Manual de Utilização PrintScout

Manual de Utilização PrintScout

Sumário 1. Login... 3 2. Tela Home... 4 3. Meus Locais... 5 3.1 Editar Local... 6 3.2 Adicionar Equipamento... 7 3.3 Alterar Dados de um Equipamento... 7 3.4 Excluir um Equipamento... 7 4. Relatórios... 8 4.1 Tipos de Relatórios... 9 5. Suporte... 11 5.1 Indicadores... 14 6. Contas... 15 6.1 Adicionar Conta... 15 6.2 Tipos de permissões... 16 6.3 Editar Contas... 17 6.4 Primeiro Acesso a Conta... 17 2

PrintScout O PrintScout é uma solução em monitoramento de impressão. Desenvolvido pela Guardian Tecnologia da Informação, o programa reúne uma interface simples e de fácil assimilação às funcionalidades que ajudarão no gerenciamento dos equipamentos de sua empresa. 1. Login Após realizada a instalação do PrintScout Client, acesse a página: http://printscout.guardian.inf.br/ Na tela de login deverá ser informado o usuário e sua respectiva senha para acesso ao sistema. Esse usuário e senha serão definidos no momento da instalação do PrintScout Client. OBS: para alterar o e-mail do login ou a senha vá até a opção Minha Conta no lado superior direito. Abrirá a seguinte tela: 3

Nessa tela você poderá alterar o e-mail de usuário e definir uma nova senha para login. Código de Instalação Código: esse código pode ser passado para o cliente final para a instalação do PrintScout substituindo assim a necessidade de autenticação através do usuário e senha. O código pode ser redefinido através do botão Redefinir. Data de Validade: data de validade do código. A validade é renovada automaticamente. Instalações Restantes: número de instalações restantes com o código exibido. 2. Tela Home Ao acessar a tela de Home você terá um resumo do seu parque de impressões. Nesse resumo são exibidas informações sobre a quantidade de equipamentos bem como o status dos mesmos, possui um resumo de locais (clientes) e também um gráfico com a variação diária das impressões. Alem do gráfico de variação de impressões está disponível também um gráfico com a informações dos status atuais dos equipamentos. 4

3. Meus Locais Ao acessar o ícone Meus Locais serão exibidos na tela os clientes cadastrados e, abaixo do nome do cliente serão exibidos os equipamentos cadastrados em cada cliente. Nessa tela será feita toda a administração de sua conta, você poderá alterar o nome do cliente, adicionar novos equipamentos, e também controlar os equipamentos através do status que é representado pelo ícone com as cores de um semáforo. 5

3.1 Editar Local É possível alterar o nome do cliente, e o plano. Nessa tela também é possível identificar em Computador do Agente o nome do computador onde o PrintScout está instalado. Em Localização é possível colocar a localização da máquina onde o PrintScout está instalado. 6

3.2 Adicionar Equipamento A opção adicionar equipamento permite ao usuário adicionar um novo equipamento. Nome Equipamento: Nome de identificação do equipamento. Endereço IP: IP da impressora. Departamento: (opcional) Departamento onde o equipamento está localizado. Template: Selecione o template correspondente ao equipamento. Detectar o Template Automaticamente: essa opção detecta automaticamente o template do equipamento. Após preencher os dados corretamente clique em Salvar. 3.3 Alterar Dados de um Equipamento Na tabela onde estão listados os equipamentos terá a opção Editar, onde você poderá alterar os dados do equipamento cadastrado. 3.4 Excluir um Equipamento Também na tabela onde estão listados os equipamentos terá a opção Excluir, onde você poderá excluir os equipamentos cadastrados. 7

4. Relatórios Nesta tela é possível gerar relatórios sobre o seu parque de impressões. Esses relatórios podem ser gerais ou por cliente especifico. Ao clicar em Download o relatório é baixado para seu computador. Relatórios: Tipo do relatório a ser gerado. Locais: Selecione o cliente que deseja gerar o relatório. Período: Período de dias que será exibido no relatório. Formato: Selecione o formato desejado para o relatório. 8

4.1 Tipos de Relatórios Observações importantes: Status Atual: Mostra o status dos equipamentos, contadores gerais, última colretealaetnótrrieosoudtreasstinfaodrmosaçàõecsọnferência de contadores de impressão devem ser emitidos com prazo mínimo de 24 horas após a data final escolhida. VariaçEãxoemdpeloC: ounmtardeolarteósrio dae ncaolníttiacdoo:reaspdreosedniata01d/e02foarm10a/0d2etdaelhvaedsaeraemitido variaçaãopadrotsir cdoen1ta1d/0o2re(scoenmsiudmeradnedteormuminamdíoniimntoerdveal2o4dheodrastaasp. ós a data final). Relatórios de faturamento devem apresentar diferença de 1 dia entre a data final de um relatório e a data inicial de outro. Exemplos: Relatório 1 01/02 à 10/02 Relatório 2 11/02 à 20/02 Relatório 3 21/02 à 28/02 Se foi emitido um relatório entre os dias: 01/02 e 10/02, o próximo relatório deverá ser emitido a partir do dia 11/02 (de modo a não repetir a data final do relatório anterior e a data inicial do próximo relatório). Variação de Contadores Sintético: Apresenta de forma resumida a variação dos contadores em um determinado intervalo de datas. Resumo dos Meus Locais: Exibe um resumo de todos os locais do cliente. Exportação de Dados para ERP / (ILUX): Gera um arquivo contendo os dados dos contadores de impressão em um formato que possam ser importados para outros sistemas. 9

Relatório Gerencial de Equipamentos para faturamento: Apresenta dados dos equipamentos, contagem, produção total e valores, com separação de impressões P&B e coloridas. Relatório de Eventos: Eventos ocorridos no período selecionado em cada um dos equipamentos. Envio de notificações por e-mail: 10

5. Suporte Na tela de Suporte os clientes finais poderão adicionar tickets as revendas. Sendo possível acompanhar, gerenciar e armazenar todas as solicitações. 11

Clicando no Adicionar abrirá a seguinte tela. Nela deverá ser informado um título que descreva sucintamente o assunto e a sua descrição. Após clicar em Salvar. Após o ticket ser salvo o sistema irá redirecionar para a tela de listagem dos tickets. Nesta tela é possível clicar nas colunas para reordenar, e ainda filtrar pelo nome ou status no campo Procurar. Será possível editar, adicionando novas informações ou respondendo algum questionamento. O Print Scout listará todas as mensagens do ticket. 12

Caso o ticket esteja solucionado, basta clicar em Fechar Ticket e será mostrada a pesquisa de satisfação. Onde poderá informar uma mensagem e será obrigatório selecionar o nível do atendimento. Os tickets fechados continuarão sendo mostrados na listagem, porém não será possível incluir novas mensagens. 13

5.1 Indicadores Exibe o resumo dos tickets levando em consideração um determinado período especificado pelo usuário. Na área superior da página são mostrados 3 painéis que exibem quantos tickets encontram-se abertos, fechados e a soma entre esses dois valores. Logo abaixo é mostrado um resumo específico dos tickets que foram fechados no período separados por classificação. Através do acesso a cada uma das classificações é possível visualizar a lista de tickets correspondentes permitindo visualizar a conversa presente em cada ticket. 14

6. Contas Na tela de Contas é possível criar sub-contas para os usuários\clientes finais, que poderão visualizar ou gerenciar o seu próprio parque de impressoras. Ao compartilhar um local com um usuário final, ele receberá uma autorização de acesso via email, com um link para acessar o sistema e uma senha para acesso inicial. Ao acessar a conta pela primeira vez o PrintScout irá pedir a redefinição sua senha. 6.1 Adicionar Conta Na tela de adicionar conta você irá criar a conta de acesso ao usuário\cliente final. 15

Nome de usuário: informar o nome do usuário\cliente que irá utilizar a conta. E-mail: informar o e-mail do usuário\cliente. Conta bloqueada \ desativada: caso você necessite bloquear a conta selecionada basta marcar essa opção, assim o usuário desta conta não conseguirá acessá-la temporariamente. Para que o usuário tenha acesso novamente basta desbloquear essa opção. 6.2 Tipos de permissões Visualizar Todos os Locais: esta opção dará acesso somente a visualização dos locais, ou seja, o usuário\cliente não terá permissões para editar, cadastrar ou excluir locais e equipamentos. Gerenciar Todos os Locais: esta opção dará ao usuário\cliente permissões para editar, cadastrar ou excluir locais e equipamentos. Permissões Personalizadas: na opção de permissões personalizadas você poderá selecionar quais serão os locais que o usuário\cliente terá acesso e também selecionar qual o tipo de permissão que o usuário terá acesso. 16

6.3 Editar Contas Na tela de Editar Contas você pode editar os dados do usuário\cliente bem como suas permissões. Você pode também redefinir a senha para acesso a conta, ao redefinir a senha será enviado um e-mail para o e-mail cadastrado informando a nova senha. 6.4 Primeiro Acesso a Conta 17

Ao acessar a conta pela primeira vez ou após a redefinição da senha será necessário alterar a senha. Você terá que informar a senha que recebeu por email e em seguida informar a nova senha. Nos próximos acessos você irá utilizar a nova senha. 18