Tecnologia da Informação CAASP DIS Relatório Anuário 2009 Att. Gerência Geral e Diretoria CAASP
Introdução... 03 Projetos e Fatos Relevantes 2009... 03 Raio X de Investimentos e Custos... 09 Considerações Finais... 11 2
Introdução Este documento pretende demonstrar aos leitores as principais ações realizadas pela área de informática e sistemas em 2009 além de oferecer uma visão geral sobre os investimentos realizados. Ao final, destacamos as nossas considerações sobre o período e colocamos também algumas recomendações que entendemos ser importantes. Projetos e fatos relevantes em 2009 Na próxima seção vamos listar em ordem cronológica os principais projetos e fatos relevantes desenvolvidos pelo DIS durante o ano. Nesta lista, não estão contemplados as atividades cotidianas realizadas pela área como atendimento de suporte técnico e pequenas correções de sistemas. Janeiro Estoque contábil Elaboração de RFP para módulo de estoque contábil. Desenvolvimento de modelo padrão para solicitação de propostas aos fornecedores de TI para construção do módulo de estoque contábil controle por custo médio. Licenciamento - Elaboração de relatório sobre licenciamento de software e situação dos produtos instalados na CAASP para atender solicitação da organização BSA (Business Software Alliance). A BSA é uma associação que defende os interesses das empresas de software com relação à questão de direitos e licenciamento de software. Firewall - Elaboração de projeto para aumentar a segurança da rede lógica da CAASP e da OAB. O projeto foi elaborado em conjunto, pois compartilhamos o mesmo link de Internet. O objetivo maior na instalação de um Firewall é que ele pode ser usado para ajudar a impedir que a rede seja acessada sem autorização, assim, é possível evitar que informações sejam capturadas ou que sistemas tenham 3
seu funcionamento prejudicado pela ação de hackers. O firewall também é um grande aliado no combate a vírus e cavalos-de-tróia, uma vez que é capaz de bloquear portas de acesso de programas não autorizados. Fevereiro Fábrica de Software - Desenvolvimento de fornecedores para fábrica de software com objetivo de construir módulo de estoque contábil. O desenvolvimento de novos fornecedores permite estimular a concorrência e melhorar a qualidade dos produtos contratados de terceiros. Março e-commerce - Integração das pesquisas do site institucional CAASP com a loja virtual (e-commerce) direcionando o público diretamente da pesquisa para a área de compras do determinado produto na loja. A iniciativa facilita a navegação dos usuários e aumenta a probabilidade de conversão dos produtos pesquisados. Infraestrutura - Projeto para início de formalização da área de infraestrutura de TI. Elaboração de perfil desejado para os profissionais da área e discussão sobre o papel que a mesma deve exercer. A criação de uma área de infra para TI, com processos e políticas definidas, coloca a empresa no caminho para adquirir maturidade no gerenciamento de seu ambiente de TI. Tal medida, após consolidada, entre outros pontos, nos possibilita controlar com maior precisão o ambiente operacional, mitigar riscos potenciais e fornecer os tratamentos adequados em tempo hábil. Permite ainda discutir oportunidades de melhoria e inovação no ambiente com objetivo de utilizar melhor as tecnologias disponíveis a favor da organização. Abril Projeto Impressão - Elaboração de novo projeto de impressão para atualização dos equipamentos e serviços de impressão utilizados no prédio da CAASP-SEDE. Um dos 4
objetivos do projeto foi distribuir os equipamentos visando maximizar o compartilhamento das impressoras e racionalizar a impressão de cópias coloridas. Para isso, foi considerada a nova disposição física da CAASP bem como o perfil histórico de impressão de cada área, possibilitando assim oferecer renovação do parque e melhores recursos tecnológicos com ótima redução de custos. Rede CAASP - Elaboração de projeto para reorganização das contas e distribuição dos usuários nos grupos da rede. Validação dos usuários ativos e limpeza dos usuários inativos na rede. Foram padronizadas as descrições dos usuários e grupos. Considerando o fato de tal tarefa aumentar a segurança da rede, o projeto serviu como ação preventiva da ISO. Link CAASP x OAB - Conclusão de projeto que teve como objetivo aumentar a velocidade de comunicação de dados entre a CAASP e OABSP e melhorar a performance dos serviços que utilizam o link de Internet. O projeto proporcionou aumento de velocidade dos sistemas de Intranet, envio e recebimento de e-mails, acesso à Internet e todos os recursos que dependem do link de rádio entre a CAASP e OABSP. Maio e-commerce - Projeto para Integração da plataforma e-commerce CAASP (CAASPSHOP) com outros estados. A integração da plataforma tem como objetivo suportar as operações comerciais atendendo ao convênio firmado entre a CAASP e as Caixas de outros estados. O convênio possibilita que advogados de outros estados possam utilizar os serviços do CAASPSHOP. GMS / Site CAASP - Adequação do sistema GMS e Site CAASP para novo modelo de atendimento médico da rede referenciada CAASP. Neste modelo, o advogado paga diretamente ao médico pelos serviços prestados. As alterações realizadas oferecem suporte ao novo modelo nos sistemas administrativos e o site da entidade passou a comunicar os advogados sobre as mudanças ocorridas. 5
Financeiro - Geração dos dados financeiros para receita federal - Exportação de informações para RFB atendendo normativa 20/2006 - MANAD. Os dados gerados permitiram cumprir as exigências do fisco. RM / FARLIV - Evolução no módulo de integração entre os aplicativos de farmácia e livraria com o sistema fiscal, pacote RM Líber. O novo módulo de integração contribui para a produtividade do depto fiscal na escrituração das notas fiscais emitidas. Junho Site/ Clube Serviços - Integração do mecanismo de pesquisa Google com o site CAASP na área específica do Clube de Serviços. O novo mecanismo permite pesquisas mais simples e eficientes para os usuários do site. Julho Odontologia - Implantação de cadastro de odontologia / credenciados na Intranet. O cadastro na intranet permite integração on-line com outros aplicativos da entidade como o Site e Corporativo além de acesso facilitado aos dados que podem ser acessados de qualquer localidade com conexão à Internet. Agosto Wireless - Elaboração de projeto para implantação de solução para acesso à internet para os advogados através de rede Wireless. Com a implantação deste projeto a CAASP fornece mais um serviço e atende aos pedidos e sugestões dos advogados recebidas pelo fale conosco e canal direto. Um projeto importante e de grande utilidade para os advogados que utilizam a Internet como ferramenta de trabalho. 6
Pesquisa SGQ - Desenvolvimento de projeto piloto para pesquisa SGQ através da WEB. Realizamos um projeto para pesquisa de satisfação da área de Clube de Serviços e e-commerce utilizando a internet (WEB) como canal de comunicação e coleta das opiniões. O objetivo foi validar este modelo de pesquisa que deverá ser utilizado futuramente em outras áreas e regionais da CAASP. Antispam - Implantação de uma solução para combater os spams recebidos pela CAASP. Foram pesquisadas no mercado diversas soluções para combater o spam e a solução encontrada consistiu na instalação de um Apliance (Equipamento baseado em hardware e software) onde foram criadas várias regras para bloqueio de mensagens e usuários não autorizados. Com a implantação deste projeto foi percebido maior produtividade dos usuários no manuseio das caixas postais. A ferramenta adquirida mostrou-se eficiente bloqueando em média 95% das mensagens maliciosas. Setembro Farmácia-Livraria - Implantação de nova função para OABSP. Criação de relatório de despesas de farmácia e livraria realizadas pelos funcionários OAB (convênios) e função de bloqueio para os funcionários desligados a partir de tal relatório. O relatório desenvolvido foi disponibilizado diretamente ao RH da OAB que pode acessar as informações em tempo real. Contabilidade / Fluxo Caixa - Elaboração de rotina para integração automática das provisões de receita dos serviços de farmácia, livraria, odontologia e guias médicas. A rotina desenvolvida permite ao departamento financeiro visão diária e atualizada sobre as posições financeiras provisionadas permitindo assim melhor gerenciamento do fluxo de caixa da entidade. 7
VPN JUCESP - Implantação de de VPN (Rede Privada Virtual) com a Junta Comercial do Estado de São Paulo e Secretária da Fazenda. Com implantação desta solução a rede da CAASP está habilitada a utilizar a intranet e sistemas da Junta Comercial. Com este projeto, o DIS disponibilizou recursos técnicos para mais um serviço que será oferecido pela CAASP aos advogados, denominado Junta Comercial. Outubro Farmácia - Implantação nos sistemas de farmácia e livraria de módulo para operacionalização de promoções de venda de produtos no modelo leve X pague Y (Ex.: Leve 3 pague 2). Esta implantação permite flexibilidade para a entidade na prática de suas políticas comerciais em benefício dos associados. Novembro CAASPSHOP - Integração dos dados de Sergipe para utilização do CAASPSHOP. A integração possibilita colocar em operação o convênio firmado para que a loja virtual da CAASP atenda aos advogados do estado de Sergipe. Livraria Integração do sistema de encomendas com o e-mail dos advogados. Com esta alteração os advogados são automaticamente comunicados via e-mail de chegada de suas encomendas nas lojas. O processo colabora para a melhora da comunicação entre a a entidade e seus associados. Sedes Regionais - Criação de projeto para solução de backup dos dados relativos às receitas de medicamentos controlados dispensados nas regionais (Dados SEMC). O controle dos medicamentos é realizado através de software local que são transmitidos para a ANVISA por determinação legal. A solução desenvolvida visa 8
oferecer segurança adicional para os dados armazenados e serve como medida para minimizar os riscos envolvidos. Raio X Investimentos e Despesas Nesta seção, vamos demonstrar algumas visões sobre os investimentos e despesas realizados na área de TI em 2009. Para consolidar estes números foram considerados como investimentos estratégicos todos os valores despendidos para gerenciamento da área, além de projetos especiais e evoluções realizadas nos sistemas de informação CAASP. Investimentos estratégicos são realizados em atividades de planejamento, inovação ou evolução de processos através do uso de TI. São muito importantes considerando que geram novos valores para a empresa. 9
Acima, demonstramos o total investido em pessoal no ano de 2009 destacando o montante alocado para cada segmento interno da área de TI. Os investimentos com pessoal são um dos principais realizados em informática, portanto, merecem atenção especial na análise dos investimentos realizados. 10
Total Investido em 2009: R$ 1.621.549,49 Este último gráfico nos traz uma visão geral de todo investimento realizado em tecnologia da informação pela CAASP em 2009. Separamos o gráfico considerando as principais áreas de investimento o que nos permite realizar uma análise sobre a alocação de recursos em nossas considerações finais. Considerações Finais De modo geral consideramos o ano de 2009 positivo para a área de TI na CAASP. Consolidamos neste ano algumas iniciativas aplicadas em 2008, como o trabalho baseado em métricas para os nossos principais processos, entre eles, o atendimento ao usuário e a performance das aplicações disponibilizadas. Fortalecemos a área de infraestrutura de TI delineando seus processos e responsabilidades. Continuamos também nossos esforços para aproximar a área de TI de nossas unidades de negócio, com objetivo claro de obter uma utilização mais inteligente dos recursos tecnológicos, esforços estes pautados sempre pela colaboração mútua. 11
No que diz respeito aos investimentos, foram investidos R$ 1.621.549,94 em tecnologia, o que representa 1,51% do faturamento da entidade. O investimento realizado, descontado a inflação, praticamente manteve-se estável em relação ao ano anterior. De acordo com a 20º Pesquisa Anual do Uso de TI, 2009 FGV EASP as empresas investiram, em média, 6,00% do seu faturamento em TI no ano de 2008-2009, o que representa, na prática, um nível de investimento menor realizado pela CAASP quando comparado com seus pares. Neste ponto, acreditamos que existam ótimas oportunidades para o aumento de investimentos em TI pela entidade, algumas destas desejáveis, outras, entretanto, extremamente necessárias conforme demonstraremos em nossas recomendações. Em 2010, em nosso entendimento, a CAASP deve ficar atenta as recomendações abaixo: Considerando que a maioria dos softwares utilizados atualmente pela entidade foram desenvolvidos por sua equipe interna, devem ser investidos recursos em processos de melhoria na área de desenvolvimento visando preservar os investimentos realizados. Os recursos devem ser destinados para processos de qualidade de software, testes e organização funcional sob pena de, no médio prazo, a utilização e principalmente evolução dos softwares tornar-se inviável. Já em 2010, recomendamos um aumento de cerca 50-60% nos investimentos na área de sistemas a fim de iniciar a implantação dos processos de qualidade. Criação de processos formais e definição de políticas para acesso ao ambiente de produção CAASP. Atualmente, a maioria dos funcionários da área, principalmente desenvolvedores, possui acesso ao ambiente de produção em virtude de suas atividades. Esta prática não é recomendada, coloca em risco o ambiente operacional e dificulta a gestão de configuração. Recomendamos a implantação de políticas restritivas o que envolve investimentos diretos em pessoas (papéis) para áreas como infraestrutura e banco de dados. Tal recomendação nos traz a 12
possibilidade de melhor gerenciamento do risco e retorno certo no médio prazo visto que em um ambiente controlado e formal, as atividades são desenvolvidas com base em processos bem definidos, facilitando assim o gerenciamento total do ambiente. Criação da área de banco de dados para gerenciamento diário e mais efetivo dos diversos bancos de dados mantidos hoje pelas aplicações da entidade. Ao todo, são 19 bancos de dados em operação ou contingência que necessitam de administração, manutenção, organização e tunning continuamente. Além disso, a área de banco de dados é um pré-requisito para atender e recomendação anterior. Manter, revisitar e melhorar continuamente o conceito de métricas e SLA para medir o nível de serviço prestado pela TI para as áreas de negócio. Discutir com as áreas de negócios novas oportunidades para utilização da TI em busca de maior eficiência nos processos realizados pela CAASP. Desenvolver projetos com as áreas que justifiquem os investimentos realizados. Manter e melhorar a formalização dos processos para atendimento das demandas, especialmente as maiores, e continuar conscientizando nossos usuários sobre os custos envolvidos em cada ação. Discutir com a direção e criar um orçamento anual para treinamento e capacitação da equipe interna visando manter nosso quadro de profissionais aptos para atender as necessidades internas e capacitá-los para que tenham sempre condições de propor melhorias aos modelos atuais. Esta recomendação, já proposta e não atendida em 2008, é fundamental para o desenvolvimento da equipe e funciona também como ferramenta motivacional. 13
Como dito, algumas das ações acima são imprescindíveis, outras desejáveis, ainda sim muito importantes. Entre as ações citadas, as três primeiras listadas podem ser colocadas como imprescindíveis para a manutenção da estabilidade e bom funcionamento da área no médio prazo bem como a preservação dos investimentos até então realizados. São investimentos necessários para gerar uma nova transformação em nossa área de TI adequando-a a nova realidade da entidade que nos últimos anos cresceu em tamanho e complexidade. O pensamento central em todas as recomendações realizadas é sempre direcionar a área de informática para um melhor nível de serviço possível, visando criar condições e gerar capacidade de atendimento as expectativas e demandas da CAASP. Fontes consultadas: Dados - Intranet-Financeiro, Fireman e planilhas de gerenciamento DIS Internet: 20º Pesquisa Anual do Uso de TI, 2009 FGV EASP http://www.fgv.br/cia/pesquisa/ http://idgnow.uol.com.br/mercado/2009/05/26/empresas-brasileiras-investiram-6- de-seus-faturamentos-de-2008-em-ti/ 14