Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS, com todas as informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga o preenchimento das abas conforme sequência: As primeiras informações sobre o RPS são atualizadas automaticamente (data da emissão e a situação) Note que os campos não podem ser editados e o restante será preenchido conforme andamento do processo de emissão Abas opcionais Como emitir a nota? Emitir Nova NFS-e 1
Aba Prestador Salve depois de preencher as guias *obrigatórias Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a emissão for realizada sem o cadastro ter sido feito, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir. O que é obrigatório está destacado com negrito e *asterisco Dados atualizados automaticamente conforme Cadastro do Prestador 2
Insira os dados do beneficiário do recibo em questão, ou seja, do cliente. Aba Tomador 2 1 Selecione (1) Tipo de Documento se o tomador é CPF ou CNPJ. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do documento, os campos também poderão ser preenchidos automaticamente. (2) Cadastrar cliente automaticamente Clique se deseja que o cliente que está sendo incluído manualmente faça parte do banco de cadastro. 3
(1) Descreva o serviço que está sendo prestado. É de preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida. 1 Aba Identificação do Serviço 2 3 5 4 Os campos desta aba podem ser definidos no menu Configurações, assim, não terão que ser indicados manualmente a cada nova emissão 6 (2) Lista de Serviço determina o serviço de acordo com a legislação vigente na Prefeitura. Para abrir a relação de itens, inicie incluindo o número 1 e localize o referente a sua empresa. 4
(3) Cód Trib do Município este código define a alíquota para serviços prestados no município. Selecione um para incluir na nota. Se a lista de serviço inicia do número 1. ao 9., normalmente este código começa com o número 0 (zero) e depois se repete o número da lista. Ex: lista 1.02 código 0102... lista 10.03 código 1003... (4) Natureza da Operação opção relacionada ao tipo de operação que está sendo realizada sobre as tributações da nota. Normalmente, se a tributação vai ser retida no município de Porto Alegre ou fora. (5) ISS Retido deverá ser indicado se o cliente reterá o ISS (SIM) ou (NÃO) no serviço prestado, conforme Lei do Município. (6) Regime Especial selecione caso haja algum enquadramento diferente para a empresa. 5
Aba para inclusão do valor do serviço e para o cálculo de ISS. Inclua o valor do(s) serviço(s) que é o valor bruto total da prestação do serviço e clique para Calcular. Aba Valores 1 Campos em cinza calculados automaticamente pelo sistema 2 (1) Alíquota campo preenchido automaticamente ao ser escolhido o Cód Trib Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável, podendo ser alterado o valor da alíquota, se preciso. (2) Retenções Federais podem ser incluídos valores manualmente e em R$ (Reais) ou as alíquotas podem ser predefinidas e os valores serão atualizados automaticamente. Veja como predefinir isto no Menu Configurações 6
Aba Valores Confirme com o(a) Contador(a) quais as retenções devem ser informadas a cada nota Após a inclusão dos valores, a nota está pronta para ser salva e transmitida para autorização da Prefeitura Municipal. O status da nota passará para Validada, o que ainda permite a edição das informações. Em seguida, o botão Transmitir ficará habilitado. Observe que ao salvar o sistema gera o número do RPS. Isto ainda não é o número da nota. 7
A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos no sistema, para a Prefeitura, que autoriza ou rejeita o uso da nota. A média do tempo de retorno é de 5 à 30 segundos. Para saber a situação do retorno da nota, observe o campo Situação do RPS: Autorizada: Nesta situação, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura. Assim, a via impressa da nota (arquivo PDF) já pode ser gerada para Abrir ou Salvar. 8
Indique quando houver um intermediário no serviço Para os casos em que houver, indique o Tipo de Documento, se CNPJ ou CPF; a Razão Social/Nome; e a Inscrição Municipal. Indique nos casos em que ocorrer prestação de serviço na área Informe o número do CEI (matrícula da obra) e a ART (anotação de responsabilidade técnica da obra) Abas opcionais na emissão da nota 9
O sistema e-nota E (responsável pelo envio automático das notas) precisa estar ativo pelo prestador para que esta aba possa ser utilizada Nesta aba podem ser adicionados outros e-mails, além contato da aba tomador Este sistema envia o arquivo eletrônico da nota para até 4 contatos de e-mail O(s) e-mail(s) adicional pode ser padrão e incluído no menu Configurações 10
1 Use esta aba para indicar, se quiser, a forma do pagamento da nota (cheque, boleto) Você pode optar em utilizar esta aba apenas para controle interno da empresa (quando os dados aqui lançados não aparecem na nota e não são enviados à Prefeitura) ou marcando para (1) Incluir Informações da cobrança. Neste caso, os dados aparecerão na aba Identificação do serviço e na nota. Exemplo de visualização do preenchimento da aba Cobrança 11
2 1 As notas geradas ficam disponíveis para pesquisa no menu Nota Fiscal (1) Clique para Abrir ou Salvar (1) O RPS é a representação gráfica da NFS-e (2) Neste mesmo menu também estará o arquivo eletrônico da nota (XML) para exportação Para visualizar é necessário ter instalado um leitor de arquivos PDF, como o Adobe Reader Onde estão as notas emitidas? 12
(2) O botão Exportar realiza o download das notas autorizadas e canceladas para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço. Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo. É o arquivo eletrônico da NFS-e Este arquivo deve ser armazenado pela empresa, por isso, está disponível a opção para Salvar Se optar pela guarda automática desses arquivos, contrate com a Safeweb o sistema e-nota G 13
Ainda sobre a tela de gerenciamento das NFS-es, observe que na parte superior a primeira opção é o filtro de pesquisa. Onde você pode procurar notas geradas pelo status do RPS, Tomador, Números, dentre outras formas. Na parte inferior, você pode organizar a visualização de 15 NFS-es por página até 1000 itens. Pode ver ainda que há diferentes Situações para as notas. 1 2 E conta ainda com algumas funcionalidades em (1) ícones e (2) botões. Veja na próxima página o que é possível fazer com os ícones ou botões do Gerenciar NFS-e 14
1 Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NFS-e selecionada. Novo: emitir uma nova NFS-e. Consultar Situação: verifica se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NFS-e em Processamento e Problema. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir RPS: envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de NFS-e Validada. 2 Exportar RPS: permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia externa. Voltar: Retorna para a tela Home do sistema e-nota NFS-e. 15
Para fazer o cancelamento de uma nota é preciso que esteja Autorizada pela Prefeitura. Localize a nota no menu Gerenciar NFS-e e clique na lupa. Use o botão dentro da nota para informar o cancelamento. Ao cancelar, a situação da nota no Gerenciar passará para Cancelada Considere o período do mês para solicitar cancelamento, visto o pagamento mensal do ISS E como cancelar uma nota? 16
Para corrigir uma Rejeição, localize a nota no menu Gerenciar NFS-e e clique no lápis: O que e uma NFS-e Rejeitada? Observe o motivo da rejeição na guia vermelha: A nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura, edite a nota, salve e Transmita novamente. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada. E se a nota for Rejeitada? 17
Na tela de gerenciamento das NFS-es, veja outras situações para as notas fiscais: Ícones ou botões do Gerenciar NFS-e Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou excluída antes de transmitida. Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, clique no botão Consultar Situação e aguarde se o status altera para Autorizada. Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão do RPS, porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não editada. Estas situações estão relacionadas com os ícones ou botões do Gerenciar NFS-e Outras situações de notas: 18