1.0. Gerenciamento de tempo Por que temos a sensação de que o tempo passa rápido demais?
2.0. Gerenciamento de tempo É porque gastamos o tempo em atividades que nada têm a ver com nossos objetivos, sonhos e com a nossa missão de vida. Na maior parte do tempo não fazemos nada significativo.
3.0. Gerenciamento de tempo Neste ano, quais atividades você realizou que realmente fizeram a diferença?
4.0. Gerenciamento de tempo Atividades Atividades que somos levados a fazer em função de situações que independem da nossa vontade, como atender pessoas sem hora marcada e ser interrompido inúmeras vezes para responder perguntas ou consultas.
5.0. Gerenciamento de tempo Atividades São atividades que se não forem executadas imediatamente irão gerar algum tipo de problema. Quando resolvidas deixam a sensação ilusória e pontual de salvador da pátria e super-herói, alimentando o ego e melhorando a autoestima. Porém, com o passar do tempo, além do prejuízo à saúde, deixa a sequela da sensação de missão não cumprida e ocasiona falhas na gestão de processos devido à centralização e perda de autonomia do grupo.
6.0. Gerenciamento de tempo Atividades O que realmente é importante são as ações que trazem resultados efetivos para a nossa vida. Ações feitas hoje, que fazem a diferença no trabalho, na vida pessoal e para as pessoas que vivem conosco.
7.0. Gerenciamento de tempo Pesquisa tríade do tempo 1 - Nunca; 2 - Raramente; 3 - Às vezes; 4 - Quase sempre; 5 - Sempre A B C 1 4 2 TOTAL A + TOTAL B + TOTAL C = TOTAL GERAL 3 7 5 6 10 8 IMPORTANTES: TOTAL B X 100 = 9 11 13 TOTAL GERAL 12 14 16 15 17 18 URGENTES: TOTAL C X 100 = TOTAL GERAL CIRCUNSTANCIAIS: TOTAL A X 100 = TOTAL GERAL TRÍADE IDEAL: 70% IMPORTANTE - 20% URGENTE - 10% CIRCUNSTANCIAL
8.0. Gerenciamento de tempo Dicas IMPORTANTES URGENTES CIRCUNSTANCIAIS Priorize Coloque data e prazo Descrição de funções e organograma Monitoramento e checklist Delegue Aprenda a dizer NÃO
9.0. Gerenciamento de tempo Rotina burra
10.0. Planilha FIXA de gerenciamento de tempo Cartaz na sala dos professores, sala da coordenação/direção e recepção/secretaria.
11.0. Síndrome da Porta aberta Apesar de parecer num primeiro momento um atendimento personalizado, este comportamento a médio e longo prazo impede qualquer tentativa de organização, pois cria uma cultura de atividades circunstanciais na qual os colaboradores não têm controle sobre seus afazeres. Além de passar a sensação de falta de profissionalismo e de que o papel prioritário do educador é atender os pais e não educar os filhos.
12.0. Reuniões de equipe com limites de tempo Líderes como diretores, coordenadores e orientadores não podem deixar que suas emoções administrem seu tempo. De forma inconsciente, dedicamos mais tempo às pessoas que gostamos e menos àquelas que não nos agradam. Sempre que agendar uma reunião peça para a recepcionista avisar o horário do seu início e término.
13.0. Checklist Checklist é uma ótima ferramenta de controle de qualidade por uma simples razão: é fácil nos esquecermos das coisas. Previne falhas básicas Reduz as fraquezas da mente (memória e atenção) Nos faz dar atenção aos detalhes Melhora a comunicação Ajuda a priorizar as ações No livro Checklist - Como fazer as coisas benfeitas (Editora Sextante) - Atul Gawande
14.0. Checklist No ambiente educacional, esta ferramenta é pouco utilizada devido à grande resistência e certa prepotência. Alguns educadores se acham experientes e bons demais para precisar de ajuda ou que os checklists são simples demais e que já sabem o que fazer. Mas se esquecem que é justamente a simplicidade que os torna tão funcionais. Exemplos de checklist: planilha de telefonemas, análise de professor em sala de aula e agenda de alta performance.
15.0. Agenda de alta performance É um diário de fácil manuseio que determina o tempo de cada função e auxilia na criação de uma rotina organizacional, focada em atividades importantes para que se possa buscar o equilíbrio entre a produtividade e a qualidade de vida. Seu objetivo é aumentar a satisfação pelas tarefas realizadas e proporcionar a sensação de missão cumprida.
16.0. Manual de utilização Etapa 1 - Checklist inicial Não use mais papéis soltos e post-it para anotações. Toda vez que lembrar de algo, utilize a parte inferior da página de planejamento semanal para descrever a atividade que deverá ser realizada durante a próxima semana.
17.0. Manual de utilização Etapa 2 - Planilha de desempenho semanal Deve ser preenchida todas as sexta-feiras que antecedem a semana 1º Preencha os campos do calendário (mês e dias). 2º Com base na planilha de gerenciamento de tempo da empresa, anote na sua planilha as atividades e horários que já são fixos ou confirmados. Para melhorar a visualização, desenhe um retângulo ao redor das atividades com horários fixos e um círculo nas prioridades. 3º Encaixe nos horários restantes as atividades que estão anotadas no checklist inicial. Não se esqueça também de anotar as atividades pessoais.
18.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários 1 - Distribua todas as atividades do checklist inicial e da planilha de gerenciamento de tempo semanal nas folhas de registro diário da semana. 2 - No final da tarde do dia anterior ou no começo da jornada de trabalho, complete a planilha ocupando o restante dos horários. 3 - Assinale com um X as atividades que são prioritárias. 4 - Não se esqueça de reservar alguns horários para relaxar ou fazer algo que realmente seja importante para você.
19.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários Após realizar a tarefa, assinale com um OK o espaço destinado ao checklist final. Se por algum motivo a tarefa não for realizada no horário predeterminado, deixe-a em branco e passe para a próxima. Assim que surgir um tempo releia o checklist final e, se possível, conclua as atividades pendentes.
20.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários Este é um dos métodos mais eficazes de administração do tempo, porque: - Mantém as funções visíveis; - Aumenta o foco - Concentra-se em uma única tarefa por vez; - Evita perda de tempo com coisas sem importância e distrações; - Estabelece metas e prazos; - Facilita a delegação; - Ensina a estimar o tempo de cada tarefa.
21.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários No final do dia, verifique na lista de checklist final quais tarefas não foram realizadas e as remaneje para as planilhas de outros dias, sinalizando as que estão atrasadas.
22.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários Outro motivo comum que impede a realização de algumas atividades são os imprevistos ou tarefas circunstanciais. É comum notar depois de um tempo escrevendo no espaço específico dos imprevistos, que a maioria das vezes eles se repetem e partem das mesmas pessoas. A partir do momento que você toma consciência deste fato, pode resolver o problema de uma vez por todas.
23.0. Manual de utilização Etapa 3 Registros diários Ao final do período de trabalho, faça um círculo nas carinhas de acordo com a sensação de como foi seu dia. Não pense muito, a resposta correta é a primeira que vem a sua mente. No fim do mês verifique quantas carinhas felizes, medianas ou tristes você assinalou e pondere se está no caminho certo ou se precisa rever alguns conceitos e atitudes, pois a vida passa rápido demais.
24.0. RabbiTV
25.0. Redes sociais