Relatório de Conclusões/ Recomendações AUDITORIA: Operacional, Orientada e Ocasional Divisão de Valorização dos Recursos Humanos (DVRH) Cascais, Novembro de 2013 3
Índice 1. Conclusões e Recomendações... 5 No âmbito das Normas e Procedimentos... 5 Verificação da conformidade... 8 Segregação de Funções... 9 Meios informáticos... 10 2. Notas Finais... 11 4
1. Conclusões e Recomendações A função de Auditoria Interna corresponde à medição e avaliação da eficácia dos controlos e métodos dentro da organização, da adesão às políticas internas e à legislação em vigor para a autarquia local e promoção da economia, eficiência e eficácia das operações. Neste contexto, apresentam-se as conclusões/recomendações da auditoria que teve como objeto as horas extraordinárias processadas pela Divisão de Valorização de Recursos Humanos (DVRH de ora em diante). O trabalho extraordinário visa fazer face a acréscimos eventuais e transitórios de trabalho em que não se justifique a admissão de colaborador, ou por motivo de força maior para prevenir ou reparar prejuízos graves. A DVRH deve ser, em todas as fases do procedimento, o gestor da informação relativa ao processamento de horas extraordinárias. O período de auditoria reportou-se de Janeiro de 2012 a Junho de 2013. Com base nos trabalhos de auditoria e findings que deles resultaram, propomos: No âmbito das Normas e Procedimentos a) A desmaterialização por via do programa de gestão documental do município (GDCC) de toda a documentação relativa a trabalho extraordinário deverá ser formalizada e divulgada, por exemplo, por via de nota de serviço e disponibilização na intranet. 5
b) A sistematização em normativo geral das regras e circuitos de tramitação das horas extraordinárias. Os circuitos deverão ser uniformes, impossibilitando tratamentos distintos para situações idênticas e devem prever: 1. A definição clara dos prazos a cumprir para o pedido prévio de autorização e de comunicação do trabalho realizado; 2. Os preceitos a serem cumpridos na fundamentação dos pedidos; 3. A identificação das autorizações a obter; 4. As regras de atuação em situações de incumprimento. c) A sistematização em manual de procedimentos internos da DVRH, das metodologias de tratamento da informação de trabalho extraordinário, onde se incluam: 1. A verificação da conformidade administrativa e documental; 2. A conferência dos documentos de trabalho realizado pelo cruzamento da informação com os registos no sistema biométrico de assiduidade; 3. A identificação das formas de atuação em caso de incumprimento da conformidade administrativa e documental, nomeadamente, a definição das regras para a devolução de processos aos colaboradores; 4. As metodologias de lançamento dos dados nos sistemas informáticos existentes; 6
5. A definição de prazo para o fecho das operações referentes ao processamento de vencimentos, nomeadamente horas extraordinárias. 6. As metodologias de arquivo da informação; d) Com o objetivo de partilha e criação de uma base comum de conhecimento na DVRH relativa a horas extraordinárias, todas as instruções que emanem da aplicação da legislação e constituam regra a cumprir, deverão ter a forma escrita e serem divulgadas por todos os colaboradores. e) As diretrizes ou instruções supra mencionadas, deverão ser centralizadas em dossier físico ou pasta digital no disco comum da divisão, para consulta por todos. f) Que para todas as situações que não se enquadrem de imediato na leitura da legislação seja obtido parecer jurídico de suporte, nomeadamente, para o caso dos sindicalizados. g) Deverá ser feita a normalização da metodologia de registo no SGP das horas extraordinárias realizadas, devendo optar-se pelo lançamento das horas diárias efetuadas, com a finalidade de executar um cruzamento eficaz com a informação do sistema biométrico de assiduidade. 7
h) O desenvolvimento em conjunto com o serviço municipal de arquivo corrente, do envio, após fecho dos processos, da documentação constante no arquivo da DVRH. Esta metodologia permitirá, face à ausência de arquivo digital, que a documentação seja catalogada de acordo com o plano documental do município e integrada em suporte digital. Verificação da conformidade i) Deverá ser exigido pela DVRH o registo das horas extraordinárias em sistema biométrico de controlo da assiduidade, a fim se serem cumpridos, o nº 3 do artº 112º do Anexo II do Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas e artigos 23º e 25º do Regulamento Interno sobre Organização e Duração do Tempo de Trabalho na Câmara Municipal de Cascais. j) A DVRH deverá proceder à análise qualitativa dos dados que constam nas folhas de horas extraordinárias pedidas e realizadas. A análise qualitativa dos dados corresponde à verificação dos seguintes critérios: 1. Fundamentação do pedido; 2. Autorização das horas extraordinárias previstas e realizadas por responsável com competência delegada para o efeito; 3. Cumprimento dos patamares limite estabelecidos na legislação para a realização de trabalho extraordinário; 8
4. Verificação da disponibilidade de dotação orçamental aquando do pedido prévio; 5. Cumprimento dos prazos de envio dos pedidos prévio e de trabalho realizado; 6. Coerência entre as horas extraordinárias previstas, realizadas e as registadas no sistema biométrico de assiduidade aquando da realização do trabalho; Sempre que da análise qualitativa resultar o apuramento de imprecisões, deverão os documentos ser devolvidos para correção. k) Que a DVRH acompanhe a evolução da coerência estrutural das contas orçamental e patrimonial relativas a horas extraordinárias em colaboração com os serviços financeiros. l) A implementação de um acompanhamento constante dos casos em que a prestação de trabalho extraordinário é frequente e indicia a existência de prestação contínua de trabalho em período fora do horário normal, comunicando e analisando o facto com os respetivos serviços. Segregação de Funções m) A promoção da segregação de funções em todos os procedimentos de gestão das horas extraordinárias, sendo princípio geral que quem lança informação não a confere: 9
1. Na equipa de processamento de remunerações essa segregação poderá passar por exemplo, pela definição de dois elementos que não tenham efetuado lançamento de horas extraordinárias e que mensalmente e de forma rotativa com os restantes elementos da equipa, procedam à conferência dos dados. 2. No âmbito da conferência dos dados lançados em SGP com o registo biométrico de assiduidade, propõe-se a constituição de uma equipa de conferência composta por elementos provenientes do processamento de remunerações, da gestão de pedidos prévios e do relógio de ponto, também em sistema de rotatividade. Meios informáticos n) O acesso ao Biz Navigator deverá ser alargado a todos os colaboradores com responsabilidade na gestão de horas extraordinárias, acompanhado da respetiva formação. o) Solicitação à software house do programa de registo biométrico (Sisqual), de opção de menu para obtenção de listagens de consulta dos dados registados em sistema por parte dos trabalhadores do relógio de ponto. 10
p) Deverá ainda ser promovido o envio automático da informação constante no programa de relógio de ponto para o SGP para cruzamento com o trabalho extraordinário realizado. 2. Notas Finais Esperamos que as nossas conclusões/recomendações constituam um contributo para a contínua melhoria do serviço auditado. A equipa agradece o acolhimento, a simpatia e a disponibilidade do serviço e da sua linha hierárquica ao longo de todo o processo relativo à auditoria. Cascais, 25 de Novembro de 2013 A Equipa de Auditoria Interna, Coordenação, Técnica Superior Gestão. 11