Guia de utilização da Plataforma GS1 Versão 1.0 25/08/2015
Índice Introdução... 3 Como aceder ao Portal... 4 Ecrã Inicial... 5 Menu Inicial > Produtos... 5 Importação de produtos... 7 Exportação de produtos... 9 Pesquisa...10 Visualização de detalhes de produtos e edição...12 Criar novo produto...13 Separadores...14 Geral...14 Geral - Classe do produto...15 Geral - Tipo do código de barras...15 Geral - Descritor de unidade de consumo...16 Geral - Mercado alvo (País)...17 Comercial...17 Logística...17 Logística - Logística...18 Logística - Informação sobre Datas...18 Pesos e Medidas...19 Géneros alimentícios...20 Embalagens...24 Publicação...25 Media...27 Editar produto...30 Introdução de informação...30 Estados dos produtos...31 Hieraquias...31 2
Manual de Utilização do Portal Introdução O Portal da SYNC PT tem como objetivo ser uma ferramenta capaz de responder de forma integrada a todos os serviços da plataforma SYNC PT: manutenção de fichas de produto, análise da qualidade de informação de produto, análise da qualidade de códigos de barras, imagens e informação para o consumidor. Em termos práticos, esta ferramenta irá facilitar o processo de carregamento dos campos informativos associados a cada artigo, a respetiva validação dos campos obrigatórios de acordo com o tipo de produto em questão e os campos informativos de produtos de género alimentício, tendo em conta o regulamento EU 1169/2011. Desta forma, e após a validação dos campos, irá ser gerada uma mensagem estruturada que irá entrar no circuito da Rede Global de Sincronização de Dados (GS1 GDSN). 3
Como aceder ao Portal Para aceder ao portal é necessário entrar no endereço http://syncpt.gs1pt.org/ e colocar a indicação de Utilizador e Password: Ecrã de entrada no portal Ecrã principal (dashboard) 4
Ecrã Inicial Menu Inicial > Produtos Opções dentro da opção Produtos Dentro do menu Produtos, estão disponíveis 3 opções: Lista de Produtos Novo produto (consultar ponto Criar novo produto Configurar portal público Lista de Produtos - Esta opção permite visualizar a lista de todos os artigos que já carregados, em todos os estados. Neste menu é possível através da opção Mais ações exportar e importar produtos em ficheiro excel. Mais ações Nota: Recomendamos que para o carregamento dos produtos via ficheiro excel, seja após o preenchimento de pelo menos um artigo no portal, para facilitar a informação a exportar para o respetivo ficheiro, facilitando assim o preenchimento do mesmo. Através da lista de Produtos também é possível criar Criação de um novo produto através da Lista de Produtos 5
Configurar portal público Esta opção permite definir quais os campos pretendidos para visualização por parte das entidades, quando são publicadas com a permissão de publicação para Publicador Portal GS1 (separador Publicação). 6
Importação de produtos Para o carregamento de artigos através de ficheiro excel, deve seguir os seguintes passos: 1. A partir do ecrã Lista de Produtos > Mais ações pode efetuar a importação de produtos a partir de um ficheiro excel (xls ou xlsx): 2. A opção Assistente de importação de Dados irá aparecer: 3. A opção Assistente de importação de Dados irá aparecer: 4. Para ter acesso ao ficheiro de excel com a parametrização necessária para fazer o carregamento, deverá ir à opção descarregue e prepare um ficheiro tipo clicando neste link 7
5. O ficheiro excel em questão tem várias folhas. No entanto para carregamento deverá utilizar a folha Sheet1 e não alterar o nome da folha ou dos cabeçalhos dos campos em questão: 6. Para fazer o carregamento de um ficheiro excel previamente gerado, deverá escolher a opção Choose File e escolher o ficheiro excel em questão: 7. Para verificação de importações anteriores ou para acompanhar o progresso de carregamento, deverá escolher a opção Verificar estado de importações anteriores ou em progresso : 8
Exportação de produtos É permitida a exportação da lista de produtos para um ficheiro excel: 1. Exportar produtos (xls) - Faz a exportação com todos os campos, mas apenas de 50 em 50 registos, para evitar atrasos de resposta do portal 2. Exporta lista completa (xls) - Permite a exportação de todos os artigos de uma só vez, mas apenas com alguns campos preenchidos (aproximadamente 10): 9
Pesquisa Para facilitar o processo de pesquisa, através do menu Produtos > Lista de produtos podemos verificar todos os artigos criados através do Filtro avançado. Assim os campos que poderão ser utilizados para esta pesquisa são os seguintes: Lista de Produtos - Este campo permite a pesquisa integral ou parcial através de um GTIN ou designação do produto. Designação - Pesquisa através da designação do artigo GTIN - Pesquisa através do código GTIN (Global Trade Item Number), ou seja, o seu código de barras Código Brick Pesquisa através do código GPC (Global Product Classification), ou seja, através de tipologias de artigos. Marca - Pesquisa através de uma determinada marca Ingredientes - Este campo permite a pesquisa de determinado artigo através de ingredientes, desde que preenchidos Descritor - Permite a pesquisa de artigos através dos diversos descritores de unidade possíveis. Por exemplo: pesquisar todos os artigos apenas como unidade. Para este campo estão disponíveis as seguintes opções: 10
Unidade Caixa Intermédia Cabaz Caixa Expositor Multipack Prepack Prepack variado Setpack Palete Carga de transporte Estado - Este campo permite a pesquisa através dos estados dos artigos. Por exemplo: pesquisar todos os artigos que estão no estado Publicados. Para este campo estão disponíveis as seguintes opções: Activo Devolvido (Erro) Enviado Enviado Datapool (DP) Erro Datapool (DP) Inactivo Publicado Publicado (Outra) Apenas produtos com imagens - Esta opção permite escolher apenas os artigos que tenham pelo menos uma imagem carregada 11
Visualização de detalhes de produtos e edição Quando escolhemos qualquer produto dentro da lista de produtos (consultar ponto pesquisa ), a visualização geral é a seguinte: Quando os campos obrigatórios não são preenchidos (no momento de Guardar ou Publicar ) 12
Criar novo produto Novo Produto - Esta opção permite a criação de novo produto: Nota: todos os campos têm uma ajuda, para facilitar o respetivo preenchimento. Para o efeito basta colocar o cursor do rato sobre o campo e irá aparecer uma descrição do mesmo. Exemplo: 13
Separadores Geral Este grupo servirá para a identificação do produto com informação relativamente ao GLN do fornecedor da informação (publicador), o GTIN do Produto, o tipo de código de barras que o produto utiliza, o descritor da Unidade de Consumo, a definição do Mercado Alvo (País), a classificação do produto através do Código Brick e a definição de Unidade de Consumo, Unidade Base, Unidade de Expedição, Unidade de Encomenda/Compra, Unidade de Faturação, Embalagem Retornável, Indicador de Lote, Indicador de Artigo Sazonal e referência à categoria do artigo, isto é, se o artigo é Alimento/Bebida. 14
Geral - Classe do produto Nota: O campo Classe de produto é de preenchimento obrigatório. A correta escolha deste campo irá definir as opções que irão aparecer (código brick correto, separado de géneros alimentícios, substâncias e figuras químicas, etc) Geral - Tipo do código de barras O Tipo de Código poderá ser escolhido de acordo com o produto ou unidade de expedição 15
Geral - Descritor de unidade de consumo A Descrição da Unidade de Consumo também poderá ser escolhida de acordo com o produto ou unidade de expedição Código Brick GPC (classificação global de produto) Nota: Este campo só aparece quando o campo Descritor de unidade de consumo está escolhido como Unidade (BASE_UNIT_OR_EACH). Para preenchimento do código GPC, consultar documento FAQ - O que é o GCP (Global Company Prefix)? 16
Geral - Mercado alvo (País) Para adicionar países de Mercado alvo escolher opção Adicionar Comercial Este grupo inclui a informação do produto relativa a Descrição do Artigo, Nome Funcional do Artigo, Marca, Preço de Catálogo, Unidade Monetária do Preço de Catálogo, Taxa de Imposto, Código de Agência de Imposto Logística 17
Logística - Logística Este grupo de informação serve para indicar a seguinte informação logística: Unidade base (Não/Sim) Unidade de Consumo (Não/Sim) Indicador de Lote (Não/Sim) Embalagem Retornável (Não/Sim) Unidade de Expedição (Não/Sim) Período de vida na data da produção (em dias) Logística - Informação sobre Datas Este grupo serve ainda para definir as seguintes datas (campos de preenchimento obrigatório): Data de Publicação, Data efectiva Data e Hora de início de disponibilidade 18
Pesos e Medidas Este campo serve para colocar informação pesos e medidas sobre o artigo em questão. Os campos são os seguintes: Artigo de medida variável (Não/Sim) (obrigatório para publicação) Altura e escolha de respetiva unidade (obrigatório para publicação) Largura e escolha de respetiva unidade (obrigatório para publicação) Profundidade e escolha de respetiva unidade (obrigatório para publicação) Peso Bruto e escolha de respetiva unidade (obrigatório para publicação) Peso Líquido e escolha de respetiva unidade Conteúdo líquido e escolha de respetiva unidade 19
Géneros alimentícios Este separador só irá aparecer se o campo com a conjugação de 2 fatores escolhidos no separador Geral : 1. Classe de produto preenchido com um das seguintes opções: Animais Vivos Géneros Alimentícios (UE - 1169/2011) Carnes (CE 1760 /2000 EU - 1337/2013) Pescado (EU - 1379/2013) Hortofrutícolas Gorduras, óleos vegetais e azeite Alimentação infantil Bebidas Alcoólicas 2. Escolha do Descritor da unidade de consumo como Unidade (BASE_UNIT_OR_EACH): A denominação de um género alimentício é a sua denominação legal. Na falta desta, a denominação do género alimentício será a sua denominação corrente; caso esta não exista ou não seja utilizada, será fornecida uma denominação descritiva. Referido no art.º 17, n.º 1 do Regulamento da UE 1169/2011. Nome ou Firma do Operador - O operador da empresa do sector alimentar responsável pela informação sobre os géneros alimentícios deve ser o operador sob cujo nome ou firma o género alimentício é comercializado ou, se esse operador não estiver estabelecido na União, o importador para o mercado da União. Referido no art.º 8, n.º 1 do Regulamento da UE 1169/2011. 20
Tipo de contacto - A categoria geral de contato para um item comercial (por exemplo: Compras). Endereço do operador - Localização física da empresa de comunicação associada ao nome de contacto, conforme indicado no rótulo. Morada do operador da empresa do setor alimentar. Referido no art.º 8, n.º 1 do Regulamento da UE 1169/2011. Informações sobre o Álcool - O campo sobre Informações sobre o Álcool é de preenchimento obrigatório caso o artigo tenha um valor alcoólico superior a 1,2%. Informações sobre Ingredientes - Cópia exata da declaração da lista de ingredientes na embalagem. As percentagens podem ser incluídas nesta declaração (por exemplo: tomate (20%), água, sal. Isto também se aplica para as categorias). Lista de ingredientes - Possibilidade de adicionar os ingredientes do artigo Declaração Nutricional Possibilidade de adicionar informação Nutricional sobre os artigos, como artigo Não preparado e/ou artigo Preparado. 21
Data de durabilidade mínima. Data-limite de consumo e data de congelação Permite adicionar o selo que consta do rótulo do artigo. As opções podem ser as seguntes: Consumir de preferência antes de/do fim de... Consumir até... Congelado em Condições de conservação - Caso os géneros alimentícios exijam condições especiais de conservação e/ou de utilização, estas devem ser indicadas. Para permitir a conservação ou utilização adequadas dos géneros alimentícios após a abertura da embalagem, as condições especiais de conservação e/ou o prazo de consumo devem ser indicados, quando tal for adequado. Referido no art.º 25 do Regulamento da UE 1169/2011. Exemplos: 'Após abertura pode conservar-se durante um mês na parte inferior do frigorífico'; 'Conservar em local fresco, seco e isento de odores.'; 'Conservar ao abrigo da luz e do calor.'; 'Conservar a uma temperatura ambiente (15-25 C), ao abrigo da luz e na embalagem de origem.'. Instruções de utilização - As instruções de utilização de um género alimentício devem ser indicadas de modo a permitir a utilização adequada do mesmo. Referido no art.º 27, n.º 1 do Regulamento da UE 1169/2011. Menções obrigatórias complementares - Menções obrigatórias adicionais para tipos ou categorias específicas de géneros alimentícios (ver Regulamento (EU) 1169/2011 - Informação do anexo III e VI). Informação de Marketing - Mensagem de marketing associada ao item comercial. Descrição da Etiqueta - Campo de texto livre para descrever a etiqueta. Este campo é de preenchimento obrigatório quando o mercado alvo (país) seja Bélgica/Luxemburgo. Origem do item comercial - Deve ser usado especificamente para permitir a indicação de locais como cidades, cadeias de montanhas, região que não estão em conformidade com as normas ISO. 22
Alegações - Alegações Nutricionais - Este campo serve para adicionar Alegações Nutricionais, tendo acesso a uma lista com diversas opções. Informação sobre Isenção de Ingredientes - Este campo serve para adicionar indicações sobre selo de isenção de Ingredientes, tendo acesso a uma lista com diversas opções. 23
Embalagens Este separador serve para colocar informação relativamente a embalagem do artigo que estamos a criar (poderá ser uma unidade, caixa, palete, etc). Nota: Nenhum destes campos é de preenchimento obrigatório. No entanto, no grupo Embalagens se o campo Tipo de embalagem for preenchido, na altura de publicação obriga que o campo Função de embalagem também tenha sido preenchido e vice-versa. 24
Publicação Quem pode ver/ ter acesso aos dados? A entidade publicadora do artigo (produtor ou detentor da marca) define quem poderá aceder à informação (pode ser um cliente específico. Para escolher as entidades que pretendam a visualização do vosso artigos, deverão seguir os seguintes passos: 1. Aceder ao separador lateral Publicação 2. Pode escolher a opção Atalhos para configurações de permissões : 3. Após a escolha de uma lista pré-definida, irá aparecer um conjunto de entidades. Neste exemplo foi escolhido a opção Retalhistas/Distribuidores : 25
4. Depois de aparecer as entidades nesta lista pré-definida, permite retirar a(s) entidade(s) que para quem não pretendemos publicar 5. Em alternativa podermos adicionar as entidades uma a uma através da opção Adicionar permissão. Nota: Independentemente das entidades para publicação, devemos sempre confirmar no separador lateral Geral a opção escolhida no Mercado alvo (País). 26
Media Este separador serve para adicionar imagens, documentos ou outros suportes aos artigos carregados. Esta opção fica disponível assim que o artigo que estamos a criar seja guardado (estado activo) pela primeira vez. Para associar uma imagem ao artigo, deverá: 1. Carregar na opção Carregar imagens 2. Escolher o ficheiro e aguardar pelo carregamento da mesma 3. Clicar sobre a miniatura que foi carregada 4. Preencher o campo Tipo de Informação com uma das seguintes escolhas: 27
Nota: Por norma as fotografias dos artigos são escolhidas com a opção Imagem do Produto A opção imagem de capa serve para definir qual a imagem principal (caso seja carregada mais do que uma imagem) e para definir qual a imagem a apresentar na lista de produtos. Opções de Publicação de Media Esta opção permite definir as imagens como públicas ou direcionadas para determinados subscritores. No entanto esta permissão deverá estar de acordo com as autorizações de publicação. Se um artigo é publicado apenas para o subscritor A, as opções de publicação de media devem ser para a(s) mesma(s) entidade(s) escolhidas na publicação. Se desejarem que apenas a imagem do produto seja Público, deverá escolher a opção Público como Sim 28
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Editar produto Para editar produto, seguir os seguintes passos: 1. Tornar editável 2. Proceder à alteração de todos os campos pretendidos (ver Introdução de informação) 3. Guardar 4. Voltar a Publicar e aguardar a sua publicação (esta operação pode demorar algum tempo, dependendo do fluxo de registo da plataforma). Esta operação ficará concluída quando o estado passar para Publicado (caso não existam erros registados). Nota: Sempre que um artigo passa de Publicado para o estado Activo (através da opção Tornar editável ), após as alterações, o artigo tem de ser novamente publicado para assumir as respetivas alterações. Introdução de informação Para que o registo de cada artigo seja aceite, será necessário o preenchimento de todos os campos obrigatórios (assinalados com *). No entanto, alguns dos campos não estão como obrigatórios na plataforma, mas deverão ser corretamente preenchidos, por imposição de regulamentação (ex: produtos alimentares, produtos alcoólicos, materiais perigosos, etc.). No exemplo em cima, no separador Géneros Alimentícios alguns dos campos (Condições de conservação, Instruções de utilização, Menções obrigatórias complementares, Informação de Marketing e Descrição de Etiqueta (entre outros) não são campos obrigatórios, uma vez que nem todos os artigos utilizam esta informação. No entanto, e segundo regulamentação, caso venham mencionados na rotulagem do artigo, essa informação deverá ser preenchida. 30
Estados dos produtos Os produtos podem estar em diferentes estados desde a criação até à sua publicação: Novo - Utilizado apenas na criação do artigo (não gravado); Activo - Artigo já gravado, mas não publicado. Podemos realizar todas as alterações, no entanto ainda não é partilhado para nenhuma entidade; Enviado - Estado intermédio até obter uma resposta sobre a publicação do artigo; Erro DataPool (DP) Erro de integração da DataPool. Este erro é sempre acompanhado de uma descrição apresentado no canto superior esquerdo. Poderão ser apresentados com diversos erros no mesmo produto. Exemplo: Publicado - Estado final do artigo publicado e disponível para as entidades escolhidas pelo publicador. Publicado (Outra) - Estado que indica o artigo proveniente de outra DataPool, e publicado no com sucesso. Hieraquias Os artigos podem ser carregados nos diferentes descritores de unidade: Exemplo de uma hierarquia típica será a criação de um artigo com 3 níveis hierárquico diferentes. Ex: Unidade > Caixa > Palete. Para aceder à Hierarquia do produto, deverá escolher a opção Hierarquia 31
No exemplo da figura em cima, a unidade está em destaque, mas podemos consultar a caixa e/ou palete, colocado o cursor em cima de cada nível hierárquico (neste caso a caixa): 32