PRINCÍPIOS DA REENGENHARIA APLICÁVEIS À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Violeta Marques Silva Lima - Doutora Patrícia M. L. Pessoa de Aquino - Mestranda Universidade Federal da Paraíba ( UFPB ) Departamento de Administração Campus Universitário I João Pessoa - PB Fones: (083) 216-7454 - 226-1037 - 982-8928 Introdução Devemos atentar que vivemos novos tempos, isto é, vivemos um novo quadro sócio-econômico mundial que está forçando a empresa, tanto privada como pública, mudar a filosofia administrativa. Via de regra, quando se fala em mudança ou transformação da Administração, atenta-se, apenas, para as empresas privadas. A administração da empresa pública é, freqüentemente, esquecida como se não existira. Contudo, todos os conceitos modernos de administração aplicam-se, obviamente, a ambas as áreas administrativas: Administração Privada e Administração Pública. A Administração Pública, por ser o Setor Governamental é, geralmente, negligenciada, como se não apresentasse as mesmas necessidades de modernização. Daí, a causa da ineficiência do Setor Público em comparação ao Setor Privado. O presente estudo visa mostrar que os príncipios da Reengenharia, concebidos para modernizar o Setor Privado, podem e devem ser aplicados ao Setor Público, como forma melhor e mais eficaz de trabalho e, especialmente, como conscientização da responsabilidade do administrador público brasileiro. 1 - Fundamentos da Reengenharia Reengenharia é um conceito novo no estudo da Administração. Concebido recentemente pelos americanos Michael HAMMER e James CHAMPY, conquistou adeptos por todo o mundo, estendendo seus domínios para onde outras técnicas de administração jamais sonharam um dia alcançar, como: gestão de governos e orçamentos domésticos. O principal militante desse movimento revisionista é o indiano C. K. PRAHALAD, professor da Universidade de Michigan e consultor de empresas como Kodak, At St, Gargill e Colgate-Palmolive, que junto com seu colega de cátedra, Gary HAMEL vêm pregando a necessidade de uma revisão sobre a utilidade da Reengenharia. O termo pode ser reengenharia, reconstrução, redirecionamento ou outra palavra iniciada por re, mas a verdade é que a pressão do mundo dos negócios tornaram as mudanças inevitáveis.
Hoje em dia, as empresas de um modo geral, estão questionando tudo que vinham fazendo, desde a maneira como atendiam o telefone, até o modo como fabricavam bens ou prestavam serviços, isso porque nenhum processo é sagrado: toda atividade pode e deve ser questionada. A reengenharia nada mais é do que o ato de repensar e reprojetar de forma radical a estrutura de uma empresa, levando em conta tudo que lhe diz respeito, como sua estrutura administrativa, seus empregados e até sua escala de valores. (MELO NETO, 1995). As ferramentas básicas da reengenharia são: uma folha de papel em branco e uma mente aberta. HAMMER e CHAMPY afirmam que ela é um processo de criação com resultados indefinidos. Quando vemos ou ouvimos falar sobre globalização, concorrência acirrada, mundo em mudança, instabilidade no mundo dos negócios, flexibilidade para mudança, etc, sentimos a necessidade de conhecer melhor estas palavras. Este entendimento é realmente necessário porque a reengenharia está conectada em via direta com a maioria destas palavras e com o quê elas querem nos dizer. O mundo empresarial e o serviço público agitam-se continuamente na busca de teorias, modelos e procedimentos que possam ajudar os dirigentes na tomada de decisão para seus problemas de gestão. Muitos conceitos considerados modismos que surgem são, depois de algum tempo, completamente abandonados, e reinicia-se a busca até que um conceito novo ou um velho conceito em roupas novas apareça com uma nova solução. A Reengenharia não é apenas um ponto de vista ou um quadro conceitual: ela possui a vantagem de ser também uma metodologia de ataque aos problemas e vai, portanto, além da mera definição dos problemas que se propõe a resolver. Ela coloca à disposição dos dirigentes uma metodologia de trabalho que já se revelou útil em várias ocasiões. 2. A Reengenharia no Setor Privado O conceito de Administração Orientada para Processos pode ser situado por volta de 1960, quando algumas companhias japonesas estavam começando a se mover na direção da excelência dos processos, em um esforço para obter melhorias na qualidade e redução nos custos. A grande pioneira foi a Toyota Motor Company com seu sistema Toyota da Gerência, conhecido no ocidente como just in time. Nesta época, o mercado estava em expansão no ocidente: primeiro nos Estados Unidos e, a seguir, na Europa. O ocidente expandia fábricas e pessoal enquanto os bens continuavam a ser vendidos. Na década de 70, com o embargo do petróleo, outras companhias japonesas a exemplo da Toyota, aprenderam a adotar a produção orientada para o processo. O Japão já começava a penetrar nos mercados ocidentais. Finalmente, na década de 80, as empresas ocidentais começaram a se mover na direção dos processos usando nuitas técnicas que os japoneses já vinham adotando há vinte anos. Atribui-se a Michael HAMMER, considerado por muitos - o pai da reengenharia - a utilização da palavra Reengenharia pela primeira vez, com sentido que lhe é dado até hoje em Administração de Empresas. Americano, ex-professor e, atualmente, proprietário de uma empresa de consultoria, publicou na revista americana Harvard Business Review, em sua edição de julho/agosto de 1990, um artigo versando sobre este tema, obtendo grande repercussão. Para HAMMER as três filosofias do trabalho são: Reengenharia, Just in Time e Gerência de Qualidade Total. Todas representam filosofias orientadas para os processos dentro da organização e, por este motivo, suscitam certa confusão entre elas porque muitos acham que são praticamente a mesma coisa. Na verdade,os três enfoques têm realmente algumas coisas em comum, mas a Reengenharia diferencia-se das demais em certos aspectos fundamentais. 3. Etapas da Reengenharia
HAMMER (1994), apresenta seis passos imprescindíveis para implantação do processo: Passo 1 - Determinar as necessidades do cliente e os objetivos do processo que passam pela Reengenharia. Objetivos mais comuns : reduzir custos, minimizar ciclo de tempo, eliminar defeitos. Não importa que o cliente seja externo ou interno, é importante entender onde o processo falha no atendimento. Passo 2 - Mapear e medir o processo atual. Perguntas típicas: Como é o processo?, quanto custa o processo?, quanto tempo o processo toma? e que tipo de resultados estamos conseguindo? Passo 3 - Analisar e modificar o processo existente. Nesse ponto a empresa deve decidir por pequenas alterações no processo ou, alternativamente, por reprojetá-lo de novo. Passo 4 - Promover Benchmarking para descobrir alternativas comprovadamente inovadoras. A análise interna do processo pode levar a grandes melhorias, mas a Reengenharia inovadora, às vezes, só é conseguida fazendo Benchmarking de processos semelhantes às melhores organizações. Passo 5 - Promover a Reengenharia do processo. Nesse ponto, já foram identificados os potenciais melhores no processo existente, bem como as práticas inovadoras, através do Benchmarking. Passo 6 - Implementar o novo processo. Treinar empregados, fazer processo piloto, implementar em escala ampla e monitorar os resultados. Assim, as etapas básicas da Reengenharia resumem-se em: - Definir objetivos; - Analisar os processos existentes; - Inventar novas formas de trabalhar: - Implementar os novos processos. 4. Técnicas de Reengenharia O segredo da reengenharia está em aplicar seus métodos para criar um ambiente que favoreça a obtenção de resultados. Para isso, é neacessário usar técnicas, pessoas e tecnologia. Normalmente, os projetos da reengenharia podem ser enquadrados em três categorias: Aerodinamizar - limita-se a projetos mais modestos, isto é, aerodinamizar as operações; integrar - projetos moderadamente ambiciosos que procuram integrar o trabalho e unificar funções: transformar - projetos que visam transformar toda a organização. 5. Princípios da Reengenharia A reengenharia de processo desafia todo e qualquer paradígma: tudo pode e deve ser modificado. Qualquer ponto ou área da empresa está susceptível de mudanças. HAMMER apresenta alguns princípios básicos da Reengenharia: 1. Organizar o trabalho em função de resultados e não de tarefas; 2. Recolher dados apenas uma vez: quando são gerados;
3. Incluir pontos de decisão no lugar onde o trabalho é executado; 4. Introduzir controles no processo de informação; 5. Fazer com que as pessoas que usam o processo executem o trabalho; 6. Trabalhar em paralelo em vez de sequencialmente e, depois, integrar os resultados. 7. Tratar recursos geograficamente dispersos de forma integrada. 6. Tecnologias Básicas da Reengenharia Segundo o mesmo autor, nenhuma tecnologia funciona bem quando aplicada indiscriminadamente. Elas são muito importantes, até essenciais, quando aplicadas adequada e corretamente. Assim, vejamos algumas tecnologias adotadas pela Reengenharia: Rede de Computadores - É essencial que todos os computadores estejam interligados, seja qual fôr sua localização; Base de Dados - É usada para armazenar informações de forma organizada, permitindo que várias pessoas situadas em locais diferentes tenham acesso simultâneo às mesmas; Ferramentas Eletrônicas - As principais são a planilha eletrônica, o processador de textos, o processador de gráficos, sistema de arquivos pessoais, agenda eletrônica e correio eletrônico; Rad - É uma técnica que visa acelerar o desenvolvimento de programas de computador através de uma combinação de modelagem de dados, projetos interativos, cooperação entre analistas de sistemas e usuários, além de ferramentas automáticas de programação; Sistema de Voz - É a substituição de um ou vários empregados por uma máquina que atenda ao telefone mais rápido e mais eficientemente; Sistema de Leitura - Composto por máquinas leitoras como de código de barras, telas sensíveis ao toque, leitoras de tarjas magnéticas e leitoras ópticas. 7. Consequências da Implantação da Reengenharia Quando uma empresa passa pela Reengenharia obviamente o perfil dos empregados mudará, isto porque a Reengenharia impõe mudanças tanto na configuração estrutural da empresa como em sua cultura. A Reengenharia exige que seus empregados acreditem que eles trabalham mais para seus clientes que para seus chefes. Por outro lado, o trabalho é organizado em torno de processos e das equipes que tocam esses processos. As pessoas passam a se comunicar apenas com quem precisam se comunicar e, consequentemente, a estrutura organizacional que sobra, após a Reengenharia, tende a ser flexível, na medida em que o trabalho é feito por equipes de pessoas, essencialmente em pé de igualdade, operando com grande autonomia e apoiadas por pequeno número de Gerentes. Os Gerentes tradicionais ficam, de certa forma, deslocados após a Reengenharia. Eles devem esquecer seus papéis de supervisão e agir como facilitadores do processo. Seu trabalho agora é o desenvolvimento de outras pessoas e suas habilidades para que elas possam conduzir os processos que adicionam valor. Após a Reengenharia, os Gerentes precisam ser mais hábeis na relação interpessoal e ter orgulho pelo sucesso de suas equipes. Desta forma. o Gerente é um mentor que deve prover recursos para responder a perguntas e para cuidar da carreira a longo prazo dos seus funcionários. 8. A Reengenharia no Setor Público
A implantação da Reengenharia no Serviço Público não pressupõe, apenas, o enxugamento da máquina administrativa. Um programa de racionalidade e competitividade no Setor Público, deverá passar, essencialmente, pelos seguintes pontos: 1. Centralização no órgão máximo das políticas e diretrizes de caráter estratégico, bem como a coordenação das atividades de acompanhamento, avaliação e de controle; 2. Descentralização das ações operacionais, permitindo maior agilidade para decisão e execução; 3. Desenvolvimento, de forma integrada, de todos os segmentos aplicados na operacionalização; 4. Melhora da eficiência operacional da empresa, notadamente nos segmentos de atendimento ao público e da prestação de serviços; 5. Racionalização da estrutura organizacional com eliminação de níveis hierárquicos, tornando-a agil e competitiva; 6. Prioridade das atividades voltadas para o atendimento ao público; 7. Redução das despesas operacionais; 8. Implementação de programs de incentivo à aposentadoria, bem como de demissões voluntárias; 9. Privatização das Empresas Públicas consideradas ineficientes e deficitárias; 10. Terceirização de serviços de vigilância e de limpeza; 11. Conscientização dos administradores quanto à sua responsabilidade no desempenho de suas atividade para realização do bem-estar da coletividade. CONCLUSÃO Indiscutivelmente, um projeto de Reengenharia implica mudança radical e tranformações sérias, tanto na Administração Privada como na Administração Pública, com o objetivo de reformular o processo de trabalho, visando maior eficiência administrativa e combate ao desperdício. É pacífico que todas as teorias, todas as preocupações dos estudiosos da Administração, dirigemse, prioritariamente, ao Setor Privado. É tempo de despertar para a modernização do Setor Público, principal responsável pelo bem-estar de todos os participantes da sociedade, mormente em países do Terceiro Mundo, carentes de serviços públicos e de recursos e, especialmente, de uma administração eficiente e honesta. Assim. é imprescindível e urgente que se pense, pondere-se e planeje-se um processo de Reengenharia do arcaico e ineficiente Setor Público Brasileiro, inciando-se, obviamente, pela Reengenharia da cabeça do homem público, responsável maior pela decadência da Administração Pública no país. BIBLIOGRAFIA 1. CRUZ Tadeu, REENGENHARIA NA PRÁTICA: Metodologia do projeto com formulário, São Paulo, ATLAS, 1995.
2. DAVENPORT Thomas H., REENGENHARIA DE PROCESSOS, Rio de Janeiro, CAMPUS, 1994. 3. HAMMER Michael e CHAMPY James, REENGENHARIA: Revolucionando a empresa em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência, Rio de Janeiro, CAMPUS, 1995. 4. MELO NETO F. P., REENGENHARIA ( Estudos de Casos de Empresas Brasileiras), Rio de Janeiro, RECORD, 1995. 5. Revista EXAME, Edição 589, n. 16, ano 28, São Paulo, Ed. ABRIL.
PRINCIPIOS DA REENGENHARIA APLICÁVEIS AO SETOR PÚBLICO Violeta Marques Silva Lima - Ph.D Patrícia M. L. Pessoa de Aquino - Mestranda/PPGA Rua José Augusto Trindade, 325 - Tambaú 58.039.020 - JOÃO PESSOA - PARAIBA Fones: (083) 226l037-9828928 RESUMO: Vivemos novos tempos, isto é, vivemos um novo quadro sócio-econômico mundial que está forçando a empresa, tanto privada como pública, mudar a filosofia administrativa. Via de regra, quando se fala em mudança ou tranformação da administração, atentase, apenas, para as empresas privadas. A administração pública é, frequentemente, esquecida, como se não existira. Indiscutívelmente, todos os conceitos modernos de administração aplicam-se a ambas as áreas administrativas: Administração Privada e Administração Pública. O presente trabalho visa mostrar que os princípios da Reengenharia, concebidos para modernizar o Setor Privado, podem e devem ser aplicados ao Setor Público, como a forma melhor e mais eficaz de trabalho e, especialmente, como conscientização da responsbilidade do administrdor público brasileiro.