Política de Viagens Última Atualização em 18/07/2017 As informações neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. Copyright 2017 HBSIS. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida, transcrita ou transmitida por qualquer meio eletrônico ou mecânico, sem a permissão expressa por escrito da HBSIS. Documento Confidencial. Utilização apenas interna.
Índice INTRODUÇÃO... 3 OBJETIVO... 3 DEFINIÇÕES... 3 METAS A ATINGIR... 3 REGRAS... 3 TRANSPORTE... 4 HOSPEDAGEM... 5 DOCUMENTAÇÃO DE VIAGEM... 5 ADIANTAMENTO DE VIAGEM... 5 RELATÓRIOS DE VIAGEM... 6 PREENCHIMENTO DO RDV RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM... 8 Política: Viagens 2
INTRODUÇÃO Este documento reúne os padrões e demais elementos que visam o controle dos gastos com o deslocamento dos colaboradores da HBSIS, esta política possui prazos, regras e níveis de aplicação de valores. OBJETIVO Definir as regras de gastos correspondentes a VIAGENS aplicáveis a empresa HBSIS. Fazem parte deste pacote: Viagens: Aéreo e Terrestre Viagens: Relatório de Viagem DEFINIÇÕES Colaborador: refere-se ao executivo, funcionário, estagiário, convidado ou terceiro, devidamente autorizado a viajar pela empresa. Viagem a Serviço: é quando o colaborador, por interesse da empresa, necessita deslocar-se de sua base geográfica para outro lugar fora do município. Hospedagem: refere-se a acomodação do colaborador durante o período da viagem exclusivamente a serviço. METAS A ATINGIR Padronizar, controlar e reduzir os gastos com viagens. REGRAS REGRAS DE UTILIZAÇÃO E RECURSOS: Todo e qualquer serviço de viagem será solicitado pelo colaborador mediante solicitação no sistema ToOdo, devidamente preenchido com todas as informações necessárias. Conforme descrito no item abaixo COMO PROCEDER: SOLICITAÇÃO DE VIAGENS. As viagens devem ser solicitadas com antecedência mínima de 7(sete) dias antes do dia da viagem, é necessário este período para garantir as tarifas mais baixas, evitando trocas e remissões que determinem a alteração para valores superiores ou aplicação de multas e pagamento de no show tanto para aéreo como para hotelaria. Política: Viagens 3
COMO PROCEDER: SOLICITAÇÃO DE VIAGENS Todos os serviços necessários à execução de qualquer viagem a trabalho deverão ser solicitados ao setor administrativo através do sistema ToOdo, com TODAS as informações completas, incluindo origem e destino, translado, horário do transporte, reserva de hotel, locação de veículo, centro de custo, projeto, serviço, valor de adiantamento financeiro e especificar se o custo da viagem será por conta da HBSIS ou do cliente. Somente com estas informações completas, será possível o encaminhamento para as devidas cotações. A área administrativa procederá às reservas e retornará ao colaborador solicitante, os preços dos serviços e demais informações das reservas efetuadas. A HBSIS se compromete em informar, com antecedência de 2(dois) dias úteis ao colaborador solicitante da viagem, os dados referentes a viagem que será realizada - salvo casos em que a solicitação de passagem não ocorra em tempo hábil (7(sete) dias antes do dia da viagem). A área administrativa enviará por meio digital (e-mail ou outros) os documentos da viagem ao colaborador e/ou deixando a sua disposição em local previamente combinado. Se houver algum imprevisto durante a viagem e necessitar de alguma alteração, deve-se contatar primeiramente a agência, cujo contato consta no voucher recebido por e-mail. Caso não conseguir contato, ligar para o ADM Viagens (47) 99923-6372. TRANSPORTE A definição sobre o meio de transporte mais adequado para a empresa é de responsabilidade do Gestor imediato do colaborador. Transporte Terrestre Locações e veiculo particular: Uso de veículos alugados: Antes de alugar o veículo, deverão ser verificadas outras alternativas, como táxi ou ônibus, e optar pela alternativa mais econômica. A locação deverá ser realizada com autorização do Gestor via e-mail para o Administrativo/Viagens. O carro deve ser de modelo econômico e incluindo o seguro contra acidentes. o Uso de veículos particulares: É requisito obrigatório que o veículo seja segurado para ser utilizado a serviço. Para a utilização do veículo próprio o colaborador terá que assinar o Termo de Compromisso para uso de veículo próprio (anexo1). Conforme estipulado pela área administrativa, o valor do km rodado é de R$0,87, aonde o cálculo da quilometragem deverá estar descrito no Relatório de Viagem. Requisitos para utilização de veículos alugados ou particulares: - Deverão ser utilizados apenas para o itinerário do roteiro; - Não dirigir sob os efeitos de substâncias tóxicas e/ou alcoólicas; - O condutor será sempre o viajante solicitante; - Ter habilitação B e não vencida. Política: Viagens 4
Importante: A área administrativa utilizará sempre a opção de transporte de menor custo, e, o veículo alugado ou da empresa é para uso exclusivo a trabalho, não podendo o colaborador oferecer carona para pessoas não relacionadas ao trabalho. Transporte Aéreo: A área administrativa utilizará sempre a opção de voo de menor custo disponível para o trecho solicitado, considerando prioritariamente os acordos comerciais e as promoções existentes. Os bilhetes, tanto nacionais como internacionais, só serão emitidos após aprovação: o o Viagens Internacionais devem ser aprovadas pela Direção através de e-mail. Viagens Nacionais devem ser aprovadas pelo gestor da área através do sistema ToOdo. Nos imprevistos, viagem cancelada ou não realizada, uso parcial do roteiro emitido ou eventual não utilização de bilhetes, deverão ser comunicados e encaminhados, no mesmo dia do ocorrido, à área administrativa, para que sejam providenciados os cancelamentos e/ou reembolsos. Os benefícios dos programas de milhagem serão creditados aos colaboradores. Mas, a participação nestes programas não deve influenciar a seleção dos voos, de modo a resultar em custos adicionais para a empresa. Nas viagens não há objeção a que o colaborador viaje acompanhado. Da mesma forma, quando uma viagem terminar em sexta-feira ou véspera de feriado, não há objeção a que o colaborador utilize seu tempo livre para fins pessoais. Em ambos os casos todas as despesas adicionais, incluído diferenças de passagens, são responsabilidade do próprio e não deverão interferir com os objetivos da viagem. HOSPEDAGEM A permanência da viagem deve ser a menor possível para minimizar a utilização de hotéis. O endereço do cliente deverá ser informado no momento da escolha do hotel para que a área administrativa possa analisar um hotel com melhor custo benefício. Na ocasião de existir mais de um colaborador hospedado em um mesmo estabelecimento, sendo do mesmo sexo, estes serão acomodados em um único apartamento, sempre respeitando o limite de dois colaboradores por apartamento. Reserva não utilizada e não cancelada no prazo de até 36 horas antes da data marcada para a entrada do colaborador no hotel, poderão implicar no pagamento da primeira diária (no show). Uma vez comprovado que o atraso for injustificado estas despesas serão da responsabilidade do colaborador. DOCUMENTAÇÃO DE VIAGEM A responsabilidade pela necessária documentação para viagem, própria e do veículo, é do colaborador, que deverá providenciá-la e controlar seus prazos de validade. A área administrativa deverá fornecer todas as informações necessárias sobre as exigências de documentação e encaminhará as solicitações de vistos necessários junto a Consulados e Embaixadas, desde que haja tempo hábil para sua obtenção. Política: Viagens 5
ADIANTAMENTO DE VIAGEM O adiantamento de viagem poderá variar conforme distância e permanência no local e deverá ser solicitado com 48 horas de antecedência para melhor programação do financeiro. Os adiantamentos serão disponibilizados com antecedência de 08 horas úteis do dia da viagem e a prestação de contas, através do RDV, deverá ocorrer em 48 horas úteis após a chegada. O valor de adiantamento é individual e intransferível, não podendo ser utilizado para mais de um colaborador, ou seja, cada viajante prestará contas de suas despesas, não podendo incluir na sua prestação de contas, despesas de outro viajante da empresa. A prestação de contas deverá ser feita em espécie (dinheiro). RELATÓRIOS DE VIAGEM Importante: Notas e recibos rasurados e/ou com informações incompletas serão passíveis de não reembolso. DESPESAS COM ALIMENTAÇÃO O valor da alimentação é limitado em R$ 50,00 por dia não cumulativos, quando custeado pela HBSIS, nas viagens em que o estabelecimento ao qual o colaborador estiver hospedado não dispor do café da manhã incluso na diária, a HBSIS disponibilizará por dia, até R$ 15,00 para o café da manhã. Quando o custo for do cliente Ambev o valor máximo de alimentação será de R$ 30,00 por refeição não cumulativos. Nas unidades Ambev que existirem restaurantes corporativos, deve-se solicitar o ticket de visitante para almoço na unidade. Não serão reembolsados almoços em cidades que existam restaurantes corporativos Ambev. Quando o custo for do cliente BRF o valor máximo de alimentação diária será de R$70,00 não cumulativos. Para viagens internacionais o valor da alimentação é limitado em 50USD (dólares) por dia não cumulativos. Para os clientes que não possuírem acordos que determinam os limites de alimentação e outros, valerá o valor diário de R$ 60,00 não cumulativos. A HBSIS não custeia nem ressarce despesas com guloseimas (balas, chicletes, chocolates, salgadinhos, sorvetes, picolés, etc), bebidas alcoólicas e cigarros. Em observância a compromisso comercial estabelecido com a AMBEV, a HBSIS também não custeia nem ressarce a aquisição de qualquer produto concorrente com aqueles produzidos pela AMBEV. Compreende-se como viagem cuja km seja igual ou maior que 50km no raio de ida. Compreende-se como meia diária, viagem com saída a partir das 13:00h PM e o retorno com chegada até 18:00h PM. Política: Viagens 6
Compreende-se como uma diária, viagem com saída antes das 13:00 PM e chegada após 18:00h PM. As notas fiscais de refeições deverão acompanhar o Relatório de Viagens e deverão indicar claramente valores e a data em que foram emitidas, o valor disponível diário de alimentação é não cumulativo, ou seja, os comprovantes das refeições deverão ser diários respeitando os valores desta política. A ausência de notas de despesas que entraram no cálculo do Relatório de Viagens, não será reembolsada. DESPESAS DE LOCOMOÇÃO: Devem ser contempladas apenas as despesas complementares de locomoção: Transporte Coletivo: serão ressarcidos as passagens de ônibus intermunicipais, interestaduais e internacionais e os tickets de outros meios de transporte coletivo, como barcas e trens, cujos comprovantes deverão ser anexados ao Relatório de Viagens. Sempre que houver mais de uma alternativa para o mesmo percurso, deverá ser escolhida a de menor preço. É facultado o uso de ônibus leito em viagens noturnas ou com duração superior a cinco horas. Veículos Locados: as despesas com combustível serão reembolsadas mediante apresentação das respectivas notas fiscais, nas quais devem constar obrigatoriamente e de forma legível a quantidade de litros fornecidos, o valor unitário, o valor total, a placa e a quilometragem do veículo no momento do abastecimento. Serão de responsabilidade do condutor as infrações de trânsito e avarias veiculares ocasionadas pela falta de direção defensiva, a HBSIS não se responsabiliza pelo pagamento de multas e danos provenientes destas naturezas. Veículo do Colaborador: o uso de veículos pessoais a negócios e a serviço da empresa em viagens será precedido da assinatura do Termo de Compromisso para Uso de Veículo Próprio (Anexo1). Conforme estipulado pela área administrativa, o valor do km rodado é de R$ 0,87. Despesas de combustível não serão ressarcidas, tendo em vista que compõem o cálculo do km rodado. Serão de responsabilidade do condutor as infrações de trânsito e avarias veiculares ocasionadas pela falta de direção defensiva, a HBSIS não se responsabiliza pelo pagamento de multas e danos provenientes destas naturezas. Uber/Táxi: A fim de reduzirmos os custos com locomoção o viajante deverá dar prioridade ao uso do Uber durante sua viagem e o recibo Uber enviado por e-mail deverá ser anexado no RDV. Nas regiões em que a empresa Uber não atua, o uso de táxi será liberado e, no verso de todos os recibos, deverá constar a informação do itinerário (origem e destino) e o nome da pessoa que utilizou o serviço de táxi. PS: Não aceitaremos recibos de táxi sem informações do motorista (assinatura, CPF, placa do carro ou telefone de contato). Quando houver mais de um colaborador executando serviços no mesmo cliente, estes deverão sempre que possível utilizar o mesmo transporte para o hotel e para as refeições. Pedágio: Quando utilizado carro particular ou locado (entende-se que não havia outro meio disponível de efetuar a viagem) e no trajeto quando houver pedágios, deverá o colaborador apresentar as notas/comprovantes no Relatório de Viagem. Política: Viagens 7
Estacionamento: Quando utilizado carro particular ou locado (entende-se que não havia outro meio disponível de realizar a viagem) e for necessário pagar estacionamento, a nota/comprovante deverá ser entregue juntamente com o Relatório de Viagem. Taxas extras oferecidas pela companhia aérea: A HBSIS reserva-se o direito de não reembolsar valores referente a excesso de bagagem particular, escolha de assentos confortos, e outras taxas oferecidas pela companhia. EXTRAS DE HOSPEDAGEM: Os extras de hospedagem serão quitados conforme instrução constante na confirmação da reserva do hotel. Para fins de ressarcimento, o colaborador deverá, no ato da saída do hotel, requerer resumo de sua estadia. Mediante Relatório de Viagem, serão consideradas apenas as seguintes despesas: Lavanderia: A lavanderia somente deverá ser utilizada após três dias de estadia no hotel. Nos casos onde o hotel não dispuser deste atendimento, é permitido utilizar serviço terceirizado de lavanderia. Telefone: A HBSIS não permite o uso do telefone corporativo para ligações particulares, mas permite o uso do telefone celular particular para ligações particulares do viajante, por no máximo 05 (cinco) minutos por dia. A HBSIS reserva-se o direito de não ressarcir as despesas com ligações telefônicas particulares feitas do hotel, e, reserva-se o direito de não ressarcir as despesas com ligações telefônicas particulares que excederem aos 05 (cinco) minutos diários. O ressarcimento será feito mediante comprovação destas ligações constantes no extrato da conta de celular particular do viajante. Comunicações: O uso de telefone, internet e fax, serão permitidos para fins de trabalho. O ressarcimento de despesas de comunicação contraídas em hotel só será feito mediante comprovante, onde estarão indicados os números dos telefones/fax, bem como os nomes das empresas e pessoas contatadas. O pagamento pela utilização de Internet será ressarcido somente em uso a serviço. Observa-se que qualquer despesa de comunicação, mesmo a serviço, contraída em viagem, deverá constar na prestação de contas da viagem RDV (Relatório de Despesas de Viagem). PREENCHIMENTO DO RDV RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM Preenchimento do RDV: É necessário que o Relatório de Despesa de Viagem seja preenchido com todos os dados solicitados corretamente. Caso haja dados incompletos e/ou incorretos ocasionará atrasos no ressarcimento e no faturamento. O RDV deverá ser impresso, anexado às notas de despesas e entregue ao Administrativo. O RDV de colaboradores que não estão sediados em Blumenau deverá ser enviado pelo Correio constando assinatura e os respectivos recibos, e também deverá ser enviado por e- mail à área Administrativa. Em casos de ressarcimentos/devoluções de despesas de Política: Viagens 8
viagens, este somente será efetuado após o recebimento dos Relatórios de Despesas de Viagens pelos Correios e sua respectiva conferência e autorização. O ressarcimento ao viajante ocorrerá em, no máximo, uma semana após o ato da entrega do RDV contendo todas as notas fiscais, ao Administrativo. Se após a conferência pelo Administrativo, o viajante tenha algum valor a devolver à empresa, será notificado e terá o prazo de 02 dias úteis após a notificação para fazê-lo. Nos casos em que o viajante tenha valor de adiantamento de viagem a devolver à HBSIS no retorno de sua viagem, deverá fazê-lo no ato da entrega do RDV ao Administrativo. O RDV deve ser entregue à HBSIS em um prazo máximo de 48 horas após o retorno da viagem. É prioridade que o colaborador acerte suas despesas de viagem com o cliente no término dos serviços. O setor administrativo financeiro tem a liberdade, em caso de divergência nas notas de despesas, de consultar o colaborador/ líder/ cliente para esclarecimentos. Em toda solicitação de viagem aonde o custo é do Cliente, deverão ser preenchidas todas informações de faturamento (Nome do solicitante/ Conta Contábil/ PO/ PEP/ CAPEX/ ID Aprovador/ Nome aprovador). As informações neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. Copyright 2017 HBSIS. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida, transcrita ou transmitida por qualquer meio eletrônico ou mecânico, sem a permissão expressa por escrito da HBSIS. Política: Viagens 9
Anexo1 Termo de compromisso para uso de veículo próprio Eu, inscrito (a) no CPF, considerando minha espontânea vontade em utilizar veículo próprio nos deslocamentos para realização de serviços e negócios para a HBSIS Soluções em TI LTDA, bem como minha preferência em optar por este meio de transporte em detrimento daquele oferecido pela referida empresa, manifesto expressa concordância com as condições abaixo especificadas: 1. Declaro portar Carteira Nacional de Habilitação em estado regular, bem como somente utilizar veículo de minha propriedade, devidamente licenciado e regularmente desembaraçado para efetuar os referidos deslocamentos. 2. Comprometo-me a manter o veículo em perfeitas condições técnicas para a realização dos deslocamentos em questão, devidamente revisado e não apresentando qualquer problema mecânico que comprometa a minha segurança ou de terceiros. 3. Comprometo-me a conduzir pessoalmente o veículo, não transportando terceiros durante os deslocamentos, salvo com expressa autorização da HBSIS. 4. Comprometo-me a observar rigidamente todas as normas de trânsito na condução do veículo, bem como assumo custear plena e isoladamente toda e qualquer autuação de trânsito decorrente dos deslocamentos em questão. 5. Declaro plena e isolada responsabilidade por qualquer dano a que eu eventualmente venha a dar causa em decorrência dos deslocamentos, isentando desde já a HBSIS e comprometendo-me a repará-la integralmente por qualquer desembolso que esta seja obrigada a efetuar, por conta do ocorrido. 6. Comprometo-me a manter seguro do veículo, com cobertura de danos materiais e morais, inclusive causados a terceiros. 7. Estou ciente de que a remuneração do gasto do veículo será exclusivamente pelo valor do quilômetro rodado estipulado pela área administrativa, de acordo com a tabela vigente. Tenho ciência de que as despesas de combustível, consertos e manutenção não serão ressarcidas, eis que compõem o cálculo do quilômetro rodado. Blumenau, de de 20. Política: Viagens 10