UNIJUÍ Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul DACEC Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação Curso de Administração A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES Trabalho de Conclusão de Curso EDUARDO DEBONI SANDRI Orientador: Marcos Paulo Dhein Griebeler Ijuí/RS 2 o Semestre de 2014
2 EDUARDO DEBONI SANDRI A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES Trabalho de Conclusão de Curso a ser apresentado à banca examinadora do curso de Administração da Unijuí - Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, como exigência parcial para a obtenção do grau de bacharel em Administração. Orientador: Marcos Paulo Dhein Griebeler Ijuí (RS) 2014
3 AGRADECIMENTOS Aos meus pais, pelo apoio, incentivo, e que nas horas boas e ruins, sempre estiveram ao meu lado. Ao meu irmão Henrique, pela amizade e apoio. Aos demais familiares, pelos incentivos e conselhos. Aos amigos, por todos os momentos de alegria e companheirismo. Agradecer aos colegas, pelos momentos que passamos juntos, compartilhando histórias e alegrias. Ao professor, orientador Marcos Paulo, pela ajuda, paciência e empenho na elaboração desse estudo. Muito Obrigado!
4 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES ¹ Eduardo Deboni Sandri ²; Prof. Dr. Marcos Paulo Dhein Griebeler ³ ¹ Trabalho de Conclusão de Curso a ser apresentado à banca examinadora do curso de Administração da Unijuí - Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, como exigência parcial para a obtenção do grau de bacharel em Administração. ² Aluno do Curso de Graduação de Administração de Empresas da Unijuí. E-mail: edu_sandri@hotmail.com ³ Orientador, professor doutor do Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação. E- mail: marcos.dhein@unijui.edu.br Resumo: O presente estudo refere-se ao Trabalho de Conclusão de Curso tendo como o tema a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software para a tomada de decisões. A empresa está localizada no município de Ijuí, RS. O objetivo da pesquisa é identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos para a tomada de decisão em suas organizações. Refere-se a um estudo de natureza aplicada e a abordagem classifica-se como pesquisa qualitativa. Quanto aos objetivos a pesquisa se classifica como exploratória e descritiva e quanto aos procedimentos técnicos, a investigação classifica-se como bibliográfica, documental e pesquisa de campo. Para a coleta de dados foi realizado questionários, onde entrevistou-se o gestor e os clientes usuários dos programas gerenciais da Prodan Software. Utilizando os dados coletados e o referencial teórico nota-se que a empresa pode melhorar seus programas e relatórios para um melhor auxilio na tomada de decisões por parte dos usuários de seu Sistema de Informações Gerenciais. Palavras-chave: Programas gerenciais, sistema de informações gerenciais, tomada de decisão. Introdução: Nos dias atuais o mercado encontra-se altamente competitivo. Desta forma, surge a necessidade de tomada de decisões rápidas e eficientes, para ganhar vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Para auxiliar nesse processo, as empresa buscam sistemas de informações aumentando a eficácia da gestão das organizações. Segundo Pereira & Fonseca (1997, p.241) Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. O relatório apresenta um estudo sobre a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software para a tomada de decisões, e terá como questão de estudo: Quais são as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos? A organização estudada, a Prodan Software, situada no município de Ijuí/RS desde 1986, oferece sistemas de informações gerenciais para empresas que prestam serviços, indústrias e comércio em geral, como supermercados e atacados, também para cooperativas e as empresas relacionadas com o agronegócio. Atua principalmente no Estado do Rio Grande do Sul, mas também em Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso, Tocantins e Pará. O estudo tem como objetivo geral identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos para a tomada de decisão em suas organizações.
5 Metodologia: Conforme Zamberlan et al. (2014, p. 93) a classificação por tipos de pesquisa pode assumir diferentes possibilidades, que geralmente variam de acordo com o enfoque proposto pelos próprios estudiosos e pesquisadores e/ou pretensões a que se orientam e necessitam para compreender uma realidade. Este estudo classificou-se como pesquisa de natureza aplicada, de abordagem da investigação como pesquisa qualitativa. Quanto aos objetivos ou fins a pesquisa se classifica como exploratória e descritiva e quanto aos procedimentos técnicos, a investigação classifica-se como bibliográfica, documental e pesquisa de campo. Para a coleta de dados foram aplicados dois questionários com roteiro semiestruturado com dez questões abertas para o gestor e cinco questões abertas para os clientes usuários do Sistema de Informações Gerenciais. Com os dados coletados foi estruturado um capítulo para apresentação e análise dos dados, que foi realizada de forma qualitativa, visando o alcance dos objetivos específicos, através da técnica de análise de conteúdo, que segundo Bardin (1995 apud ZAMBERLAN 2014, p.153): É um conjunto de técnicas de análise das comunicações visando obter, através de procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, indicadores que permitem inferir conhecimentos relativos às condições destas mensagens. Resultados e Discussões: Para conhecer a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan, precisou-se elaborar dois questionários para entrevistar o gestor da empresa e os clientes usuários do sistema, identificando gargalos para posteriormente propor melhorias através de ferramentas de análise aplicadas à tomada de decisão, conhecidas como Diagrama de Ishikawa e 5W2H. Em um primeiro momento, o autor buscou apresentar a caracterização da empresa e seus produtos e serviços, com apresentação das telas que demonstram a operacionalização e funções do sistema desenvolvido pela mesma. As causas dos problemas encontrados nas respostas dos clientes usuários precisam gerar o efeito de melhorias para o sistema de informações da Prodan, com a utilização da ferramenta 5W2H que auxilia na elaboração de planos de ações. Conhecendo os benefícios e a importância do sistema de informações, a Prodan tem a possibilidade de apresentar essa segurança, agilidade e otimização que os mesmos proporcionam, enfocando no auxílio à tomada de decisões para os próprios clientes, que utilizam apenas programas de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), apresentando esses benefícios no seu site ou no momento das demonstrações e implantações dos programas, fazendo com que os usuários utilizem mais rotinas para auxílio na gestão dos negócios. Também, os colaboradores da empresa responsáveis por desenvolver os programas necessitam identificar e analisar a solicitação dos clientes para implementar soluções conforme os pedidos dos mesmos e antes de atualizar nos usuários realizar testes na empresa para verificação do funcionamento desses novos programas, reduzindo inconformidades diagnosticadas pelos clientes usuários. Conclusões: A realização desse estudo permitiu para o autor compreender a importância de um Sistema de Informações Gerenciais (SIG) para a eficácia na gestão das funções de organização, planejamento, direção e controle das empresas, pois eles facilitam, agilizam e otimizam o processo decisório nas empresas. Confirma-se em parte a hipótese que autor apresentou, como problema de estudo, de que a maioria das empresas buscam um sistema de informações em um primeiro momento, para atender a legislação, isso ficou evidenciado nas respostas de alguns clientes usuários dos programas da empresa, algumas destacam que também buscam os benefícios que o mesmo agrega. O autor do estudo acredita no alcance dos objetivos específicos definidos para este relatório, identificando e analisando as percepções do gestor e dos clientes usuários do sistema, propondo melhorias no sistema, em relação a falta de precisão dos relatórios e a falta de relatórios específicos, a criação de uma tela de avisos como melhoria,
6 erros de configuração e alimentação de dados como inconformidades e problemas com saldos dos contratos e estoques nos controles do sistema. Como sugestões para estudos futuros, o autor do estudo percebe que existe alguns temas a serem explorados nessa área de atuação, como o direcionamento do foco dos sistemas de informação para o principal negócio empresarial, o uso do Sistema de Informações Gerenciais como suporte aos gerentes para alcance das metas corporativas e as estratégias para alinhamento entre os objetivos empresarias e o sistema de informações. Portanto, o estudo permitiu para o autor reconhecer e definir problemas, equacionar soluções, pensar estrategicamente, introduzir modificações no processo produtivo, atuar preventivamente, transferir e generalizar conhecimentos, exercer, em diferentes graus de complexidade, o processo da tomada de decisões e desenvolver capacidade para elaborar, implementar e consolidar projetos em organizações. Referências PEREIRA, Maria José Lara de Bretãs; FONSECA, João Gabriel Marques. Faces da Decisão: As mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997. ZAMBERLAN, Luciano... [et al]. Pesquisa em ciências sociais aplicadas. Ijuí: Ed. Unijuí, 2014.
7 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Quadro 1 Relação dos objetivos específicos com a metodologia utilizada...31 Quadro 2 Respostas da questão 1 do apêndice B...51 Quadro 3 Respostas da questão 2 do apêndice B...52 Quadro 4 - Respostas da questão 3 do apêndice B...53 Quadro 5 Respostas da questão 4 do apêndice B...54 Quadro 6 Respostas da questão 5 do apêndice B...55 Quadro 7 Planos de ações através da ferramenta de gestão 5W2H...58 Quadro 8 Relação dos objetivos, metodologia e resultados alcançados...62 Imagem 1 Fachada da empresa Prodan Software LTDA...34 Imagem 2 Tela inicial do sistema de informações da Prodan Software....36 Imagem 3 Cadastro de produtos do sistema de informações da Prodan...37 Imagem 4 Cadastro de pessoas do sistema de informações da Prodan Software...37 Imagem 5 Documentação da pessoa do sistema de informações da Prodan Software...38 Imagem 6 Consulta Produtos em estoque do sistema de informações da Prodan...39 Imagem 7 Cadastro de operações do sistema de informações da Prodan Software...39 Imagem 8 Cadastro de tributação do sistema de informações da Prodan Software...40 Imagem 9 Digitação de Nota Fiscal Eletrônica do SIG da Prodan Software...41 Imagem 10 Digitação de produtos do sistema de informações da Prodan Software...42 Imagem 11 Lançamento de pesagens do sistema de informações da Prodan...43 Imagem 12 Lançamento do fluxo de caixa do sistema de informações da Prodan...44 Imagem 13 Configuração contábil do sistema de informações da Prodan...45 Imagem 14 Cadastro de colaboradores do sistema de informações da Prodan...46 Imagem 15 Análise de gargalos do sistema de informações da Prodan...57 Imagem 16 Proposições de ações de melhoria para o SIG da Prodan...61
8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 9 1 CONTEXTUALIZAÇÃO... 10 1.1 Apresentação do Tema... 10 1.2 Problema ou Questão de estudo... 11 1.3 Objetivos... 11 1.4 Justificativa... 12 2 REFERENCIAL TEÓRICO... 13 2.1 Organização e suas áreas funcionais... 13 2.2 Sistema de Informação... 16 2.3 Classificação de Sistemas de Informação... 20 2.4 Tomada de Decisões... 23 3 METODOLOGIA... 28 3.1 Classificação da Pesquisa... 28 3.2 Sujeitos da pesquisa e Universo amostral... 30 3.3 Plano de Coleta de Dados... 30 3.4 Plano de Análise de Interpretação dos Dados... 30 3.5 Plano de Sistematização do Estudo... 31 4 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES... 33 4.1 Caracterização da Organização... 33 4.2 Percepção do gestor... 35 4.3 Percepção dos clientes... 50 4.4 Proposições de ações de melhoria para o principal sistema comercializado pela Prodan Software na área agrícola... 56 CONCLUSÃO... 64 REFERÊNCIAS... 66 APÊNDICES... 69
9 INTRODUÇÃO Dada a importância da tecnologia da informação para as organizações contemporâneas, o Sistema de Informações Gerenciais torna-se um diferencial competitivo e necessário para as empresas manterem-se no mercado, que nos dias atuais encontra-se altamente competitivo. Desta forma, surge a necessidade de tomada de decisões rápidas e eficientes, e os sistemas de informação, através da geração de informações contribuem para a eficácia na gestão das organizações. Segundo Pereira & Fonseca (1997, p.241) Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. O presente Trabalho de Conclusão de Curso apresenta um estudo sobre a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software para a tomada de decisões, e terá como questão de estudo: Quais são as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos? A organização estudada, a Prodan Software, situada no município de Ijuí/RS desde 1986, oferece sistemas de informações gerenciais para empresas que prestam serviços, indústrias e comércio em geral, como supermercados e atacados, também para cooperativas e as empresas relacionadas com o agronegócio. Atua principalmente no Estado do Rio Grande do Sul, mas também em Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso, Tocantins e Pará. O estudo aborda a contextualização, apresentando a temática e problema, objetivo geral e específicos e a justificativa. Na segunda parte um referencial teórico que apresenta conceitos de organização e suas áreas funcionais, conceito de sistema, informações, sistemas de informações e sua classificação. Finalizando o referencial teórico, apresenta-se definições do processo decisório, os elementos e a classificação das decisões. Após, os procedimentos metodológicos que serão utilizados para a realização do estudo, que contém os tipos de classificação da pesquisa, os sujeitos da pesquisa e o universo amostral, plano de coleta de dados e o plano de análise de interpretação dos dados. Por último um capítulo em que é apresentado a caracterização da organização, os dados coletados, a análise desses dados e as propostas de melhorias seguido de conclusão, as referências bibliográficas e apêndices.
10 1 CONTEXTUALIZAÇÃO Neste capítulo apresenta-se o tema ou assunto que foram desenvolvidos, qual a dúvida ou a dificuldade encontrada e que o pesquisador pretende resolver. Também elabora-se os objetivos, geral e específicos, que deverão ser alcançados, voltado para a resposta ao problema e por último apresenta-se as justificativas, demonstrando a relevância do trabalho para o pesquisador, os acadêmicos, para a empresa e para a sociedade de modo geral. 1.1 Apresentação do Tema Nos dias atuais gerentes e executivos são desafiados diariamente, suas decisões devem considerar prazos longos, mas os resultados devem ser imediatos. Assim, surge a necessidade de tomada de decisões rápidas e eficientes, e os sistemas de informação, através da geração de informações gerenciais contribuem para a eficácia na gestão das funções de organização, planejamento, direção e controle. Neste sentido, a Prodan Software oferece sistemas de informação gerencial para empresas que atuam no ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas. Também possui sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), automação comercial, e sistemas específicos. A maioria dos clientes procuram um sistema para atender a legislação, não percebendo benefícios como agilidade no acesso às informações cotidianas, segurança nos dados para tomada de decisões melhorando a gestão da empresa. A procura está relacionada com a exigência do governo, por exemplo, EFD (Escrituração Fiscal Digital) Pis/Cofins, SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil e outros como nota fiscal eletrônica, conhecimento de transporte eletrônico, quanto mais obrigatoriedade do governo para entrega desses documentos eletrônicos mais aumenta a procura das empresas em adquirir um sistema de informações. Isso posto, o tema proposto para este estudo foi de identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes referente a aplicabilidade e utilidade do Sistema de Informações Gerenciais desenvolvido pela Prodan Software, buscando conhecer a sua importância para a tomada de decisões.
11 1.2 Problema ou Questão de estudo Esse tema problematiza-se a partir de uma hipótese de que, a maioria das empresas que buscam um sistema de informação, estão procurando atender a legislação, ou seja, cumprir exigências de entrega de documentos eletrônicos, não percebendo a importância e os benefícios que o mesmo pode gerar na gestão das empresas. A grande maioria dos clientes que são usuários integrais do sistema de informação da Prodan Software, atuam no ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas, empresas que foram entrevistadas neste estudo, apesar disso a procura de empresas da região e de outros ramos na maioria das vezes, é uma demanda por sistemas específicos para atender as exigências fiscais. Desta maneira, surge a necessidade de entender a importância dos programas do Sistema de Informações Gerenciais (SIG) da Prodan Software, para estes usuários integrais, para outros clientes, potenciais clientes, o que permite a formulação da seguinte questão: Quais são as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos? 1.3 Objetivos Nesta etapa, apresenta-se os objetivos do estudo, tanto geral como específicos. 1.3.1 Objetivo Geral Identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos para a tomada de decisão em suas organizações. 1.3.2 Objetivos Específicos Visando ao alcance do objetivo geral são definidos como objetivos específicos: A) Identificar as percepções do gestor da empresa sobre a importância dos programas do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software;
12 B) Analisar as percepções dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas sobre a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software; C) Propor ações de melhoria para o principal Sistema de Informações Gerenciais comercializado pela empresa Prodan Software na área agrícola. 1.4 Justificativa Este trabalho se justifica pela relevância que possui para o acadêmico, pois possibilita conciliar conceitos e teorias, estudados em diversas disciplinas do curso com a prática da realização desse estudo. A viabilidade do Trabalho de Conclusão de Curso se ancora no fato de que o diretor geral da Prodan Software aceitou e vai contribuir com informações para o desenvolvimento do mesmo. Ainda, o gestor da Prodan acredita que será relevante para sua organização, uma vez que o estudo vai identificar as percepções dos clientes referente a importância do Sistema de Informações Gerenciais da empresa. Por outro lado, este estudo, através de questionários aplicados para um seleto grupo de clientes do ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas, identificará as percepções desses sobre os programas do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software, possibilitando que o observador através dos dados obtidos apresente propostas de melhorias. Portanto, esse interesse, entre gestor e um seleto grupo de clientes, aliado ao conhecimento teórico e prático, a busca de novas informações, tem em vista a análise, a descrição e um diagnóstico dos dados obtidos, que podem contribuir na resolução da questão em estudo, visando implantar um sistema de informações, justifica a realização da pesquisa.
13 2 REFERENCIAL TEÓRICO Neste capítulo são apresentadas as revisões literárias, que servem de base para elaborar o referencial teórico, que tem a função de dar sustentação a esta pesquisa. Segundo Zamberlan et al. (2014, p. 109) esta parte do projeto tem por objetivo apresentar os estudos sobre o tema, ou especificamente sobre o problema, já realizados por outros autores. Foram abordados os seguintes assuntos: organização e suas áreas funcionais, definições de sistemas de informações, sua importância e a sua classificação, que se dividem em operacionais, gerenciais, estratégicos, especialistas e de apoio à decisão. Finalizando o referencial teórico, apresenta-se definições do processo decisório, os elementos e a classificação das decisões. 2.1 Organização e suas áreas funcionais Organização é a forma que assume toda associação humana para atingir um objetivo comum. Schein (1972 apud Lacombe 2009, p. 21) define organização como a coordenação racional das atividades de certo número de pessoas, que desejam alcançar um objetivo comum e explícito, mediante autoridade a divisão das funções e do trabalho e por meio da hierarquização da autoridade e da responsabilidade. Uma organização é o produto da combinação de esforços individuais, visando à realização de propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Sempre que alguém precisa realizar uma atividade para a qual é necessário recorrer ao auxílio de outros, ou sempre que algumas pessoas descobrem que se unirem suas forças conseguirão fazer coisas que seriam impraticáveis se perseguidas apenas por uma delas, o resultado é uma organização (MAXIMIANO, 1992 p. 21). Para Etzioni (1976, p. 13) as organizações são como unidades sociais, que procuram atingir objetivos específicos; sua razão de existir é servir a esses objetivos. De acordo com Lacombe (2009), os objetivos devem estar focados nos clientes atuais e potenciais, acionistas ou sócios, empregados e prestadores de serviço, vizinhos e lideranças locais e nacionais. Moraes (2001) declara que as organizações são necessárias para a sociedade, pois servem à ela, realizam objetivos, preservam o conhecimento, proporcionam carreiras, influenciam o
14 ambiente, criam valores, administram uma força de trabalho diversificada e promovem a sinergia. As organizações podem ser formais ou informais. Quando falamos em organização informal, estamos nos referindo às organizações informais existentes dentro das organizações formais. Pode-se dizer, portanto, que, sem objetivo, nenhuma organização teria razão de existir e, em consequência, todas as organizações realizam objetivos (LACOMBE, 2009). Para que exista uma organização formal é necessário, além do objetivo, um conjunto de regras mais ou menos permanentes e uma estrutura estabelecendo os papéis e as relações entre seus membros. A organização formal requer autoridade das pessoas que exercem o controle e estabelecem a forma de sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as relações formais entre seus membros (LACOMBE, 2009). Dentro das organizações formais, desenvolvem-se sempre grupos espontâneos de pessoas que têm afinidades, ou interesses, ou conhecimentos comuns. Essas relações pessoais podem afetar as decisões, favorecendo ou prejudicando a organização formal (LACOMBE, 2009). Segundo Moraes (2001), a maioria das empresas está estruturada logicamente por áreas funcionais, proporcionando o aumento da produtividade por meio da especialização funcional, na qual o indivíduo conhece apenas uma parte do processo produtivo global. Cada área passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas, garantindo uma maior eficiência interna. O desenvolvimento generalista é limitado e concentra esforços na individualidade. Para as organizações, algumas áreas funcionais são essenciais para que se possa dinamizar e fazer acontecer suas intencionalidades. Destacam-se as seguintes: produção, recursos humanos, finanças e marketing. A função de produção fornece as saídas (outputs) de produtos e/ou serviços, estando aí agrupadas as atividades de transformação básica. Este é constituído pelas unidades organizacionais encarregadas de suprir a empresa com os recursos necessários para que a produção mantenha um fluxo contínuo. Decide-se, então, onde produzir, quais os equipamentos e instalações necessários, qual a quantidade e o tipo de matéria-prima e mão-de-obra utilizados. Uma vez tomada essas decisões, pode-se iniciar o processo de transformação, sendo necessário discriminar o método e as etapas de produção. Na busca de eficiência máxima e da qualidade total, este subsistema é encarregado da coordenação e da operação do processo produtivo. É responsável ainda pelo desenvolvimento tecnológico e pela pesquisa e desenvolvimento de novos produtos e processos (MORAES, 2001). A produção é o processo de fabricação de algum bem de valor. Significa agrupar máquinas, trabalhadores e materiais para produzir bens. A produção muda o valor dos materiais,
15 alterando sua forma através de diferentes processos industriais e/ou combinações de partes. Atividades industriais agregam valor aos materiais, transformando-os em produtos comercializáveis (MASIERO, 1996). A função de recursos humanos visa promover oportunidades que maximizem a contribuição individual, proporcionando condições de trabalho favoráveis ao desenvolvimento profissional e estimulando a confiança, respeito e compreensão recíproca entre empregados e empregadores (MORAES, 2001). A função de finanças tem como objetivo a obtenção de recursos financeiros para manter o negócio em operação, usando da melhor forma o capital obtido. As principais áreas de decisão financeira são: investimento, distribuição de lucros e financiamento. A decisão de investimento consiste na alocação de capital aos diversos projetos que a empresa pretende desenvolver, sem esquecer os benefícios que eles devem gerar no futuro. A decisão de distribuição de lucros consiste na determinação da porcentagem dos lucros a ser distribuída entre os sócios (ou acionistas), em forma de dinheiro ou na compra de cotas (ou ações). A decisão de financiamento determinará qual a melhor forma de conseguir recursos financeiros para manter as operações e os investimentos da empresa. Chama-se a isso estabelecer a estrutura de capital mais adequada. Ao tomar essa decisão, deve-se levar em conta o retorno desejado pelos sócios (ou acionistas) e o custo de capital (MORAES, 2001). Entende-se que a empresa que pratica o marketing tem o mercado como a razão e o foco de suas ações. Portanto, o conceito de marketing pode ser entendido como a função empresarial que cria continuamente valor para o cliente e gera vantagem competitiva duradoura para a empresa, por meio da gestão estratégica das variáveis controláveis de marketing: produto, preço, comunicação e distribuição (DIAS, 2003). As atividades de marketing contribuem para determinar as necessidades e desejos do consumidor e as formas de atende-lo por meio de produtos e/ou serviços que o satisfaçam. O objetivo maior da função de marketing é levar o consumidor à repetição da compra do produto e/ou do serviço. O núcleo central da função de marketing compreende o planejamento do produto, a criação da demanda, a distribuição, a venda e o acompanhamento do cliente (MORAES, 2001). Após apresentar definições de organizações, seus objetivos, e as áreas funcionais das organizações, apresenta-se algumas definições de sistemas, informações e dados, sistemas de informação, sua importância e suas classificações.
16 2.2 Sistema de Informação Aqui são apresentados as definições de sistemas, informação e dado, sistemas de informação, sua importância para as pessoas e para as organizações. 2.2.1 Sistema de Informação Primeiramente, apresenta-se a definição de sistema, que é, para Oliveira (1993), um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. De acordo com o próprio conceito de sistema, é difícil conceber qualquer sistema que não gere algum tipo de informação, independentemente de seu nível, tipo e uso. Para O Brien (2001, p.17) um sistema pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Um sistema dessa ordem (às vezes chamado sistema dinâmico) possui três componentes ou funções básicas em interação : a) Entrada envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados. b) Processamento envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. c) Saída envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Um sistema deve agregar também o feedback, que são dados sobre o desempenho do sistema, e o controle, que segundo o autor, envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta (O BRIEN, 2001). Segundo Oliveira (1993), deve-se distinguir dado de informação. Para o autor dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões. Também, informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.
17 Informação é todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação. O dado é entendido como um elemento da informação, um conjunto de letras, números ou dígitos, que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento (Rezende 2003, p. 60). Quando a informação é trabalhada por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento. O conceito de conhecimento contempla o de informação com valor relevante e de propósito definido. Segundo Laudon e Laudon (2006, p. 7), Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, à coordenação e ao controle. Os autores acrescentam ainda que esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, locais e coisas significativas para a organização ou para o ambiente que a cerca. No caso, informação quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos. Dados, ao contrário, são correntes de fatos brutos que representam eventos que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entende-los e usá-los (LAUDON & LAUDON, 2006). A definição de O Brien (2001, p. 6) para sistema de informação é: um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. Segundo Pereira & Fonseca (1997, p.241) Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. Já Gil (1995, p.14) explica como sendo um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações. Os Sistemas de Informação, independentemente de seu nível ou classificação, têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de decisões na empresa. Se os Sistemas de Informação não se propuseram a atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para a empresa (REZENDE, 2003).
18 Ainda, segundo Rezende (2009, p.41) O foco dos Sistemas de Informação está direcionado para o principal negócio empresarial. O caso contrário seria se os esforços dos Sistemas de Informação estivessem direcionados aos negócios secundários ou de apoio. a) Grande volume de dados e informações; b) Complexidade de pensamentos; c) Muitos clientes e/ou usuários envolvidos; d) Contexto abrangente, mutável e dinâmico; e) Interligação de diversas técnicas e tecnologias; f) Suporte à tomada de decisões empresariais; g) Auxílio na qualidade, produtividade e competitividade organizacional. Dessa forma, será preciso planejamento, organização e qualidade nos Sistemas de Informação para atender a todas essas características e dar conta dos objetivos, foco e inteligência empresarial das organizações. Após apresentados as definições de sistema, dado, informação e sistemas de informação apresenta-se abordagens sobre a importância e os benefícios dos sistemas de informação. 2.2.2 Importância de um Sistema de Informação Nos dias atuais, muitas organizações conhecem a importância dos sistemas de informação, acreditando que o mesmo agrega benefícios como a melhoria nos processos decisórios. Apesar disso muitas organizações implementam sistemas de informação, somente para atender a legislação, não percebendo benefícios que serão apresentados a seguir. Um Sistema de Informações Gerenciais provê suporte aos gerentes para alcançar suas metas corporativas, suprindo-os com feedback e informações para entender melhor as operações regulares da organização. Possibilita a comparação de resultados para se estabelecer as metas da companhia e a identificação de áreas com problemas e oportunidades de aprimoramento (STAIR,1998 p. 282) Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode beneficiar a empresa, os clientes e/ou usuários e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com os Sistemas de Informação. Stair (1998 apud REZENDE 2009, p. 41). Ainda, Rezende (2009 p. 42) destaca que entre os benefícios que as empresas procuram obter por meio dos sistemas de informação estão:
19 a) Suporte à tomada de decisão profícua; b) Valor agregado ao produto (bens e serviços); c) Melhor serviço e vantagens competitivas; d) Produtos de melhor qualidade; e) Oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade; f) Mais segurança nas informações, menos erros, mais precisão; g) Aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efetividade, produtividade; h) Carga de trabalho reduzida; i) Redução de custos e desperdícios; j) Controle das operações. Segundo Oliveira (2008, p.31) pode-se afirmar que o Sistema de Informações Gerenciais, sob determinadas condições, proporciona os seguintes benefícios para as empresas : a) Redução dos custos das operações; b) Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; c) Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global; d) Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; e) Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão; f) Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações; g) Redução do grau de centralização das decisões na empresa; h) Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais ou externos; i) Melhoria nas atitudes e nas atividades dos profissionais da empresa; j) Redução de funcionários em atividades burocráticas. Dessa forma, um SIG efetivo pode fornecer à organização uma vantagem competitiva e, no mínimo, uma margem temporária sobre outra organização carente de tal tipo de sistema. (STAIR,1998 p. 283). Após apresentados as definições a importância e os benefícios dos sistemas de informação apresenta-se as classificações dos sistemas de informação, os principais são: Sistemas de
20 Informação Operacional; Sistemas de Informação Gerencial; Sistemas de Informação Estratégico; Sistemas Especialistas; Sistemas de Apoio à Decisão. 2.3 Classificação de Sistemas de Informação Os sistemas de informação podem ser classificados pela natureza das atividades a que eles dão suporte. Os principais são: Sistemas de Informação Operacional; Sistemas de Informação Gerencial; Sistemas de Informação Estratégico; Sistemas Especialistas; Sistemas de Apoio à Decisão. Os sistemas operacionais lidam com operações do dia a dia das empresas, como determinar quem executará determinada tarefa e registrar o número de horas trabalhadas, ou encaminhar o pedido de compras. Quem utiliza os sistemas são os supervisores (gerentes da linha de frente), operadores e funcionários administrativos (TURBAN, 2004) Os sistemas operacionais, também chamados de Sistemas de Apoio as Operações Empresariais, Sistemas de Controle ou Sistemas de Processamento de Transações. Contemplam o processamento de operações e transações rotineiras quotidianas, em seu detalhe, incluindo seus respectivos procedimentos (REZENDE, 2003). Ainda segundo Rezende (2003), Controlam os dados detalhados das operações das funções empresariais imprescindíveis ao funcionamento harmônico da empresa, auxiliando a tomada de decisão do corpo técnico das unidades departamentais. Nos Sistemas de Informações Operacionais, cada transação empresarial envolve a entrada e a alimentação de dados, o processamento e o armazenamento, e a geração de documentos e relatórios. Com suas inúmeras características, como grande volume de dados, muitas saídas de informações, envolvendo alto grau de repetição e computação simples. As edições, validações, consistências e auditorias são comuns nesses sistemas, devido ao envolvimento de inúmeras pessoas e respectivas coletas de dados e alimentações nos mesmos, significando impactos grandes e negativos se houver falhas de operação, cálculos, seleções, ordenações, conciliações e reprocessamentos, com bases de dados diversas (REZENDE, 2003). Os sistemas gerenciais, também chamados de sistemas táticos, lidam com atividades da gerência de médio escalão, como planejamento, organização e controle de curto prazo. Os sistemas gerencias computadorizados são desenhados para sintetizar os dados e preparar relatórios (TURBAN, 2004).