Documento Arquivístico Eletrônico Produção de Documentos Eletrônicos
Características do Documento. Arquivístico Autenticidade, São autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados; Naturalidade, Não são acumulados de forma artificial mas de modo natural nas administrações, em função de seus objetivos práticos; Inter relacionamento Sua capacidade de cumprir seu objetivo, seu significado e a sua autenticidade Unicidade Cada registro assume lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence
Fundamentos do conceito de Documento Eletrônico Arquivístico Se origina de uma necessidade de identificar dois pontos: A verdade documentária Fonte de prova (evidencia ); Verdade que provem do documento em si, dos componentes que o compõem; Evidencia externa (testemunhas); Evidencia interna (embutidas na forma física ou intelectual); Transações registradas, São ações comunicadas, entre (pessoa pessoa, pessoa máquina, máquina máquina) transação é um tipo especial de ação capaz de alterar o relacionamento entre duas ou mais pessoas. É necessário que tal comunicação crie, modifique, mantenha ou extinga uma relação com outras pessoas.
Documento Eletrônico Arquivístico É a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade e que possui conteúdo, contexto, e estrutura para servir de prova dessas atividades (evidencia) (CIA); O documento arquivístico Eletrônico é codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico.
Analise diplomática do Doc. Eletrônico Arquivístico Processo de abstração e de sistemátização cujo objetivo é identificar os atributos essenciais ou ideais de um documento e transportá los para diferentes contextos históricos e documentários; Independe do contexto social e temporal; Pressupõe uma relação entre a apalavra e o mundo, o que significa entender o mundo através do documento.
Elementos dos Documentos Eletrônicos Arquivísticos Os documentos eletrônicos e os convencionais, possuem os seguintes elementos: Suporte; Conteúdo; Forma (ou estrutura); Ação; Pessoas; Relação orgânica; Contexto.
Suporte É o carregador físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja fixado num suporte. O suporte, embora seja necessário à existência do documento eletrônico, não está inextricavelmente ligado à mensagem, não armazena o documento como tal mas sim sua cadeia de bits e sua escolha pelo produtor ou conservador do documento pode ser tanto arbitrária como baseada em razões mais relacionadas à preservação do que à função do documento arquivístico. Assim sendo suporte não deve ser visto como parte do documento arquivístico, mas sim analisado com seu contexto tecnológico.
Conteúdo Conteúdo é a mensagem transmitida pelo documento.
Forma (ou estrutura) Trata se das regras de apresentação do conteúdo do (D.A.), as quais se manifestam na forma física e intelectual. A forma física consiste em atributos presentes no (D.A) que determinam a sua forma externa. A forma intelectual consiste em atributos que representam e comunicam tanto elementos da ação que gera o documento como seu contexto administrativo e documentário.
Forma Física No caso do documento arquivístico eletrônico, esses atributos são: o texto propriamente dito (tipo e tamanho da fonte, formato, cores); idioma; sinais especiais o símbolo indicando a existência de anexos ou a logomarca da instituição; Selos, assinatura digital; e mais todo o contexto tecnológico que permeia o o documento
Forma Intelectual No caso de documentos arquivísticos eletrônicos, esses atributos são: Configuração da informação, ou seja, tipo de representação do conteúdo (textual, gráfica, imagética, sonora ou todas juntas); Articulação do conteúdo, isto é, refere se aos elementos do discurso, tais como saudação, data, exposição do assunto, bem como arranjo desses elementos no documento;
Contexto É o elemento que se traduz no ambiente no qual a ação geradora do documento acontece. O contexto pode ser preservado através de: Elementos internos (por exemplo, documentos ou informação anexa, ligações, números e códigos de referência) Elementos externos (por exemplo meta informação) dos documentos de arquivo.
Contexto categorias
Pessoas Consistem em agentes geradores do documento. Entidades físicas e jurídicas que atuam por meio do documento.
Ação O componente central de um documento arquivístico é o ato ou ação que o origina. Uma ação é qualquer exercício da vontade que visa criar, mudar, manter ou extinguir situações. Ações geram documentos dos tipos: dispositivo (fundamenta o ato contrato ) probativo (evidência posterior da existência do ato certidão) suporte (suporte escrito a uma atividade oral, não jurídico) narrativo (gerado no decurso de atividades não jurídicas) Documentos dispositivo e probatório são aqueles cuja forma de escrita é requerida pelo sistema jurídico
Relação Orgânica Constitui se num complexo de documentos que se inter relacionam. Cada documento está ligado ao anterior e ao subseqüente na medida em que resulta de uma mesma atividade. Se manifesta no arranjo físico, no protocolo e no código de classificação de documentos, o qual torna explicita a relação entre o documento e a ação que o gera
Continua próxima aula... Metadados Sistema de Gerenciamento Eletrônico arquivístico Fidedignidade e autenticidade Binômio custódia / pós custódia Iniciativas de gerenciamento arquivístico de Documentos Eletrônicos