Carlos Maia
Índice 1. Estilos 1 1.1. Considerações gerais 1 1.2. Aplicar estilos 1 1.3. Modificar estilos 2 1.4. Criar um novo estilo 3 1.5. Cópia de estilos 5 1.6. Retirar todos os estilos presentes num texto ou porção de texto 5 1.7. Colocar ou retirar numeração dos estilos (listas) 5 2. Índices 7 2.1. Criar um índice (TOC) 7 2.1.1. Utilizando os estilos tipo Heading 8 2.1.2. Construir um índice utilizando estilos personalizados 8 2.2. Actualizar o índice 9 2.3. Criar um índice de figuras 9 2.4. Criar um índice remissivo 11 Carlos Maia
Índice de figuras Ilustração 1 2 Ilustração 2 4 Ilustração 3 4 Ilustração 4 6 Ilustração 5 7 Ilustração 6 9 Ilustração 7 10 Ilustração 8 11 Ilustração 9 12 Ilustração 10 12 Carlos Maia
1. Estilos 1.1. Considerações gerais Um estilo é um conjunto de formatações, agrupadas e identificadas por um nome, que pode ser aplicado a qualquer parte do documento alterando a sua aparência. Por exemplo, se quisermos formatar algumas partes do texto com um tipo e tamanho de letra diferente e ainda salientá-las com o bold (negrito), podemos criar um novo estilo com estas características e aplicá-lo quando quisermos duma só vez, substituindo a aplicação em separado de cada uma das modificações pretendidas. Outras das grandes vantagens da aplicação de estilos é que em qualquer momento se pode modificar esse estilo, com reflexo imediato em todo o texto formatado com esse estilo. As formatações no Word são aplicadas basicamente a dois elementos do texto: Caracteres: tipo de letra, cor, tamanho, etc. Parágrafos: alinhamento, distância entre linhas, etc. Podem-se ainda aplicar formatações a outros elementos, por exemplo tabelas e listas, ou zonas com tabulações, sombreados, etc. Há que ter especial atenção a duas situações a evitar, que por vezes podem comprometer a eficácia da utilização dos estilos: Colocar dois espaços seguidos Fazer dois Enter seguidos Existem já vários estilos predefinidos no Word, que podemos utilizar de imediato (ex.: Heading1, Heading2,, Heading9). No entanto, podemos criar os nossos próprios estilos, como veremos a seguir. 1.2. Aplicar estilos 1. Seleccionar o texto a que pretende aplicar o estilo 2. No menu format, escolher styles and formating ou, na barra de formatações, clicar no botão. Do lado direito do ecrã aparece a janela correspondente. 3. Em baixo, na caixa show, aparecem diversas vistas possíveis dos estilos já definidos, apenas para filtrar e facilitar a escolha. Por omissão, deverá ser visível o Available formating mas se escolher All styles, todos os estilos existentes serão mostrados 4. Na caixa Pick formating to apply, clicar no estilo pretendido Carlos Maia 1
1.3. Modificar estilos 1. No painel Styles and Formating, accionado previamente (no menu format, escolher Styles and formating ou, na barra de formatações, clicar no botão ), escolher o estilo que se pretende modificar e clicar na seta que se encontra do lado direito desse estilo 2. No menu que então aparece, escolher a opção Modify Ilustração 1 3. Algumas características podem ser modificadas logo na janela que aparece (ver Ilustração 1), mas para ter acesso a todas as formatações possíveis, terá que premir o botão format (no canto inferior esquerdo desta janela) 4. Quando terminar a modificação de todas as propriedades, para voltar ao documento fazer clique em OK. As alterações efectuadas reflectem-se no documento actual e noutros documentos que tenham como base este documento como modelo. Os documentos já existentes não serão afectados. Carlos Maia 2
1.4. Criar um novo estilo 1. Para criar um novo estilo, aceder novamente ao painel Styles and Formating (no menu Format, escolher Styles and formating ou, na barra de formatações, clicar no botão ) 2. Na caixa Formating of selected text clicar no botão New Style 3. Na caixa Name escreve-se um nome para o novo estilo 4. Em Style Type indicar se a formatação será aplicada a parágrafos, caracteres, tabelas ou numeração 5. Por omissão, o novo estilo é baseado no estilo aplicado ao parágrafo corrente (onde o cursor se encontra). Para escolher outro estilo que sirva de base, terá que o seleccionar na caixa Style Based on 6. Na caixa Style for following paragraph, indica-se o estilo que deverá ser aplicado ao parágrafo a seguir ao corrente (o mesmo, por omissão) 7. Deverá então proceder ás modificações pretendidas, utilizando os botões disponíveis na janela corrente ou clicando no botão Format, que dá acesso à totalidade das propriedades passíveis de serem modificadas Por omissão, as alterações efectuadas aos estilos só terão efeito no documento corrente. Se entretanto accionar o controle Add to template, essas modificações irão ser gravadas no modelo em que o documento está a ser baseado (normal.dot, por omissão) e estarão assim disponíveis para todos os documentos que utilizem o mesmo modelo. Se accionar o controle Automatically update, as modificações irão ser aplicadas de imediato a todo o documento, podendo alterar outros parágrafos além do seleccionado. Esta opção é desaconselhada a quem não tiver bastante prática na utilização de estilos, pelos resultados imprevistos que pode desencadear. Carlos Maia 3
Ilustração 2 Ilustração 3 Podem também ser copiados estilos entre modelos, bem como apagá-los, acedendo a Tools Templates and Add-Ins separador Templates botão Organizer separador Style. (ver Ilustração 2 e Ilustração 3). No entanto, qualquer alteração nos modelos terá influência nos Carlos Maia 4
futuros documentos a criar, pelo que apagar estilos dos modelos (nomeadamente do normal.dot) está desaconselhada. 1.5. Cópia de estilos Utilizando o botão Format Painter (pincel), é possível copiar um estilo de um bloco de texto para outro bloco de texto, seguindo os seguintes passos: 1. Seleccionar uma porção de texto que esteja formatada com o estilo pretendido 2. Clicar (uma só vez) no botão Format Painter 3. Seleccionar o texto onde se pretende aplicar o estilo copiado. O pincel aplicará as formatações associadas ao estilo copiado e será automaticamente desactivado 4. Se pretender aplicar esse estilo a vários blocos de texto, não contíguos, no ponto 2 deverá fazer um duplo clique no botão Format Painter e seleccioná-los (usando o botão Ctrl do teclado). Neste caso a desactivação do pincel não é automática, tendo que se dar um novo clique no botão para a desactivar. 1.6. Retirar todos os estilos presentes num texto ou porção de texto 1. Seleccionar o texto a que pretende aplicar o estilo 2. No menu format, escolher Styles and formating ou, na barra de formatações, clicar no botão. Do lado direito do ecrã aparece a janela correspondente 3. No menu drop-down (caixa) Formating of selected text, clicar na seta do lado direito e escolher a opção Clear formating 1.7. Colocar ou retirar numeração dos estilos (listas) 1. Colocar o cursor sobre um título formatado, por exemplo com Heading 1 2. Ir ao menu Format Bullets and Numbering (Ilustração 4) 3. Escolher o separador Outline Numbered 4. Para aplicar numeração ao estilo Heading 1 (Ex.: 1-Título1, 2- Titulo2, etc.), devemos escolher um dos estilos da segunda linha, onde figura numeração junto à palavra Heading. Para retirar uma numeração previamente colocada, basta escolher o primeiro estilo da primeira linha None Carlos Maia 5
Ilustração 4 Esta modificação fazer-se-á sentir em todos os títulos deste documento formatados com o estilo Heading 1. Outra forma de atingir este objectivo seria clicando na seta do lado direito da caixa correspondente ao estilo Heading 1 (na barra Styles and Formating, na zona Pick Formating to apply), escolher o modo Modify, clicar no botão Format, escolher Numbering e seguir os passos 3 e 4 já descritos acima. Carlos Maia 6
2. Índices Ao que normalmente se dá o nome de índice, ou seja a lista dos capítulos e secções com indicação da respectiva página onde se encontram, o Word dá o nome de Table Of Contents (TOC). A maneira mais simples de construir um índice automático no Word é formatar os títulos do documento utilizando os estilos predefinidos (Heading 1, Heading 2,, Heading 9), já que o Word procura estas entradas, ordenando-as automaticamente pelos níveis correspondentes para posteriormente construir o índice. Poderá também utilizar a vista Outline View para estabelecer mais facilmente uma gradação dos níveis dos títulos, utilizando as ferramentas da barra de ferramentas Outlining. Existem também outros tipos de índices, dos quais se destacam o índice remissivo (no Word chama-se apenas Índex, que nos dá informação sobre palavras - ou outros elementos - previamente marcadas) e o índice de figuras. 2.1. Criar um índice (TOC) Ilustração 5 Carlos Maia 7
2.1.1. Utilizando os estilos tipo Heading Se tiverem sido utilizados os estilos tipo Heading para os títulos do documento, basta seguir os seguintes passos: 1. Colocar o cursor no local onde se pretende inserir o índice, por norma no princípio do documento, numa nova secção 2. Ir a Insert References Index and Tables e escolher o separador Table Of Contents (Ilustração 5) 3. Alguns aspectos do índice poderão ser ajustado com os controles imediatamente visíveis. No controle Formats poderá escolher um modelo predefinido e, se pretender outro, no botão Modify poderá modificar o estilo associado a cada nível do índice 4. Por omissão, o Word usa três níveis na construção do índice. No entanto, este número poderá ser modificado no controle Show Levels 5. No final, premir o botão OK 2.1.2. Construir um índice utilizando estilos personalizados Em alternativa a usar os Headings predefinidos, poderá criar um índice cujos títulos sejam fruto da criação de estilos pessoais. Supondo então que tenha criado os estilos Titulo1, Titulo2 e Titulo3 e que os tenha aplicado aos diversos títulos que irão aparecer no índice, este será construído seguindo os seguintes passos: 1. Colocar o cursor no local onde se pretende inserir o índice, usualmente no princípio do documento, numa nova secção 2. Ir a Insert References Index and Tables e escolher o separador Table Of Contents (Ilustração 5) 3. Clicar em Options Carlos Maia 8
Ilustração 6 4. No item Available styles (Ilustração 6), localize os estilos que criou (Titulo1, Titulo2 e Titulo3) e para cada um deles, no item TOC level (à direita do nome do estilo), introduza um número de 1 a 9 para indicar o nível que deseja que esse título apresente no índice (ex: 1 para o(s) titulo(s) principal(ais), 2 para os subtítulos imediatamente abaixo, etc.). Também poderá atribuir um nível a estilos de títulos predefinidos, inclusivamente o mesmo nível que de outros estilos já indicados, no entanto terá que se acautelar para que isso não se torne confuso 5. Clicar em OK 2.2. Actualizar o índice Se o documento sofrer alterações após a construção do índice, este terá que ser actualizado. Bastará para tal clicar no índice a actualizar e premir a tecla F9 do teclado. Poderá escolher uma actualização total (se por exemplo modificou o texto) ou apenas da paginação. Estas opções são também acessíveis se clicar no botão direito do rato em cima do índice seleccionado. 2.3. Criar um índice de figuras Para que se possa construir automaticamente um índice de figuras, é necessário que todas as figuras tenham a sua própria legenda. Para tal, deverá seleccionar cada uma das figuras e ir a Carlos Maia 9
Insert Reference Caption (Ilustração 7), escolher o tipo de legenda (label) correspondente (ou criar uma nova, no botão New label ) e configurar a numeração (no botão numbering). Poderá ainda utilizar o botão Auto-Caption para que o Word insira automaticamente uma legenda nos tipos de objectos que indicar na caixa que entretanto abre. Ilustração 7 Estando já as figuras legendadas, para criar um índice de figuras deverá seguir os seguintes passos: 1. Colocar o cursor no local onde se pretende inserir o índice de figuras, normalmente numa nova secção a seguir ao índice (TOC). 2. Ir a Insert References Index and Tables e escolher o separador Table Of Figures (Ilustração 8) Carlos Maia 10
Ilustração 8 3. As opções indicadas aqui são semelhantes ás apresentadas na construção do índice (TOC), embora mais simples 2.4. Criar um índice remissivo Este tipo de índice é utilizado normalmente para indicar palavras-chave do texto e quais as páginas onde se encontram. Normalmente, este tipo de índice é apresentado no fim do documento, numa outra secção, em duas ou mais colunas e com as entradas separadas alfabeticamente pela primeira letra. A construção deste tipo de índice é também semelhante aos anteriormente descritos: 1. Criar uma nova secção onde ficará o índice remissivo (normalmente no final do texto) 2. Ir a Insert References Index and Tables e escolher o separador Índex (Ilustração 9) Carlos Maia 11
Ilustração 9 3. Na caixa Formats, escolher um estilo predefinido 4. Clicar no botão Mark Entry (Ilustração 10) Ilustração 10 5. Selecciona-se no texto a palavra desejada e clica-se em seguida no interior da caixa Main Entry. De notar que a palavra é lá colocada automaticamente e que a janela Mark Carlos Maia 12
Índex Entry não desaparece. Isto acontece porque é suposto só abandonarmos esta janela quando todas as palavras pretendidas tiverem sido adicionadas 6. Seleccionar o botão Mark ou Mark All, dependendo se queremos marcar apenas a palavra indicada no sítio especificado ou todas as ocorrências dessa palavra no documento 7. Repetir os passos 5 e 6 até terminarmos de incluir todas as palavras pretendidas 8. Clicar no botão Cancel 9. Posicionar o cursor no local onde deverá ser incluído o índice remissivo 10. Ir novamente a Insert References Index and Tables e escolher o separador Índex (Ilustração 9) 11. Clicar no botão OK. Só agora o índice remissivo será criado. Carlos Maia 13