Certificação Comercial Corporativa
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- Sabina Filipe Sanches
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1 12 pt Certificação Comercial Corporativa Documento Explicativo Válido a partir de: 17/05/2018 Distribuição: Externa - Pública
2 Índice 1 Objetivo Área de Aplicação Definições Critérios para qualificar a Certificação Comercial Corporativa Processo de Certificação Candidatura Auditoria Avaliação Custos de Certificação Relatório de Transações Fairtrade Extensões de escopo Referências... 6 VERSÃO 12 / PÁG 2 DE 6
3 1 Objetivo Este documento define o modelo para a Certificação Comercial Corporativa. 2 Área de Aplicação Este documento se aplica a todos os clientes que são ou queiram ser certificados em Certificação Comercial Corporativa. Esta opção aplica-se apenas aos comerciantes. Os produtores não estão incluídos. 3 Definições Certificação Comercial Corporativa: Ao contrário da certificação de comerciantes Fairtrade tradicional na qual cada entidade jurídica que compre e venda os produtos Fairtrade detém um certificado individual, a Certificação Comercial Corporativa permite que até cinco entidades jurídicas sejam cobertas por um certificado a fim de comprar e vender os produtos Fairtrade. Uma entidade jurídica atua como "operador principal" (detentor do certificado) e as outras entidades jurídicas são consideradas "associados". Operador principal é a entidade na qual se localiza a pessoa de contato principal para a FLOCERT e onde a "auditoria documental" (veja definição abaixo) ocorre. Os Associados estão cobertos pelo certificado do Operador Principal e estão autorizados a assumir a propriedade legal (ou seja, comprar ou vender) do produto Fairtrade. O termo entidade adicional descreve as entidades próprias ou subcontratadas nas quais ocorrem alguma atividade envolvendo os produtos Fairtrade (por exemplo: fabricantes, torrefadores), mas que não detêm a propriedade legal do produto Fairtrade. Os operadores principais e associados podem usar os serviços de entidades adicionais. O "princípio do local principal de auditoria : Deve ser possível combinar a auditoria documental (ou seja, checagem de transações Fairtrade incluindo contratos, faturas de compra e venda, pagamentos de preços e prêmios, pré-financiamento, planos de fornecimento, aprovações de receitas & embalagens, balanço de volumes/massa, uso da marca, etc.) do operador principal e de todos os associados. Para este fim, um "local principal de auditoria" deve ser definido (geralmente o local do operador principal). No local principal de auditoria, devem estar disponíveis todos os documentos relacionados à auditoria e deve ser fornecido o acesso ao sistema de ERP para o operador principal e todos os associados. Tabela 1: Papel das entidades em estruturas de Certificação Comercial Corporativa Operador principal Associado Auditoria documental x Auditoria de rastreabilidade física x x x Compra e venda de produto Fairtrade x x - Entidade adicional 1 Todos os documentos dos associados devem estar disponíveis na auditoria documental do operador principal. VERSÃO 12 / PÁG 3 DE 6
4 4 Critérios para qualificar a Certificação Comercial Corporativa Os seguintes critérios devem ser preenchidos para solicitar a Certificação Comercial Corporativa. Se algum desses critérios não puder ser cumprido, cada entidade que toma a propriedade legal do produto precisa ser certificada individualmente. 1. A Certificação Comercial Corporativa é constituída por um operador principal e seus associados, se aplicável, por outras entidades adicionais. No mínimo, deve haver um operador principal e um associado. Não mais que quatro associados podem ser cobertos por um certificado. 2. Qualquer uma dos associados pode ter entidades adicionais/subcontratadas, mas estas não devem assumir a propriedade legal do produto, ou seja, comprar ou vender. 3. O "princípio do local principal de auditoria" deve ser cumprido: deve ser possível combinar a auditoria documental (ver definição na seção anterior) do operador principal e de todos os associados. Para este fim, um "local principal de auditoria" deve ser definido (geralmente o local do operador principal). No local principal de auditoria, todos os documentos relacionados à auditoria devem estar disponíveis e o acesso ao sistema de ERP para o operador principal e todos os associados deve ser fornecido Existe apenas uma pessoa de contato designada a manter contato com a FLOCERT e o operador principal e todas os associados. Esta pessoa é responsável por toda a correspondência entre a FLOCERT e o detentor do certificado e deve gerenciar todas as comunicações administrativas, como a organização de datas de auditoria, o acompanhamento de não conformidades, o relato de transações Fairtrade, a atualização da FLOCERT em caso de mudanças na estrutura da Certificação Comercial Corporativa, etc. 5 Processo de Certificação 5.1 Candidatura Os comerciantes precisam se candidatar para a Certificação Comercial Corporativa com a equipe de candidaturas. Os documentos de candidatura são entregues pelo operador principal e consistem, principalmente, em: 1. Questionário de candidatura: Deve ser declarado que o "princípio do local principal de auditoria" pode ser garantido. (As seguintes perguntas precisam ser respondidas: Você pode garantir que a FLOCERT terá acesso a todos os documentos de todas as transações de todos os associados em um só local? Qual sistema de ERP está em uso? O acesso ao sistema de ERP é garantido para todos os associados que fazem parte da Certificação Comercial Corporativa no local principal de auditoria? Você pode garantir que as pessoas de contato necessárias para todos os associados estejam disponíveis na data da auditoria, por exemplo, contadores, compradores, caso haja dúvidas sobre os contratos/pagamentos?). 2. Contrato de certificação assinado pelo operador principal e acordos assinados com os associados que concordem: a) em dar acesso a todas as informações e dados necessários para a auditoria no local principal e b) com o fato de que o seu status de certificação está vinculado ao status de certificação de todas as entidades certificadas sob o Certificado Corporativo de Comerciante. 3. Certificados de incorporação (documentos que mostrem o registro legal de sua empresa e os associados) 2 A rastreabilidade física ou o processamento de produtos compostos no balanço de massa, quando necessário, serão auditados separadamente para cada entidade, veja a seção "Auditoria" no capítulo 5. VERSÃO 12 / PÁG 4 DE 6
5 Uma vez que os documentos estejam completos e as taxas de aplicação e certificação sejam pagas 3, a Permissão para Comercialização será emitida e uma auditoria inicial será realizada no prazo de nove meses da emissão da Permissão para Comercialização. A FLOCERT designará um Analista de Certificação responsável pela gestão da auditoria e certificação de todas as empresas envolvidas na Certificação Comercial Corporativa. 5.2 Auditoria Se a auditoria inicial revelar que a conformidade com os Critérios para todos os associados envolvidos não pode ser verificada no local da auditoria principal, então: - A certificação será negada e todas as entidades envolvidas deverão solicitar a certificação separadamente, ou - Os associados cuja conformidade não pode ser verificada estão excluídos do Certificado Corporativo de Comerciante. Uma vez que todas as não conformidades da auditoria inicial estejam resolvidas, o Certificado Corporativo de Comerciante formal é emitido. Frequência da auditoria após a auditoria inicial: O "local principal de auditoria" será auditado de acordo com o ciclo de certificação definido no SOP de Certificação, capítulo "5. Ciclo de Certificação FLOCERT e critérios de conformidade aplicáveis". O tempo de auditoria no local para o principal é de 1 dia para as auditorias iniciais/de renovação e 0,5 dias para as auditorias focadas. Para cada associado haverá 0,5 dias extra de auditoria para auditorias iniciais/de renovação e 0,25 dias extra para as auditorias focadas. Exemplo: Um operador principal com 3 associados terá 1 dia no local para a auditoria principal mais 3x0,5 dias extras, assim, 2,5 dias de auditoria em uma auditoria de renovação. Desta forma, o total de dias no local é reduzido, se comparado à certificação individual (na qual teríamos um total de 4 dias de auditoria para renovações). O analista responsável pode alterar o tempo de auditoria caso seja necessário. Associados e entidades adicionais geralmente são auditados uma vez por ciclo de certificação e, normalmente, somente é preciso verificar a rastreabilidade física ou o processamento de produtos compostos no balanço de massa. Essa auditoria apenas verificará os requisitos de rastreabilidade do Critério e não envolverá uma lista de verificação completa (geralmente 0,5 dias no local). 5.3 Avaliação Há uma decisão de avaliação e, eventualmente, uma decisão de certificação para toda a estrutura da Certificação Comercial Corporativa. Isto significa que uma não conformidade identificada em uma entidade sob a Certificação Comercial Corporativa pode ocasionar sanções para todas as outras entidades envolvidas. Nos casos em que a rastreabilidade física deve ser verificada no nível de uma entidade associada/adicional, então o relatório de auditoria do operador principal estará sempre vinculado ao relatório de auditoria de qualquer local que foi auditado após a última auditoria do operador principal. 5.4 Custos de Certificação Ver documento Explicativo do Sistema de Taxas de Certificação de Comerciantes (TC FeeSys ED) 3 Comerciantes em transição da Certificação de Comerciantes para a Certificação Comercial Corporativa não pagam taxas de aplicação. VERSÃO 12 / PÁG 5 DE 6
6 5.5 Relatório de Transações Fairtrade Qualquer compra que implique no pagamento do Preço & Prêmio Fairtrade deve ser relatado on-line, trimestralmente, sob o ID da entidade que compra o produto Fairtrade (seja o operador principal ou associado). A pessoa de contato principal recebe um login para o operador principal e para cada associado que é um pagador de Preço & Prêmio e é solicitado a relatar em nome dos associados. 5.6 Extensões de escopo A candidatura para as entidades adicionais é tratada de acordo com o SOP capítulo 6.2 "extensões de escopo". Candidaturas para novos associados: O operador principal envia a sua candidatura à FLOCERT ao submeter uma versão atualizada do 'acordo com o associado' e guarantir que o "princípio de site central de auditoria" pode ser mantido para o associado recém incluído. Então a Permissão para Comercializar pode ser emitida e o associado fará parte da próxima auditoria Fairtrade. 6 Referências SOP de Certificação (Procedimento Operacional Padrão de Certificação) TC FeeSys ED (Documento Explicativo do Sistema de Taxas de Certificação de Comerciantes) TC TCC ApplicationQuestionnaire FO en (Questionário de Candidatura para Certificação de Comerciantes) VERSÃO 12 / PÁG 6 DE 6
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