1. PRÁTICA EFICAZ DE GESTÃO EDUCACIONAL 1.1 Histórico O contato com as escolas de Ensino Médio iniciou de forma modesta nos primeiros anos de Vestibulares, quando a instituição buscava a divulgação de seu programa de ingresso, atraindo mais inscrições. No entanto, as iniciativas eram isoladas, sendo restritas a esses períodos. Quando um novo processo seletivo era lançado, o contato já havia se perdido, o que desqualificava a interação do Unilasalle com as principais escolas que tinham vínculo com seus potenciais alunos. Mesmo realizando ações emergenciais e sem um planejamento que contemplasse as características de cada público e suas necessidades, o retorno trazido pelas ações realizadas foi sendo percebido. Dessa forma o processo começou a ser profissionalizado, e foi crescendo entre as lideranças a consciência da importância do relacionamento com os alunos, pois era necessário manter e qualificar os serviços oferecidos aos estudantes. A iniciativa de criação do projeto se deu através da percepção do núcleo de relacionamento com mercado de estar mais próximo das escolas e estudantes de Canoas e Região, através de atividades realizadas durante todo o ano, buscando auxiliar e beneficiar o estudante quanto a sua escolha profissional. O projeto Vestibular 365 dias foi criado em setembro de 2010, pelo Núcleo de Relacionamento com Mercado, vinculado ao setor de Marketing do Unilasalle, que sentiu a necessidade de sistematizar ações de relacionamento com o público-alvo do centro universitário: alunos concluintes do Ensino Médio. As ações, antes pontuais, passaram a focar na criação de um vínculo duradouro entre o meio acadêmico e as escolas, aproximando estudantes de Canoas e Região Metropolitana da Instituição, através de atividades gratuitas desenvolvidas durante todo o ano, com o objetivo de auxiliar o estudante em sua escolha profissional. As primeiras ações desenvolvidas foram o Open House, a Visita Externa e o evento Campustour, assim como a participação em Feiras das Profissões. Com o tempo começaram a ser formuladas Oficinas, oferecido o serviço de Orientação Profissional, e programadas Palestras e Aulas Experimentais, culminando com a realização de um Simulado Virtual do Enem. Cada ação é customizada, estruturada em parceria com a direção da escola, criando ações de relacionamento direcionadas às necessidades específicas das escolas. 1
1.2 Objetivos O Vestibular 365 dias tem como objetivo divulgar o vestibular e cursos de graduação do Unilasalle, através de ações que não se limitam ao período de inscrições. Além disso, o projeto prioriza: Apresentar ao estudante uma maneira ampla de conhecer a sua futura formação; Proporcionar ao aluno um momento único, com novas experiências, auxiliando-o em sua escolha profissional e agregando conteúdo ao dia a dia escolar; Fortalecer a marca através de ações permanentes, tornando-se referência na escolha profissional do estudante; Promover interação entre o Unilasalle e as escolas de Canoas e região. 1.3 Público Alvo Atingido O Vestibular 365 dias é destinado a alunos de escolas de ensino médio, públicas e privadas da região, captadas através do contato com diretores e orientadores, que mantém um vínculo com a equipe o Núcleo de Relacionamento com Mercado do Unilasalle. As cidades de prospecção são: Canoas, Esteio, Sapucaia do Sul, São Leopoldo, Novo Hamburgo, Porto Alegre, Nova Santa Rita, Gravataí e Cachoeirinha. 1.4 Descrição das Atividades Implantadas O contato com os responsáveis (diretores e orientadores) é realizado através de telefone e envio de convite virtual por uma equipe capacitada que presta informações e prioriza as necessidades dos estudantes. Com o decorrer do tempo, o projeto se tornou referência para os responsáveis, criando um vínculo entre o Unilasalle e as escolas de Canoas e Região Metropolitana, através de convites e pedidos para agendamento de atividades que atendem a demanda escolar. 2
Após o agendamento da atividade, a escola recebe um cartaz com a programação completa do dia, para que possam divulgar aos seus alunos. 3
Cartaz com a programação completa sobre a visita que recebemos do Colégio La Salle Caxias no dia 18/06. Ao término da visita, os alunos e responsáveis pelas escolas, recebem por e-mail, um e-flyer de agradecimento pela visita ou acolhida, onde consta o link do blog do Vestibular 365 dias, ferramenta utilizada para postar todas as ações realizadas, bem como as fotos e informações sobre os cursos de graduação e vestibular do Unilasalle. (http://vestibular365dias.unilasalle.edu.br/). E-flyer de agradecimento enviado aos estudantes participantes das ações promovidas pelo Vestibular 365 dias. 4
As atividades foram planejadas e criadas através de percepções sobre as necessidades estudantis. Sendo assim, são oferecidos os seguintes serviços: Open House O Centro Universitário La Salle abre as portas para que escolas interessadas possam conhecer a infraestrutura e o projeto pedagógico da Instituição, além de obterem informações sobre os cursos de graduação ofertados. Na oportunidade, os estudantes realizam teste vocacional, assistem a palestras sobre projeto de vida, cultura digital, mercado de trabalho e visitam os espaços do Unilasalle, momento em que conhecem os laboratórios, a biblioteca, o Centro Poliesportivo, entre outras dependências, com a entrega de brindes, lanches, transporte gratuito. Visitas realizadas no ano de 2013 no Unilasalle Feira das Profissões O Unilasalle participa de Feira das Profissões promovidas e organizadas por escolas de ensino médio. Na oportunidade, os estudantes percorrem pelos estandes, para isso, contamos com uma estrutura própria, onde a equipe recebe e apresenta o Unilasalle como um todo. Também realizamos a entrega de materiais informativos (guias de cursos, folders do vestibular, portfólios institucionais, flyers dos demais serviços, etc.) além de realizar a entrega e sorteio de brindes promocionais. 5
Participação em feiras estudantis no ano de 2013. Visitas Externas A equipe do Vestibular 365 dias realiza visitas nas escolas de Canoas e região, onde os alunos podem optar por realizar teste vocacional AIP Avaliação de Interesses Profissionais, aplicado por uma psicóloga, participar de palestras com temas atuais ministradas por professores da Instituição e aproveitarem a oportunidade para esclarecer dúvidas e conhecerem um pouco mais sobre o Unilasalle. Visitas realizadas em escolas no ano de 2013. Simulado Enem O Simulado Enem foi criado no segundo semestre de 2012, com o objetivo de prestar um importante serviço à comunidade e divulgar os cursos de graduação do Unilasalle. Aplicando o simulado nos moldes do Enem com questões de edições anteriores (2008 a 2012), os 60 primeiros colocados, são premiados com um kit do Unilasalle, mais inscrição gratuita. No total foram 653 participantes em 2013. Prova realizada num período de 10 dias. 6
Participantes Simulado Enem 495 653 2012 2013 Participantes Simulado Enem Em 2013, contamos com a participação de 653 alunos de mais de 317 escolas. Campustour O campustour é um evento consolidado realizado anualmente, voltado para estudantes do terceiro ano do ensino médio de escolas da Rede La Salle e escolas públicas e privadas de Canoas e região. O evento recebe mais de 1.200 alunos por ano e oferece uma programação com feira das profissões, onde coordenadores e professores de cada um dos 34 cursos de graduação promovem atividades e prestam atendimentos aos alunos interessados. O objetivo é oferecer ao público presente, em um mesmo espaço, atividades lúdicas, interação com a estrutura física e tecnologias disponibilizadas para o aluno do Unilasalle, assim como a integração com coordenadores, professores e alunos dos cursos, além disso, contamos com atrações musicais (diferentes bandas como Acústicos e Valvulados, Claus e Vanessa, Reação em Cadeia e Nenhum de Nós), também são oferecidas palestras sobre mercado de trabalho, futura carreira, priorizando a vinda de nomes renomados e de destaque nacional na área como Max Gehringer, Caco Barcellos, Fernando Jorej, Dado Schneider e Paulão do Vôlei. Oferecemos transporte e lanche gratuito, além de cada aluno participante receber uma camiseta (passaporte de entrada no evento). 7
Vídeo realizado pela MTV, no 4º Campustour em 2010. (http://www.youtube.com/watch?v=jnzai_gqzo8) Vale Conhecimento - No primeiro semestre de 2013, o Unilasalle ofereceu aos candidatos e interessados, aulas gratuitas nos cursos de graduação e também oficina de redação para que os candidatos pudessem tirar suas dúvidas, ter uma experiência vivencial no campus e entenderem o dia a dia dos acadêmicos e do conhecimento em suas vidas. Abaixo, a relação dos cursos mais procurados em 2013: Curso Redes de Computadores Engenharia Civil Direito Eng. de Computação e Telecomunicação Administração Matemática Nutrição 8
Educação Física Enfermagem Turismo Design de Produto Letras Psicologia Engenharia Ambiental Ciências Biológicas Logística Ciências Contábeis Gestão Comercial História Gestão de Recursos Humanos Engenharia da Produção Relações Internacionais Design Gráfico Marketing Engenharia Química Oficina de Redação Blog Vestibular 365 dias - Para promover uma maior interação, dando continuidade ao trabalho desenvolvido, foi criado o blog Vestibular 365 dias onde são postadas matérias, fotos e informações das ações com as escolas participantes. Endereço do Blog enviado aos estudantes. Além do blog, a equipe conta com uma estrutura completa para a realização das ações, totalmente alinhada à identidade visual do projeto, como micro ônibus adesivado, um estande móvel para feiras e eventos, puffs infláveis, notebook, tablets, câmera fotográfica, serviços de SMS, uniformes padronizados, materiais gráficos de todas as campanhas e brindes promocionais e institucionais. 9
2. Liderança 2.1 Equipe envolvida com a Prática Para atender as atividades ofertadas, o Núcleo de Relacionamento com Mercado do Unilasalle que está vinculado ao setor de Marketing da instituição, conta com uma equipe treinada, formada por nove profissionais das áreas de administração e comunicação social, seguindo as orientações da Diretoria de Marketing e Pró-Reitoria Acadêmica e de Desenvolvimento. Esses profissionais dedicam-se exclusivamente a pensar, estruturar, planejar e executar as ações de aproximação com os estudantes desde o seu início, em 2010. O núcleo conta também com elementos de aproximação externos em pontos estratégicos, que foram idealizados para fortalecer a marca institucional e promover um acesso mais direto a informações. Os quiosques foram construídos no Canoas Shopping ( maior shopping de Canoas) e na esquina das Ruas Muck e 15 de Janeiro ( uma das esquinas mais privilegiadas do Campus) que permite o fácil acesso ao Unilasalle. Além do projeto Vestibular 365 dias, o núcleo é responsável pela divulgação dos demais serviços institucionais, bem como Campanha de Vestibular, Pós-Graduação, Mestrado, Extensão e Extravestibular, desde o processo de aprovação das peças até a divulgação dos mesmos em empresas, escolas e demais estabelecimentos parceiros. Contamos também com a parceria de outros setores da Instituição, bem como Eventos (auxílio na execução de eventos de grande porte, como o Campustour), Criação e Desenvolvimento (elaboração de todas as peças de comunicação), Comunicação e Imprensa (responsável por divulgar as ações realizadas nas redes sociais e site institucional, bem como informativos internos) e Núcleo de Inteligência Competitiva (realiza pesquisas sobre o nosso público-alvo). Diretoria de Marketing: Claudia Ferreira Paim Analista de Relacionamento com Mercado Sênior: Luciane Barbosa Amador Analistas de Relacionamento com Mercado Júnior: 03 Assistentes de Relacionamento com Mercado: 02 Agentes de Atendimento: 03 2.2 Participação da Alta Direção O Núcleo de Relacionamento com Mercado está vinculado diretamente a Diretoria de Marketing e a Pró-Reitoria de Desenvolvimento do Unilasalle. O núcleo integra o setor de Marketing, com os setores de Criação e Desenvolvimento, Comunicação e Imprensa, Eventos e Núcleo de Inteligência Competitiva, ambos responsáveis por realizar a divulgação e comunicação da Instituição, com foco sempre no público externo e interno. O acolhimento do projeto Vestibular 365 dias por parte da alta direção também fortaleceu muito a realização dos projetos idealizados, principalmente pela inserção das ações de relacionamento dentro da ferramenta estratégica eleita pela Reitoria na sua tomada de decisão, o Balanced Scorecard BSC. A ferramenta, que traz o mapa e 10
estratégias da instituição alinhadas pela Reitoria, passou a alencar as ações desenvolvidas pela equipe de relacionamento com o mercado dentro do indicador da perspectiva de clientes: Ser percebido pelos clientes como uma instituição de excelência que capacita para o mercado de trabalho, promovendo a captação (ingresso de alunos). Todos os resultados passaram a ser monitorados e acompanhados pela Reitoria e lideranças, que ao perceberem os resultados efetivos das ações, continuaram incentivando a continuidade das mesmas. Reitor: Ir. Paulo Fossatt Vice-Reitor: Ir. Antônio Cledes Casagrande Pró-Reitora Acadêmica: Profª. Vera Lúcia Ramirez Pró-Reitor de Desenvolvimento: Prof. Luiz Carlos Danese Diretora de Marketing: Claudia Ferreira Paim 3. Foco 3.1 Clientes Todas as ações promovidas são focadas no público estudantil de escolas públicas e privadas, estabelecendo um elo e proporcionando melhor comunicação institucional. Além disso, sabemos da grande importância dos jovens no mercado de trabalho atual, que captam novas experiências através da tecnologia e inovação. 3.2 Comunidade O projeto também participa anualmente de atividades voltadas especialmente para a comunidade em geral, como o Dia da Responsabilidade Social, evento promovido pela Pastoral do Unilasalle, onde oferecemos serviços gratuitos, bem como oficinas de artes, orientação profissional, camarim fotográfico, corte de cabelo, etc. Foto tirada no camarim fotográfico, montado pelo Vestibular 365 dias. (http://vestibular365dias.unilasalle.edu.br/2013/09/dia-da-responsabilidade-social.html_) 11
4. Resultados 4.1 Formas de Avaliação Para identificar o perfil do público estudantil, contamos com a parceria do Núcleo de Inteligência Competitiva, que realiza pesquisa nas escolas de ensino médio de Canoas e região, conforme alguns gráficos abaixo que podemos identificar quantos alunos pretendem realizar um curso de graduação e qual o curso mais citado. Você pretende ingressar no Ensino Superior? 6,5% 10,2% 0,6% 60,1% 22,5% SIM, logo após que eu concluir o ensino médio. SIM, mas antes vou me preparar ou fazer cursinho. SIM, mas ainda não decidi quando irei prestar vestibular. Ainda não sei se vou ingressar no ensino superior. Resposta inválida/em branco CURSO Direito 63 Engenharia Civil 46 Medicina 43 Administração 37 Psicologia 31 Engenharia Mecânica 23 Engenharia Química 20 Jornalismo 18 Ciências Biológicas 16 Ciências Contábeis 14 Fisioterapia 13 Ainda não sei qual curso superior faria 76 Escolha por formação técnica ou extensão 16 CITAÇÕES Ranking dos Cursos: os 10 mais citados pelos estudantes 12
4.2 Orçamentos Planilhas dos recursos financeiros do ano de 2013 No ano de 2013, a equipe do projeto teve à disposição o valor total de R$ 72.123,63 para investir em produtos e serviços que melhor atendem aos estudantes. Esse valor foi planejado em ações para captar alunos ingressantes no semestre 2013/2 e 2014/1. 4.3 Indicadores de Satisfação do Cliente Durante as atividades realizadas, tivemos um grau de satisfação bom dos estudantes de 95%, conforme o gráfico abaixo. Obtemos esta informação, através de pesquisas realizadas com os alunos, podendo verificar em quais pontos devemos melhorar e o que podemos continuar, buscando sempre o melhor atendimento ao estudante e público escolar. Avalie o atendimento desta ação 95% 1% 4% Ruim Razoável Bom 13
Durante as ações, também realizamos entrevistas com alunos participantes, questionando-os sobre o que acharam da atividade e o que a mesma contribui sobre sua escolha profissional. Abaixo entrevistamos a estudante Desireé Carvalho e postamos no blog a sua opinião. Matéria postada no blog, no dia 02/10/2013, onde a estudante Desirée Carvalho dá sua opinião sobre a visita que realizou no Unilasalle. 4.4 Indicadores de captação de clientes Desde o início do projeto, em 2010, o projeto já atendeu 55.531 estudantes de Canoas e região. No ano de 2013, atendemos a 49 escolas, auxiliando 13.669 alunos no período de maio a dezembro. Ação Resultados Feira das Profissões 7.683 Visitas Externas 3.270 Open House 699 Simulado ENEM 653 Campustour 1.200 Vale Conhecimento 164 Total 13.669 Com isso, podemos observar abaixo, o grande aumento do número de matriculados nos vestibulares, onde apresentou um acréscimo de 5,3% em relação ao ano anterior. E a taxa de conversão (percentual das inscrições que se converteram em matrícula), foi de 69%, 6% a mais que em 2012. 14
4.5 Outros indicadores de resultados organizacionais Em 2013, tivemos mais de 13.398 visualizações no blog do Vestibular 365 dias, através das postagens de ações realizadas. Isso facilita o contato com os estudantes, que tem o blog como um meio de informação e contato com o relacionamento. 5. Lições Aprendidas As ações estão sendo melhoradas anualmente, através da experiência que a equipe adquire, podem-se visar melhorias para facilitar e agregar conhecimento aos estudantes. Ao final de cada ano, é realizada uma retrospectiva do projeto e podemos visualizar o grande crescimento das ações, e também verificar em quais pontos podemos buscar melhorias.. 6. Ações de Continuidade Visamos continuar as ações realizadas até o momento, pois os resultados alcançados e retornos recebidos pelas escolas foram excelentes, e também tivemos um grande aumento quanto ao percentual de inscritos e matriculados na Instituição. Para 2014, buscamos dar continuidade ao projeto, visando sempre por melhorias e novas ideias, tendo como meta, atender e auxiliar mais de 60 escolas, de março a dezembro, realizando um cronograma personalizado para cada colégio, conforme as suas demandas. 15