Relatório Anual de Actividades 2008

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1 Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE CONTROLO DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE LUÍS SOBRAL DIAS

2 Índice... 3 Resumo... 3 Alinhamento estratégico dos objectivos... 3 Apreciação quantitativa... 4 Auto-avaliação

3 Resumo O ano de 2008 foi marcado por um acréscimo significativo do esforço de controlo, em particular dos de superfícies, solicitado à DRAP Norte, como resultado das exigências de intensificação das taxas de controlo, decorrentes dos elevados níveis de irregularidade verificados, e também da redução significativa da possibilidade de recurso à execução em regime de outsourcing, por parte do IFAP. Não obstante este contexto de maior exigência, a (DVC) superou, no ano de 2008, os 4 objectivos (2 na perspectiva da eficácia e 2 na perspectiva da qualidade) que lhe estavam fixados, com comportamentos diversificados consoante os indicadores seleccionados para medir os seus resultados. Globalmente foram efectuadas no ano de 2008, sob responsabilidade da DVC, mais de acções de controlo, repartidas pelos tipos de controlo que se evidenciam no quadro abaixo. PU Superfícies PU Animais Condicionalidade Animal Condicionalidade Animal Condicionalidade Ambiental SNIRB Prémio ao Abate de Bovinos Medidas Florestais Reforma Antecipada Gasóleo Gasóleo VITIS 371 Alinhamento estratégico dos objectivos Ainda que somente um dos quatro objectivos da DVC, concretamente o objectivo 4 Melhorar a qualificação profissional dos recursos humanos, contribua directamente para um objectivo operacional da DRAPN, existe um alinhamento claro entre os objectivos da DVC e os objectivos estratégicos da DRAPN, tanto ao nível do QUAR como do BSC, conforme se evidencia no quadro seguinte. 3

4 Objectivo Estratégico da DVC Assegurar, de acordo com as solicitações do IFAP e do GPP, a execução dos qualidade de execução dos Melhorar a qualificação profissional dos recursos humanos Objectivo operacional da DVC Manter os níveis de produtividade das equipas da Divisão nos principais tipos de controlo Executar os solicitados qualidade de execução dos Melhorar a qualificação profissional dos recursos humanos Objectivo estratégico em que se insere no QUAR satisfação dos clientes/utentes satisfação dos clientes/utentes satisfação dos clientes/utentes Optimizar a utilização dos recursos internos Objectivo operacional em que se insere no QUAR Objectivo estratégico em que se insere no BSC - 2 e 7-2 e 7-2 e Apreciação quantitativa 4

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6 No quadro seguinte apresentam-se resumidamente os resultados alcançados na avaliação do cumprimento dos diferentes indicadores de desempenho dos objectivos operacionais da DVC. Objectivos Indicadores Meta Resultado 1 Manter os níveis de produtividade das equipas da Divisão nos principais tipos de controlo 1 2 Nº médio de diários de PU Superfícies em 2008 / Nº médio de diários de PU Superfícies em 2007 (em %) Nº médio de diários de PU Animais em 2008 / Nº médio de diários de PU Animais em 2007 (em %) 90-95% 96% 90-95% 89% 2 Executar os solicitados 3 5 Nº de gasóleo executados / Nº de gasóleo solicitados (em %) Nº de condicionalidade ambiental executados / Nº de condicionalidade ambiental solicitados (em %) 90-95% 83% 90-95% 100% 3 qualidade de 7 Nº equipas de controlo de PU Superfícies sujeitas a controlo 90-95% 100% 6

7 Objectivos Indicadores Meta Resultado execução dos interno de qualidade / Nº total de equipas de controlo de PU Superfícies (em %) 8 Nº equipas de controlo de PU Animais sujeitas a controlo interno de qualidade / Nº total de equipas de controlo de PU Animais (em %) 90-95% 100% 4 Melhorar a qualificação profissional dos recursos humanos 9 10 Taxa de realização do plano de formação (volume de formação realizado/volume de formação previsto) *100 Percentagem de funcionários que frequentaram as acções previstas no plano 75-80% 63% 70-75% 93% A aplicação das ponderações fixadas a estes desempenhos dos indicadores determina o seguinte conjunto de resultados para os objectivos: Objectivo 1 103% (superado) Objectivo 2 105% (superado) Objectivo 3 111% (superado) Objectivo 4 108% (superado) Em relação à versão inicial do mapa de objectivos da DVC há que assinalar que não foi possível considerar na avaliação dois indicadores: o n.º 4 Nº in loco executados / Nº in loco solicitados (em %), relativo ao Objectivo 2, pelo facto de não ter sido solicitada pela Autoridade de Gestão do PRODER a realização de quaisquer in loco; e o n.º 6 (Nº com erros significativos / Nº da amostra, resultantes de avaliação externa)*100, relativo ao Objectivo 3, pelo facto de o IFAP não ter efectuado em 2008, ao contrário do que lhe era habitual, a avaliação de qualidade da actividade de controlo das DRAP s. Genericamente pode afirmar-se que a superação das metas estabelecidas nos caso dos indicadores 1, 5, 7, 8 e 10 se ficou a dever ao envolvimento e à qualidade de 7

8 desempenho evidenciados pelos funcionários da DVC na prossecução dos seus objectivos, ao passo que os desvios negativos encontrados se devem a: - No caso do indicador n.º 2 Nº médio de diários de PU Animais em 2008 / Nº médio de diários de PU Animais em 2007 (em %) há a assinalar que no decurso do ano de 2008 foram recrutados para a DVC novos agentes de controlo, provenientes de outros serviços da DRAPN, cuja integração e formação se deu em serviço, em exclusivo na realização de animais, circunstância que não deixou de se reflectir nos níveis de desempenho global da Divisão; - Quanto ao indicador n.º 3 Nº de gasóleo executados / Nº de gasóleo solicitados (em %) o incumprimento das metas estabelecidas ficou a dever-se a 2 circunstâncias: em primeiro lugar a generalidade das solicitações recebidas da DGADR ocorreu no último trimestre do ano, o que naturalmente encurtou o tempo disponível para lhes dar resposta; por outro lado, a realização destes passou a ser efectuada, por decisão da Direcção, pelas Delegações Regionais da DRAPN, sendo que no caso de uma delas sobrevieram outras tarefas urgentes que impediram a afectação de recursos à realização destes ; - Finalmente, no que respeita ao indicador n.º 9 Taxa de realização do plano de formação (volume de formação realizado/volume de formação previsto) *100 há que apontar duas explicações para o incumprimento verificado: o IFAP, única entidade habilitada e responsável pela realização de muita da formação específica dos agentes de controlo da DVC, não teve possibilidades, por sobrecarga de trabalho, de dar cumprimento aos objectivos que tinha traçado de realização de formação nas DRAP s; por outro lado a realização de formação com origem em formadores da DRAPN esteve também abaixo do previsto. Auto-avaliação Apesar do contexto de escassez de recursos, humanos e materiais, em que se desenrola a actividade da DVC, que se traduz globalmente numa resposta insuficiente às solicitações dos seus clientes, em particular do IFAP, foi possível assegurar a superação de todos os compromissos assumidos pela DVC no Plano de Actividades de A expressão quantitativa dessa superação e a justificação dos desvios positivos e negativos observados nos indicadores de resultado encontram-se explicitadas no ponto anterior. No ano de 2008 a DVC não exerceu quaisquer outras actividades para além da execução de acções de controlo. A diversidade de tipos de controlo efectuados é grande como se pode constatar no quadro apresentado no ponto 1 deste Relatório e, por esse motivo, nem todos têm expressão no Plano de Actividades. Todavia, os 8

9 resultados alcançados para esses tipos de estão evidenciados no quadro referido. Para a generalidade dos tipos de controlo efectuados pela DVC são registados, numa base de dados do IFAP, os principais parâmetros de caracterização de cada acção individual de controlo, como por exemplo os nomes dos agentes de controlo, as datas de entrega e devolução dos relatórios de controlo, a data de execução do controlo e uma multiplicidade de dados caracterizadores da exploração agrícola controlada (localização, n.º de parcelas controladas, n.º de animais controlados, etc.). A disponibilidade desta informação, associada a outros registos efectuados em base de dados própria da DVC, baseados em informações extraídas dos mapas de tarefas diárias dos agentes de controlo, permite monitorizar com bastante detalhe e actualidade, tanto internamente como por parte do principal cliente da DVC, o IFAP, a actividade das equipas de controlo da DVC, contribuindo igualmente para sustentar as avaliações de desempenho individuais, no âmbito do SIADAP. Para além destas bases de dados, o reporte da actividade da DVC ao seu principal cliente, o IFAP, é efectuado através de Relatórios Trimestrais de Actividade, previstos em Norma de Procedimentos acordada com aquele Instituto, e também através de reuniões periódicas do Grupo de Acompanhamento IFAP-DRAP s da actividade de controlo. Prospectivamente o desempenho da DVC estará intimamente ligado à dimensão do esforço de controlo que vier a ser exigido à DRAPN e, nesta matéria, será importante procurar articular mecanismos de relacionamento com o IFAP, que assegurem uma estabilização das solicitações anuais de controlo, condição essencial para um adequado planeamento dos necessários ajustamentos de recursos, humanos e materiais, a pôr à disposição da DVC. 9