Manual de Utilização da Plataforma digital de Gestão de informação AGÊNCIAS Iniciativa de : Financiado por: www.eeagrants.org
AGÊNCIAS Esta plataforma permite apoiar o funcionamento das agências do Banco de Tempo, no que diz respeito à gestão dos membros, serviços e movimentos. A cada agência do Banco de Tempo, criada pela Coordenação Nacional do Banco de Tempo, é atribuído um utilizador e uma palavra-passe, os quais serão comunicados às várias agências para que assim possam aceder à sua área de gestão. ACESSO À PLATAFORMA http://www.bancodetempo. net/gestao/ A área de gestão é composta por um menu, abaixo apresentado, através do qual cada agência tem acesso a todas as funcionalidades associadas a cada item. 2
1. Agência Para aceder e editar a informação da agência é necessário clicar no item agência. Cada agência poderá detalhar as informações que considera pertinentes e que melhor a descrevam. Sempre que editar alterações deve guardá-las através do botão guardar. É importante que cada agência procure manter atualizados os dados dos contactos e que no campo das informações, seja(m) indicada(s) a(s) pessoas de contacto. 3
II. Membros Para aceder à área de membros do Banco de Tempo clicar em "Membros" no menu lateral. Neste espaço podem ser inseridos e visualizados os membros inscritos na agência do Banco do Tempo. Inserir Membros: N.º do membro - é atribuído de forma automática e inicia-se com o número da agência seguido de uma sequência numérica. Dados pessoais escrever o nome do membro e registar o seu número de identificação. Em cumprimento da Lei de proteção de dados (lei n 67/98 de 26 de Outubro) os dados pessoais solicitados e recolhidos serão utilizados exclusivamente para as atividades próprias do Banco de Tempo. A plataforma emite janelas com alertas caso não seja introduzido o número de dígitos correto no número de identificação, nos contactos telefónicos e no código postal. 4
II. Membros Serviços que presta adicionar os serviços que o membro espera oferecer. Serviços que procura adicionar os serviços que o membro procura para si. Adicionar novo serviço à lista de serviços na introdução de um novo membro, pode verificar-se que um determinado serviço não está registado, através desta função pode inserir-se esse serviço de imediato. Contactos adicionar a informação para contacto (morada, telefones, email). Pessoas de referência (indicar nome de 3 pessoas que possam confirmar a idoneidade do novo membro). Observações Espaço para alguma informação adicional que seja considerada pertinente. Sempre que se inserir um novo membro ou se editarem alterações é necessário garantir que estas fiquem gravadas, através do botão guardar. 5
II. Membros Declaração quando se imprimir o formulário de inscrição é obrigatório que o membro leia e assine, comprometendo-se a respeitar e cumprir os deveres enquanto membro e a participar nas atividades da agência do Banco de Tempo. Visualizar membros: Lista de membros consulta dos membros ativos da agência do Banco de Tempo. Nesta lista pode apagar-se um membro que pretenda suspender a sua atividade ou que a própria agência decida suspender por motivos de incumprimento. Acesso à ficha de membro acedendo às fichas de cada membro podem ser adicionados novos serviços que o membro pretende oferecer e novos serviços que o membro procura. Podem também ser eliminados serviços que o membro pretenda deixar de oferecer ou de solicitar para si. No acesso à ficha de membro, podem ainda ser consultados os movimentos realizados, impresso o extrato da conta do membro, indicando esses movimentos e pode também ser feito o registo de movimentos. 6
III. Serviços Lista de serviços: Para aceder à área de listagem de seviços clicar em "Serviços» Lista de serviços no menu lateral. Listagem de categorias de serviços: Nesta área são apresentadas as categorias de serviços predefinidas na plataforma, criadas pela Coordenação Nacional do Banco de Tempo e que não poderão ser alteradas pelas agências. Clicando no nome da categoria irá aceder-se aos serviços inseridos dentro dessa categoria. Cada agência pode inserir serviços novos associados às categorias predefinidas e preencher os campos apresentados, e estes serviços estarão visíveis apenas para a própria agência e para a Coordenação Nacional do Banco de Tempo. 7
IV. Movimentos Para aceder a esta área clicar em "movimentos" no menu lateral. Nesta área serão apresentados os movimentos efectuados pelos membros da agência do Banco de Tempo. Pesquisa: Para uma melhor análise desta listagem poderá clicar em "Pesquisar" no topo da página e filtrar os movimentos por categoria, serviço, e data e ainda os movimentos de débito e os de crédito. A listagem pode ser impressa. 8
IV. Movimentos Para consultar os detalhes de um movimento basta clicar em cima no nº do movimento. Nos detalhes do movimento pode-se ter acesso à data em que o serviço aconteceu, que tipo de serviço foi prestado, a duração do serviço, quem o prestou e quem recebeu (neste espaço consegue-se ter acesso à informação de que se tratou de um serviço individual ou de grupo). Quando se trata de uma prestação de serviço a um grupo de pessoas é aumentado o saldo da agência, surgindo um campo informativo que atualiza o referido saldo. 9
IV. Movimentos Para inserir um movimento regista-se a data em que o serviço foi trocado, quem deu, quem recebeu e o tempo que demorou a realizar esse serviço. Indica-se ainda, a categoria e o serviço que foi concretizado. Após a introdução de todos dados do movimento, guarda-se o movimento e, de imediato surge um novo quadro com a informação do serviço inserido e um alerta para se confirmar o movimento, só depois dessa confirmação é que a troca fica formalmente registada. 10
V. Consultas O menu Consultas permite conhecer um conjunto diversificado de informação: 1. A estatística de membros, devolve-nos a informação sobre a distribuição dos membros da agência, por idade e género. Sendo possível indicar um período temporal. 2. Oferta de serviços: Nesta área poderão ser visualizados os serviços que todos os membros do Banco de Tempo pretendem oferecer. Esta pesquisa pode ser filtrada por categoria de serviço e serviço através da pesquisa apresentada no topo da página. Cada agência pode imprimir a(s) listagens dos serviços. 3. Procura de serviços: nesta área poderão ser visualizados os serviços que os membros do Banco de Tempo procuram para si. Esta pesquisa pode ser filtrada por categoria de serviço e serviço através da pesquisa apresentada no topo da página. Cada agência pode imprimir as listagens dos serviços. 4. Estatística de serviços: devolve-nos a informação sobre todos serviços trocados, com a indicação do número de trocas de cada serviço e do tempo despendido. Permite ainda que se consulte a mesma informação, de forma mais específica, relativamente a uma determinada categoria e serviço. 11