CONTAS A RECEBER
As rotinas do Contas a Receber envolvem todas as atividades de venda das empresas. É importante relembrar que o contas a receber está relacionado com outros setores da empresa da mesma forma como o contas a pagar.
O ciclo das vendas tem seu início quando é realizado o primeiro contato com o possível cliente com o objetivo de vender uma mercadoria ou serviço e só termina quando o pagamento e realizado pelo cliente. As empresas mais modernas tem o processo de pós-venda, mas o pós-venda não faz parte do contas a receber.
Existem praticamente duas formas de venda: à vista a prazo. Se a venda foi à vista o ciclo encerra na troca da mercadoria pelo pagamento (dinheiro, cartão, cheque quando quitado), já no caso da venda a prazo o tempo para encerrar a rotina só será concluída quando efetivamente o pagamento for quitado.
ETAPAS PRÉ VENDAS
ETAPA 1: O PLANEJAMENTO DEVENDAS Para que a atividade de recebimento de cliente ocorra com sucesso, há necessidade de elaborar um primeiro e decisivo passo: o planejamento de vendas. 1. Construir um Planejamento Periódico de Vendas que detalhe informações sobre as metas de volume de vendas, política de preço, crédito e cobrança, carga tributária, retenções, comissões, participação no mercado e crescimento de vendas.
2. Construir uma Estratégia de Marketing para efetivar as vendas. Para a área comercial da empresa estas políticas precisam estar afinadas de forma a serem o máximo atrativas possível para o cliente. 3. Alimentar o sistema com informações sobre o Planejamento de Venda principalmente sobre: (a) as metas de vendas (quantidade e valor); (b) as condições das políticas de crédito; (c) as condições sobre políticas de cobrança e (d) fluxo de pagamentos de impostos sobre vendas. 4. Capacitar o pessoal no intuito de habilitar a equipe a realizar com segurança as atividades planejadas através do uso de ferramentas e processos adequados e confiáveis.
PASSOS REALIZADOS NAS VENDAS
ETAPA 2: A VENDA Esta etapa é dividida em vários momentos importantes que influenciarão relevantemente a entrada do dinheiro no caixa no final de todo o processo: 1. Contato inicial com o cliente 2. Emissão do pedido de venda 3. Análise e concessão de crédito 4. Verificação do estoque ou programação do pedido 5. Faturamento/Contratação e Provisões 6. Entrega do produto, mercadoria ou serviço ao cliente
CONTATO COM O CLIENTE O primeiro contato pode ocorrer por iniciativa do cliente, quando ele precisa de um produto (bem ou serviço) ou por iniciativa da empresa quando esta oferta seus produtos.
EMISSÃO DO PEDIDO DE VENDA Realizado o contato inicial e efetivada a venda é necessário formalizá-la. Emissão do Pedido - mercadorias (comerciais ou indústrias) Contrato de prestação de serviços - serviços.
ANÁLISE PARA CONCESSÃO DE CRÉDITO O procedimento da análise de crédito é a etapa onde se verifica se o cliente (potencial) tem condições de adquirir seus produtos a prazo, ou seja, será capaz de pagar pelos produtos nos tempos determinados. Para venda à vista não haverá análise de crédito.
Para a realização da análise de crédito alguns passos. Os objetivos desta análise são: a) Verificar se o devedor tardará para pagar; b) Avaliar se não pagará e quais contas e valores, possivelmente não serão pagos; c) Observar sua capacidade de recursos para o pagamento (parte da renda comprometida); d) Identificar se existem outros credores; e) Observar como é feito o planejamento da empresa em relação as suas vendas, despesas e fluxo de caixa.
Por quem deve ser realizada a análise de crédito? A inadimplência é um fator que pode comprometer sensivelmente o lucro da empresa Documentação necessária para análise de crédito No caso de uma venda de um produto ou serviço, deverá existir pelo menos a emissão de uma nota fiscal. E na nota fiscal deverão constar as condições do pagamento, os dados do cliente, local de entrega e o prazo da venda.
FATURAMENTO O faturamento é a etapa em que serão emitidos os documentos que darão respaldo a venda que são: nota fiscal de venda ou de serviços, a fatura, duplicata ou boleto bancário. O principal documento é a nota fiscal. A NF deve ter destacado os impostos (ICMS, ISSQN, IPI, etc.) para futuro pagamento. E sempre deverá acompanhar o produto até o seu destino.
ETAPAS PÓS VENDAS
ETAPA 3: A PROVISÃO DO CONTAS A RECEBER as Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo, que são feitas após a concessão de crédito. As vendas a prazo geram riscos de inadimplência e despesas com análise de crédito, cobrança e recebimento. As vendas a prazo são condições necessárias para aumentar o nível de operações e o giro dos estoques e, assim, ganhar a escala e maximizar a rentabilidade.
Quando não há esse acompanhamento, a empresa pode deixar de receber por um produto ou serviço vendido sem saber. Este acompanhamento diário compreende: Emissão diária do Relatório das Contas a Receber do dia ; Comparação diária entre o Relatório e o extrato bancário e/ou posição da tesouraria dos recebimentos em carteira; Acionamento imediato da cobrança das faturas vencidas e não pagas.
ETAPA 4: O RECEBIMENTO DA VENDA Esta é a última fase do processo de planejar-venderreceber. É literalmente o efetivo trabalho do Contas a Receber. É divido pelas as seguintes etapas: 1. Recebimento dos valores 2. Baixa do saldo de Cliente 3. Conciliação Contábil 4. Emissão do relatório de contas recebidas
CONTROLES DE CONTAS A RECEBER Quando se faz o controle de contas a receber podemos identificar muitas informações, como: Clientes que pagam em dia; Data em que vamos receber; Valores a receber; Montante de valores a receber em atraso; Providências para a cobrança e recebimento de valores em atraso. Identificar os melhores clientes, para proporcionando-lhes alguns benefícios, para que comprem ainda mais. Também será possível ter uma previsão do quanto se costuma receber.
Política de Cobrança
Controles de Conta a Receber Recebimentos Nome da Empresa Mês de referência Data Cliente Docum. Venc Valor Data Valor Desc Juros Obs Total do Mês Total O total do mês é igual o valor total + desc Juros são valores extras
CONTROLE DE CLIENTES Dados do Cliente Cliente Av/Rua Bairro cidade Cep Telefone Celular e-mail Histórico de Compras e Pagtos Realizados Data valor das compras Data Venc. Data Pagto Valor Pago