Iniciação à Informática Dr. Manuel Monteiro Conteúdo
5 Folha de Cálculo
Conceitos básicos Os programas denominados de folhas de cálculo permitem aos seus utilizadores elaborar documentos com cálculos, tabelas e/ou gráficos. O programa EXCEL, produzido pela Microsoft, permite-nos criar folhas de cálculo. Uma documento denominado "folha de cálculo" é constituída por diversas folhas. Por sua vez, cada uma destas folhas está dividida em células. Uma célula resulta da intersecção de uma coluna por uma linha. A cada coluna está associada uma letra, enquanto que a cada linha está associado um número. A primeira célula de uma folha de cálculo será pois a A1.
Criar/Abrir documentos Para executar o EXCEL basta pressionar no botão START e seleccionar a opção Novo Documento do Office. Ao seleccionar esta opção poderá inicializar um documento novo. Caso queira abrir um documento já existente seleccione a opção Abrir Documento do Office
Para criar um documento novo no EXCEL deverá seleccionar em GERAL a opção e pressionar de seguida na tecla Para abrir um documento existente basta seleccionar o nome do documento e pressionar na tecla
Gravar Para gravar um documento seleccione no menu FICHEIRO a opção Guardar. Caso queira gravar com outro nome um documento já existente seleccione no mesmo menu a opção Guardar como. Esta janela irá aparecer sempre que grave um documento pela 1ª vez ou quando seleccionar Guardar como. Deverá colocar o nome do documento em Nome do ficheiro, seleccionar a sua localização e pressionar em.
A Janela do Excel Linha de Menus: Permite aceder a todas as funções do EXCEL. Célula: As folhas estão divididas por células. Identificam-se pela intersecção de uma coluna por uma linha. Barras de Ferramentas: Dá acesso rápido a um conjunto de ferramentas de grande utilidade e de uso frequente. Barra de informação: Permite visualizar diversas informações sobre o documento actual, tais como, a página actual e o número de total de páginas. Zona de edição: Local onde se visualiza e edita a folha de cálculo. Folhas: Cada documento poderá ter várias folhas de trabalho. Barras de Scroll: Permitem deslizar a folha na vertical e na Horizontal.
A barra de ferramentas Utilizando o rato podemos aceder a um conjunto de botões situados na parte superior da folha de cálculo a que chamamos de barras de ferramentas. Estas barras facilitam o trabalho pondo à disposição do utilizador os comandos mais utilizados. As barras de ferramentas estão divididas por grupos. Para as accionar/esconder deverá seleccionar no menu Ver o comando Barras de ferramentas. Depois de seleccionar as barras pretendidas deverá pressionar em.
Alguns exemplos: Cria um documento novo. Abre um documento existente. Grava o documento actual. Imprime o documento actual. Visualiza o documento antes de ser impresso. Verifica a ortografia do documento. Apaga as células seleccionadas colocando-as na memória. Copia as células seleccionadas colocando-as na memória. Copia o conteúdo da memória para o ponto de inserção actual. Copia os atributos das células seleccionadas para outro conjunto de células. Desfaz a(s) última(s) operação(ões) realizada(s). Repete a(s) última(s) operação(ões) realizada(s). Desenhos. Zoom da área de edição. Atributo de texto Negro (Bold). Atributo de texto Itálico. Atributo de texto Sublinhado. Alinhamento do texto à esquerda. Alinhamento do texto ao centro. Alinhamento do texto à direita.
Alinhamento do texto justificado. Move os parágrafos seleccionados para a primeira tabulação à esquerda. Transforma a célula seleccionada para a moeda corrente. Insere o somatório das células seleccionadas Ordena as células seleccionadas Centra uma célula nas células seleccionadas Insere um gráfico Editor de funções Transforma a célula seleccionada em percentagem. Adiciona uma casa decimal. Retira uma casa decimal. Permite editar as bordas de uma célula. Permite seleccionar a cor dos caracteres Permite seleccionar a cor de fundo
Escrever numa célula Para editar uma célula basta seleccionar a célula que se pretende com o rato escrevendo de seguida o valor pretendido. Alterar uma célula Para alterar o conteúdo de uma célula basta premir na tecla F2 alterando de seguida o conteúdo com as teclas do cursor e as teclas DELETE e BACKSPACE ( ). Fórmulas Uma fórmula em EXCEl poderá ser uma simples soma. Por exemplo, a fórmula =A1+B5 efectua a soma do conteúdo da célula A1 com o conteúdo da célula B5. As símbolos para as operações aritméticas são + (soma), - (subtracção),* (multiplicação) e / (divisão). O EXCEL possui dezenas de fórmulas tipo que facilitam a obtenção de resultados. Por exemplo; a fórmula =Soma(A1;B5) teria o mesmo efeito que o exemplo anterior. Alguns exemplos de fórmulas são: SOMA(), MÉDIA(), CONTAR(), ETC.
Inserir uma fórmula manualmente Para inserir uma fórmula deverá seguir os seguintes passos: 1. Seleccione a célula onde pretende colocar a fórmula. 2. Escreva o símbolo = seguido da fórmula pretendida. Inserir uma fórmula automáticamente Para inserir uma fórmula automaticamente deverá seguir os seguintes passos: 1. Seleccione a célula onde pretende colocar a fórmula. 2. No menu INSERIR seleccione a opção Função ou pressione no botão na barra de ferramentas. 3. Na janela que aparece seleccione a fórmula pretendida. 4. Pressione na tecla SEGUINTE.
5. Na janela seguinte preencha os parâmetros da fórmula seleccionada. No caso da imagem em cima, a função seleccionada é a soma e os parâmetros são F8:F10. Isto significa que o resultado da fórmula será o resultado da soma das células F8, F9 e F10. 6. No final pressione em FINALIZAR.
Gráficos Uma das características das folhas de cálculo é a possibilidade de criação de gráficos. Para criar um gráfico o utilizador deverá: 1. Seleccionar as células que contém os dados a usar no gráfico. 2. No menu INSERIR seleccione a opção Gráfico ou pressione no botão na barra de ferramentas. 3. O cursor mudará de símbolo, ficando um +. Abra uma janela na folha de cálculo. Esta janela irá incorporar o gráfico. 4. Certifique-se que o intervalo seleccionado corresponde às coordenadas que aparecem na primeira janela. Pressione SEGUINTE. 5. Na segunda janela seleccione o tipo de gráfico que pretende:
Pressione SEGUINTE. 6. Na terceira janela escolha o subtipo de gráfico que pretende. Pressione SEGUINTE. 7. Na quarta janela defina qual das linhas ou colunas seleccionadas corresponde às coordenadas do eixo dos XXs ou dos YYs. Normalmente este valor é 0 (zero) ou 1. Verifique no exemplo que aparece se a construção do gráfico segue o caminho correcto. Pressione SEGUINTE. 8. Na quinta janela atribua um título ao gráfico e às coordenadas X e Y. 9. Pressione FINALIZAR.
Impressão No menu FICHEIRO seleccione o comando Imprimir. Nesta janela poderá seleccionar o número de cópias. As restantes opções permitem restringir a área do documento a imprimir.
Seleccção, quando seleccionada, imprime apenas as células seleccionadas. Folhas activas, quando seleccionada, permite a impressão das folhas seleccionadas. Livro inteiro, quando seleccionada, imprime todas as folhas do documento EXCEL actual. Para imprimir pressionar em.