Tutorial do usuário Alunos Concluintes e Inativos Centro Paula Souza outubro/2016
Sumário Sumário... 1 Tabela de figuras... 2 Introdução... 3 Informações importantes.... 3 Conceitos... 4 Autenticando no sistema WebSAI... 5 Selecionando a opção de Alunos Concluintes... 7 Filtrando uma Lista de Alunos... 8 Registrando Alunos Concluintes...11 Alteração da Situação de Aluno Concluinte...14 Inclusão de Concluinte que não consta no cadastro WEB SAI...16 Alunos Inativos...20 Alunos Inativos em lote...23 Centro Paula Souza 1
Tabela de figuras Figura 1 - Autenticação do WebSAI... 5 Figura 2 - Tela inicial do WebSAI... 5 Figura 3 Barra de Menu com a seleção da opção Concluintes no item Aluno... 7 Figura 4 Relação de alunos vinculados às Unidades... 7 Figura 5 Argumentos de Filtros para Pesquisa... 8 Figura 6 Seleção do argumento Unidade... 8 Figura 7 Seleção do argumento Curso... 9 Figura 8 Seleção do argumento Período... 9 Figura 9 Seleção do argumento Período... 10 Figura 10 Lista de alunos selecionados conforme o filtro escolhido... 10 Figura 11 Lista para seleção com alguns alunos concluintes... 11 Figura 12 Lista com a seleção de todos alunos concluintes da página... 12 Figura 13 Semestre de conclusão selecionado para conclusão de curso... 12 Figura 14 Mensagem pedindo confirmação para conclusão de curso... 13 Figura 15 Mensagem confirmando que a operação foi realizada com sucesso... 13 Figura 16 Lista resultado após conclusão realizada... 13 Figura 17 Lista selecionada para desmatricular aluno ingressante... 14 Figura 18 Tela de edição de situação de Ativo para Concluinte... 15 Figura 19 Tela de confirmação da Alteração... 15 Figura 20 Tela inicial para incluir concluinte não cadastrado... 16 Figura 21 Tela de inclusão de Novo Concluinte... 17 Figura 22 Tela de Novo concluinte minimamente preenchida... 18 Figura 23 Mensagem de erro por falta de campo obrigatório... 19 Figura 24 Botão para acesso aos alunos... 20 Figura 25 Aluno localizado para ser inativado no sistema... 20 Figura 26 Tela de edição de aluno... 21 Figura 27 Tela de edição de aluno Inativo... 21 Figura 28 Mensagem de confirmação de alteração da situação para Inativo... 22 Figura 29 Lista retornada após inclusão de Aluno Inativado... 22 Figura 30 Alunos marcados para serem colocados como Inativos.... 23 Figura 31 Mensagem de confirmação da operação de Alunos Inativados.... 24 Centro Paula Souza 2
Introdução Esse documento tem como objetivo auxiliar as equipes das unidades no registro dos Alunos Concluintes ou Inativos (Evadidos, Transferidos, Trancados, Cancelados, Desistentes, Intercâmbio, etc.). Para a marcação relativa aos alunos concluintes de curso o período é até o 1º semestre de 2016. Para a marcação relativa aos alunos Inativos o período é o 1º e 2º semestre de 2016. O documento fornece um passo a passo de todas as ações que deverão ser realizadas no sistema. Lembramos também que qualquer dúvida conceitual, dificuldades na operação do Sistema, um chamado no Helpdesk ( http://helpdesk.cps.sp.gov.br/default.aspx ) poderá ser aberto. Uma equipe de suporte irá responde-lo com a maior brevidade possível. Informações importantes. O sistema Web SAI é baseado na Web, portanto, qualquer computador ligado na internet poderá ser usado para trabalhar no sistema. O endereço do Sistema é websai.cps.sp.gov.br O login e senha é o mesmo que vem sendo utilizado no WebSAI. Centro Paula Souza 3
Conceitos - Bola Vermelha indica que o Aluno não está matriculado. - Bola Verde indica que o Aluno está matriculado. - Ícone de Lápis é o botão para abrir a edição do registro. - Campo usando para pesquisa, o ícone funíl indica filtro e deve ser acionada para escolha das condições de filtragem. - Condições de filtragem dos argumentos de pesquisa. Centro Paula Souza 4
Autenticando no sistema WebSAI Descrição: O Diretor se identifica no sistema WebSAI. Procedimentos: 1. O Diretor entra no navegador da internet e digita o endereço do WebSAI: Endereço: websai.cps.sp.gov.br 2. O sistema disponibiliza a tela de identificação (imagem abaixo). Figura 1 - Autenticação do WebSAI 3. O Diretor, informa o e-mail e senha (O e-mail e senha que vem sendo usado no sistema WebSAI) e clica no botão Entrar. 4. O sistema irá autenticar os dados e fornecer a primeira tela do sistema. Figura 2 - Tela inicial do WebSAI Centro Paula Souza 5
5. Em caso de esquecimento da senha, clicar no Link Esqueceu a senha?, e execute o procedimento. Um e- mail contendo a senha será enviado para o usuário. 6. Em caso de esquecimento do e-mail, clicar no link Esqueceu e-mail?, e execute o procedimento. Centro Paula Souza 6
Selecionando a opção de Alunos Concluintes Procedimentos: 1. Na tela inicial na barra de menu, selecionar com o mouse o item Alunos e deslizar o ponteiro até a opção Concluintes. Figura 3 Barra de Menu com a seleção da opção Concluintes no item Aluno 2. Clicar na opção Concluintes. O Sistema demonstra a tela inicial com uma lista com todos alunos vinculados às unidades vinculadas ao Diretor ou ao Representante. Figura 4 Relação de alunos vinculados às Unidades Centro Paula Souza 7
Filtrando uma Lista de Alunos Descrição: O Diretor e/ou Equipe de Direção deve(m) determinar a diretriz para registro dos alunos concluintes, o que normalmente é realizado pelas Unidades para facilitar o registro dos concluintes é o registro por Curso, Período e por ordem alfabética de alunos. Isto para realização de registro de concluintes em lote, porém o sistema também permite informar ingressante individualmente. 3. O Diretor define a unidade, o curso, o período e a Situação do Aluno, que serão registrados os alunos concluintes. 4. Qualquer item e/ou combinação dos itens na barra de filtros podem ser utilizados com argumentos de pesquisa. Figura 5 Argumentos de Filtros para Pesquisa 5. Para definir a unidade, o Diretor deverá clicar na seta e escolher o nome da unidade que o Sistema filtrará dentre a(s) unidade(s) vinculada(s) a Direção. Figura 6 Seleção do argumento Unidade Centro Paula Souza 8
6. Para definir o Curso, o Diretor deverá clicar na seta e escolher o nome do curso que o Sistema filtrará dentre o(s) curso(s) relacionados a Unidade selecionada. Figura 7 Seleção do argumento Curso 7. Para definir o Período, o Diretor deverá clicar na seta e escolher o Período que o Sistema filtrará dentre o(s) Período(s) relacionado(s) ao Curso da Unidade selecionada. Figura 8 Seleção do argumento Período Centro Paula Souza 9
8. Para definira Situação do Aluno, o Diretor deverá clicar na seta e escolher a Situação que o Sistema filtrará dentre a(s) Situação no Período relacionado ao Curso da Unidade selecionada. Figura 9 Seleção do argumento Período 9. A medida que os filtros estão sendo selecionado o sistema já vai produzindo a lista de alunos resultado da pesquisa. Terminada a seleção a tela exibida é a lista resultado final, conforme a figura a seguir. Note descendo a barra de rolagem, no final da página (rodapé) é exibido a quantidade de páginas, o número de alunos selecionados e o número total de alunos com as características filtradas. Figura 10 Lista de alunos selecionados conforme o filtro escolhido Descrição: A quantidade de alunos por página pode ser alterada pelo usuário que está consultando a lista, basta para isso selecionar a opção de Itens por Página conforme mostra a seta na tela anterior. Centro Paula Souza 10
Registrando Alunos Concluintes Descrição: Nessa atividade, o Diretor registra a conclusão de curso dos alunos selecionados, note que nesta orientação é possível registrar a matrícula de um ou mais alunos em um mesmo curso. Pré-Requisitos: Lista de Alunos Selecionados em um mesmo curso e período, de uma mesma Unidade. 1. Na tela com a lista de alunos selecionados pelo filtro, é possível registrar a conclusão de curso dos alunos, para realizar a tarefa o Diretor e/ou Equipe de Direção deve escolher o(s) alunos que deve(m) ter o registro de conclusão, marcando no quadrado à frente da linha com o nome do aluno concluinte. Figura 11 Lista para seleção com alguns alunos concluintes 2. O Diretor e/ou Equipe de Direção deve informar o Semestre de Conclusão e clicar no botão para registrar a conclusão de curso dos alunos selecionados. (Figura acima). 3. Outra forma de registrar alunos concluintes é marcar todos os alunos da página selecionada, nesta situação o Diretor e/ou Equipe de Direção deve clicar no box de seleção: e executar a operação como na figura anterior. Centro Paula Souza 11
4. O sistema irá marcar todos os alunos da página. Figura 12 Lista com a seleção de todos alunos concluintes da página 5. IMPORTANTE: O Diretor e/ou Equipe de Direção deve informar o Semestre de Conclusão, pois ele é obrigatório para registrar a conclusão de curso dos alunos. Figura 13 Semestre de conclusão selecionado para conclusão de curso Centro Paula Souza 12
6. O Sistema exibe mensagem pedindo confirmação para conclusão de curso dos alunos marcados Figura 14 Mensagem pedindo confirmação para conclusão de curso 7. O Sistema registra os alunos como Concluídos e exibe a mensagem de confirmação. Figura 15 Mensagem confirmando que a operação foi realizada com sucesso 8. O Diretor clica no botão: como na figura acima. 9. O sistema demonstra a tela com a lista dos alunos restantes da seleção e o Diretor e/ou Equipe de Direção repete a operação até que todos os alunos concluintes sejam informados. Figura 16 Lista resultado após conclusão realizada Centro Paula Souza 13
Alteração da Situação de Aluno Concluinte Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode alterar a situação de Aluno Concluinte, os campos que podem ter al: Situação, Data e Observação de Aluno Concluinte, que foram concluídos por erro ou engano. Pré-Requisitos: Aluno Selecionado para alteração de situação. 1. A partir de uma seleção de alunos, com a lista de alunos produzida pelo filtro, é possível alterar a situação de um aluno de ATIVO para CONCLUINTE, ou de CONCLUINTE para ATIVO, para realizar esta tarefa o Diretor e/ou Equipe de Direção deve escolher o aluno que deve ser alterado, usando o ícone de alteração para abrir os dados do aluno. Figura 17 Lista selecionada para desmatricular aluno ingressante 2. O Sistema exibe a tela de edição da situação do aluno para edição. 3. Neste caso teremos duas situações possíveis: a. No caso de um aluno que esta como ATIVO e ira para CONCLUINTE: i. Clicar no campo situação para que o sistema abra as opções: Ativo ou Concluído; ii. Clicar com o mouse no campo data e escolher no calendário a data (dia, mês e ano) da conclusão do curso pelo Aluno; e iii. O campo OBSERVAÇÃO é opcional e se informado ficará guardado no sistema para histórico da Unidade. Centro Paula Souza 14
4. A tela de edição é demonstrada conforme a descrição acima. Figura 18 Tela de edição de situação de Ativo para Concluinte 5. Após o preenchimento dos campos o Diretor deve clicar no botão: para confirmar a atualização, o sistema registra a alteração. 6. CASO NÃO SEJA ACIONADO O BOTÃO, AS ATUALIZAÇÔES DESTE ALUNO SERÃO PERDIDAS. 7. O sistema exibirá uma mensagem confirmando o resultado da operação, o Diretor clica na tecla e o sistema retorna para a tela com a lista dos alunos selecionados Figura 19 Tela de confirmação da Alteração 8. Para fazer a alteração de CONCLUINTE para ATIVO, a operação é análoga a de ATIVO e ira para CONCLUINTE. 9. Neste caso da SITUAÇÃO para Ativo, não esquecer de limpar o Campo Data da Conclusão. Centro Paula Souza 15
Inclusão de Concluinte que não consta no cadastro WEB SAI Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode incluir um aluno que não estava no cadastro do sistema WEBSAI e que necessita ser registrado como concluinte. Isso acontece com Alunos que nunca participaram de pesquisas anteriores, seus cadastros não existem nas bases do WEBSAI, não aparecendo nas listas de concluintes da Unidade 1. Na tela inicial de seleção de Concluintes o Diretor e/ou Equipe de Direção deve escolher o botão de incluir concluinte não cadastrado: Figura 20 Tela inicial para incluir concluinte não cadastrado 2. Centro Paula Souza 16
A tela de Novo concluinte é exibida e o Diretor deve tomar atenção e preencher os campos obrigatórios referentes aos Dados Pessoais, sinalizados com (*). Os campos: Nome, Documento de Identificação, Data de Nascimento, Estado Civil, e-mail e UF, serão utilizados para validação cadastral. Figura 21 Tela de inclusão de Novo Concluinte 3. O Diretor deve complementar os Dados Acadêmicos do Aluno, escolhendo na lista as informações: Unidade Educacional, o Curso, o Vínculo e Período. Essas Informações serão usadas para validação do Aluno na Unidade e a disponibilização do Questionário respectivo. 4. Centro Paula Souza 17
Após ter preenchido minimamente as informações pessoais e acadêmicas do novo aluno ingressante, o Diretor deve conferir as informações e salvar clicando na tecla: Figura 22 Tela de Novo concluinte minimamente preenchida 5. Após a inclusão do Aluno Concluinte o sistema retorna para tela inicial com a lista selecionada. 6. IMPORTANTE: O Aluno Concluinte foi inserido na base do WEB SAI com a situação de seu cadastro como Concluído, ficando, portanto, como Aluno Egresso e tendo seu questionário disponibilizado para ser respondido. Centro Paula Souza 18
7. Caso não seja informado algum campo, o sistema relacionará os campos faltantes que são obrigatórios. Figura 23 Mensagem de erro por falta de campo obrigatório Centro Paula Souza 19
Alunos Inativos Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode registrar os alunos Inativos (transferidos, desistentes, cancelados, trancados, evadidos, intercâmbio, etc.). 1. Na tela inicial na barra de menu, selecionar com o mouse o item Alunos e deslizar o ponteiro até a opção Inativos. Figura 24 Botão para acesso aos alunos 2. A operação para localizar um aluno é análoga a orientação de Aluno Concluinte, e para isso basta usar a barra de pesquisa e filtragem. 3. Usando o ícone de edição, o Diretor deve abrir o registro do aluno para informar a inativação. Figura 25 Aluno localizado para ser inativado no sistema Centro Paula Souza 20
4. O sistema irá exibir a tela de dados cadastrais do Aluno Inativado Figura 26 Tela de edição de aluno 5. Após alterar a situação do Aluno para Inativo, o Diretor deve acionar o botão: para confirmar a alteração. Figura 27 Tela de edição de aluno Inativo Centro Paula Souza 21
6. O sistema irá exibir uma mensagem de confirmação da operação. Figura 28 Mensagem de confirmação de alteração da situação para Inativo 7. Basta acionar a tecla: para retornar a tela inicial de pesquisa. Figura 29 Lista retornada após inclusão de Aluno Inativado Centro Paula Souza 22
Alunos Inativos em lote Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode registrar a Inativação de vários alunos em uma mesma tela. 1. Está operação é análoga a orientação de Aluno Concluinte, e para isso basta usar a tela com a lista selecionada pelo Diretor e/ou Equipe. 2. O Diretor pode realizar a operação de Alunos Inativos em Lote, isto é... : Vários alunos serão colocados na situação de Inativos ao mesmo tempo. 3. O diretor deverá marcar todos, clicando no quadrado acima da palavra Marcar todos ; ou 4. Podem ser selecionados usando o quadrado a frente de cada aluno, na mesma coluna do Marcar todos. Figura 30 Alunos marcados para serem colocados como Inativos. 5. Escolher os alunos que serão registrados na situação de Inativos marcando com o mouse a caixa de escolha a frente do nome do Aluno. 6. Escolher o Semestre de Inativação e acionar o botão: Centro Paula Souza 23
7. Por se tratar de uma operação crítica, o sistema irá solicitar a confirmação da operação de Inativação de Alunos em lote. Figura 31 Mensagem de confirmação da operação de Alunos Inativados. 8. Basta acionar a tecla: para retornar a tela inicial de pesquisa. FIM DAS ORIENTAÇÕES DESTE MANUAL Centro Paula Souza 24