22º Congresso Brasileiro de Engenharia Sanitária e Ambiental 14 a 19 de Setembro 2003 - Joinville - Santa Catarina I-131 MUDANÇAS ESTRUTURAIS E CULTURAIS EM SISTEMAS DE CADASTROS DE ADUTORAS Kazuo Minami(1) Tecnólogo em Construção Civil Obras Hidráulicas formado pela Faculdade de Tecnologia de São Paulo UNESP 1983. Na Sabesp desde 1988 como tecnólogo na Divisão de Controle da Adução da RMSP CCO e de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP. Ariovaldo Agulhão - Bacharel em Administração de Empresas pela Faculdade de Administração e Ciências Econômicas Santana - 1993. Na Sabesp desde 1985 e atualmente exerce o cargo de Analista Administrativo no Setor de Cadastro Técnico da Divisão de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP - Sabesp. Choji Ohara - Engenheiro civil formado pela Escola de Engenharia de São Carlos - USP - 1972. Na Sabesp desde 1980 como engenheiro de Obras, de Projetos, de Planejamento e de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP - Sabesp. Kamel Zahed Filho - Doutor em Engenharia Hidráulica - Escola Politécnica da USP- 1990 - exerce o cargo de engenheiro da Divisão de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP - Sabesp, desde 1985. Professor Doutor do Departamento de Engenharia Hidráulica e Sanitária da Escola Politécnica da USP, desde 1980. Marilene da Cruz Coelho Nacibeni - Graduanda em Sistemas de Informações pelo Instituto Santanense de Ensino Superior. Na Sabesp desde 1981 e exerce a função de Técnica em Empreendimento no Setor de Cadastro Técnico da Divisão de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP - Sabesp.
Paulo de Souza Modesto - Graduando em Administração de Empresas pela Fundação Escola de Comércio Alvares Penteado. Na SABESP desde 1997 e exerce a função de Técnico em Serviços Administrativos no Setor de Cadastro Técnico da Divisão de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP Sabesp. Viviana Marli Nogueira de Aquino Borges(2) Engenheira Civil pela Escola de Engenharia da Universidade Mackenzie e mestranda em Engenharia Hidráulica na Escola Politécnica da USP exerce o cargo de engenheira da Divisão de Desenvolvimento Operacional da Unidade de Produção de Água da RMSP Sabesp. Endereço(1) SABESP Cia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo Rua Costa Carvalho, 300 CEP 05429 010 Pinheiros São Paulo SP Tel.: 0xx1132561195 Fax : 0xx1138150143 email: kminami@sabesp.com.br RESUMO O objetivo deste trabalho é o de apresentar as estratégias que estão sendo utilizadas para modernizar o Sistema de Cadastro Técnico da Unidade de Negócios de Produção de Água da Região Metropolitana de São Paulo Sabesp, alguns resultados que já estão sendo obtidos e propor discussões para troca de experiências com os profissionais envolvidos no gerenciamento de sistemas similares. São discutidos os conceitos básicos que orientaram o planejamento e desenvolvimento das atividades da área de cadastro técnico, onde se destacam: metodologia de trabalho, conceituação, recursos, modernização e treinamentos, para garantir a unifomização das informações e agilidade de atendimento aos clientes. São apresentados, de forma resumida, as iniciativas de mudança cultural do cadastro técnico. A modernização insere mudanças físicas, atualização baseada na tendência do mercado em recursos de hardware e softwares, gestão de qualidade com foco no cliente, atendendo e diponibilizando informações de forma ágil, rápida e de qualidade conhecida, investimentos em capacitação técnica e equipamentos de topografia. Conclui-se, que embora o sistema ainda esteja em fase inicial, as implementações tecnológicas e a preocupação com um indicador de confiabilidade das informações trazem aos clientes uma condição de segurança, agilidade, trazendo um retorno crescente ao aperfeiçoamento à da gestão de atendimento.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Cadastro Técnico, Cadastros de Adutoras, Sistemas de Informação JUSTIFICATIVA A importância deste projeto está associada a necessidade de se modernizar o sistema de cadastro técnico do macro processo produção de água que compreende a gestão de recursos hídricos, produção de água tratada e adução e entrega, que normalmente armazenam uma grande quantidade de documentos, muitos dos quais tornam-se obsoletos em função da dificuldade que as áreas operacionais têm em atualizá-los. Outro ponto de destaque é a dificuldade que os usuários têm em pesquisar ou obter um documento, a partir de informações esparsas. A modernização dos Cadastros de Adutoras, utilizando tecnologia e equipamentos de última geração, implica em se ganhar também confiabilidade nos dados, o que gera economias significativas em estudos, projetos e manutenções, além do aumento da própria segurança da operação. A velocidade da evolução tecnológica se contrapõe ao grande esforço necessário para se romper com paradigmas estabelecidos e interferir no comportamento da equipe responsável pelo cadastro e de seus clientes. O trabalho permitirá abrir um campo de discussões, a respeito de qual nível de tecnologia deve ser adotado em diversos casos, para que a evolução dos sistemas de cadastros de adutoras seja rápida, mas gradual o suficiente para acompanhar as mudanças culturais necessárias para absorver os novos conceitos. CONSIDERAÇÕES GERAIS O gerenciamento de um sistema de cadastro técnico operacional exige constante atenção, com relação a novas tecnologias de gerenciamento de informação e a novas demandas dos usuários. A responsabilidade do cadastro perante os usuários transcende a uma simples questão de satisfação pessoal, mas envolve questões de responsabilidades técnicas ante a futuras alterações nos sistemas físicos de adutoras ou nas manobras operacionais. Informações pouco confiáveis ou que sejam entregues com atrasos indesejados, podem ocasionar desperdícios de investimentos e até mesmo em sérias conseqüências de acidentes operacionais.
São preocupações constantes no gerenciamento de sistema de cadastro técnico operacional: a confiabilidade das informações, a agilidade no atendimento e a garantia da segurança das informações armazenadas. As informações armazenadas no arquivo técnico da RMSP, somam 1250 km de adutoras, 198 reservatórios de água tratada, 8 estações de tratamento de água e 135 estações elevatórias de água. Em geral, muitos dos documentos armazenados foram originados em papel, alguns retidos em áreas operacionais, o que dificulta a atualização, a uniformização das versões e a sua distribuição de forma generalizada. O trabalho que está aqui apresentado faz parte de um plano de ação maior, que está sendo iniciado e que já revela resultados animadores. O plano de ação definitivo contemplará a troca de informações da Sabesp com outras empresas de utilidade urbana e parceiros de fornecimento de serviços e obras. Os documentos em papel estão sendo armazenados em meio magnético ("escanerização"). Até o momento já foram transformados cerca de 46.000 documentos, de um total previsto da ordem de 100.000. Dos escaneados, 16.500 já estão inseridos em base de dados no Sistema de Gerenciamento de Plantas "SGP". Foram adquiridos um servidor de dados e um disco rígido removível de segurança para manter uma cópia da base de documentos. Paralelamente, grava-se CD s para garantir uma segurança dual. A atualização da gravação desses CD s é mensal, através de um sistema automático de "back-up". Foram adquiridos um servidor de dados e um disco rígido removível de segurança para manter uma cópia da base de documentos. A guarda desses CD s fica sob responsabilidade da unidade de gestão de cadastro técnico, embora fisicamente esses CD s estejam em outra área da Sabesp para maior segurança do acervo. Toda modernização num processo implica em alterar o comportamento das pessoas envolvidas, situação geralmente apresentada como o ponto crítico da efetivação das mudanças. A conceituação de modernização do cadastro não se ateve apenas ao aspecto tecnológico, mas baseou-se em construir uma nova estrutura de relacionamentos com clientes e responsabilidades da equipe. Para isto, estão sendo desenvolvidas diversas ações que, integradas, permitirão alcançar os padrões de eficiência desejados. Toda a equipe responsável pela gestão de cadastro técnico está motivada para receber essas alterações de processo, e vem procurando divulgar a seus clientes os novos procedimentos de forma a convencê-los a participar dessa evolução. METODOLOGIA DO TRABALHO
A modernização do cadastro é fruto de uma nova conceituação de processo estabelecido através de um trabalho amplo de redesenho de todos os macro-processos de gestão de recurso hídricos, produção de água tratada e adução e entrega na RMSP. São discutidos os conceitos básicos que orientaram o desenvolvimento do aplicativo, onde se destacam quatro propriedades: identificação da qualidade da informação, responsabilidade de atualização do banco de dados distribuída pelas áreas operacionais, o armazenamento de imagens ou desenhos relativos aos locais ou aos equipamentos e a manutenção do banco de dados em um servidor de dados, para garantir a unifomização das informações a todos os usuários. O trabalho de modernização do cadastro é, na verdade, um processo contínuo e evolutivo. As primeiras ações desenvolvidas foram: conceituar as atribuições da área de cadastro, implantar modificações estruturais nas dependências de escritório e arquivo, aquisição de hardware e software, treinamento de pessoal, elaboração e consolidação de procedimentos e criação de indicadores de gestão. Para o desenvolvimento dos trabalhos, foram envolvidos os profissionais do cadastro, da área de desenvolvimento operacional, parceiros externos e internos (áreas de cadastro de outras unidades da Empresa). CONCEITUAÇÃO DO CADASTRO Por muito tempo e em várias empresas o cadastro técnico é reconhecido como um repositório de desenhos e informações históricas mas, sem as devidas atualizações e sem os recursos de recuperação dessas informações. A concepção adotada na modernização do cadastro técnico foi o de transformar a área em unidade de gestão e divulgação de informações técnicas. A responsabilidade pelas anotações de alterações no sistema físico das instalações operacionais do sistema adutor, cabe às unidades gerenciais do sistema, executar conforme definido em redesenho de processos. Ao gestor de cadastro técnico compete estabelecer padrões de levantamentos topográficos, desenhos técnicos, bancos de dados cadastrais e procedimentos de armazenamento e divulgação das informações. Além disso, como função de desenvolvimento operacional, a equipe de gestão de cadastro técnico deve orientar as equipes operacionais para utilização dos padrões. MUDANÇAS FÍSICAS
Um aspecto básico que foi considerado é a condição de armazenamento dos documentos (mapas, plantas, desenhos), que em sua maioria se encontram em papel. Foi efetuada uma ampliação da área de armazenamento, para abrigar documentos que estavam dispersos em várias unidades operacionais e para acondicionar os documentos em melhores condições de temperatura e umidade, uma vez que as instalações anteriores eram inadequadas para preservação dos originais. Foi necessária a construção de uma área de 85m² (figura 1), destinada especificamente ao armazenamento dos documentos em meios analógicos (vegetal, papel, poliester, etc.) isolado, mas próxima da área de atendimento. Foi efetuada uma separação física dos documentos, considerados de Arquivo Técnico e de Cadastro Técnico. Todos os documentos referentes a instalações em operação foram considerados de Cadastro Técnico (as built); os demais como de Arquivo Técnico. Isto exigiu um esforço de análise dos documentos e um planejamento para a remoção organizada, de forma a garantir o controle absoluto das destinações dos documentos transportados. Figura 1 Foto da Área de armazenamento de documentos de 85m² A alteração do mobiliário de trabalho (figura 2) também foi ponto marcante para dar condições mais confortáveis à equipe e propiciar espaços adequados para atendimento dos clientes. A instalação de mobiliário modulado trouxe um melhor aproveitamento do espaço disponível, aumentando a eficiência da equipe, um visual que transmite uma sensação de organização para o cliente e que resulta em um impacto de confiabilidade na aproximação do cliente. A área de atendimento foi redesenhada para direcionar o cliente ao funcionário responsável por essa função. A equipe de desenho e manutenção de banco de dados permaneceu próxima da área de atendimento, para eventual suporte técnico. Figura 2 Foto da Mudança de mobiliário da sala de equipe de gestão de cadastro
AQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTOS Para tornar mais ágeis os trabalhos de atualização cadastral e para aumentar a confiabilidade da guarda dos documentos foram adquiridos equipamentos de topografia e de informática. Destaca-se a utilização de equipamento de "Estação Total" que permite um levantamento mais eficiente no campo e alimentação das bases de informação de forma automática, descarregando-se os dados coletados nos microcomputadores da equipe de escritório. A recente aquisição de equipamento de levantamento de posicionamento global (GPS) e Palm Top / Notebook tem o objetivo de preparar a equipe para a atualização e materialização da base de dados geográfico corporativa, em ambiente SIG, que está em fase de início de implantação. Estes conjuntos de "Estação Total", GPS e Palm Top / Notebook tem o propósito em evoluir na transmissão de dados via "Internet", visando a otimização e interação nas atividades de campo e escritório. Para a elaboração dos desenhos e atualização da base de dados, foram substituídos os computadores por outros de melhor performance tecnológica. Para a impressão dos arquivos gerados em software de desenho técnico foi instalado um equipamento de plotagem que é acessado através de rede de computadores, que auxilia os trabalhos e torna ágil o fornecimento de documentos quando solicitado pelo cliente. Para transformação dos desenhos em papel para meio digital não foi necessário a aquisição de equipamento de escanerização, uma vez que está sendo utilizado um equipamento de forma compartilhada com a unidade de acervo técnico. Como forma de auxiliar a documentação dos trabalhos de topografia, foi adquirido uma máquina fotográfica digital, que ficam a disposição das equipes responsáveis pelos levantamentos de campo. A obtenção das imagens digitais fotográficas tem auxiliado às equipes de gestão de cadastro técnico e unidades operacionais do sistema a dirimir algumas dúvidas sobre a disposição das instalações e informações visuais dos equipamentos. AQUISIÇÃO DE SOFTWARE
É fundamental que os trabalhos de gestão de cadastro técnico sejam apoiados por softwares voltados às áreas de topografia, desenho, bancos de dados e sistemas de informações geográficas. Na área de topografia os trabalhos passaram a ser apoiados por um aplicativo de mercado específico, que tem reduzido significativamente os tempos de processamento e tem melhorado a qualidade das informações. Todos os trabalhos de levantamentos planialtimétricos têm sido baseados nesse aplicativo, reduzindo-se os tempos gastos para os cálculos das planilhas topográficas e garantindo maior confiabilidade nos resultados. Na área de desenho já vinha se utilizando um software de mercado. A evolução se deu com o inicio da elaboração de desenhos em 3D, o que virá auxiliar os técnicos nas tomadas de decisões técnicas operacionais. Estão em fase final de desenvolvimento quatro aplicativos personalizados para a área de gestão de cadastro técnico: O CADOP (figura 3) é um sistema de gerenciamento de banco de dados que permite a consulta e a atualização das informações cadastrais e operacionais de reservatórios e elevatórias. É possível através desse aplicativo a obtenção de informações de dados operacionais alfanuméricos de instalações de adução, bem como a visualização de imagens (desenhos, fotos, croquis) de equipamentos específicos. A atualização desses bancos de dados são de responsabilidade das áreas operacionais (cada campo possui um responsável). A unidade de gestão de cadastro técnico mantém um servidor para abrigar essas informações e controlar o nível de atualização e da confiabilidade dos dados. Esse aplicativo está em ambiente Intranet e permite a visualização das informações por qualquer usuário corporativo. Figura 3 Template do aplicativo CADOP O TecSam (figura 4) é um aplicativo que padroniza e verifica a consistência automaticamente na construção de novos desenhos de "Lay Out" de reservatórios, trechos de adutoras e estações elevatória de água. O aplicativo permite a criação de blocos e padrões que são pré-definidos pela unidade de gestão de cadastro técnico. Esse aplicativo, em breve será disseminado de forma corporativa às áreas operacionais e às empresas prestadoras de serviços de Engenharia.
Figura 4 Template do aplicativo de padronização de desenho e verificação de consistência - TecSam O VisualSam (figura 5) é um aplicativo que torna disponível na Intranet a base de desenhos arquivados na unidade de cadastro técnico, através de busca geográfica sobre uma base georeferenciada e filtros de pesquisa alfanuméricos. O arquivamento de desenhos em banco de dados exigiu a criação de uma estrutura de identificação e qualificação dos mesmos, que resultou em 40 atributos qualificadores. Figura 5 Template do aplicativo de disponibilização de documentos via intranet - VisualSam Para o gerenciamento dessa base de dados foi desenvolvido o aplicativo de Sistema de Gerenciamento de Plantas "SGP" (figura 6), que permite a adição de novos desenhos a base de dados, a sua edição e sua interface com o "VisualSam". Para o desenvolvimento desses trabalhos contou-se com uma equipe de desenvolvimento composta por três pessoas, equipe de gestão de cadastro técnico e duas equipes de empresas contratadas, que mantinham contatos constantes com a unidade de cadastro técnico. Para se aumentar a eficiência do desenvolvimento foram realizadas diversas consultas com áreas similares na Empresa para troca de experiências ("benchmark" interno) e a contratação de parceiros externos que, contribuindo com suas experiências de sistemas, ajudaram no detalhamento dos aplicativos. Figura 7 Template do aplicativo de gerenciamento de plantas "SGP" TREINAMENTO DE EQUIPE O treinamento da equipe visou não apenas a uma capacitação tecnológica, mas também foi uma forma de colocar a equipe em contato com as inovações de mercado para uma evolução cultural, que ajuda a romper as resistências intrínsecas ao ser humano às mudanças.
A equipe foi treinada em aplicativos específicos de topografia, desenho, banco de dados e sistemas administrativos, bem como em cursos mais abrangentes, como gerenciamento de planejamentos de projetos, programação e administração de recursos. Foram treinadas 10 pessoas no período de 1 ano num total de 1000 horas em cursos teóricos e práticos. Deve-se somar a esse tempo mais uma fase de aplicação no local de trabalho para consolidação dos conceitos aprendidos. Pode - se estimar que esse tempo de aplicação seja da ordem de 2 a 3 vezes o tempo despendido em cursos. EVOLUÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DE PROCEDIMENTOS Muitos procedimentos de trabalhos internos e de atendimento a clientes eram de domínio das equipes de gestão de cadastro técnico, mas desconhecidos por clientes externos ou por novos elementos que se agregavam a equipe. Para consolidar esses procedimentos foram elaborados três fluxogramas (figura 8) para atividades de Serviços de Recebimento de Novos Desenhos, Serviços de Topografia e Serviços de Atendimento a Clientes. Esses fluxogramas vêm sendo atualizados à medida em que novos aplicativos vêm sendo implantados ou através de uma análise crítica constante da equipe de gestão de cadastro técnico. Dentro do processo de consolidação foi natural a evolução de alguns procedimentos, visando a integração das equipes de gestão de cadastro técnico (topografia, desenho e atendimento) e atendendo a novas demandas dos clientes. Por exemplo, os clientes internos que geram alterações físicas no Sistema Adutor, passaram a ser os responsáveis pelas atualizações cadastrais e pela atualização ou emissão de desenhos, em formatos padronizados pela unidade de cadastro técnico. Por outro lado, a unidade de cadastro técnico passou a ser responsável pela disseminação dessas informações, pelo apoio em trabalhos de topografia e de desenho. A equipe de gestão de cadastro técnico passou a ter uma noção de todos os processos envolvidos na unidade (levantamentos topográficos, desenhos, atualização de base de dados e atendimento a cliente). Isso permite uma melhor compreensão e integração dos processos da unidade. Cada elemento da equipe passou a exercer uma função de apoio aos demais e ao mesmo tempo exercer uma atividade de auditoria interna. CONCLUSÕES A modernização do cadastro técnico tem trazido diversos benefícios diretos à própria equipe e a seus clientes.
A equipe está se estruturando tecnologicamente, preparando-se para enfrentar os novos desafios que os sistemas corporativos irão impor a todas as equipes. Os clientes, pelo seu lado, têm demonstrado satisfação crescente com os desenvolvimentos, embora o sistema ainda esteja em fase inicial. O projeto de modernização do cadastro técnico foi planejado para dar um atendimento rápido e eficiente para o cliente, de acordo com as velocidade estabelecidas nos requerimentos das informações atuais. As implementações tecnológicas e a preocupação com um indicador de confiabilidade das informações transmitem, além da segurança e da agilidade, uma boa condição de interação entre a gestão de cadastro técnico e seus clientes, trazendo um retorno crescente ao aperfeiçoamento à da gestão de atendimento. Os resultados, tabela abaixo demonstram a evolução nas atividades da gestão de cadastro técnico, indicando a melhoria da performance das equipes, mantendo-se a mesma equipe e com redução de horas extras, observando-se que a unidade foi readequada em julho-2001 ao macroprocesso Produção de Água. Atividades 2001(jul_dez) 2002 2003(jan_mai) Atendimento ao Cliente 163 461 204 Serviços Topográficos 62 75 39
Desenhos de atualização cadastral 9 80 48 Transformação de desenhos analógicos para digital 20.430 25.570 0 Inserção de dados "SGP" 0 6.500 10.000 Dados levantados para "CADOP" 500 1.150 3.000 Figura 8 - Fluxograma das atividades