PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 1 de 6 1. OBJETIVO Orientar a condução dos processos de de forma a garantir a uniformidade e eficiência dos procedimentos, ferramentas e técnicas utilizadas, assim como a perfeita distribuição das informações. 2. RESPONSÁVEIS Engenharia [RJ] Diretor de Construção [Local] Gerente de Obras Central de Planejamento e Gerenciamento de Obras [RJ] Coordenador de Planejamento Empreendimento Gerenciado [Local] 3. PROCEDIMENTOS O PO de Gerenciamento de Obras é composto pelos seguintes procedimentos: Acompanhamento de Desenvolvimento de Projetos Executivos; Fiscalização e Acompanhamento da Obra; Fiscalização e Acompanhamento de Suprimentos; Acompanhamento do Avanço Físico da Obra; Controle de Contratos e Documentação Fiscal e Legal; Controle da Qualidade dos Serviços e Materiais Empregados; Análise de Orçamentos Modificativos / Extra Contratual; Avaliação de Riscos e Procedimentos de Segurança e Higiene do Trabalho; Elaboração de Relatórios Gerenciais; Supervisão da Elaboração de Manuais do Proprietário e do Síndico; Vistoria das Unidades não Comercializadas / Estoque.
PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 2 de 6 3.1 Acompanhamento de Desenvolvimento de Projetos Executivos Trata-se do processo de realização de Reuniões de Coordenação e Desenvolvimento dos Projetos Executivos, abordando além das questões projetuais do produto, as questões relativas a construtibilidade e de uso e manutenção. 3.2 Fiscalização e Acompanhamento da Obra Inicialmente, deve-se analisar todas as informações e documentos fornecidos pelo Contrato de Construção tais como, cronogramas físicos, cronograma de suprimentos, cronograma físico financeiro e dados gerais do Contrato. Paralelamente, deve-se providenciar ART de atividade de gerenciamento da Empresa junto ao CREA. Com estes elementos têm-se uma visão global do escopo e como a Contratada pretende realizar a obra. Desta forma deve ser realizada uma reunião inicial entre a Gerenciadora e a Construtora para o estabelecimento da rotina operacional entre as Empresas, abordando-se os seguintes tópicos básicos: Plano Operacional de Canteiro de Obras; Rotinas de Trabalho Construtora / Gerenciadora; Procedimentos de Suprimentos / Contratações; Validação Cronograma de Obras e Medições; Datas de Medição; Prazos de Pagamento / Depósitos; Seguro da Obra / Vistoria de Vizinhança; Para o acompanhamento da obra, deve-se estabelecer rotina de visitas a obra para a realização da fiscalização dos serviços. Esta fiscalização basicamente deve avaliar quatro aspectos: - Qualidade dos Serviços; - Desenvolvimento / Prazos dos Serviços / Evolução Física; - Avaliação da implementação dos Recursos Financeiros na Obra; - Segurança no trabalho. Todos os itens definidos no Contrato de Gerenciamento serão fiscalizados, documentados e relatados às partes interessadas.
PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 3 de 6 3.3 Fiscalização e Acompanhamento de Suprimentos A Gerenciadora deve realizar a análise e validação do cronograma de suprimentos para os trabalhos na obra. Dependendo do estabelecido em Contrato, a Gerenciadora participará ou não da avaliação das cotações de suprimentos feito pela Construtora. Se as aquisições forem realizadas em nome da Contratante / Incorporadora, deverá ser validada um padrão de minuta contratual para a atividade de suprimentos a ser utilizada na obra. Para validação da compra, deve-se verificar o escopo do suprimento em análise, e a sua compatibilização com os projetos, memoriais de especificação, cláusulas contratuais e custos previstos no orçamento. 3.4 Acompanhamento do Avanço Físico da Obra Esse processo visa acompanhar o avanço físico mensal da obra cruzando as informações do cronograma físico com o cronograma financeiro definido em contrato e o andamento real da obra. Os desvios detectados serão informados às partes interessadas na intenção de viabilizar soluções para que o projeto retorne ao alinhamento original e / ou seja, feito um replanejamento de atividades visando o ajuste dos principais marcos de prazos do projeto. 3.5 Controle de Contratos e Documentação Fiscal e Legal Análise e Liberação de Contratos Após a escolha de um determinado fornecedor, a minuta do Contrato, dos principais fornecedores em nome do Incorporador, é remetida a Gerenciadora para liberação da contratação. Controle dos Contratos em nome dos Contratantes e Prestações de Contas Obra por Empreitada: A Gerenciadora realiza mensalmente uma análise do relatório de prestação de contas da Construtora relativo ao mês anterior e o cronograma físico financeiro do Contrato, avaliando a evolução de gastos incorridos no mês. Noventa dias antes do término da obra, a gerenciadora promove um inventário de saldos em todos os Contratos, Ordens de Compras, e de serviços da obra, para a avaliação e totalização de despesas a vencer até a conclusão da obra, desde que o valor acumulado da prestação de contas não tenha superado o valor do Cronograma Físico Financeiro. Caso isto venha ocorrer esta atividade deverá ser antecipada.
PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 4 de 6 Obra por Administração: A Gerenciadora realiza um controle de saldos de Contrato, através dos lançamentos das NF s a débito, em um conta corrente de cada Contrato. As liberações de pagamentos de NF s deverão ser realizadas pelogerente, após as verificações dos dados da coleta de preços e saldos contratuais. Após a liberação dogerente, o Contas a Pagar faz novamente as verificações das NF s versus coletas e saldos de Contratos. Controle de Providências de Habite-se Seis meses antes do prazo de conclusão das obras, inicia-se o processo de controle e obtenção de certidões para a vistoria de Habite-se, com base nas solicitações do Alvará de obras e concessionárias de serviços públicos. 3.6 Controle da Qualidade dos Serviços e Materiais Empregados Todos os serviços prestados e materiais adquiridos devem ser avaliados e qualificados conforme os dados de Contrato, Memoriais de Especificação e Projetos. As atividades de Controle de Qualidade devem seguir a rotina de trabalho da Construtora, subsidiada pela Gerenciadora que possui também um Sistema de Qualidade que agrega todos os procedimentos para esta atividade. Devem ser realizados na obra ensaios de conformidade e desempenho dos principais materiais e componentes do Projeto, avaliando-se os resultados com os preceitos das Normas Brasileiras e/ou Internacionais. 3.7 Análise de Orçamentos Modificativos / Extra Contratual Podem ocorrer no projeto, alterações de escopo do produto, mudança de Legislação e/ou melhorias, que concorrerão para a edição de orçamentos modificativos em função das alterações. Cabe a Gerenciadora a análise e qualificação da solicitação através de documentos específicos para a validação ou não do orçamento apresentado. 3.8 Avaliação de Riscos e Procedimentos de Segurança e Higiene do Trabalho Esse processo visa garantir que todas as Normas de Segurança e Medicina do Trabalho estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e todos os procedimentos internos e boas práticas adotadas pela Brookfield Incorporações S/A sejam observadas, seguidas e disseminadas entre todos os funcionários que participam da construção, seja essa mão de obra direta, indireta ou de terceiros.
PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 5 de 6 3.9 Elaboração de Relatórios Gerenciais Os Relatórios Gerencias são elaborados pelo e são compostos das seguintes informações: Responsável Gerente Geral de Obras Documento Dados do Empreendimento Comentários do Físico da Obra Progresso da Obra Serviços Executados no Mês Qualidade da Execução Status do Projeto Cronograma de Contratações Após a análise do Gerente Geral de Obras, o Relatório é liberado para distribuição. A distribuição deste Relatório é realizada através de correspondência específica para os Incorporadores. A periodicidade do Relatório de Gerenciamento da Obra é mensal. 3.10 Supervisão da Elaboração dos Manuais de Síndico e Proprietários Cabe a Construtora apresentar uma minuta dos Manuais do Síndico e dos Proprietários, para análise da Gerenciadora. A Gerenciadora deve realizar uma análise destas minutas com base na NBR 14037, avaliando as informações e recomendações descritas, bem como os prazos de garantia e procedimentos de assistências técnicas às unidades / clientes. 3.11 Vistoria das Unidades não Comercializadas / Estoque No período determinado pela Construtora, ao término das obras, deverão ser realizadas vistorias nas unidades em estoque, ficando a Gerenciadora responsável pelo recebimento de tais unidades em nome da Incorporadora. Nesta vistoria são verificadas a qualidade final do produto, e possíveis vícios aparentes que, caso ocorram, são assinalados de imediato em termo próprio de vistoria para o pronto atendimento por parte da Construtora, para o efetivo recebimento do imóvel.
PO - Procedimento Operacional Revisão: 02 Folha: 6 de 6 4. CONTROLE DE REGISTROS DA QUALIDADE Os registros da qualidade gerados por este processo são controlados da seguinte forma: Identificação Relatório Gerencial Contrato da Obra Local do Arquivo Secretaria da Engenharia Secretaria da Engenharia / Central de Planejamento Tipo de Arquivo e Proteção Tempo de Retenção Descarte Pasta Até o término da obra Arquivo Morto Armário Até o término da obra Arquivo Morto Aprovado por: Gui Alexandre 07 / 10 / 2009 Nome/ Visto Data