FAQ S Certificação Software GM

FAQ S Certificação Software GM Macwin - Sistemas Informáticos S.A. A Portaria nº 363/2010, de 23 de Junho de 2010, regulamentou o processo de certificação dos programas informáticos de facturação tendo definido um conjunto de regras técnicas, a observar pelas empresas produtoras de software. Em 24 de Janeiro de 2012 foi publicada a Portaria nº 22-A/2012 que altera a Portaria mencionada no parágrafo anterior com o objectivo de reforçar o combate à fraude e evasão fiscal, alargando progressivamente o universo de contribuintes que, obrigatoriamente devem utilizar programas certificados como meio de emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda. Abaixo são apresentadas algumas questões acerca deste assunto. Gostaríamos no entanto de salientar que estas respostas não possuem qualquer carácter vinculativo, uma vez que traduzem apenas o nosso entendimento da portaria. Para mais esclarecimentos, sugere-se o contacto à AT, através do email dspcit-cs@at.gov.pt, ou aos seus Contabilistas/ROCS/TOCS ou outros responsáveis por esta área. Q1. Como deverão proceder as empresas para cumprirem com a obrigação de utilização de software de facturação certificado? R1. A partir de 1 de Abril de 2012 as empresas que adquiram ou instalem software de facturação deverão optar por uma solução certificada e utilizá-la para emissão das facturas e documentos equivalentes. Não existe obrigação de comunicação prévia à AT. Os clientes já obrigados a utilizar software certificado que utilizem o GM precisam de uma actualização da versão do software impreterivelmente até 31 de Março, para que os documentos de transporte e afins sejam também assinados e fiquem assim a cumprir os requisitos da Portaria nº 22-A/2012, de 24 de Janeiro. Os clientes que se encontrem nesta situação deverão contactar imediatamente a Macwin. Q2. A minha empresa factura apenas a entidades que não são clientes finais, isto é entidades que exercem actividades de produção, comércio ou de prestação de serviços. Estou excluído da obrigatoriedade do uso de software certificado, independente do valor volume de negócios e do número de documentos que emiti no período anterior? R2. Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, foi revogada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro, pelo que actualmente nessas situações existe a obrigatoriedade de utilizar Programa de Facturação Certificado, e terão que ser criadas novas séries de documentos. Os clientes onde se verifique esta situação deverão contactar imediatamente a Macwin. Pág. 1 de 10

Q3. No software GM são importados alguns documentos de outro software, isto implica alguma alteração? Estes documentos são também assinados? R3. Nestes casos a assinatura dos documentos é da responsabilidade da solução original e deverá sempre residir no sistema original, neste caso o GM. Os documentos provenientes de outros sistemas que sejam integrados no GM devem nele ser registados em séries/tipos de documentos de facturação distintas e autónomas das que utiliza, sendo entendidos como cópias do documento original. Estes documentos quando impressos pelo sistema integrador deverão fazer menção da sua qualidade através da expressão Cópia do documento original. Os clientes que possuam algum tipo de importação/exportação a decorrer no GM, deverão contactar imediatamente a Macwin. Exemplo de impressão de um documento do tipo factura integrado no GM: Q4. Utilizo o GM para fazer a gestão de duas empresas. Dependendo do que vou fazer abro uma ou outra empresa. Há alguma implicação para estes casos? R4. Sim. A partir de Abril de 2012, caso seja possível abrir duas ou mais empresas distintas, é obrigado a usar software certificado. Os clientes onde se verifique esta situação deverão contactar imediatamente a Macwin. Pág. 2 de 10

Q5. Quais são as empresas obrigadas a ter o software certificado? R5. Todas as empresas que sendo Sujeito Passivo de IRS ou de IRC utilizem programas de facturação para emissão de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda e não estejam excluídas nos termos da questão 7. Q6. Uma empresa que esteja a utilizar um programa de facturação não certificado, a partir de quando é que está obrigada a utilizar software certificado? R6. Nesta situação, e segundo entendimento da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), se estiver a utilizar software não certificado e preencha um dos requisitos enunciados na questão 2 não terá, obrigatoriamente, de mudar para software certificado. Q7. Quais as empresas que ainda não são obrigadas a usar software certificado? R7. Excluem-se desta obrigatoriedade as empresas que reúnam algum dos seguintes requisitos: a) Utilizem software produzido internamente, ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor; b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a 125.000 (para 2012) ou 100.000 (a partir de 2013); c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1.000 Unidades; d) Efectuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que a empresa esteja dispensada da utilização de Software Certificação. No entanto, as empresas que a partir de 1 de Abril adquiram software para emissão de facturas ou documentos equivalentes, ou utilizem o Software em modo multiempresa estão obrigadas à utilização de programas informáticos certificados, mesmo que preencham os requisitos de exclusão previstos nas alíneas b), c) e d). Pág. 3 de 10

Q8. Utilizo o software GM e não sou obrigado a usar software certificado, há alguma coisa que deva fazer? R8. A nova legislação não o impede de continuar a utilizar uma versão não certificada do GM. Para novas instalações deverá ser utilizada a versão certificada do GM. Uma vez que a legislação não permite ao fornecedor de software a manutenção de soluções não certificadas, a partir de Abril de 2012, caso pretenda receber uma nova actualização do software GM, passa a utilizar um software certificado com a respectiva obrigatoriedade de assinatura de documentos de facturação e transporte. Nestes casos, para cada tipo de documento que passe a ser assinado, terão que ser criadas novas séries de documentos. Q9. Se já tiver um programa certificado será necessário adquirir um novo programa, em consequência das alterações introduzidas na Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho? R9. Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no ofício circulado n.º 50 000/2012, pelo que os produtores de software terão que actualizar os seus programas. De um modo geral, a introdução de tais alterações constitui uma obrigação dos produtores de software. Esta situação implica obrigatoriamente a actualização da versão certificada do software GM até 31 de Março. Q10. Quais os documentos que devem possuir os requisitos da certificação? R10. Os programas informáticos de facturação devem assinar as facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, incluindo nota de débito, venda a dinheiro, factura-recibo, nota de crédito, talão ou nota de devolução. As guias de transporte, guias de remessa, ou outros documentos de transporte, bem como quaisquer outros documentos susceptíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, também devem possuir os requisitos da certificação. Às empresas já obrigadas a utilizar software certificado alertamos para o facto de que todos os documentos com indicação de guia de transporte devem gerar assinatura. Pág. 4 de 10

Q11. E quais os documentos que poderão ser gerados sem requisitos de certificação? R11. As facturas proforma, orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de facturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão Este documento não serve de factura, de modo a impedir qualquer confusão com uma factura. Q12. Utilizo dois tipos de software na empresa. Um deles é certificado e utilizado para facturação/contabilidade/rh e o GM para gestão das encomendas e do processo produtivo. Tenho de actualizar a minha versão do GM? R12. Sim. A partir do momento em que está abrangido pela obrigatoriedade de utilização de software certificado, ambos os softwares têm de ser certificados pela AT e obedecer às alterações introduzidas pelas Portaria nº. 22-A/2012, de 24 de Janeiro. Ao actualizar o software GM, ficam desta forma as guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que constituam documento de transporte, nos termos da Portaria nº. 22-A/2012, de 24 de Janeiro, obrigadas a gerar as respectivas assinaturas. Q13. Possuo uma versão certificada do GM e utilizo as guias de transporte só para fornecedores (subcontratados). Também tenho que entrar neste regime de passar a assinar os documentos? R13. Sim. A partir do momento em que tem um software certificado, tem de assinar as guias de transporte, pois trata-se de um documento de entrega e conferência de mercadorias. Q14. Que diferenças serão notadas nos layouts dos documentos? R14. Na impressão dos documentos certificados, a expressão AxAx-Processado por programa certificado XXX/DGCI, será substituída pela expressão AxAx-Processado por programa certificado XXX/AT. Pág. 5 de 10

Fig.1 - Exemplo de uma Factura certificada: Caso seja um documento de transporte ou outro não contabilístico, terá além da expressão referida acima, a expressão Este documento não serve de factura. Fig.2 - Exemplo de uma Guia de Transporte certificada: Pág. 6 de 10

Q15. Possuo software de facturação certificado e efectuo transacções com clientes finais. Em muitos casos estes clientes não fornecem o respectivo número de identificação fiscal (nº. de contribuinte). Como devo proceder nestas situações? R15. Nos talões de venda emitidos nos termos do artigo 40º do CIVA, entregues a clientes que não facultem o seu número de identificação fiscal (consumidores finais), deverá ser inutilizada a linha correspondente através de um tracejado ou conter a expressão "Consumidor final" (sem aspas). A Macwin aconselha todas as empresas que utilizem o GM a verificarem os números de identificação fiscal em todas as entidades já criadas. Q16. Os documentos que apenas correspondem à transferência de mercadorias entre armazéns também devem possuir requisitos de certificação? R16. Não. No nosso entendimento, todos os documentos de transporte emitidos pelo programa de facturação certificado, devem ser assinados. No entanto, os documentos usados para transferências entre armazéns internos, e desde que devidamente identificados como tal, não são considerados documentos de transporte, pelo que não é obrigatório conter a assinatura de certificação. Q17. Sou uma empresa obrigada a utilizar Software Certificado e tenho um POS. Os documentos emitidos pelo POS também incluem assinatura? R17. Sim. Todos os documentos de venda, ao abrigo da Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro, passam a gerar assinatura. Q18. Será possível começar a utilizar um programa certificado com os requisitos da Portaria nº 22-A/2012, de 24 de Janeiro, antes de 1 de Abril de 2012? R18. Sim. A utilização de software certificado, com os requisitos da Portaria nº 22-A/2012, de 24 de Janeiro, será obrigatória a partir de 1 de Abril de 2012. No entanto, não existe qualquer impedimento à sua utilização prévia. Q19. Existe obrigação de certificação de outros programas de software específicos que não de facturação? R19. Não, a certificação refere-se apenas a software que permita a facturação/emissão de documentos. Pág. 7 de 10

Q20. Um programa certificado pela AT pode permitir criar ou trabalhar com várias empresas e processar os seus documentos sem cumprir a Portaria n.º 22-A/2012 (em ambiente multiempresa, por exemplo)? R20. Não. Qualquer empresa tratada numa versão certificada deve cumprir os requisitos da Portaria nº 22-A/2012. Um programa certificado não pode nunca deixar de cumprir integralmente as regras de certificação. Q21. Como proceder se acontecer um erro num documento não impresso, ou impresso mas não entregue ao cliente? R21. Os campos com relevância fiscal abrangidos pelo artigo 36º do Código do IVA, ou dos elementos identificados no artigo 6º da Portaria, não podem ser alterados, pelo que o documento terá que ser obrigatoriamente anulado e criado um novo de seguida. Garante-se assim a sequência existente, independentemente do mesmo já ter sido entregue ou não ao cliente. A correcção de qualquer outra informação será possível no próprio documento, uma vez que não tem relevância fiscal. Q22. Estou no dia 03/04/2012 e fiz uma Factura por engano a 03/10/2012, estando o mesmo assinado. Preciso de fazer uma outra Factura com data de 04/04/2012. Como devo proceder? R22. Os campos com relevância fiscal abrangidos pelo artigo 36º do Código do IVA, ou dos elementos identificados no artigo 6º da Portaria (que incluem a data do documento), não podem ser alterados, pelo que o documento terá que ser obrigatoriamente anulado e criado um novo de seguida. Q23. No caso de uma empresa com vários estabelecimentos, que emite facturas através de mais do que um programa de facturação, existe algum requisito especial para este procedimento? R23. Sim. A partir de 1 de Abril de 2012 a empresa terá de emitir documentos cujo número deve conter, impresso, um código identificador da série (s) de cada um dos estabelecimentos. Ex: Factura Nº CFTL1/0001 Factura Nº CFTL2/0001 Em que L1 identifica a série para a loja 1, e L2 identifica a série para a loja 2. Pág. 8 de 10

Q24. A minha empresa não é obrigada a usar software certificado e uso o Software GM, vou continuar a receber as actualizações do mesmo? R24. Não, a não ser que passe a obedecer à Portaria nº 22-A/2012 e consequentemente a assinar os documentos. A partir de 1 de Abril de 2012, caso receba uma nova actualização do software GM passa a usar um software certificado com a respectiva obrigatoriedade de assinatura de documentos de facturação e transporte. Q25. Existem diferenças na exportação para o ficheiro SAFT-PT? R25. Não existem alterações de estrutura, contudo há pequenas alterações em relação à informação prestada no ficheiro SAFT-PT: - Facturas e documentos equivalentes que tiveram origem noutros documentos devem conter a identificação desses documentos, devendo esta constar ainda do ficheiro SAFT- PT; - Documentos integrados na base de dados de facturação originários de outras soluções devem conter a menção Cópia do documento original, devendo esta constar do ficheiro SAFT- PT; - Facturas ou documentos equivalentes processados manualmente devem conter a menção Cópia do documento original e separada por um hífen a sigla, um espaço, a série, o caracter / e o número do documento manual, devendo esta constar do ficheiro SAFT- PT. Q26. Sou uma empresa obrigada a utilizar Software Certificado e utilizo o GM. Se por qualquer razão não for possível criar uma factura no GM e tiver de fazer uma factura recorrendo ao livro de facturas, é necessário algum tratamento específico? R26. As facturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa ou em situações em que o acesso ao programa se mostre inviável (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). As facturas ou documentos equivalentes assim emitidos deverão obrigatoriamente ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento. A impressão destas facturas ou documentos equivalentes, após a integração no programa, devem conter a menção Cópia do documento original e separada por um hífen a sigla, um espaço, a série, o caracter / e o número do documento manual. Pág. 9 de 10

Exemplo de um documento emitido manualmente e integrado no GM: Macwin - Sistemas Informáticos S.A. Q27. A minha empresa está obrigada a utilizar software certificado. Mas por decisão interna não vou proceder a nenhuma actualização ou nova instalação para passar a utilizar o software certificado. O que é que isto implica? R27. A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de facturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre 375 e 18 750. Estas sanções são elevadas para o dobro, quando aplicadas a pessoas colectivas, nos termos do n.º 4 do Artigo 26.º do RGIT. Q28. Existe algum benefício fiscal relacionado com a obrigação de utilização de programa informático de facturação certificado? R28. O Orçamento do Estado para 2012 prevê benefícios fiscais de duas ordens: Por um lado, permite o reconhecimento de perdas por imparidade relativamente às desvalorizações excepcionais decorrentes do abate, no período de 2012, de programas e equipamentos informáticos de facturação que sejam substituídos em consequência da exigência de certificação de software. O sujeito passivo fica dispensado de obter a aceitação por parte da AT. Por outro, permite a consideração como gasto fiscal no período de tributação em que sejam suportadas as despesas com a aquisição de programas e equipamentos informáticos de facturação certificados adquiridos durante o ano de 2012. Pág. 10 de 10