Sistemas de Informações Gerenciais: princípios, tipos, apoio a decisão Prof. MSc Hugo Vieira L. Souza
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Agenda Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Princípios e noções básicas; Tipos de Sistemas Gerenciais; Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos Fundamentos da estratégia empresarial em sistemas de informação; Tecnologias aplicadas a Inteligência Empresarial e ao controle de mudanças; Introdução a Gestão do conhecimento e a Tomada de Decisões; Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Sistemas Especialistas [SEs]; Sistemas de Apoio a Decisão [SADs]; Sistemas Executivos [SEXs]; Referências
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Estudamos nas últimas aulas os conceitos iniciais sobre os sistemas de informação e sua aplicação nas áreas relacionadas ao conhecimento e a administração dos níveis organizacionais; Vimos que a informação é algo fundamental a ser abordado, como fator-chave para remeter estratégias importantes, seja para a integração de novos processos, ou para facilitar o gerenciamento da própria informação em uma infraestrutura que demanda planejamento e conhecimento de seus níveis; Nas próximas aulas estaremos entendendo como a informação exercer um papel fundamental na especificação de novas estratégias de mercado. Iremos falar sobre a inteligência como fator principal para a elaboração de boas decisões, além, de como a tecnologia implica neste processo decisório que é atualmente adotado por várias empresas;
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Quando falamos em sistemas de informação, denotamos a ideia de integração de processos, pessoas e tecnologias. De fato, esta teoria é a base que fundamenta o crescimento atual das empresas, principalmente quando as mesmas buscam alcançar um patamar organizacional consolidado no mercado; Entretanto, há um requisito fundamental, chamado de autoconhecimento que prescreve se este objetivo pode ser ou não alcançado. Este requisito abrange outros requisitos, pelos quais podemos citar como sendo: Conhecimento do mercado: a integração precisa ser sólida, e por conta disso, as empresas precisam estar cientes acerca de sua evolução no mercado em que atua; Mecanismos de feeling: o feeling significa dizer que as empresas precisam saber o que as pessoas acham sobre ela. Desta forma, é preciso estreitar os laços empresa-cliente;
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Mas o que isso tem a ver com os sistemas de informação? Algo que as empresas precisam estabelecer é o controle da informação como vimos na aula anterior. Só que, esta informação precisa ser tratada para influenciar nas suas decisões, criando uma ponte entre o que pode ser informação superficial ou momentânea, ou informação estratégica ou inteligente, para facilitar o controle de mudanças; Quando trabalhamos com esta abordagem, aplicando conceitos dos sistemas de informação, ao gerenciamento da informação, e tangenciando este alinhamento ajunto ao desenvolvimento de estratégias para alavancar o crescimento estratégico de uma empresa, estamos falando dos Sistemas de Informação Gerenciais; Os SIGs, como são conhecidos, podem ser descritos também como:
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais São sistemas que reportam os meios, métodos e fundamentos para tornar mais precisas as decisões estratégicas, gerenciais e operacionais acerca das mudanças que podem ser aplicadas nas empresas Quando falamos em SIGs, falamos em vários tipos de sistema. Cada nível remete um conjunto de aplicações que podem ser adotadas mediante a um ou mais processos computacionais que podem ser adequados ao ambiente de trabalho; Imagine por exemplo, que cada profissional precisa coletar corretamente as informações e analisa-las antes de realizar suas operações. Isto respalda na comunicação, formulação e aplicação de medidas que podem tornar mais produtivos os processos, bem como tangenciar o trabalho dos profissionais. Alguns destes tipos de sistemas podem ser representados na figura a seguir:
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais [1]
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Observando a figura você pode notar que para cada nível da pirâmide temos tipos e aplicações diferentes com o contexto. De todos estes sistemas que discutimos no slide anterior, iremos ver apenas alguns [próximos tópicos], conhecendo suas especificações, diretrizes e limitações; E como sabermos em qual caso, cenário ou situação deve ser utilizado? Cada sistema gerencial [também estratégico e operacional] tem uma abordagem que tem um foco diferente. Os profissionais devem entender que toda a configuração da empresa não depende apenas de critérios técnicos dos processos e tecnologias, mas também do escopo institucional da informação. O escopo institucional busca classificar quais aspectos da informação cada nível deve tratar, classificando indispensável entender que:
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Cada nível remete um conhecimento diferente a ser aplicado [2];
Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Em cada nível, a configuração dos processos e das tecnologias deve ser gerida corretamente. Imagine que cada profissional, em seu respectivo nível trabalha e reporta um tipo de informação diferente, que requer certos cuidados ao ser veiculada não só na empresa, mas nos sistemas informação; É desta forma, que as empresas devem estar antenadas para controlar e avaliar todos os mecanismos que acatem as medidas a serem tomadas. Os profissionais de cargos mais altos dependem de todas as informações que são remetidas dos níveis subsequentes para que possam tentar tornar previsíveis ou ao menos estimar quais mudanças podem ser evitadas como também adotadas; Você pode estar se perguntando se um SIGs auxilia neste processo decisório. E a resposta é sim, mas em uma etapa bem mais adiante, que depende de[a]:
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos Da Gestão Empresarial ou Gestão Estratégica das Empresas são termos que se referem a um conjunto de técnicas e mecanismos que utilizam as informações, sua relevância, influencia, veracidade, além de outras variáveis para facilitar a tomada de decisões em momentos oportunos que reportem bons resultados, sejam previsíveis ou não nas empresas; Na prática a gestão estratégica é utilizada através da elaboração de um processo que compete analisar dados provenientes das operações e comparálos com os resultados obtidos pelas empresas; Muitos profissionais, dentre eles, os gerentes, especificam filtros de informação, que reportam, por exemplo, metas atingidas, produtos vendidos, operações realizadas dentro do tempo programado, além de outros fatores que são considerados relevantes para as empresas;
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos Todo este processo de análise da informação é conhecido como inteligência da informação. A inteligência da informação caracteriza a interpretação de determinados tipos de dados, como por exemplo, valores, custo, prejuízo, lucro, etc., para desempenhar o cruzamento de informações, que consiste em comparar os dados citados mediante a definição de regras; As regras funcionam como uma espécie de correlação entre diferentes relações de produtos. Imagine que temos tabelas contendo clientes cadastrados, produtos cadastrados e você pode realizar várias consultas que envolvem a criação de uma relação entre ambos: Clientes que compram mais a vista um determinado produto; Clientes que comprar dois produtos que sempre são faturados em uma mesma compra [média]; Clientes que compram produtos que nunca estão na mesma cesta; Esta correlação é o que chamamos de indicadores. O indicador funciona para verificar quais dados são estratificados mediante a consulta de várias regras e simular eventuais estimativas em uma possível alteração da regra de negócio;
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos Podemos entender melhor elaborando algumas destas regras: Cenário: temos um cenário em são criadas três tabelas contendo dados respectivamente do cliente, produto e venda. Como estas tabelas poderiam ser criadas? Tabela-Cliente: os atributos são código do cliente, nome do cliente, endereço e telefone; Tabela-Produto: os atributos do produto são código do produto, valor de compra, valor de revenda, margem de lucro e margem de desconto; Tabela-Venda: os atributos da venda são data, forma de pagamento, valor total dos produtos e valor total dos tributos; Regra 1: Com saber quais clientes gastaram acima de 100R$ nas compras? Regra 2: Como saber quais clientes pagaram a vista no mês?
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos O desenvolvimento destas regras é formulado conhecendo detalhadamente os bancos de dados das empresas. Desta forma, uma das estratégias que as empresas adotam é analisar cuidadosamente os dados lançados em determinados intervalos de tempo; Só que os líderes e diretores não precisam ter conhecimento técnico para analisar e integrar estes dados as decisões. As mudanças procedem pelos próprios sistemas que geram gráficos, relatórios e projeções que estipulam todo este acervo de perguntas e dúvidas que podem ser levantadas; Quando abordamos esta etapa de um processo de gestão do escopo organizacional algo que merece ser tratado com tamanha atenção, esta conexão entre as decisões e a sistematização do software é conhecida como processamento ou controle de mudanças;
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos O controle de mudanças convém definir a preparação da empresa para alterar processos e atividades, de forma parcial ou total, em sua rotina, para estabelecer novos critérios de funcionamento em um cenário; Apesar de estarmos falando sobre mudanças nesta etapa, seu controle e gerenciamento não são algo dependentes apenas da aquisição de sistemas de informação; As mudanças podem ser realizadas em um projeto, vários níveis da empresa, mas de toda forma, quando falamos nelas, não é por acaso. Imagine que grandes decisões exigem toda uma contextualização para possibilitar a evolução na instituição, mesmo que demore um certo tempo para acontecer; E onde as mudanças entram e o que reportam para a gestão empresarial?
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos A mudanças implicam em obter o conhecimento das informações corretas da empresa. Se você voltar alguns slides, e verificar novamente a figura da pirâmide que detém informações sobre o conhecimento [Slide 10] vai perceber que há uma certa dependência deste contexto de mudanças e com o conhecimento. Como entender? [3]
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos A Gestão do Conhecimento é uma área que tem como propósito reunir disciplinas, teorias e todo um contexto acerca dos mais variados mecanismos e estratégias e avaliam todos os tipos de informação e retratam quais podem ser as atividades de coleta, análise, tratamento e gerenciamento da mesma nas empresas; Também é conhecida como Knowledge Management e tem como propósito alinha informações técnicas a valores adquiridos como persuasão, autorganização e todo o capital intelectual da empresa para facilitar o desenvolvimento de novos modelos de gestão e operação; Quais os principais critérios que diferenciam Gestão da Informação x Gestão do Conhecimento?
Gestão e Integração Empresarial: tecnologias e processos Na Gestão da Informação: São desenvolvidos mecanismos para captar, tratar e armazenar corretamente a informação, mediante as regras da empresa; São utilizados instrumentos de diferentes fontes, como questionários, checklists, relatórios, etc.; São desenvolvidas regras para classificar a informação, atribuindo valores e pontos de importância para o seu uso; Na Gestão do Conhecimento: São desenvolvidas técnicas para utilizar a informação como um instrumento para a tomada de decisão, principalmente em empresas e mercados competitivos; São desenvolvidos instrumentos como relatórios, consultas e regras para o gerenciamento de banco de dados que contém muitas informações; São desenvolvidos sistemas para diferentes tipos e níveis organizacionais, desde o estratégico, tático e operacional;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Os Sistemas Especialistas são aqueles desenvolvidos para serem aplicados em uma área específica de conhecimento, buscando auxiliar o usuário a resolver problemas que abordem uma teoria, além de formular um conjunto de relacionamentos de dados e informações referentes à área especialista; Na prática os sistemas especialista, principalmente para o campo da administração, atuam focando três aspetos principais. O primeiro deles é modelar e reduzir problema, ou seja, facilitar o entendimento de todos os fatores que geram um problema e quais são as propriedades que são necessárias para resolvê-lo; A modelagem pode ser realizada através de vários métodos, como organogramas, fluxogramas, metodologias de negócios, dentre outros mecanismos associativos que representam entidades de dados;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações [4] Um exemplo prático de uma modelagem com BPM;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Outro objetivo dos sistemas especialistas para a administração é simular a combinação de regras de banco de dados para comparar problemas diferentes e buscar as soluções mais viáveis. Esta alternativa é realizada sintetizando cenários fictícios ou verdadeiros e elencando todas as características que a empresa detém acesso ou ferramentas heurística; O terceiro fator é realizar o cruzamento de dados entre as bases de dados e aplicativos que estejam integrados ou se comunicando em uma empresa. É desta forma, que os dados podem ser considerados confiáveis; Todos os dados dos bancos de dados, quando reunidos e comparados, formam o que a literatura denomina como bases de conhecimento. Estas bases servem como referência, principalmente quando focamos:
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações [5] Aplicação dos sistemas especialistas [5];
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Os Sistemas de Apoio a Decisão são aqueles que têm como propósito definir uma ou mais arquiteturas, taxonomias e padrões de comunicação e de decisão para que as empresas adquiram uma projeção de certeza [estimativa] acerca das suas ações; Em tese, os SADs focam basicamente três fatores: o primeiro é denominar os mecanismos de acesso e interação com grandes bases de dados, bem como as especificações de integração de outros processos de sistemas de terceiros como também os meios de acesso; As tomadas de decisão abrangem também a denominação dos critérios de solução. Os critérios de solução funcionam como uma espécie de um conjunto de sugestões [geração de diálogo] encaminhadas pelos colaboradores da empresa para que possam ser analisadas, e quem sabe, adotadas, posteriormente;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações O terceiro critério é especificar o processo de uso da tecnologia. Os sistemas adotam como padrão as entradas, que são documentos, dados, ou informações de um modo geral, que exercem um papel fundamental da composição das bases de dados; A tomada de decisão em si, abrange vários fatores, dos quais podemos citar as mudanças acionadas pela empresa. Quando uma decisão é tomada é importante considerar quem e quais são os processos e níveis participantes para se possa adaptar sem muitos problemas o funcionamento do negócio ou do modelo de negócios prestado; As saídas são geralmente dados quantitativos, baseados nos resultados obtidos. Alguns exemplos são gráficos, planilhas, dentre outros insumos que geram informações que vão ser novamente processadas neste ciclo contínuo;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações [6] Ilustração da comunicação em SADs;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Os Sistemas Executivos são aqueles responsáveis por representar os dados dos demais sistemas para os altos executivos das empresas. Na prática, o sistema é provido de interfaces gráficas bem desenvolvidas, que focam realizar análises, filtros, comparações e tendências; Muitos profissionais adotam o sistema executivo como ferramenta para realizar o monitoramento dos dados, baseados em estimativas e tendências de mercado. Os dados também são formatados mediante aos processos, com fluxos, redes de comunicação adotando como requisitos: Definição do domínio de acesso: corresponde quais bases e regras de negócio o sistema poderá ter representação; Definição da representação: estatisticamente falando, cada gráfico pode adotar regras estatísticas, que implementam funções. Estas funções são; Funções/funcionalidades: são as operações que o sistema pode desempenhar;
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Exemplo de uma análise de dados com o uso de gráficos [7];
Sistemas de Informação Gerenciais e Aplicações Muitos sistemas executivos podem ser integrados a outros aplicativos, ou na verdade, importam dados deles, como é o caso do exemplo que estamos vendo na figura; É importante que saibamos que para cada gênero e objetivo diferente de gerenciamento existe um modelo adequado para abranger seus aspectos, seja com um foco voltado para o alto diretor ou apenas para as operações; Desta forma, cabe a cada um de nós sabermos em qual cenário devemos trabalhar e entender como a integração das metodologias, aplicativos e teorias podem ser utilizadas, mediante a uma série de fatores, dos quais falamos ao longo de nossas aulas; Portanto, concluímos nossos estudos sobre os SIGs, entendendo sua importância como ferramenta-chave no processo de melhoria organizacional;
Referências [1] UNIVASSIS. Foto-reprodução pública Sistemas de Informação Gerenciais. Disponível em: < http:// 4.bp.blogspot.com/-da1iKGrYyQI/UW70dwrJ6eI/AAAAAAAAAHY/p9glLwGYS7o/s640/preview004.jpg > Acesso em 08 set. 2014; [2] ROSSETTI, Adroaldo; MORALES, Aran. Foto-reprodução Evolução da Tecnologia da Informação e comunicação nas organizações. Material institucional da Universidade Federal da Universidade de Santa Catarina. Disponível em: < http://revista.ibict.br/ciinf/index.php/ciinf/article/view/795/644 > Acesso em 08 set. 2014; [3] GUSHI, Eurico. Foto-reprodução pública dois modelos de gestão do conhecimento: criação e distribuição. Material institucional publicado no portal facilitador de workshop de inovação. Disponível em: < http:// facilitadordeworkshopdeinovacao.blogspot.com.br/2012/09/dois-modelos-de-gestao-do-conhecimento.html > Acesso em 09 set. 2014; [4] Portal T.I. e Gestão. Foto-reprodução pública BPM. Disponível em: < http://www.tiegestao.com.br/wp-content/ uploads/2012/12/bpm-servicosoa.png > Acesso em 15 set. 2014; [5] Portal Professores AEDB.br. Foto-reprodução pública Sistemas Especialistas. Disponível em: < http:// www.professores.aedb.br/miguel/inteligenciaartificial_arquivos/image015.jpg > Acesso em 15 set. 2014; [6] 4shared.com. Foto-reprodução pública Sistemas de Apoio a Decisão. Disponível em: < http:// dc199.4shared.com/doc/uyut1nut/preview.html > Acesso em 15 set. 2014; [7] Radar Executivo. Foto-reprodução pública Sistemas Executivos. Disponível em: < http://www.wk.com.br/ Produtos/RadarExecutivo.aspx > Acesso em 16 set. 2014;