Este conteúdo faz parte da série: Excel Dicas Avançadas Ver 11 posts dessa série Nesse artigo falaremos sobre: Deadline para controle de datas Outras funções avançadas Formatação Condicional Tabelas Dinâmicas e Macros Gráficos Como ser um mestre do Excel para o Mercado de Trabalho Sabe-se que o Excel é um dos softwares mais utilizadas no ambiente corporativo. Mesmo em empresas com softwares complexos ou ERPs, acaba que pequenos controles e atividades são feitos utilizando o Excel e, deste modo, conhecer esta ferramenta tem sido uma das exigências do mercado de trabalho. Por possuir recursos úteis em diversas tarefas, muitas empresas acabam exigindo mais do que o conhecimento básico de seus funcionários. Já se foi o tempo em que só saber fazer SOMASE e PROCV eram suficientes e, com isso, torna-se fundamental aprender algumas funções do Excel Avançado. Pensando nisso, separamos algumas dicas para que você possa aprender mais sobre Excel e se destacar no seu trabalho. Acompanhe! 1. Deadline para controle de datas O recurso de Deadline no Excel é muito indicado para quem pretende organizar processos que envolvem datas de entrega e prazos. Veja o exemplo abaixo onde temos uma tabela para controlar as contas mensais a serem pagas em uma empresa: 1
Para conhecermos o status das contas, utilizaremos as seguintes funções: Hoje() Para retornar a data atual, sempre que abrirmos a planilha; SE() para comparamos a data atual com a data de vencimento da conta e apresentar o status (Prazo Expirado ou Dentro do Prazo); Observe: 1- Na primeira célula que irá receber o status das contas iremos inserir a seguinte função: Note que estamos dizendo para o Excel que, caso a data de vencimento da conta seja menor do que a data atual (representada pela função Hoje), então deverá retornar a mensagem Prazo Expirado, caso contrário o resultado deverá ser a mensagem Dentro do Prazo. Para o exemplo acima, tomamos como a data de hoje o dia 14/08/2015. 2- Ao término da função, basta teclar Enter e conferir o resultado. 2
Utilizando a alça de preenchimento automático é possível aplicar facilmente a função para as demais células. Esse tipo de procedimento pode ser feito para contas a pagar, contas a receber, datas para entrar em contato com clientes em processos de negociação, prazo para fazer pedido de novo estoque e por aí vai. 2. Outras funções avançadas O deadline para controle de prazo é só um exemplo de aplicação de funções avançadas que podem te ajudar muito. Algumas outras aplicações excelentes estão abaixo: Função INDIRETO Não vou entrar nos detalhes dessa função, se tiver interesse em se aprofundar recomendo bastante o post que escrevemos sobre o assunto. Mas só para exemplificar, você consegue criar listas condicionadas a valores de outras células. Veja que na primeira imagem aparece uma lista apenas da turma 1: 3
e que se mudarmos a seleção para a turma 2, vão aparecer apenas os nomes referentes à turma 2: Utilizei o exemplo de uma turma e o nome dos alunos, mas poderia ser o exemplo de países e estados, áreas da empresa e funcionários ou diversas outras aplicações que envolvam 4
grupos diferentes com itens dentro deles. Função DESLOC e CORRESP Para você ter ideia, com a DESLOC é possível criar intervalos de impressão e listas dinâmicas. Além disso, ao combinar a DESLOC com CORRESP você ganha uma ótima alternativa ao PROCV. Variações da PROCV 3. Formatação Condicional Indicada para destacar células com base em uma condição pré-estabelecida, a formatação condicional é ideal para facilitar a análise de dados com base em cores, formatações e formas em células. Para melhor compreensão, veja o exemplo abaixo. Nele temos uma tabela com controle de estoque de uma loja de eletrodomésticos. Neste caso, desejamos saber quais são os produtos que estão abaixo de 2 unidades. Para isto, utilizaremos a formatação condicional para destacar estes itens. Nos passos abaixo, basta selecionar as células que receberão a formatação e acessar: Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É menor que 5
Uma nova guia será aberta. Basta inserir o valor 2 no campo Formatar células que são MENORRES DO QUE: Escolha a formatação a ser aplicada nas células e se preferir, poderá criar uma formatação personalizada. Clique em OK e veja o resultado: A formatação condicional é muito útil para deixar sua planilha mais fácil de se ler. Por isso, 6
é essencial para apresentações ou ao mostrar dados para alguma outras pessoa. 4. Tabelas Dinâmicas e Macros Continuando com o aprendizado e dicas em Excel avançado, essas 2 funcionalidades são bastante importantes para simplificar a sua vida. Com elas, você pode poupar uma quantidade de tempo absurda que utilizaria para chegar nos mesmos resultados. Tabelas Dinâmicas As tabelas dinâmicas são ferramentas sensacionais para simplificar dados. Então se você tem um banco de dados ou tabela com muitas informações, precisa entender como utilizar as pivot tables (como são conhecidas em inglês) para gastar menos tempo e conseguir muito mais insights. Veja por onde começar: Conheça a lista de campos de uma tabela dinâmica Exemplo de como usar tabela dinâmica Macros 7
Já as macros servem essencialmente para evitar retrabalho. Pense nelas como gravadores de rotinas chatas. Basicamente as macros automatizam processos (passos no Excel) que você teria que fazer. Um exemplo bem simples é o de copiar e colar um item de um formulário para um banco de dados. Se você souber usar as macros, poderá gravar uma rotina que pega os dados e adiciona na sua tabela com apenas um clique. Veja dicas boas para quem quer descobrir mais sobre o assunto: Aprenda a criar a sua primeira macro no Excel Entenda como criar e combinar macros 10 Exemplos de uso de macros 5. Gráficos A vantagem de utilizar gráficos para apresentar informações é a capacidade visual e de resumo que eles apresentam. Vamos ver um exemplo simplificado de uso de gráficos para uma análise de fluxo de caixa de uma empresa. Abaixo temos o saldo da empresa mensalmente de Janeiro até Dezembro e queremos ver um gráfico de colunas que nos mostre isso de maneira mais prática: Para isto, basta selecionarmos as células com informações que irão compor o gráfico e selecionar a opção Inserir. Depois disso, escolha o modelo de barras para melhor visualização e comparação dos dados. 8
Após selecionar o modelo desejado, note que automaticamente o gráfico será criado: Alterações de cores, formatos e demais modelos poderão ser realizadas conforme a 9
necessidade do usuário. Veja outras aplicações de gráficos que podem te ajudar a fazer relatórios fantásticos: Gráfico com mudança de cor em relação à meta Gráfico de Velocímetro Gráfico com barra de rolagem Gráfico com caixa de combinação Como ser um mestre do Excel para o Mercado de Trabalho Ter conhecimentos avançados em Excel para o mercado de trabalho se tornou tão importante quanto saber um novo idioma. Para estar preparado para melhores oportunidades, vale a pena aprender os recursos que este software oferece para as diversas atividades no ambiente corporativo. Se você quer saber como se tornar um mestre do Excel, recomendo que comece lendo esse artigo de cabo a rabo (e também os artigos indicados). Depois disso, veja o nosso curso de Excel Avançado, além de muitos dos tópicos abordados nesse post, ele ainda conta com diversos outros vídeos explicando o passo a passo de como fazer cada uma dessas aplicações. Se quiser medir o seu conhecimento recomendo esse post com 10 exercícios de Excel básico e avançado. 10