contrato. As empresas elegíveis que tenham atividades em diversas localidades devem ser avaliadas em todas as localidades elegíveis da mesma maneira. A prestação de serviço spot não participará desta avaliação. 10. Avaliação A pontuação das avaliações do Prêmio BASF de Excelência aos Fornecedores varia de 0 a 5, sendo: 0: Falta gravíssima ou ausência de informação por parte do Fornecedor; 1: Péssimo; 2: Ruim; 3: Satisfatório; 4: Bom; 5: Excelente. A nota final será composta a partir da média simples da nota de cada um dos pilares: Inovação Sustentável (25%), SSMA (25%) e Específico (50%). Para a definição da taxa de frequência dos acidentes, na apuração do critério de segurança, só serão considerados os acidentes por negligência ou imprudência da empresa participante comprovados por investigação, independentemente se houver afastamento ou não. 11. Monitoramento parcial 7

8 Durante o processo de monitoramento as empresas receberão ao menos um Status Parcial das Avaliações. Cabe aos gestores de contratos (serviços) e compradores (materiais) acompanhar periodicamente o desempenho dos fornecedores estimulando a melhoria ao longo do processo de monitoramento. 12. Critérios Eliminatórios A pontuação 0 será aplicada conforme definido em cada range de critérios, e também quando não for entregue pelo fornecedor qualquer material ou informação solicitada que entre na composição da nota do critério. Não será reconhecida como Excelente a Empresa que obtiver na média anual de um critério ou em qualquer uma das localidades em que atua alguma nota zero. Se a média de qualquer um dos 4 pilares de avaliação for 1 (péssimo) ou 2 (ruim) a empresa não será considerada excelente (mesmo que sua média final seja superior a 4). Acidentes ocorridos com carga BASF que, comprovado por investigação, foi resultado de imprudência ou negligência por parte do fornecedor desclassificam a empresa. Não será classificada como excelente a transportadora que declinar por mais de um mês o atendimento de uma rota previamente acordada em contrato. No caso de contratos rescindidos por motivos Legais, SSMA e/ou qualidade, assim como atrasos que podem colocar em risco certificações da BASF, o Fornecedor estará desclassificado. Legal e Financeiro Site Receita Federal, Caixa Econômica e SERASA - CND- Tributos Federais, CND - INSS, FGTS - Índice de Probabilidade de Inadimplência do fornecedor disponibilizado no Serasa. Os critérios Legal e Financeiro, conforme tabela abaixo, serão consultados uma vez por ano, no caso de irregularidades a empresa será eliminada do prêmio. 8

9 13. Premiação Diploma Participação Diploma Empresa Excelente Selo Eletrônico Troféu Todos os fornecedores participantes Fornecedores Excelentes (nota média => 4) Fornecedores Vencedores (maior nota por categoria) Os prêmios não poderão ser convertidos em dinheiro ou qualquer outro benefício direto em futuros processos de concorrência. 14. Divulgação dos Resultados A divulgação dos resultados e entrega do Prêmio BASF de Excelência para Fornecedores será feita no mês de março do ano seguinte ao monitoramento, via web ou através de um evento, em data e local a serem informados oportunamente. 15. Regras de Ouro A não entrega por parte da empresa participante de todas as informações solicitadas no prazo previsto será monitorada e poderá acarretar demérito / inelegibilidade conforme decisão do Comitê Técnico Multidisciplinar. A participação não tem ônus e é restrita às empresas Fornecedoras BASF. Todas as informações apresentadas pelas empresas durante o processo de avaliação deverão ser verdadeiras e poderão ser auditadas, sob pena de desclassificação do Fornecedor, em caso de alteração dos dados apresentados. Todas as decisões do Comitê serão devidamente justificadas e registradas em ata, não cabendo qualquer tipo de recurso por parte dos participantes. 9

10 Periodicamente o Comitê Técnico poderá avaliar a autenticidade dos dados recebidos e fatos apresentados, por meio de análise documental, e onde julgar necessário, realizar a qualquer tempo auditoria e / ou visitas técnicas às empresas. Anexos Os formulários de avaliação são restritos aos participantes do prêmio. 10