Este conteúdo faz parte da série: Excel Dicas Avançadas Ver 11 posts dessa série Se você é um gestor, analista, estagiário, empresário, enfim, se você já trabalhou em alguma empresa em toda a sua vida já deve ter ouvido falar sobre bancos de dados. Pra quem não sabe, de forma bem resumida os bancos de dados são coleções organizadas de dados que se relacionam de forma a criar algum sentido (informação). Simplificando para o bom português e sem entrar em definições mais técnicas, qualquer planilha em Excel com informações das suas vendas, livro caixa com dados de transações financeiras ou mesmo um sistema complexo de estoques podem atuar como bancos de dados armazenando suas informações. 1 Exemplo de banco de dados no Excel com informações financeiras No contexto das empresas, os bancos de dados são essenciais porque vão permitir um entendimento melhor sobre a sua realidade, principais indicadores e o que se pode fazer a partir daí. Para começar vamos ver um exemplo de um banco de dados financeiro: 1
É simples assim, uma tabela organizada, com campos de interesse (dia de pagamento, referente a que, valor, etc) nas colunas e lançamentos individuais (e completos) nas linhas. Assim, cada linha vai funcionar como uma nova entrada no seu banco de dados e, idealmente ele deve preencher todas as colunas. Agora, só ter o banco de dados não ajuda em quase nada se você não tem a capacidade de analisar esses dados. Por isso eu sou tão fã de bancos de dados em Excel. Porque em uma mesma interface, só com um conhecimento de Excel iniciante e intermediário você é capaz de desenvolver ferramentas de análises de bancos de dados. Veja um exemplo de um relatório de fluxo de caixa obtido por meio de funções que buscou informações no nosso banco de dados em Excel inicial: 2
Como você pode observar, o Excel permite uma fácil navegação nos seus dados, permite inserção de dados de maneira simples, é flexível e a manipulação dos dados pode ser feita pela criação de relatórios, tabelas com fórmulas e funções, tabelas dinâmicas e gráficos. 2 Exemplo de banco de dados no Excel com informações de vendas Um outro exemplo para o uso de banco de dados no Excel bem comum em empresas é o armazenamento de informações de vendas, afinal de contas, se você tem uma empresa, provavelmente vai querer saber para quem vendeu, por quanto, qual a quantidade, quais produtos e daí em diante. Por isso, vamos ver um exemplo de banco de dados em Excel voltado para informações de vendas 3
Como já falamos, o banco de dados organiza informações em colunas. No nosso caso, são informações como o nome do cliente, a empresa em que ele trabalha, quem foi o vendedor responsável, o serviço oferecido, valor, data do primeiro contato e assim por diante. A cada linha você terá uma nova entrada (lançamento) no seu banco de dados. Obviamente que só ter esse banco de dados em Excel, cru, não ajuda muito, pois daria um trabalho infernal para analisar venda a venda, principalmente se a sua empresa fizesse muitas. Por isso, vale a pena utilizar o banco de dados como uma ferramenta para melhorar suas análises. Em nossa planilha, geramos alguns gráficos a partir do banco de dados. Veja: 4
3 Para que servem os bancos de dados? Acho que você conseguiu perceber com os nossos exemplos de bancos de dados em Excel acima, mas o objetivo quase que essencial de qualquer banco de dados é transformar os dados contidos nele em relatórios, indicadores, gráficos e dashboards. Assim, você terá informações que vão auxiliar a sua tomada de decisão. Quando estamos falando de um ambiente empresarial, esse processo de decisão poderia ser decidir entre alocar verbas entre uma área ou outra ou reduzir custos diretos por conta de uma margem de contribuição baixa de seus produtos. Se levarmos para o ambiente pessoal, se você tem um banco de dados compilando seus gastos e orçamento familiar, pode tomar uma decisão de quanto e onde investir. Nesse post não vou entrar nos modelos de bancos de dados que existem (como o modelo em rede, relacional, plano, entre outros) e nem em definições mais técnicas de SGBD (sistemas de gerenciamento de bancos de dados), mas vale a pena buscar um pouco mais se você tiver interesse (ou me falar nos comentários que eu posso fazer um post mais para frente). Ao invés disso, vou entrar um pouco mais em quais programas você pode utilizar para o desenvolvimento e uso de bancos de dados: Excel 5
Acredito que o Excel é uma das ferramentas mais acessíveis de banco de dados (armazenamento de informações) e, principalmente, manipulação dos dados e tomada de decisão. É fácil e prático de se mexer, normalmente já vem no computador que você compra e, para quem quer aprender tem muitos cursos e tutoriais disponíveis. Para quem quer aprender o essencial, recomendo esse aqui: Ainda existem muitas discussões sobre o fato do Excel não ser um banco de dados propriamente dito. Como eu falei desde o começo, tenho uma tendência a ignorar isso em 99% dos casos, mas vou falar sobre limitações dele no final do post Access Esse é um programa de bancos de dados com muitas simplificações em relação aos mais complexos, o que o torna adequado para principiantes Aqui vale uma outra observação, porque tem muita gente que mexe com banco de dados que não considera o Access como um banco de dados. Não vou entrar nesse nível de especificidade e polêmica, só penso que, se o programa consegue armazenar dados de forma lógica, separados de maneira inteligente e com uma possibilidade de tratar e trabalhar esses dados, é considerado por mim como banco de dados. 6
MySql 7
SQL Server Postgre Firebird Oracle 4 Como criar o seu banco de dados no excel Passo 1 Pense na estrutura de um banco de dados em Excel Lembre-se do que falamos, um banco de dados sempre vai ter uma estrutura de linhas e colunas, sendo que nas linhas você terá suas entradas e, nas colunas, os campos de 8
interesse. Não importa o que você faça, nunca vai fugir muito de algo nesse modelo: Passo 2 Liste os campos de interesse Veja que no exemplo abaixo temos os campos produto, fornecedor escolhido, funcionário responsável, dia do pedido realizado, quantidade, valor, custo por unidade e data de entrega. Lembre-se sempre que esses campos nunca (ou quase nunca) serão os mesmos para a sua empresa. Isso sempre vai depender da sua realidade e do que você quer controlar. Passo 3 Faça lançamentos No exemplo acima tivemos 3 lançamentos feitos: camisa, meião e short. Passo 4 Crie relatórios e inteligência a partir do Banco de Dados em Excel Lembre-se sempre de manter a consistência dos seus lançamentos, mantendo o mesmo tipo de lançamento e sempre preenchendo todas as linhas do seu Banco de Dados em Excel. Assim você conseguirá gerar relatórios consolidados como esse: Sendo bem sincero, apesar de muita gente torcer o nariz para o Excel, ele pode ser (e normalmente é) perfeitamente aplicável para a realidade de 90% das empresas do Brasil (sei disso na prática) e eu recomendo fortemente para a maioria dos casos. Veja algumas formas de uso de um banco de dados em Excel 9
Controle de estoque Fluxo de caixa Planejamento estratégico Controle de planos de ação Cadastro de clientes Cadastro de funciónários Gestão de compras Se você quiser dar um passo além dentro do próprio Excel, vale a pena entender um pouco de VBA (Visual Basic for Applications). Não vou explicar muita coisa do VBA, mas para quem não conhece, o VBA permite que você crie uma série de itens que facilitam o preenchimento e criação do seu banco de dados em excel como: Formulários Essa talvez seja uma das ferramentas que você só faz com VBA e que ajudam muito no uso do banco de dados. Digo isso porque o formulário permite que você crie uma interface de preenchimento simples e, depois de preencher, automaticamente os comandos criados atualizam as informações no banco de dados. Mensagens automáticas Depois de preencher esses campos você pode criar mensagens automáticas te indicando o 10
que fazer em seguida. No caso de pessoas que não tem familiaridade com o banco de dados em excel ou com a planilha usada, pode ajudar instruindo no que fazer. Manipulação melhorada dos dados Automatização de alguns processos Geração automática de relatórios Esses 3 itens podem ser feitos de diversas maneiras diferentes. 5 Principais funcionalidades que você deveria conhecer Se você já usa o Excel como seu banco de dados e aproveita as funcionalidades desse programa incrível para fazer suas análises, é importante ter certeza de que sabe tudo o que precisa para aproveitar ao máximo seus bancos de dados e capacidade analítica. Por isso, recomendo que você saiba: criar tabelas ao invés de usar seleção de dados criar tabelas dinâmicas (não é obrigatório, mas faz bem e ajuda) usar dashboards (painéis de indicadores) usar funções essenciais como PROCV, SE, E, OU usar funções avançadas como INDIRETO, DESLOC, CORRESP aplicar filtros e subtotais buscar itens com pesquisa e comando localizar aplicar formatação condicional usar validação de dados 80% desse conhecimento você consegue aprender em nosso curso de Excel Iniciante e Intermediário, clique nesse link ou na imagem abaixo para conhecer todos os detalhes do curso: 11
6 Limitações dos bancos de dados no Excel Lembra das discussões e polêmicas com o fato de ter gente que não considera o Excel como um banco de dados? Então, o que os defensores dessa linha de que o Excel não é um banco de dados defendem é que você pode até achar que uma tabela de um banco de dados é parecida com uma planilha, mas existe uma diferença fundamental: em um banco de dados todos os dados de uma coluna pertencem a um único domínio e isto é garantido pelo SGBD, enquanto que em uma planilha cada célula pode conter qualquer coisa e isso pode ocasionar inconsistência das informações. Isso é verdade, mas na minha opinião, não desqualifica o fato do Excel conseguir armazenar e trabalhar dados de uma maneira simples, prática e acessível. De toda forma, vale a pena tomar cuidado com alguns itens: Bancos de dados em Excel muito grandes podem começar a travar O uso excessivo de fórmulas e funções pode tornar sua planilha lenta (não gosto de trabalhar com planilhas com mais de 5MB em alguns casos, isso é simplesmente impossível) A segurança em bancos de dados no Excel não é das melhores (é relativamente fácil burlar os padrões de proteção mais simples do Excel) Você precisará ter uma preocupação com a arquitetura de dados e principalmente com a inserção deles (em alguns BDs esse processo é mais protegido contra erros) Independentemente disso, como mostramos em nossos exemplos desse post, o Excel pode (e costuma) ser usado como um banco de dados e é uma excelente ferramenta de análise de dados. 12