Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Índice Novas funcionalidades do Lotus Notes 8.5... 5 1 Página inicial... 6 2 Gestão de emails: visão geral... 7 3 Gestão de emails: retenção de emails... 8 4 Conversação: agrupamento de emails relacionados... 12 5 Incluir ícone na margem de emails selecionados... 13 6 Como identificar Os remetentes... 14 7 Como identificar Os destinatários... 15 8 Criando, salvando e deletando anexos... 16 9 Criando assinatura... 17 10 Definições de pesquisa... 18 11 Lista de contatos/contatos recentes e pesquisa de endereços... 19 12 Funções da agenda... 20 14 Barra lateral... 22 15 Sametime... 23 16 FeeDS... 26 17 Visualização da agenda na Barra lateral... 28 18 Glossário... 29 3
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Novas funcionalidades do Lotus Notes 8.5 A nova versão do Lotus Notes traz benefícios a todos os colaboradores BASF em nível global, propiciando um ambiente ainda mais colaborativo. Lotus Notes 8.5: o novo ambiente de colaboração BASF. sametime Integrado; quickr; E mais Colaboração Interface guia Windows; Nova barra Lateral; E mais Contatos Email contatos Recentes; visualização de dados; E mais Agenda tópicos de Conversação; correção Ortográfica; E mais ações em um clique; visualização de tempo livre na agenda; E mais 5
1. Página Inicial Abrir lista de aplicativos Clique no botão Abrir ou no ícone da página inicial para abrir a lista de aplicativos Notes. Ao abrir a lista, você terá acesso a: Aplicações, Documentos e Internet Funções Exibição em Miniatura Possibilidade de acessar diretamente uma das abas do Notes que já está aberta. use esse botão para fechar a página. clique no botão para mostrar Atalho (CTRL-Shift-T) Painel de aplicativos 6 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
2. Gestão de emails: Visão Geral selecione o email e mova-o Você pode ajustar a largura da coluna com os dados do remetente. para a lixeira. Entrada de emails os emails estão agrupados em ordem cronológica ; emails não lidos são marcados com uma estrela e ficam em negrito ; agrupamento de emails (conversações) ; mostrar somente não lidos. Clique neste botão para visualizar ou não o conteúdo do email. 7
3. gestão de emails: retenção de emails Como selecionar um e-mail para retenção? abra o e-mail que você deseja marcar para retenção. clique em Arquivar e depois selecione a opção Estabelecer etiqueta. a b c d Atenção: Para emails programados como retenção obrigatória, o tempo de retenção será automaticamente de 10 anos. e y Na janela de Configuração de arquivado, selecione: a. Tipo*: selecione qual será o tipo de retenção: retenção obrigatória > são todos e-mails relacionados à Auditoria, Legal, Fiscal ou Jurídico que devem ser retidos. marcar para retenção > são os e-mails que você considera que devem ser retidos, mas não possui relação direta com questões legais. b. Seleção 1*: selecione em qual categoria o e-mail deve ser retido. c. Seleção 2: selecione a subcategoria descrita por você na categoria anterior. d. Comentário: insira seus comentários, caso seja necessário. e. Duração*: selecione o período de retenção que varia de 1 a 3 anos. y clique em OK para confirmar a retenção. Nota: (*) indica campos obrigatórios. 8 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Como selecionar mais de um e-mail para retenção de uma só vez? A retenção de vários e-mails pode ser feita em sua pasta pessoal. x abra uma de suas pastas pessoais que contém os e-mails que deseja marcar para a retenção. selecione os e-mails que você gostaria de reter. clique em Arquivar. x selecione Estabelecer etiqueta. y a b c d e y Na janela de Configuração de arquivado, selecione o tipo de retenção. a. Tipo*: retenção obrigatória b. Seleção 1*: selecione a opção: Documentos relacionados à: Auditoria, Legal, Fiscal ou Jurídico. c. Seleção 2: selecione a subcategoria descrita por você. d. Comentário: insira seus comentários, caso seja necessário. e. Duração*: Para emails programados como retenção obrigatória, o tempo de retenção será automaticamente de 10 anos. clique em OK para confirmar a retenção. Nota: (*) indica campos obrigatórios. Veja página anterior como selecionar um e-mail para marcar para retenção. 9
Como remover a seleção de retenção de um e-mail? selecione o e-mail que deseja remover da seleção de retenção. clique em Arquivar e depois escolha Eliminar etiqueta. clique em OK para confirmar o cancelamento de retenção. Para remover a seleção de retenção de vários e-mails, selecione-os em sua pasta pessoal e siga os passos indicados acima. 10 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Como identificar os e-mails que estão selecionados para retenção? você pode identificar os e-mails retidos pelo ícone que é exibido a frente do e-mail em sua caixa de entrada. Marcar para retenção: o ícone mostra um disquete Retenção obrigatória: o ícone mostra um disco rígido Onde visualizar os e-mails retidos? abra sua caixa de entrada do Lotus Notes e na barra esquerda da pasta (painel de navegação), selecione Visualizações > Arquivamento: você verá todos os e-mails classificados como marcar para retenção e em seguida os emails tidos como retenção obrigatória. Onde visualizar os e-mails que irão expirar? Na barra esquerda da pasta (painel de navegação), selecione Visualizações e escolha Documentos de Expiração. Você verá os e-mails que não estão marcados para retenção e a data que serão expirados. Os e-mails contidos nesta pasta serão apagados de acordo com a política de eliminação global de e-mails BASF, ou seja, em 6 meses. 11
4. Conversação: Agrupamento de emails relacionados A funcionalidade conversação" possibilita agrupar respostas relacionadas ao mesmo e-mail. Confira os passos a seguir: clique no triângulo u para mostrar a primeira linha de texto de cada email/resposta clique no botão Mostrar Conversações se o e-mail for parte de uma conversa, é marcado com um triângulo pequeno u ao lado da linha de assunto veja o conteúdo da conversação selecionada. 12 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
5. Incluir ícone na margem de emails selecionados Se você preferir incluir o ícone ao lado de suas mensagens selecionadas, execute os próximos passos: Para marcar os emails selecionados com o x ícone: na margem lateral, clique em Arquivo Preferências Configuração Básica do Notes Client selecione a opção xmostrar marcas de seleção na margem para documentos selecionados e clique em yok para finalizar a configuração. y 13
6. COMO IDENTIFICAR OS REMETENTES? Esta funcionalidade permite identificar seus remetentes mais importantes através de cores. Confira os passos a seguir: Indicadores de remetente: Facilite a localização de mensagens de remetentes importantes em sua caixa de entrada ao atribuir cores exclusivas ao texto e ao fundo. Selecione o botão Arquivo Preferências Correio eletrônico y x x Clique na aba Indicadores de atenção para abrir as opções de configuração de indicadores para remetente e destinatário. Essas preferências ajudam a definir quais são os emails prioritários em sua caixa de entrada, seja por Indicadores de remetentes y (selecionar a cor), ou por indicadores de destinário (selecione os ícones: ) Em Nomes de remetentes: selecione o botão para inserir os emails desejados. Em Fundo e em Texto, selecione a cor de fundo e de texto desejado. 14 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
7. COMO IDENTIFICAR OS DESTINATÁRIOS? x Selecione o botão Arquivo Preferências Correio eletrônico. x Clique na aba Indicadores de atenção para abrir as opções de configuração de indicadores para remetente e destinatário. y clique nas opções indicadas, de acordo com sua preferência. uma coluna adicional com indicadores de destinatário será exibida. Círculo todo azul: são emails enviados só para você; Círculo branco / azul: são e-mails enviados para você e a quantidade de pessoas que definir, variando de 1 a 10 no campo Para Círculo todo branco: são e-mails enviados para você no Campo Cc: (com cópia) ou para mais pessoas que definiu no campo acima. 15
8. Criando, Salvando e Deletando Anexos Abra um novo email e selecione no ícone (anexar o arquivo) Selecione o arquivo vque deseja anexar ao seu email; Clique em criar Para deletar um anexo, basta clicar sobre o arquivo e pressionar o botão delete. 16 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
9. Criando assinatura Na caixa de entrada, clique em Mais Editar Assinatura Para criar/editar sua assinatura 1) No campo Empresa, selecione a localidade BASF que você trabalha; 2) clique Atualizar para que os dados sejam carregados; 3) insira os dados de Saudação e Informação Pessoal/Adicional que julgar necessário; 4) Clique em Salvar e Fechar. 17
10. Definições de pesquisa Esta funcionalidade permite a pesquisa rápida em variados ambientes (caixa de entrada do e-mail, yahoo, google, agenda, etc.) Confira os passos a seguir: Ao selecionar o campo de pesquisa você pode definir em quais ambientes realizará a sua busca, de acordo com os campos listados. Pode ser em todo o correio (seja na caixa de entrada ou em pastas arquivadas), em toda a agenda ou fazer uma busca direta na internet pelo Google ou Yahoo! Procura. 18 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
11. Lista de contatos / contatos recentes e Pesquisa de endereços Para enviar um novo email, digite no campo Para o nome do(s) destinatário(s). Ao iniciar a digitação, automaticamente aparecerá a lista com os seus últimos contatos. v O campo Para é inteligente: A lista de contatos aparece de acordo com a freqüência de emails enviados ou recebidos daquele contato (seja colaborador BASF ou não). Ou seja, ao digitar Maria no campo Para, aparecerá a lista com todas as Marias que você já enviou ou recebeu emails. Caso seja a primeira vez que enviará um email a este destinatário, clique na lupa v para visualizar a lista completa de todos os colaboradores BASF com o nome digitado. 19
12. Funções da Agenda Criando um compromisso: Clique no botão Abrir Agenda para abrir a visualização de sua agenda. Dê um duplo clique no dia em que deseja programar o compromisso e digite os detalhes de horário/convidados. Clique em salvar/enviar convite Ícones da Agenda Reunião; Compromisso; Lembrete; Tarefa; Alta prioridade; Data especial; Evento de um dia inteiro. 20 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Verificando a disponibilidade na agenda e configurando o fuso horário Verificando a disponibilidade na agenda Para verificar a disponibilidade de horário das pessoas que incluiu no convite de sua reunião, abra a aba Localizar horários disponíveis para consulta e clique sobre o horário desejado. As cores indicarão a disponibilidade dos convidados. Configurando um segundo fuso horário x Configurando um segundo fuso horário para facilitar suas consultas ao agendar uma reunião: Abra o botão Arquivo Preferências campo Agenda a Fazer Definições Regionais. Selecione a opção Exibir um fuso horário adicional e abra a lista do campo Fuso horário para definir. 21
13. Barra lateral Na versão 8.5 do Lotus Notes, você pode acessar funcionalidades do dia a dia com mais agilidade. Confira as opções na Barra Lateral: Página inicial Barra lateral Através da barra lateral, você terá acesso às seguintes aplicações: Sametime, Principais contatos do Sametime, Agenda, Feeds, Funções Gerais da barra lateral Clique nesse ícone para acessar o menu de opções em cada aplicativo. Dê um clique sobre o título de cada aplicativo para maximizar/minimizar. em breve, estarão disponíveis os aplicativos: Reuniões do Sametime, Widgets e Locais. A largura da barra lateral pode ser alterada ao clicar sobre a seta. você pode visualizar os seus compromissos diários programados em sua agenda. Basta selecionar (duplo clique) sobre o ícone Visão-Geral-do-Dia 22 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
14. Sametime O Sametime está integrado ao Lotus Notes 8.5. localizar contatos no sametime Após o registro, confira as seguintes opções: Para localizar uma pessoa que deseja conectar via Sametime, digite seu nome no campo para iniciar a busca. Determine a Localização Geográfica Esta funcionalidade permite incluir seus dados de localização de acordo com o site que em estiver na BASF. Ao clicar no botão você abrirá o menu de opções. Clique em Preferências para abrir a janela de configurações do Sametime. Ao abrir sua lista de contatos do Sametime, passe o cursor do mouse sobre o nome da pessoa desejada. Aguarde alguns segundos para que seja exibido o seu cartão de visitas. Clique em Sametime Local Geográfico e inclua seus dados de localização. Depois, clique no botão OK para que seus dados de localização apareçam no seu status do Sametime. 23
adicionar novos contatos NO sametime u Clique com botão direito do mouse na aba Contatos do Sametime Novo Contato do Sametime v para adicionar um novo contato Importar contatos pessoais na lista de contatos do sametime Pesquise sobre a aba Procurar o Nome u; Pesquisando o catálogo de endereços do Sametime v; Digite o nome desejado w; Clique em Pesquisar x para iniciar a busca; O resultado é apresentado em forma de lista y. adicione ao grupo desejado z; Resultado do Sametime {. { 24 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Iniciar bate-papo no Sametime Sempre que o status dos seus contatos estiver como Disponível, você pode iniciar um bate-papo online. Clique em contatos Sametime w Para convidar outras pessoas para o chat, basta clicar no ícone e iniciar o chat. vuse o botão direito do mouse para abrir a aba de bate-papo. Status de Disponibilidade Na lista de contatos, a disponibilidade das pessoas é exibida através dos ícones: Ativar/desativar Corretor ortográfico Adicionar emoticons Link da Internet 25
15. Feeds Feeds ou Newsfeeds é o nome dado para visualizar notícias online através da Internet ou usando uma rede interna. Você pode se inscrever gratuitamente para receber esse serviço de vários sites da Internet e as notícias são alimentadas automaticamente por meio de um Feedreader (leitor) ou programas de email. O Feeds permite que você fique atualizado ao receber as últimas informações de sites e aplicativos. Feeds na BASF Na página Global de IS, você já pode encontrar uma indicação de Feeds para os colaboradores BASF. Entre no link: http://www.information-services.basf.net para acessar a página Global de IS e ativar a sua assinatura de notícias. Para configurar a frequência das atualizações de notícias, vá em Arquivo Preferências Feeds para abrir a seguinte janela: Frequência de atualização. Período de retenção de notícias. Configurações da janela de exibição. 26 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Feeds: Confira as funcionalidades da opção FEEDS Clique na aba Feeds da barra lateral. Clique em para assinar os Feeds pré-determinados pela BASF: Lotus Notes Tips. Ao abrir a janela, clique em ok. Atualizar os feeds y Visualização de todos os grupos de leitura Feeds. Copie e cole o endereço do site desejado. Depois de clicar no botão IR>. Resumo Ao clicar sobre uma nova atualização será exibido um resumo da notícia. Despois de confirmar com o botão Abrir, será possível ler o artigo completo em seu navegador de internet. 27
16. Visualização da agenda na Barra Lateral Funções da agenda Ao clicar na aba Visão-Geral-do-Dia, você terá a visualização de seus compromissos Ao clicar no rodapé da Visão-Geral-do-Dia, abrirá um resumo dos dias do ano. Ao clicar no mês, você terá acesso à visão geral dos meses x Ao clicar no anox, você terá acesso à visão geral dos anos. 28 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
17. Glossário Ícones do Email Mensagem não lida; Mensagem enviada; Mensagem encaminhada; Mensagem respondida; Mensagem encaminhada e respondida; Prioridade alta; Mensagem enviada para várias pessoas; Mensagem enviada apenas para mim. Acompanhamento Novo convite para reunião ou tarefa; Reunião reagendada; Convite enviado aceito; Convite enviado declinado/cancelado; Rascunho; Retenção Ícones da Agenda Reunião; Compromisso; Lembrete; Tarefa; Alta prioridade; Data especial; Evento de um dia inteiro. 29
Para ter acesso ao elearning e FAQs, consulte o IS Service Desk Online: http://is-servicedesk.basf.net. Para suporte técnico, entre em contato com o Service Desk pelo ramal 7757, ou 0800 770 2105 para ligações externas. 30 Lotus Notes 8.5 Novas Funcionalidades
Versão 01 Maio 2011