Índice 1. Introdução... 2 2. Secção pública aspecto gráfico... 3 3. Acesso á secção reservada... 4 4. Autenticação na área reservada... 6 5. Recuperação de códigos de acesso... 7 6. Área reservada... 8 6.1. Editar perfil... 9 6.2. Declarações de vendas...10 6.3. Certificação da declaração anual de vendas...12 6.4 Classificação dos lubrificantes...13 6.5 Contrato...13 6.6 Certificado...14 IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 1 de 16
1. Introdução A plataforma www.sogilub.net é disponibilizada aos Produtores de Óleos Novos na internet e contém um conjunto de funcionalidades que permitem aos Utilizadores o preenchimento das suas declarações de vendas de uma forma simples e eficaz. A aplicação está dividida em duas secções: Secção pública (área visível a qualquer utilizador que aceda ao portal). É constituída por: o Conteúdos informativos (apresentação da Sogilub e contactos); o Formulário de autenticação; o Formulário de registo; o Formulário de Recuperação de Palavra-Chave. Secção reservada (área que necessita de autenticação no sistema). É constituída por: Formulário de edição de perfil; Listagem das Declarações de Vendas; Conta Corrente (item em desenvolvimento); Classificação dos Lubrificantes; Certificado; Conteúdos informativos (obrigações legais e definições); Contrato; FAQ s; Manual do Utilizador. Nos capítulos seguintes são descritas sucintamente as funcionalidades existentes nas duas secções. IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 2 de 16
2. Secção pública aspecto gráfico 2.1. Secção pública (área visível a qualquer utilizador que aceda ao portal). É constituída por: 2.2. Apresentação da Sogilub Área de Menu Área de Conteúdos Figura 1 página de apresentação 2.3. Contactos permitem consultar os contactos da Sogilub e Delloite, bem como o envio de mensagem através de preenchimento de formulário: Informação de navegação Área de Menu Envio de mensagem via plataforma Figura 2 página de contactos Clique aqui para submeter a mensagem IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 3 de 16
3. Acesso à Secção reservada O formulário de registo encontra-se dividido em três secções: o o o Informação Pessoal Informação da Entidade Responsável da Certificação Na informação pessoal são inseridas as informações referentes ao utilizador da plataforma (pessoa de contacto), como o nome, endereços de e-mail, de correspondência, telefone e fax. Na segunda parte do formulário, são inseridas as informações sobre a entidade a que corresponde o registo, como nome, tipo de sociedade e de produtor de óleos novos, contribuinte, endereço da sede, telefone, fax, nome do (s) responsável (eis) e nº. de CAE. No final do formulário, constam os dados do responsável pela certificação anual, que ao abrigo do contrato de transferência da responsabilidade pela gestão de óleos usados para o SIGOU, compete ao Produtor assegurar a exactidão da declaração anual, a qual, obrigatoriamente é certificada pelo respectivo ROC/ Contabilista certificado devidamente identificado, ou pela administração/ gerência, com poderes para o acto, até ao dia 30 de Março do ano seguinte (ano n+1) ao que disser respeito. Para gravação do formulário de registo, deverá aceitar os Termos e Condições e clicar em Submeter. Ao submeter o registo, a aplicação gera um e-mail automático contendo o código de utilizador e uma palavra-chave que será enviado para o e-mail da pessoa de contacto registado na informação pessoal de registo. Neste momento encontra-se registado em www.sogilub.net e poderá aceder á sua área reservada. IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 4 de 16
3.1. Registo - Aspecto Gráfico Área de Menu Dados da Pessoa de contacto Formulário de Registo Dados do Produtor de Óleos Novos Aceitar Termos e Condições Botão para Submeter Dados referentes ao Responsável pela Certificação Figura 5 - Formulário de Registo IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 5 de 16
4. Autenticação na área reservada A autenticação na plataforma www.sogilub.net é efectuada através de inserção de login (utilizador e password) para acesso restrito à respectiva área reservada; Informação de navegação Área de formulários Área de autenticação por login Área de Menu Área de formulários Figura 6 - Página principal Para aceder á área reservada deverá inserir no formulário de autenticação o código de utilizador e a palavra-chave que lhe foram enviados por e-mail aquando do registo. Inserção de login e validação de dados inseridos Figura 7 - Formulário de Autenticação IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 6 de 16
5. Recuperação de códigos de acesso Para recuperar os códigos de acesso deve seleccionar o formulário seguinte que permite obter os dados de login para acesso à plataforma: Escolher esta opção Figura 8 - Formulário de recuperação de códigos de acesso Após seleccionar a opção Para recuperar os códigos de acesso acederá á seguinte página: Área de Menu Formulário de recuperação de login de acesso Após inserção de dados Clique em submeter Figura 9 - Formulário de Recuperação de Códigos de acesso Os códigos de acesso apenas serão enviados por mensagem automática para o e-mail fornecido que utilizou na informação pessoal/ editar perfil. IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 7 de 16
6. Área reservada Ao aceder a área reservada deverá inserir no formulário de autenticação o código de utilizador e a palavra-chave que lhe foram enviados por e-mail aquando do registo. Opções de Menu da Área Reservada Figura10 - Área Reservada Depois da autenticação bem-sucedida, o utilizador terá ao seu dispor as seguintes opções de Menu: Logout; Editar Perfil; Declaração de Vendas; Conta Corrente; Classificação dos Lubrificantes; Obrigações Legais; Definições; Contrato; Certificado; FAQ s. IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 8 de 16
6.1. Editar perfil Ao entrar na área reservada e seleccionar a opção Editar Perfil, aparecerá um formulário semelhante ao de registo, com a possibilidade do utilizador poder alterar a sua palavra-chave, bem como efectuar a actualização de dados: Formulário disponível em Editar Perfil Submeter Aceitar termos e condições (ao clicar no link poderá consultar os termos e condições da politica de privacidade) Figura 11 - Editar perfil IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 9 de 16
6.2. Declarações de vendas Na opção de Menu, no item de Declarações de Vendas terá acesso a uma listagem (ordenada por trimestre e por ano) com as declarações que a entidade pode preencher até a data actual, ou as que já foram preenchidas e que podem ser visualizadas. Listagem das declarações Estado da declaração Figura 12 - Listagem de Declarações de Vendas Menu As Declarações de Vendas podem apresentar os seguintes estados: Por preencher (o utilizador ainda não introduziu quaisquer dados na declaração). Aberto (a declaração já começou a ser preenchida mas ainda não está fechada, ou seja os dados podem ser alterados). Fechado (a declaração já foi fechada podendo unicamente ser visualizada). Certificado (a declaração anual foi certificada). Conforme contrato de transferência da responsabilidade pela gestão de óleos usados para Sistema Integrado, os prazos para preenchimento das declarações trimestrais e anual, são os seguintes: Declaração do 1º trimestre: de1 de Abril a 20 de Abril; Declaração do 2º trimestre: de 1 de Julho a 20 de Julho; Declaração do 3º trimestre: de 1 de Outubro a 20 de Outubro; Declaração Anual: de 1 de Janeiro a 20 de Janeiro do ano seguinte (n+1). IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 10 de 16
Período da declaração Informação da Entidade Botões de selecção do tipo de declaração Clicar para consultar mais detalhes da descrição Valores da declaração Consulta da Classificação de Lubrificantes Ecovalor total Adicionar marcas (definir nome e tipo) Confirmar marcas a serem guardadas Fechar declaração Guardar declaração remover marcas Colunas para Inserção de quantidades Imprimir declaração Identificação das marcas colocadas no mercado nacional no período da declaração. Figura 13 - Formulário de declaração de Venda IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 11 de 16
o o o No caso de entidades com dois tipos de declarações (Óleos e Veículos), o Utilizador deve preencher a declaração referente aos óleos lubrificantes (declaração com barra de título a preto) e de seguida clicar no botão de veículos (declaração com barra de título a cinza) para preencher a declaração referente aos veículos, máquinas e/ ou equipamentos que contenham óleos. As quantidades introduzidas na declaração de vendas devem estar de acordo com a sua descrição e aplicação, bem como a localização da colocação no mercado: Portugal continental, Madeira e Açores. Os valores inseridos devem estar em toneladas e limitados a 3 casas decimais. 6.3. Certificação da declaração anual de vendas Após o fecho da declaração anual de vendas, a plataforma envia um e-mail automático para o responsável da certificação cujos dados de identificação figuram no Editar Perfil, no item Responsável da Certificação E-mail que irá receber pedido de certificação Figura 13 - Formulário de declaração de Venda Caso pretenda repetir o envio de e-mail é necessário clicar no botão Recuperar e-mail de certificação que se encontra disponível no final da declaração anual correspondente. Só é possível visualizar o botão Recuperar e-mail de certificação se a declaração anual estiver em estado fechado. Permite enviar novo e-mail com pedido de certificação anual Figura 14 Recuperar e-mail de pedido de certificação IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 12 de 16
O responsável da certificação recebe um e-mail com o procedimento a utilizar para certificação da declaração anual com minuta da certificação em anexo e forma de consultar a declaração anual fechada em www.sogilub.net. O estado da declaração será alterado pela Deloitte, de Fechado para Certificado após recepção e validação da minuta da certificação preenchida e assinada (preferencialmente timbrada e carimbada). 6.4 Classificação dos lubrificantes Encontra-se disponível na área reservada a lista de classificação dos Lubricantes que permite a consulta da classificação EUROPALUB e da classificação C.P.L. (que inclui a equivalência ISO quando existente). 6.5 Contrato O Contrato é disponibilizado a cada Produtor de Óleos Novos através da respectiva área reservada para que proceda da seguinte forma: Impressão do contrato em 2 vias (preferencialmente frente e verso); O(s) responsável(eis) com poderes para o acto deve(m) rubricar as duas vias de contrato (incluindo os anexos), carimbar e assinar a página 12ª.; Efectuar o reconhecimento legal da(s) assinatura(s) do(s) representante(s) com poderes para o acto em uma das vias do Contrato; Enviar para a Sogilub as duas vias do Contrato. Depois de recepcionar as duas vias do Contrato a Sogilub: Enviará uma via do contrato rubricada, carimbada e assinada, com reconhecimento legal do representante com poderes para o acto. É crucial que os dados inseridos em Editar Perfil estejam correctos pois o download de contrato assumirá estes dados. Poderá consultar a minuta do contrato em www.sogilub.pt IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 13 de 16
6.6 Certificado de Produtor de Óleos Novos O Certificado SOGILUB destina-se a cumprir prova bastante perante as autoridades competentes de que o Produtor se encontra a cumprir as obrigações e responsabilidades para si decorrentes do Decreto-lei nº. 153/ 2003, no que respeita à gestão de óleos usados, através da adesão ao Sistema Integrado de Gestão de Óleos Usados (SIGOU). 6.7 Exemplo de aspecto gráfico Figura 15 Minuta de Certificado PrON IMP.01.P.11 v01_28 09 2016 Página 14 de 16