Complementaridade e Integração da Gestão e Avaliação de Desempenho com SAS/SPM 28 de Outubro Centro de Congressos de Lisboa Eng. Rui Marques (INA), Dra. Sara Araújo (Maternidade Júlio Dinis) 1
Agenda 1 Objectivos do Projecto 2 Gestão de Desempenho (BSC) 3 Avaliação de Desempenho (SIADAP) 4 Modelo Integrado 5 Desdobramento 6 CHP Unidade Maternidade Júlio Dinis 7 Aplicação do Modelo Integrado em SAS/SPM 8 - Conclusões 2
Quem somos Rui Marques Formador/Consultor convidado INA (Metodologias de Gestão) CEAGP, FORGEP, CADAP, CAGEP, CADAPi, Seminários Docente convidado do Mestrado em Gestão do Desporto (FMH) Consultor (SGMFAP, SGMDN, FMUC, DRAPAlentejo, etc) Contacto: rui.marques@ina.pt 3
1 Objectivos do Projecto Construir um sistema integrado de pilotagem estratégica... Porque queremos fazer bem... as coisas certas. É essencial uma metodologia que permite apoiar a formulação, implementação e acompanhamento estratégico. Criação de Valor A abordagem metodológica, devidamente interpretada, potencia a criação de valor nas organizações através da gestão de desempenho. Monitorizada Devidamente implementada Estratégia adequada 4
1 Objectivos do Projecto...e que permita a integração da gestão e avaliação de desempenho... Porque na Administração Pública, a Avaliação do Desempenho de Serviços, Dirigentes e Funcionários (SIADAP) é universal. Para que esta nova estrutura funcione e permita discriminar os Serviços de acordo com os seus reais níveis de desempenho é crucial a articulação dos três níveis de avaliação com a estratégia de cada Serviço Os recursos envolvidos no processo de avaliação devem ser tanto quanto possível minimizados. O propósito dos Serviços não é fazer avaliação. 5
1 Objectivos do Projecto...automatizando o processo de monitorização, análise e reporte da informação Porque cada vez mais o volume e a complexidade da informação é maior. Porque num ambiente de pressão da tutela e dos cidadãos por um melhor desempenho, rapidez de resposta, adaptabilidade, accountability, é fundamental ter a informação ao dispor no menor espaço de tempo possível Desafio: O SAS/SPM é uma aplicação para gestão de desempenho cujo uso numa perspectiva de integração dos modelos de avaliação e de gestão cria problemas que importa solucionar, a nível da concepção da estrutura. 6
1 Objectivos do Projecto...ilustrando uma aplicação prática CHP Unidade Maternidade Júlio Dinis (Porto) Concepção do modelo integrado e aplicação na MJD 7
2 Gestão de Desempenho (BSC) O Balanced Scorecard é uma metodologia flexível que permite: Simplificar a elaboração da estratégia e do plano estratégico; Apoiar a construção do plano de actividades e cartas de missão Comunicar a estratégia (à organização e ao exterior); Medir a eficácia da estratégia Articular e alinhar os objectivos das Unidades Orgânicas com a estratégia da organização. 8
3 Avaliação de Desempenho (SIADAP) De carácter anual, é aplicável aos Serviços, Dirigentes e Funcionários Distinção de mérito; Progressão na carreira; Prémios de desempenho; Renovação de contratos de gestão e comissões de serviço; Apontada por uma significativa percentagem da população-alvo como: Complexa Burocrática Desestabilizadora Como mudar esta impressão? Integração Injusta Coerência Irrelevante para a melhoria do desempenho Comunicação Acompanhamento 9
4 Modelo Integrado Desejavelmente, conseguiremos através do Balanced Scorecard : Articular a Avaliação de Serviços, Dirigentes e Colaboradores (SIADAP 1, 2 e 3) com o planeamento estratégico té Facilitar e automatizar as obrigações relativas aos QUAR (Quadros de Avaliação e Responsabilização) 10
4 Modelo Integrado Solução pouco eficiente Gestão de Desempenho Avaliação de Desempenho 11
4 Modelo Integrado A organização integrada... Níveis organizacionais Gestão e Avaliação de Desempenho 12
4 Modelo Integrado Elementos comuns... SIADAP Objectivos de Avaliação Baseados em informação fiável, geralmente virados para as perspectivas externas (cliente, financeira) BSC Objectivos de Avaliação e Objectivos de Gestão Nas perspectivas externas (cliente, financeira) e internas (processo aprendizagem) Podem ser baseados em informação não-utilizável em objectivos de avaliação Integração plena implica a existência de elementos comuns 13
4 Modelo Integrado QUAR Objectivos estratégicos: Plurianuais, traduzem as grandes opções estratégicas (expressão das políticas do Governo, das orientações superiores), podem não ser quantificados Objectivos operacionais são de carácter anual, concretos, quantificados, específicos. Tendem a pertencer às perspectivas do cliente e financeira. Não existe o conceito de objectivo operacional. BSC Os objectivos têm um carácter plurianual mas são quantificados anualmente ou em períodos mais curtos. Vectores estratégicos: Grandes linhas de acção. Não são quantificados. Estão próximos dos OE do QUAR. 14
4 Modelo Integrado Vectores estratégicos (VE/BSC) Objectivos estratégicos (OE/BSC) Indicadores / Metas Objectivos estratégicos (OE/QUAR) Objectivos operacionais (OO/QUAR) Indicadores / Metas 15
5 Desdobramento O BSC de nível inferior alinha com o superior identificando objectivos e indicadores que o nível inferior pode influenciar O BSC de nível inferior pode ter novos objectivos, indicadores e iniciativas Âmbito, aplicação e orçamento mais restritos Representa as características únicas do grupo ao qual é aplicado Objectivos no nível superior funcionam frequentemente como linhas de orientação no nível inferior Terminologia coerente em todos os níveis 16
5 Desdobramento BSC Corporativo QUAR BSC da Unidade SIADAP 2 BSC Individual SIADAP 3 17
5 Desdobramento 18
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6 CHP Unidade Maternidade Júlio Dinis VISÃO A Maternidade de Júlio Dinis pretende afirmar-se como um centro de referência para a Promoção da Saúde da Mulher e da Criança. MISSÃO A Maternidade de Júlio Dinis tem por missão prestar cuidados, directos ou referenciados, no domínio da Saúde da Mulher e da Criança, a doentes provenientes da área geográfica da Administração Regional de Saúde do Norte. Manter um relacionamento articulado com a rede de Centros de Saúde, da sua área de referência directa e de 2ª linha, conforme a Rede de Referenciação Materno-Infantil, em articulação com as Unidades Coordenadoras Funcionais, no sentido de favorecer a complementaridade que a sua experiência diferenciada proporciona ao sistema de saúde. In P.A.2007 20
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6 CHP Unidade Maternidade Júlio Dinis O Sector da saúde enfrenta grandes desafios a nível da gestão, caracterizados por exigência crescente de informação, transparência, eficiência, eficácia, economia e accountability. A MJD encontra-se inserida num ambiente competitivo, estando determinada a ser líder na região norte de Portugal, nas áreas da saúde materno infantil. Assumimos o compromisso de melhoria contínua, criando a melhor oferta de cuidados diferenciados e tendo sempre presente a satisfação do cliente. Necessidade de: Metodologia de gestão do desempenho Operacionalização do SIADAP Integração e automação de metodologias para a racionalização de recursos 22
6 CHP Unidade Maternidade Júlio Dinis Solução proposta: Desenvolvimento do Balanced Scorecard Extracção de informação para o QUAR Desdobramento de objectivos do BSC SIADAP 2 Desenvolvimento de Scorecards individuais SIADAP 3 Automação com SAS/SPM dos processos de: Monitorização, análise e gestão do desempenho Avaliação de desempenho Análise e reporte (BSC e SIADAP) Protótipos operacionais inicialmente desenvolvidos no âmbito do Curso de Alta Direcção em Administração Pública (Porto, 2008) 23
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7 Aplicação do modelo integrado em SAS/SPM O primeiro passo consistiu na definição de um template adequado à estrutura pretendida Elementos do Scorecard: Missão / Visão / Valor / Vector / Perspectiva / Objectivo / Indicador / iniciativa Parâmetro / Desempenho Relações entre elementos Vector Desempenho Parâmetro Parâmetro Objectivo Indicador Iniciativa 25
7 Aplicação do modelo integrado em SAS/SPM Atributos Métricos mais importantes: Objectivo, Parâmetro, Desempenho (Global): Performance (obtida a partir da performance dos indicadores associados) Indicador: Valor Corrente, Superação, Meta, Tolerância, Peso, Performance (normalizada em função da meta e da tolerância) 26
7 Aplicação do modelo integrado em SAS/SPM Instrumentos gráficos mais importantes: Mapa Estratégico (com performance associada a cada objectivo), Dashboard (para os indicadores), Mapa do QUAR (SIADAP 1), Objectivos de Unidade (SIADAP 2) e Objectivos Individuais (SIADAP 2 e 3) 27
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8 Conclusões É possível fazer avaliação de desempenho no sector público (SIADAP), de uma forma completamente integrada com a gestão de desempenho (BSC), respeitando o normativo legal. A adopção de uma abordagem integrada resulta na simplificação e harmonização do processo de avaliação, exigindo menos recursos e proporcionando melhores resultados. O uso de aplicações de Performance Management (nomeadamente SAS/SPM) para suporte a este processo pode ser feita com base numa estrutura de dados e numa interface que integram ambas as componentes (BSC e SIADAP) 34
7 Aplicação do modelo integrado em SAS/SPM Muito obrigado 35