SEC. 02 OFÍCIOS E TEXTOS

1 de 23 OFÍCIOS E TEXTOS MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO OFÍCIOS E TEXTOS OFÍCIOS E TEXTOS 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 2 4. PROCEDIMENTOS... 2 4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA... 2 4.2 SOLICITAÇÃO DE REDAÇÃO, REVISÃO, FORMATAÇÃO E/OU EDIÇÃO DE OFÍCIOS E TEXTOS... 3 4.3 ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO E ATRIBUIÇÃO DE REVISOR... 5 4.4 REDAÇÃO, REVISÃO E FORMATAÇÃO DE OFÍCIOS E TEXTOS... 6 4.5 APROVAÇÃO E REGISTRO DE OFICIOS E TEXTOS... 6 4.6 COLETA DE ASSINATURAS... 7 4.7 ENVIO E ARQUIVAMENTO DE OFÍCIOS E TEXTOS E CONCLUSÃO DA SOLICITAÇÃO... 9 4.8 SOLICITAÇÕES CUJO CAMPO SOMENTE REVISÃO FOI ASSINALADO... 11 4.9 SOLICITAÇÕES DA DIRETORIA EXECUTIVA E PRESIDÊNCIA... 12 4.10 CANCELAMENTO DAS SOLICITAÇÕES... 13 5. REGISTROS... 14 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO... 15 7. ANEXOS... 17 7.1 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE OFÍCIOS E TEXTOS... 17 7.2 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO CAMPO SOMENTE REVISÃO ASSINALADO... 18 7.3 FOMRULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS... 19 7.4 FOMRULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MOTOBOY... 20 7.5 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CAMPO SOMENTE REVISÃO NÃO É ASSINALADO... 21 7.6 FLUXOGRAMA DO PROCESSO CAMPO SOMENTE REVISÃO É ASSINALADO... 23 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição REDAÇÃO E REVISÃO SECRETARIA / ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 de 23 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para a redação, revisão, formatação e envio de ofícios e textos. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS SEC.01 Representação; SA. 01 Protocolo Único; SA. 02 Gerenciamento de Cadastro; SA. 03 Manuseio e Apoio Logístico a Eventos; SA. 04 Motoboy; SA. 05 Expedição. 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência Solicitações de ofícios e/ou textos que necessitem de redação, revisão, formatação e/ou edição, com ou sem coleta de assinaturas, e com ou sem envio direto pela Secretaria ao(s) destinatário(s). 2

3 de 23 4.2 Solicitação de Redação, Revisão, Formatação e/ou Edição de Ofícios e Textos As solicitações de redação, revisão, edição, formatação e envio de ofícios e textos devem ser encaminhadas à Redação e Revisão por meio do formulário Ofícios e Textos, localizado na intranet (ver Anexo 7.1), com prazo mínimo de atendimento de cinco dias úteis. Caso o solicitante necessite de um prazo de atendimento inferior ao estipulado, deverá justificar a urgência na solicitação (campo Observações ), por e-mail ou verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro no formulário ou e-mail). NOTA 1: Caso a intranet apresente qualquer problema técnico que impeça a execução do serviço de edição e formatação de ofícios e textos, todas as etapas que compõem o procedimento poderão ser realizadas via e-mail, material impresso ou verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro em e-mail). A Redação e Revisão deverá contatar o solicitante, negociando uma nova data de entrega, caso verifique a impossibilidade de cumprimento do prazo estipulado, seja por problemas de compreensão e/ou complexidade dos textos, inconsistência ou insuficiência de informações ou por dificuldade na confirmação dos dados do(s) destinatário(s), tarefa essa realizada pelo Gerenciamento de Cadastro GC. Este está envolvido no fluxo quando há a necessidade de verificação/levantamento de dados do(s) destinatário(s), conforme procedimento SA.02 Gerenciamento de Cadastro. NOTA 2: Solicitações de ofícios e textos realizadas por Representação têm os dados do(s) destinatário(s) confirmados pela própria Representação da FecomercioSP, e não pelo GC, conforme procedimentos SEC.01 Representação. 3

4 de 23 Caso o solicitante desconheça um ou mais dados do(s) destinatário(s), os campos do item Dados Cadastrais do formulário de solicitação deverá(ão) ser preenchido(s) com qualquer caractere, apenas para permitir o envio do formulário à Redação e Revisão. As únicas informações imprescindíveis do(s) destinatário(s) são o(s) nome(s) e a(s) empresa(s), que devem ser indicadas preferencialmente no item Dados Cadastrais, no campo Observações do formulário ou em arquivo anexado à solicitação, no campo Adicionar Anexo. Essas informações podem ser enviadas também via e-mail, posteriormente, caso o solicitante já tenha encaminhado a solicitação pelo sistema. NOTA 3: O item Dados Cadastrais é automaticamente eliminado do formulário da solicitação quando o solicitante assinalar o campo Somente Revisão (ver Anexo 7.2), dispensando-se assim as etapas de confirmação de dados do(s) destinatário(s) pelo GC e o envio do(s) documento(s) ao(s) destinatário(s) por intermédio da Redação e Revisão. O fluxo referente às solicitações do tipo Somente Revisão está contemplado no subitem 4.8 deste procedimento operacional. Uma vez preenchido o formulário, é recomendado que o solicitante anexe a(s) minuta(s) do(s) ofício(s) ou texto(s) no campo Anexo. Caso não encaminhe a(s) minuta(s) e necessite que a Redação e Revisão redija texto(s) ou ofício(s), é importante que o solicitante envie o máximo de informações possíveis para a elaboração do(s) documento(s), utilizando os campos Observações ou Anexo do formulário. Neste último, o solicitante deve inserir materiais relacionados ao(s) documento(s) a ser(em) expedido(s), para facilitar a produção. Além disso, sugere-se que o solicitante indique também, no campo Observações, as demais providências a serem tomadas quanto ao(s) ofício(s) ou texto(s), quais sejam, se o(s) documento(s) precisa(m) ser assinado(s) fisicamente ou se será(ão) utilizada(s) a(s) assinatura(s) digital(is), além de outras informações que julgar necessárias ou convenientes para o atendimento ágil de sua solicitação. Deve, ainda, selecionar no campo Formas de envio o meio pelo qual o(s) documento(s) será(ão) encaminhado(s) ao(s) destinatário(s) (entregue(s) em mãos (via motoboy ou portador), via Correios, indicando se o(s) envio(s) 4

5 de 23 será(ão) feitos por carta comum, carta registrada, Sedex, Sedex com AR, etc., por e-mail ou por outros meios). Todas essas informações devem constar preferencialmente no formulário. Caso o solicitante não as registre ao enviar o formulário, poderá transmiti-las via e-mail ou verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro no formulário ou e- mail). Com essas informações, a Redação e Revisão elabora o(s) texto(s) e o(s) encaminha para aprovação do solicitante. 4.3 Análise da Solicitação e Atribuição de Revisor Uma vez preenchido e enviado o formulário, a Redação e Revisão receberá um e-mail alertando sobre a nova tarefa, que será então analisada por um dos revisores. Cabe à Redação e Revisão verificar se as informações constantes no formulário são suficientes ou não para a execução do serviço. Em caso negativo, contatará o solicitante ou rejeitará a solicitação no campo Encaminhar, indicando as correções ou complementações necessárias, que poderão ser feitas via e-mail, verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro no formulário ou e-mail) ou, preferencialmente, no formulário da intranet. Se a solicitação for aprovada, um dos revisores atribuirá a tarefa e se responsabilizará por ela, acompanhando todo o fluxo até a sua finalização. NOTA 4: É nessa fase de atribuição da tarefa que ocorrem também duas etapas realizadas automaticamente pelo sistema, e que envolvem outras áreas da FecomercioSP: I) Envio da solicitação ao GC, a fim de que este realize a confirmação de dados do(s) destinatário(s) e os encaminhe à Redação e Revisão. Caso o solicitante informe que não há necessidade da intervenção do GC, este poderá finalizar essa etapa do fluxo sem a confirmação dos dado; II) Envio de e-mail que informa a entrada da solicitação e o conteúdo do campo Assunto do formulário aos colaboradores da Comunicação, a fim de que estes analisem o conteúdo do 5

6 de 23 ofício/texto solicitado e desenvolvam ações de divulgação relacionadas ao assunto do documento, se julgarem pertinente. 4.4 Redação, Revisão e Formatação de Ofícios e Textos O documento elaborado ou a minuta a ser revisada é formatada e salva na rede, em pastas organizadas de acordo com as áreas solicitantes, o assunto e/ou o número da solicitação. Exemplo: W:\REDACAO E REVISAO DE TEXTOS\2014\4- Assessoria_Juridica\Solic_7114_Sumulas. O texto, então, é revisado por, no mínimo, dois revisores: aquele que atribui a solicitação e outro que deverá formalizar a segunda revisão preferencialmente por e-mail. Durante o processo de revisão, as interações entre o solicitante e o revisor serão feitas via e- mail ou verbalmente (quando a urgência não permite tempo hábil para registro no formulário ou e- mail), a fim de que sejam efetuados eventuais ajustes, quando necessário, até o envio do texto para aprovação. O Assunto dos e-mails deverá trazer, preferencialmente, o número da solicitação. Finalizadas essas etapas, o revisor encaminha o(s) documento(s) ao solicitante via intranet para a aprovação de seu(s) conteúdo(s) e formato(s). Caso haja problemas técnicos com sistema ou o GC ainda não tenha finalizado a confirmação de dados, essa etapa é feita por e- mail. 4.5 Aprovação e Registro de Ofícios e Textos Conforme exposto, quando a revisão estiver concluída o revisor encaminhará o texto para a aprovação do solicitante. Cabe ao solicitante ou ao autor da(s) minuta(s) analisar o(s) texto(s) e verificar se o(s) seu(s) conteúdo(s) e formato(s) está(ão) de acordo com o solicitado, realizando a aprovação. 6

7 de 23 Se porventura o(s) texto(s) revisado(s)/confeccionado(s) não for(em) aprovado(s), o solicitante deverá apontar ao responsável pela revisão, via intranet (preferencialmente), verbalmente (quando a urgência não permitir o registro por escrito) ou por e-mail as adequações necessárias. O revisor, por sua vez, deve fazer a adequação e a revisão do(s) texto(s) de acordo com as orientações do solicitante, repetindo esta etapa quantas vezes forem necessárias, até a aprovação do documento por parte do solicitante. O(s) documento(s) é(são) registrado(s) no sistema Star Soft somente após a aprovação, gerando assim a(s) devida(s) numeração(ões). No caso de documentos que possuem poucas diferenças, mas veiculam o mesmo teor, a Redação e Revisão insere a numeração sequencial (.1,.2,.3, etc.) no final do número gerado pelo Star Soft, garantindo assim a diferenciação do documento por destinatário. Esse(s) registro(s) no referido sistema fica(m) vinculado(s) ao número da solicitação na intranet por meio do seguinte código: iniciais do solicitante/número da solicitação/iniciais do revisor que atribuiu a solicitação. Cabe ressaltar que a referida numeração sequencial é dispensada quando se tratar de um mesmo documento não nominal. Neste caso, o documento com um único registro no Star Soft pode ser encaminhado para diferentes destinatários, sem a necessidade da numeração sequencial que os diferenciem. É importante ressaltar que alguns documentos que possuem caráter sigiloso não são registrados no Star Soft, conforme orientação do solicitante indicada no campo Observações do formulário, via e-mail ou verbalmente. Ao encaminhar via intranet o(s) documento(s) registrado(s) no Star Soft ao solicitante, o fluxo é encerrado no sistema. Assim, a fim de registrar na intranet forma e a data de envio do(s) documento(s) ao(s) destinatário(s), o revisor responsável só deverá finalizar esse estágio no sistema após concluir todas as etapas da solicitação. 4.6 Coleta de Assinaturas 7

8 de 23 Uma vez aprovado(s) e registrado(s) no Star Soft, o(s) documento(s) que necessita(m) de coleta de assinatura(s) ou inserção de assinatura(s) digitalizada(s) deve(m) ser impresso(s) e encaminhado(s) à Interface da Administração, ou pessoa por ela designada para tal função em sua ausência, para que o(s) mesmo(s) seja(m) analisado(s) e vistado(s). Caso a Interface observe alguma necessidade de ajuste, cabe ao revisor realizar as adequações e, se for o caso, encaminhar o(s) documento(s) novamente para a aprovação do solicitante, preferencialmente via e-mail. Após nova aprovação, o revisor deve substituir o arquivo existente no Sistema Star Soft e na rede, gerando a devida atualização. Nos casos que envolvem a assinatura do Diretor-Executivo ou do Presidente da FecomercioSP, devem ser respeitados os dias e horários previamente estipulados para tal. As pastas com os documentos para assinatura devem ser enviadas até as 10 horas do dia (salvo exceções, quando a Diretoria Executiva ou a Presidência solicitam). No caso do Presidente, ele assina de segunda a quinta-feira, com exceção da última segunda-feira do mês (Reunião Plenária) e da última terça-feira do mês (Reunião das Diretorias do Sesc/Senac). Em ambos os casos, se o Diretor-Executivo ou o Presidente solicitar alterações, deve ser seguida a etapa anteriormente descrita de atualização das alterações no Star Soft e na rede. Vale destacar que se o(s) documento(s) tiver(em) de ser assinado(s) concomitantemente por um Dirigente de Conselho ou por um representante de outras entidades/instituições e pelo Diretor-Executivo ou pelo Presidente da FecomercioSP, a(s) assinatura(s) da Diretoria Executiva/Presidência geralmente deve(m) ser coletada(s) por último. Para a coleta externa de assinatura, o(s) documento(s) poderá(ão) ser enviado(s) via correio (conforme procedimento SA.05 Expedição), portador ou motoboy (seguindo o procedimento SA.04 Motoboy). Uma vez colhida(s) a(s) assinatura(s) no(s) documento(s), o(s) mesmo(s) deve(m) ser digitalizado(s) e arquivado(s) eletronicamente pela Redação e Revisão em uma pasta específica da rede. 8

9 de 23 4.7 Envio e Arquivamento de Ofícios e Textos e Conclusão da Solicitação Cabe à Redação e Revisão providenciar o envio do(s) documento(s) ao(s) destinatário(s) de acordo com as orientações fornecidas pelo solicitante, salvo solicitações cujo campo Somente Revisão foi assinalado, e que serão tratadas no subitem 4.8 deste procedimento. NOTA 5: Muitas vezes, embora o formulário da solicitação indique que a Redação e Revisão deverá enviar o(s) documento(s) ao(s) destinatário(s), o solicitante comunica verbalmente ou por e- mail que realizará pessoalmente a entrega ou que haverá mudança quanto à forma de envio (por exemplo, de sedex para portador, de portador para motoboy, de carta para e-mail, entre outras). Isso pode ser feito sem a necessidade de abertura de nova solicitação na intranet. Nos casos de envio do(s) texto(s) ou ofício(s) por e-mail, cabe à Redação e Revisão encaminhar ao GC, via e-mail, o(s) documento(s) e as informações sobre o(s) destinatário(s) e orientações de envio, para que o(s) mesmo(s) seja(m) remetido(s) pelo e-mail institucional da Federação. NOTA 6: Solicitações de ofícios e textos realizadas por Representação e que devem ser enviadas ao(s) destinatário(s) via e-mail são encaminhadas da seguinte forma: a Redação e Revisão envia à Representação, via e-mail, o(s) ofício(s)/texto(s) a ser(em) emitido(s) e as informações sobre o(s) destinatário(s) e orientações de envio, para que o(s) mesmo(s) seja(m) remetido(s) pelo e- mail institucional da Federação. Assim, nesses casos, o GC é excluído do fluxo. 9

10 de 23 Após a emissão, o GC providenciará a impressão do e-mail de envio do(s) ofício(s)/texto(s), encaminhando-o para Arquivo e Documentação, para arquivamento, salvos os casos em que o revisor indicar que providenciará tal impresso. Dependendo da necessidade informada pelo solicitante, o aviso de recebimento/entrega da mensagem ao destinatário também poderá ser impresso e arquivado. No caso de envio do documento físico via Correios, cabe à Redação e Revisão providenciar a(s) etiqueta(s), se a quantidade de destinatários for pequena, envelopar o(s) documento(s) e entregá-lo(s) ao Manuseio e Apoio Logístico. Se a lista de destinatários for extensa, a Redação e Revisão pode fornecer ao Manuseio e Apoio Logístico as informações dos destinatários, preferencialmente no início do fluxo, a fim de possibilitar que esse providencie as etiquetas, de acordo com o procedimento SA.03 Manuseio e Apoio Logístico a Eventos. O Manuseio e Apoio Logístico, por sua vez, realiza a confecção do(s) Ar(s), caso este(s) último(s) seja(m) solicitado(s), bem como o encaminhamento da(s) correspondência(s) para a Mensageria, encarregada de enviá-la(s) aos Correios. Para tanto, o Manuseio e Apoio Logístico deve preencher o Formulário de Solicitação de Correspondência (ver Anexo 7.3) localizado na intranet, conforme estabelece o procedimento SA. 05 Expedição. No caso de envio com AR(s), cabe ao Manuseio e Apoio Logístico gerenciar seu recebimento por meio da planilha Controle de Correspondências, salva na rede para que a Redação e Revisão tenha acesso a ele. Caso o Manuseio e Apoio Logístico não receba o retorno do AR e for solicitado este comprovante, cabe a ele entrar no sistema dos Correios, gerar o comprovante de envio e encaminhá-lo ao solicitante. O(s) retorno(s) de AR(s) recebido fora do prazo estipulado (um mês) será(ão) arquivado(s) na data de sua chegada e o status deste AR ficará pendente até que os Correios o encaminhe à Federação. Nos casos de envio por Motoboy, cabe à Redação e Revisão preencher o respectivo formulário na intranet (Anexo 7.4), gerar e/ou elaborar o Protocolo de Entrega e encaminhá-lo à Mensageria para expedição, conforme estabelece o procedimento SA.04 Motoboy. Após colher a assinatura do receptor no Protocolo de Entrega, a Mensageria deve devolver o 10

11 de 23 referido Protocolo para a Redação e Revisão, que fica responsável por digitalizá-lo, salvá-lo em pasta específica da rede e entregá-lo ao Arquivo e Documentação, a fim de inseri-lo, no arquivo físico, como anexo do documento que gerou o Protocolo. Quando o envio ocorrer via portador, a Redação e Revisão deve providenciar o Protocolo de Entrega, e o portador, por sua vez, deve devolver o protocolo assinado e datado para a Redação e Revisão, encarregada de realizar os procedimentos de digitalização e as subsequentes etapas acima descritas. Findada a etapa de envio, o responsável pelo(s) documento(s) na Redação e Revisão deve finalizar a solicitação na intranet, inserindo o(s) documento(s) registrado(s) no Star Soft e o relato ou documentos referentes à data e à forma de envio do(s) ofício(s) ou texto(s). O(s) documento(s) digitalizado(s) deve(m) ser impresso(s) pela Redação e Revisão e entregue (s) em mãos ao(s) responsável(is) pelo Arquivo e Documentação. A entrega do documento para arquivo é registrada pela Redação e Revisão no caderno Protocolo de Correspondência e o responsável pelo Arquivo e Documentação deve assinar o referido caderno para registrar o recebimento. É importante destacar que a digitalização ocorre somente em documento(s) assinado(s) fisicamente ou com inserção de assinaturas digitalizadas. Documentos que não necessitam de coleta de assinatura(s) são arquivados pela Redação e Revisão na rede. 4.8 Solicitações cujo campo Somente Revisão foi assinalado A opção Somente Revisão do formulário de solicitações de ofícios e textos deve ser assinalada quando o solicitante não necessitar que a Redação ou Revisão encaminhe o(s) documento(s) ao(s) destinatário(s). Cabe destacar que a seleção do campo Somente Revisão exclui do formulário o campo de preenchimento de dados do(s) destinatário(s), o que, por conseguinte, acarreta na ausência de 11

12 de 23 confirmação de dados por parte do GC, uma vez que este é eliminado do fluxo pelo sistema (ver Anexo 7.6). Os demais serviços, como redação, revisão, edição, formatação, aprovação, registro, coleta de assinatura e arquivamento serão realizados normalmente, conforme os subitens até aqui expostos. 4.9 Solicitações da Diretoria Executiva e Presidência Solicitações da Diretoria Executiva e/ou Presidência não têm necessidade de preenchimento do formulário de solicitação ou de aprovação dos textos, mas esta pode ser realizada verbalmente ou por e-mail, quando o solicitante julgar pertinente. Relativamente a solicitações da Diretoria Executiva e/ou Presidência, cabe à Redação e Revisão registrar no sistema Star Soft a procedência e a data da solicitação por meio do seguinte código: iniciais do solicitante/data da solicitação/iniciais do revisor que atribuiu a solicitação, bem como assinalar o campo Presidência/Diretoria ao realizar o registro. As demais etapas são idênticas àquelas já descritas neste documento. NOTA 7: Uma exceção quanto ao fluxo de solicitação de redação, revisão, formatação e/ou edição de ofícios e textos diz respeito à elaboração de respostas a convites e publicações recebidas pela FecomercioSP (justificativas de ausência/agradecimentos para convites de eventos ou convocações; respostas/agradecimentos pelas publicações enviadas à Federação, como livros, relatórios, balanços sociais, etc.), bem como comunicados de falecimento, telegramas, cartões, discursos do Presidente ou ofícios/textos requeridos pela Presidência ou Diretoria. É importante frisar que essas solicitações, quando vindas por intermédio do GC, NÃO precisam 12

13 de 23 ser registradas na área de serviços de ofícios e textos da intranet ou encaminhadas por e-mail pelo solicitante. Nesses casos, o Gabinete da Presidência recebe as correspondências, as encaminha ao Arquivo e Documentação para registrar a entrada delas (conforme procedimento SA.01 Protocolo Único) e esse último, por sua vez, as encaminha para o Gerenciamento de Cadastro, que providencia a(s) ficha(s) cadastral(is) do(s) destinatário(s) e a(s) remete(m) à Redação e Revisão para redação do(s) ofício(s). Após elaborado(s) o(s) ofício(s), a Redação e Revisão o(s) encaminha ao Gerenciamento de Cadastro para envio. 4.10 Cancelamento de Solicitações Caso haja a necessidade de cancelamento de uma solicitação, o solicitante deve pedir/confirmar o cancelamento verbalmente, pela intranet ou por e-mail à Redação e Revisão, independentemente da etapa do processo na qual essa solicitação se encontra. Se o meio utilizado para registro do cancelamento for o e-mail, este deve, preferencialmente, ter seu assunto relacionado ao número da solicitação, a fim de que este e-mail seja facilmente localizado. NOTA 8: Ao constatar que solicitações foram geradas na intranet em multiplicidade, uma vez que possuem o mesmo teor, é função da Redação e Revisão contatar o(s) solicitante(s), pessoalmente ou por telefone, para confirmar a multiplicidade. Após a confirmação, cabe à Redação e Revisão encaminhar um e-mail ao Suporte, colocando o solicitante em cópia, para requerer o cancelamento das solicitações repetidas no sistema. 13

14 de 23 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Nº do ofício/texto, Ofícios/textos Rede, Outlook, data, período, e suas revisões Acesso restrito à intranet ou Star nº da (versões Redação e Revisão Soft solicitação, eletrônicas) palavraschave Ofícios/textos impressos Arquivo físico sob a (original ou Acesso restrito ao responsabilidade Nº do cópia) nos Arquivo e do Arquivo e ofício/texto quais constam Documentação Documentação assinatura e seus anexos Acesso restrito à Data, Formulário de Redação e Revisão, Intranet solicitante, nº solicitação à Comunicação e da solicitação ao solicitante Data, Aprovação do Acesso restrito à Intranet, Outlook solicitante, documento Redação e Revisão ou verbalmente número da final e ao solicitante solicitação Tempo de Cópia de Retenção Segurança Descarte Permanente Sim Não aplicável Não Permanente Não aplicável Sim Permanente Não aplicável Permanente Não aplicável Não 14

15 de 23 Controle de Correspondências e ofícios/textos para arquivo Caderno de Protocolo de Correspondências Acesso restrito Caderno em poder da Redação e Revisão Nº do Documento, Data Permanente Não Não aplicável físico Ficha de Dados Cadastrais Rede, Outlook ou intranet Acesso restrito à Redação e Revisão, ao GC e ao solicitante Data, solicitante, nº da solicitação e destinatário Prazo de envio do ofício (no mínimo) Sim Não aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 16/09/2013 Edição Inicial. 2.0 01/11/2013 3.0 02/01/2014 4.0 11/02/2014 Adequações no Procedimento em atendimento ao Formulário de Ação Corretiva (FAC) e Preventiva (FAP) nº PROC-010/2013, bem como para eliminar as considerações referentes ao fluxo Textos Somente revisão, que passaram a ser contempladas no Procedimento SEC 03. Houve também ajustes contemplando solicitações realizadas em caráter de urgência. Adequações no Procedimento em atendimento ao sistema da nova intranet, implantado em 02/01/2014. Adequações no Procedimento em atendimento à alteração do botão reprovar para alterar, na intranet. O acionamento do botão ocorre na etapa em que o solicitante deve aprovar ou solicitar alterações no texto elaborado/revisado pelo núcleo de Redação e Revisão. O botão alterar foi implantado em 10/02/2014. 15

16 de 23 5.0 01/10/2014 6.0 01/02/2015 7.0 02/02/2015 - Inclusão dos procedimentos SA.01 Protocolo Único, SA.02 Gerenciamento de Cadastro, SA.03 Manuseio e Apoio Logístico a Eventos, SA.04 Motoboy e SA.05 Expedição como documentos relacionados ao procedimento SEC.02 Ofícios e Textos; - Inserção da Nota 1, a fim de contemplar casos em que o solicitante decida alterar a forma de envio do texto ou ofício ao(s) destinatário(s), após ter inserido a solicitação na intranet. Exclusão da biblioteca Link como ferramenta obrigatória de registro de documentos assinados digitalizados, uma vez que a rede já é utilizada para tal fim. Caracterização da numeração sequencial.1,.2,.3, etc. no que concerne a documentos nominais e não nominais no subitem 4.5. - Inclusão de informações referentes ao procedimento SEC.03 Ofícios e textos - Somente Revisão, tendo em vista a unificação dos procedimentos SEC.02 e SEC. 03 no procedimento SEC.02 e extinção do procedimento SEC.03; - Inserção do subitem 4.8, que versa sobre solicitações cujo campo Somente Revisão foi assinalado; 8.0 01/06/2015 - Contemplação da área de Comunicação na nota 4, conforme consta no fluxograma do Processo; - Inserção das notas 2 e 6, que discriminam solicitações feitas por Representação. - Adequações na redação do procedimento, a fim de torná-lo mais claro. 16

17 de 23 7. ANEXOS 7.1 Formulário de Solicitação de Ofícios e Textos 17

18 de 23 7.2 Formulário de Solicitação de Ofícios e Textos - campo Somente Revisão assinalado 18

19 de 23 7.3 Formulário de Solicitação de Correspondências 19

20 de 23 7.4 Formulário de Solicitação de Motoboy 20

PRESIDÊNCIA DIRETOR EXECUTIVO COMUNICAÇÃO SECRETARIA SOLICITANTE Gestor: 21 de 23 7.5 Fluxograma do Processo - campo Somente Revisão não é assinalado P1 Ofícios e Textos - FECOMERCIO SP SP1 Solicitação de Ofícios e Textos Início P1 Minuta T1 Preencher solicitação de Ofícios e Textos na intranet Anexar minuta (se necessário) T2 Enviar à Secretaria original, cópia ou arquivo eletrônico do documento antecessor + S T4 Há documento antecessor? Providenciar as devidas alterações N Texto aprovado? S T8 N T3 Analisar solicitação N Informações suficientes? T6 Conferir e confirmar dados do destinatário do ofício/texto, se necessário Cadastrar ou atualizar dados Encaminhar os dados cadastrais Texto T7 Revisar, formatar e editar texto da minuta ou redigir texto Enviar texto para aprovação S FIM PARCIAL T5 Receber a informação sobre o novo conteúdo elaborado Analisar conteúdo do ofício/texto Desenvolver ações de divulgação, qdo for o caso + 21

PRESIDÊNCIA DIRETOR EXECUTIVO SECRETARIA Gestor: 22 de 23 P1 Ofícios e Textos - FECOMERCIO SP SP2 Assinatura e Envio COMUNICAÇÃO SOLICITANTE T8 Registrar ofício/texto no sistema Star Soft, se necessário T8 Necessária coleta de assinatura? S T10 Enviar ofício para assinatura interna e/ou externa (qd houver), Diretor Executivo e/ ou Presidente N T9 T12 Gerar arquivo físico e eletrônico Realizar as devidas alterações T7 T15 Coletar a assinatura do Presidente (externa) + T16 Providenciar cópia e digitalização do ofício/texto assinado para arquivo físico e eletrônico T17 Enviar ofício/texto ao destinatário de acordo com a solicitação (AR, etc) FIM T14 Assinar e devolver ofício/ texto à Secretaria N S T11 Analisar ofício/texto Aprovado? S Assinatura somente da Diretoria Executiva? N T18 Enviar ofício/texto para assinatura do Presidente N Assinatura de Presidente de Conselho? S T19 Assinar ofício/texto e devolver à Secretaria 22

SECRETARIA SOLICITANTE Gestor: 23 de 23 7.6 Fluxograma do Processo - campo Somente Revisão é assinalado P1 Ofícios e Textos Somente Revisão FECOMERCIO SP SP1 Solicitação de Elaboração ou Revisão de Texto Início P1 Minuta T1 Preencher solicitação de Ofícios e Textos (Somente Revisão) na intranet Anexar minuta (se necessário) T3 Providenciar as devidas alterações N Texto aprovado? S T5 Registrar ofícios/texto no StarSoft (se necessário) FIM N Texto T2 Analisar solicitação Informações suficientes? S T4 Revisar texto da minuta ou redigir texto Anexar texto revisado ou redigido Enviar texto para aprovação 23