Atualmente, a melhor montra que um fornecedor pode apresentar a um comprador é demonstrar que realizou uma auditoria Tendências em Auditorias de Fornecedores e Working Group de Auditorias Entrevista a Ramón Pérez, diretor de Auditorias na Achilles Sul da Europa www.achilles.com
As auditorias como ferramenta adicional capaz de oferecer maior rigor no controlo e validação de fornecedores cada dia ganham mais peso nos departamentos de compras e gestão da cadeia de fornecimento. Ramón Pérez, diretor de auditorias da Achilles, dá-nos as chaves da evolução das auditorias ao longo do tempo, a consolidação destas para a validação dos fornecedores e apresenta-nos o novo projeto de auditorias em comunidade: Working Group de Auditorias uma plataforma de trabalho para as empresas compradoras da comunidade Repro, que poderá mudar o conceito clássico de auditorias de fornecedores nas comunidades da Achilles. 1. Como pode um comprador garantir a fiabilidade dos seus fornecedores? Os compradores estabelecem controlos em função do nível de criticidade do fornecedor. Os controlos mais simples realizam-se aos fornecedores com um nível de criticidade baixo e normalmente consistem em solicitar uma pequena informação. Aos fornecedores com um risco médio exige-se maior quantidade de documentação financeira, apólices e uma validação, ainda que possa ser remotamente. E aos fornecedores críticos aqueles que implicam um risco alto para a empresa compradora devido ao volume de negócio ou ao seu papel na cadeia de fornecimento do comprador são os que se visitam in situ, para comprovar se as suas práticas são o que alegam ser: É aquilo a que chamamos auditoria. 2. Como tem mudado a imagem das auditorias nos últimos anos? Há anos o conceito de auditorias de fornecedores não era muito conhecido entre os fornecedores e as auditorias realizavam-se a poucos. Hoje em dia estendem-se a muitos mais - o que fez com que, ainda que a imagem das auditorias não tenha mudado substancialmente, os fornecedores são agora mais conscientes da importância das mesmas. Por exemplo, na Achilles temos constatado que os fornecedores já estão plenamente conscientes da importância que têm as auditorias para os compradores e demonstram-no mostrando eles próprios cada vez melhor disposição e disponibilidade quando se lhes solicita, em nome de um comprador, serem auditados. Na Achilles temos constatado que os fornecedores já estão conscientes da importância das auditorias para os compradores As disciplinas críticas a auditar são as mesmas para todos os compradores e, portanto, os riscos também
Segurança e conformidade 3. Quais são os motivos pelos quais um comprador decide auditar um fornecedor? A matriz de risco, que categoriza os fornecedores como pouco críticos, importantes e críticos, é a principal força que impulsiona os compradores a solicitar a auditoria a um fornecedor. Mas há outras razões importantes como a sustentabilidade, pois cada vez mais as empresas exigem ou querem trabalhar com fornecedores que cumpram as suas normas de sustentabilidade, RSC ou reputação e por isso exigem auditorias para comprovar o cumprimento por parte dos seus fornecedores. O apoio que as auditorias dão para tomar uma decisão num processo de concurso ou quando vão abrir um novo mercado num novo país são igualmente duas situações chave que impulsionam os compradores a recorrer ao serviço de auditorias. 4. Quais são os aspetos mais valorizados pelos compradores nas auditorias de fornecedores? Os aspetos mais valorizados são aqueles que correspondem aos riscos que os compradores têm de manter sob controlo e que estão relacionados com as áreas de qualidade, meio ambiente, prevenção de riscos laborais ou segurança e saúde, recursos técnicos, recursos humanos e também ultimamente aspetos de cumprimento normativo (compliance), de sustentabilidade e RSC. Poderíamos pensar que cada comprador tem os seus próprios aspetos a valorizar numa auditoria. Nada mais longe da realidade. No final, as áreas críticas a auditar são as mesmas para todos os compradores e, portanto, os riscos a auditar também. A matriz de risco que categoriza os fornecedores como pouco críticos, importantes e críticos é a principal força que impulsiona os compradores a solicitar uma auditoria a um fornecedor 3
Auditorias em comunidade 5. Que áreas-chave são examinadas na auditoria de fornecedores? À parte das áreas relacionadas com a segurança e saúde, meio ambiente, recursos humanos, qualidade, recursos técnicos, RSC, também se analisa qualquer outra que surja e que se considere que deve ser incluída. Por exemplo, quando aparece uma lei nova, como a Lei Geral de Incapacidade ou LGD de há uns anos, realiza-se uma análise da mesma e acrescentamse ao processo de auditoria perguntas relacionadas com este tema. O protocolo de auditoria da Achilles é consensual entre todos os compradores e analisam-se riscos comuns a todas eles. É claro que, com o passar do tempo, este protocolo vai mudando adaptando-se à realidade legal e contextual de cada país. Este protocolo comum é uma das grandes vantagens das auditorias de fornecedores da Achilles. 7. Que vantagens têm as auditorias da Achilles em relação a outras do mercado? A vantagem principal é que trabalhamos em comunidade. Todos os compradores partilham dados e informação. Se um fornecedor se audita, essa mesma auditoria serve para todos os compradores da comunidade. Este sistema permite ao fornecedor poupar tempo mas também dinheiro, pois uma só auditoria é válida para todos os compradores da Repro. Além disso, os fornecedores auditados conseguem posicionarse melhor nas buscas que os compradores fazem no sistema. Neste momento 75% dos fornecedores têm algum certificado de qualidade, como o certificado ISO 9 000, mas nem todos trabalham do mesmo modo. Realizar uma auditoria é uma clara vantagem competitiva face aos restantes fornecedores. 8. O que é exatamente o Working Group de Auditorias? Realizar uma auditoria é uma clara vantagem competitiva face aos restantes fornecedores 6. Porque deveria um fornecedor submeter-se a uma auditoria voluntariamente? Atualmente, a melhor montra de um fornecedor perante um comprador é demonstrar que realizou uma auditoria. Ainda que normalmente as auditorias não sejam voluntárias, na Achilles temos um número importante de fornecedores que já fazem auditorias voluntariamente. Isto deve-se à grande vantagem que o modelo da Achilles oferece: Não é a mesma coisa fazer uma auditoria voluntária com qualquer outra empresa e tentar fazê-la chegar aos compradores um a um, do que fazer uma auditoria com a Achilles - que automaticamente será visível para todos os compradores da Comunidade Repro, que são atualmente 27 das empresas mais importantes desta região. O Working Group de Auditorias é um grupo de trabalho em que se integram grande parte das empresas compradoras da comunidade Repro e que surge quando tomámos consciência de que cada vez mais compradores da Achilles usam o serviço de auditorias. A ideia deste grupo de trabalho é agrupar esses compradores para unir os seus requerimentos e poder adaptar melhor o serviço às necessidades dos nossos clientes. Atualmente a melhor montra de um fornecedor perante um comprador é demonstrar que realizou uma auditoria 4
Working Group de Auditorias 9. Quais são os objetivos do Working Group de Auditorias? O objetivo principal é estabelecer uma metodologia comum para a realização de auditorias e partilhar os relatórios de auditoria entre todos os compradores da comunidade Repro. Isto supõe a criação de um único protocolo que valha para todas as empresas, de forma a que as empresas que façam as auditorias se sintam confortáveis porque todas as questões importantes para eles a realizar aos fornecedores estão incluídas no protocolo. Além disso, queremos estabelecer uma frequência comum para a realização de auditorias devido a existirem compradores que queriam realizar auditorias anualmente, outros a cada dois anos e outros ainda de três em três. Queremos assim chegar a uma frequência uniformizada de auditorias. 10. Como pode um comprador aceder a este Working Group de Auditorias? Seria usando o serviço de auditorias da Achilles. No entanto, qualquer membro da comunidade Repro da Achilles que queira ver como funciona, ainda que não possa implantá-lo na sua empresa, pode aceder ao grupo. Até ao fecho todas as auditorias que um comprador realize são visíveis para os restantes, mas são solicitadas por compradores de forma individual. O que procuramos abrindo o Working Group a todos os compradores é que seja a comunidade inteira a solicitá-las. E acreditamos que é possível. Outro objetivo fundamental do Working Group é manter atualizado o protocolo face às mudanças legislativas e novas tendências dentro das áreas que se auditam. 5
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