Sistema de Custos dos Serviços Públicos Mario Pessoa
CUSTOS NA ÁREA PRIVADA Para cada Produto ou Serviço RECEITA - CUSTO = RESULTADO Contabilidade é pelo regime de competência. Produção é vinculada à demanda. Preço definido em função do custo de produção. Preço dos concorrentes define padrão ou limite. Alta administração diretamente interessada pois o negócio depende da viabilidade econômica do produto ou serviço. Metodologia é conhecida e amplamente aplicada.
CUSTOS NA ÁREA PÚBLICA Receita pública é desvinculada da despesa RECEITA X DESPESA??? Serviços em geral têm forte caráter monopolista ou monopsonista. Demanda tende a ser de caráter universal, ou seja, o estado tem obrigação de atender a demanda independentemente do custo. A qualidade do serviço é o fator de ajuste, ou seja, o estado oferece o serviço possível dado o recurso existente. Em muitos casos, a Contabilidade não está preparada para gerar informação de custo pelo regime de competência. =
Modelo Lógico Conceitual do Sistema de Custos dos Serviços Públicos de São Paulo Qual Metodologia? -WP1 - Serviço Público -WP2 - Métodos de Custo -WP3 - Modelo 5P -WP4 - SIAFEM -WP5 - Questionário -Conhecimento acadêmico -Experiência internacional -Características serviço público -Modelos de tomada de decisão -Realidade concreta de São Paulo -Sistemas e recursos disponíveis -Legislação existente PRODUTOS PRINCIPAIS: - WP conceituais - Manual de Custos - Notas Técnicas Entidades Piloto - Especificações modelo conceitual p/ custos usando sistemas existentes - Modelo dos Relatórios de Custos - Capacitação - Modelo de Comunicação CRITÉRIOS DE SUCESSO: - Alinhamento - Sustentabilidade - Viabilidade - Uso - Utilidade - Reprodutibilidade Metodologia Geral Específicos Saúde, Educação Penitenciaria Fund.CASA Sistemas de Informação Execução Financeira Ajustada # Centro de custo $ Quant. Informação de Custo Objeto de Custo Serviço 1 agregado SIAFEM Folha Pessoal PPA (SIMPA) Patrimônio Almoxarifado Siafísico/BEC Tomada de Decisão Serviço 2 desagregado Orçamento PPA (atividades) Gestão Processos Método Proposto Avaliação da Gestão Método ABC Controle Gestão Complexo e Custoso Quais Sistemas? Governador PPA (Planejadores) Orçamento Secretários Setoriais SEFAZ Secretaria de Gestão Gestor da Entidade Assembléia TCE Sociedade Qual Informação Interessa a que Agente? RESULTADO DO CONSENSO: no primeiro estágio, o SCSP objetiva calcular o custo do serviço prestado, por centro de custos (hospital, escola, penitenciária etc.), usando método padronizado para todo o Estado de apropriação direta ao objeto de custo e buscando os dados nos sistemas corporativos já existentes. A implantação será gradual e com base em projetos piloto. Inicialmente, será dada prioridade à produção de relatórios sintéticos quadrimestrais para apoio ao processo decisório do gestor e com ênfase na melhoria da gestão orçamentária e financeira. É importante que a definição dos serviços a serem custeados esteja alinhada com os serviços identificados no PPA 2012-2015 conforme nova abordagem de gestão por resultados. Cabe à Secretaria da Fazenda a normatização, supervisão e controle de qualidade da informação de custo gerada e ao gestor Setorial a validação das informações e produção dos relatórios de custos.
CUSTOS ABORDAGEM RECOMENDADA Forte vinculação entre os serviços custeados e as atividades do PPA busca levar ao gestor dados de custo como insumo do planejamento estratégico e operacional. Projetos pilotos para buscar conhecer a realidade local, ou seja, que tipo de informação de custo é possível gerar dadas as condições locais. Criar metodologia generalizável e explicável. A sociedade vai questionar os números e é preciso estar preparado para explicá-los. Usar ao máximo os sistemas existentes ( SIAFIs, Folha de Pagamento, etc.) para reduzir custos.
PPA Diretrizes Estratégicas -Estado promotor do desenvolvimento humano com qualidade de vida. Objetivos Estratégicos -Segurança pessoal e patrimonial e usufruto da justiça. Programas 1. Diminuição da criminalidade. 2. Tratamento digno do custodiado. 3. Melhorar a segurança e a percepção de segurança da sociedade. 4. Promover a reintegração social e diminuir a reincidência. 5. Melhorar a coordenação com o 6 Judiciário. PENITENCIÁRIA Grupo de Serviços CUSTOS Segurança Hotelaria Educação Saúde Trabalho Assistência Jurídica e Psicossocial
Penitenciária de Segurança Máxima
Centro de Detenção Provisória
Pentenciária Feminina
Penitenciária Masculina
Centro de Progressão Penitenciária
Ala de Progressão Pentenciária
Serviços Públicos Preso Segurança Hotelaria Alimentação Saúde Educação Trabalho Apoio Psicológico e Judicial Integração Social
Segurança
Hotelaria
Alimentação
Educação
Saúde
Trabalho
Reintegração Social
Etapa 1 Definição do Perfil da Entidade Governo do Estado de São Paulo - Secretaria da Fazenda - SEFAZ Sistema de Custos dos Serviços Públicos - Manual IV - Roteiro de Implantação do SCSP Definição do Perfil da Entidade - Preparação Nota Perfil da Entidade - Funcionamento da Entidade - Competências e Atribuições - Anexo III - Questionário grau de complexidade - Inventário sistemas corporativos - Avaliação capacidade institucional - Elaboração da Nota de Perfil - Aprovação dirigente máximo e SEFAZ 21
Etapa 2 Identificação dos Centros de Custos e Matriz de Serviços Identificação Centro de Custos e Matriz Serviços - Identificação dos centros de custos baseado na tabela UGE x UA e na tabela de unidade administrativa de frequência de pessoal - Identificação dos principais Serviços executados - Código Órgão Tabelas 1, 2 e 3 - UGE x UA - Lista de Centro de Custos - Código UO - Código UG - Código UA - Nível - Centro de Custo (Sim/Não) 22
Etapa 2 - Matriz de Serviços até nível 3 23
Etapa 3 Critérios para Apropriação dos Custos Custos de Pessoal nos Centros de Custos Custos de Pessoal nos Serviços Demais Custos nos Centros de Custos Demais Custos nos Serviços Critérios de Distribuição dos Custos 24
Etapa 3: Procedimento padrão para apropriação do custo de pessoal nos centros de custo Procedimento para Alocar Custos de Pessoal nos Centros de Custos. Procedimento Automático O SCSP utiliza a distribução de Pessoal por UA armazenada no SDPE Não há intervenção da Secretaria ou Entidade Setorial nesse processo.
Etapa 3 : Procedimento padrão para apropriação do custo de pessoal nos Serviços Procedimento para alocar custos de pessoal nos Serviços (3 alternativas) Alternativa 1 Quando a classificação Funcional Programática = Serviços, o procedimento é automático. O SCSP utiliza esta informação registrada no SIAFEM e SDPE e aloca de forma direta os custos de cada cargo aos Serviços Não há intervenção da Secretaria ou Entidade Setorial nesse processo. Alternativa 2 Quando a classificação Funcional Programática Serviços, mas é possível alocar os cargos de cada UGE a um só Serviço, a Secretaria ou Entidade Setorial deve preparar uma tabela auxiliar que relacione Cargo x UGE x Serviço, a partir da informação de cargos do SDPE. Alternativa 3 Quando a classificação Funcional Programática Serviços, e não é possível alocar os cargos de cada UGE em um só Serviço, a Secretaria ou Entidade Setorial deve preparar uma tabela auxiliar que relacione os percentuais de participação do Cargo x UGE x Serviço, a partir da informação de cargos do SDPE.
Etapa 3: Procedimento padrão para apropriação dos custos dos demais recursos nos centros de custo Procedimento para Alocar Custos dos Demais Recursos nos Centros de Custos (2 Alternativas) Alternativa 1 Se UGE= UA o procedimento é automático. O SCSP utiliza a informação do SIAFEM que captura e registra a informação a nível de UGE Não há intervenção da Secretaria ou Entidade Setorial nesse processo. Alternativa 2 Se UGE UA a Secretaria ou Entidade registra a informação de custos através do SIAFEM.Net utilizando a opção OPCÃO tela de captura de NL x Centro de Custo. Estrutura dos dados por parte da Secretaria ou Entidade Setorial para utilizar a opção NL x Centro de Custo Alocação do custo de cada tipo de despesa a nível de UA em cada UGE (2 Alternativas) Registro da informação de custos através do SIAFEM.Net utilizando a tela de captura de NL x Centro de Custo Utilização de parâmetros especiais para distribuir o custo por cada tipo de despesa a partir de dados agregados a nível de cada UGE
Etapa 3: Procedimento padrão para apropriação dos custos dos demais recursos nos serviços Procedimento para Alocar Custos de Demais Recursos a Serviços (3 Alternativas) Alternativa 1 Quando a classificação Funcional Programática = Serviços, o procedimento é automático. O SCSP utiliza esta informação registrada no SIAFEM e aloca de forma direta os custos de cada tipo de recurso aos serviços Não existe intervenção da Secretaria ou Entidade Setorial nesse processo Alternativa 2 Quando a classificação Funcional Programática Serviços, mas é possível estabelecer uma relação ND x PT x Serviços, a Secretaria ou Entidade Setorial deve elaborar uma tabela auxiliar que estabeleça esta relação Alternativa 3 Quando a classificação Funcional Programática Serviços, e não é possível estabelecer uma relação ND x PT x Serviços, a Secretaria ou Entidade deve elaborar uma tabela auxiliar que relacione o porcentual de participação do custo dos demais recursos por Serviço
Etapa 3: Tratamento dos critérios de distribuição dos custos 29
Etapa 4 - Identificação dos Indicadores Quantitativos 30
Etapa 5 Aceitação do Sistema Aceitação do Sistema SCSP - Verificação cumprimento das etapas - Perfil da Entidade - Elaboração Termo de Aceitação do SCSP - Identificação Centro de Custos e Serviços - Preparação Relatório de Informações - Definição dos procedimentos para apropriação dos custos - Aprovação Termo de Aceitação pelo dirigente máximo e SEFAZ - Definição dos indicadores quantitativos - Lista de relatórios produzidos pelo SCSP (Anexo I) 31
Normas de Custos Para assegurar a validade e confiabilidade das informações de custos
Qualidade e Etapas do Desenvolvimento Norma 1 - Qualidade da Informação de Custos. Os sistemas de custos devem buscar produzir informações de custos que sejam úteis, válidas, confiáveis e que tenham custo de produção dos dados razoável. Norma 2 - Desenvolvimento de Sistemas de Custos. Os sistemas de custos devem ser desenvolvidos de modo gradual, levando em conta a capacidade atual, antecipando uma possível expansão futura: sistemas básicos, intermediários, avançados. 33
Objetos de Custos Norma 3 - Identificação dos Objetos de Custos. Os objetos de custo devem ser selecionados em função da sua proximidade com os resultados desejados das atividades do governo. As Secretarias que prestam serviços podem servir como objetos de custos na fase inicial do desenvolvimento do sistema de custos. 34
Mensuração Norma 4 - Critério de Reconhecimento. O critério de reconhecimento utilizado em sistemas de custos deve ser o mais próximo possível de gasto embora aceite critérios intermediários, tais como despesa, como etapa de transição. 35
Custo Global, Direto e Indireto Norma 5 - Custos Globais, Custos Diretos e Custos Indiretos. Os custos globais devem ser coletados por meio de uma técnica chamada custeio por absorção para uma compreensão abrangente das implicações dos recursos empregados na prestação de um serviço público. 36
Custos controláveis Norma 6 - Controlabilidade dos Custos. Os sistemas de custos por unidade/departamento devem organizar os custos pela sua controlabilidade sempre que o controle de custos for parte da avaliação de desempenho da gestão. 37
Custo real: rastreamento de custos Norma 7 - Determinação dos Custos Reais: Rastreamento direto. Um sistema de custos deve ser capaz de acumular e atribuir custos em última instância aos serviços públicos prestados. O rastreamento direto dos custos, com base em uma mensuração confiável do consumo de recursos é o método preferencial de acumulação de custos e deve ser usado tanto quanto possível. 38
Custo real: Alocação de Custos Norma 8 - Determinação dos Custos Reais: Alocação de Custos. Antes que uma decisão de alocação de custos seja tomada, os seus custos e benefícios devem ser comparados. A alocação de custos deve ser realizada por meio de critérios que reflitam a relação de causa e efeito entre os custos e os objetos de custos. 39
Custo-padrão, Comportamento de Custos Norma 9 - Custo-padrão e padrão de comportamento de custos. Um orçamento por programas deve ser utilizado como base para a execução de um sistema de custo-padrão a fim de avaliar os custos reais. Os valores orçados devem ser reformulados como custos-padrão a fim de realizar a análise das variações de custos. A análise do padrão de comportamento dos custos em termos de variabilidade também deve ser realizada para facilitar sua projeção e controle. 40
Referências Governo do Estado de São Paulo (2016), Secretaria da Fazenda, Manual do Sistema de Custos dos Serviços Públicos, Roteiro de Implantação do SCSP, São Paulo. Pessoa, M. e J. Chan (2015), Encontrar los Costos de los Servicios Públicos: el caso del Estado de São Paulo en la Implementación de un Sistema de Costos, en Gestión Financiera Pública em América Latina: La Clave para la Eficiencia y Transparencia. https://publications.iadb.org/handle/11319/7123?locale-attribute=es& Chan, J., M. Pessoa, V. Holanda (2012), Natureza dos Serviços Públicos e Implicações para o Sistema de Custos, Nota Técnica, SEFAZ-SP. 41