Plano de Atividades e Orçamento para 2012 Aprovado em reunião da Direção em 9 de Novembro de 2012 Universidade do Minho, Novembro de 2011
Pois quais de vós, quando edificar uma torre, não se senta primeiro a fazer as contas dos gastos para ver se tem com que a acabar? S. LUCAS 14-28 2
ÍNDICE Mensagem da Direção 4 Objetivos Estratégicos 5 Plano de Atividades 6 Apoio ao Associado 6 Campos de Férias 6 Lazer e Turismo 6 Recursos Humanos 7 Qualidade 7 Comunicação 8 Projetos, Inovação e Protocolos 8 Formação Profissional 8 Respostas Sociais 9 Considerações Finais 11 Anexo 13 Anexo 1 - Resumo Orçamento 2011 3
MENSAGEM DA DIREÇÃO Estimad@s Associad@s No cumprimento do disposto nos Estatutos, submetemos à apreciação dos Associados o Plano de Atividades e Orçamento para 2012. Num momento em que Portugal atravessa um dos ciclos mais difíceis da nossa história recente, seria falta de realismo enunciar um Plano de Atividades que não tenha em linha de conta a situação que vivemos. Os objetivos para a atividade em 2012 reforçam as ideias manifestadas em anos anteriores, consubstanciando-se no seguinte: 1. Fidelizar e aumentar o número de associados implementando ferramentas de comunicação para reforçar as relações com os associados e auscultando a qualidade dos serviços prestados. 2. Desenvolver ações no sentido da oferta de novos serviços e atividades. 3. Implementar a melhoria nos processos da organização e planificação das diferentes valências e serviços. 4. Promover parcerias para o desenvolvimento de projetos inovadores sustentáveis, que se integrem nos objetivos institucionais. 5. Aprofundar a gestão de controlo interno e fomentar a coesão da organização. Neste contexto, o controlo dos indicadores da gestão será ainda mais rigoroso, porque o agravamento da situação financeira dos associados e familiares, agravará decerto, a situação da liquidez da nossa Associação. Por outro lado, em tempos difíceis, poderão ser encarados como novas oportunidades e caminhos. Por fim, se é certo que a situação financeira é uma preocupação, não será por falta de empenhamento dos Dirigentes que o seu rumo não será positivo. A Direção da AFUM 4
OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS PARA 2012 Aferir os processos de organização e planificação das diferentes valências e serviços, nomeadamente através da implementação de mecanismos de avaliação e controlo da eficácia, para reafectação de recursos, no sentido de promover atempadamente, os ajustamentos necessários à melhoria da eficácia das intervenções e da sustentabilidade das respostas. Avaliar a qualidade dos serviços desenvolvidos, quer pela via da melhoria contínua das condições de funcionamento assente em processos internos de avaliação contínua para a qualidade, quer através de questionários periódicos de auscultação da satisfação dos associados, dos colaboradores e dos parceiros institucionais. Fomentar a coesão interna e espírito de equipa em toda a associação. Promover a sustentabilidade da organização, quer pela via da diversificação das fontes de financiamento, quer através do aumento de receitas privadas - alargamento da oferta de Serviços, aumento de nº. de clientes, aumento do nº. de associados, promoção de ações para donativos - quer através da racionalização dos custos de funcionamento e otimização da utilização dos recursos disponíveis. Promover o desenvolvimento e a inovação, através da realização de parcerias estratégicas, da criação de uma estratégia de comunicação mais forte, sólida e eficaz e, ainda, da criação de novos projetos autossustentáveis nos diferentes domínios da atividade da Associação. Procurar soluções financeiras, para realização das intervenções e realização do Projeto da Creche da AFUM. Aumentar a satisfação dos associados e clientes com a qualidade dos Serviços prestados, desenvolvendo ações de controlo interno e auscultação dos clientes e associados. 5
SERVIÇO APOIO AO ASSOCIADO - Aumentar a sustentabilidade da Associação - Aumentar a visibilidade dos Serviços da Associação - Aumentar 10% ao número de Associados existentes; - Aumentar 20% do número de Serviços prestados em relação ao ano anterior; - Aumentar 20% do número de Protocolos existentes; - Promover as atividades existentes e aprofundar a criação de outras. SERVIÇO CAMPOS DE FÉRIAS - Aumentar a rentabilidade dos Campos de Férias organizados pela Associação - Melhorar a qualidade dos serviços prestados - Reforçar e incrementar atividades de qualidade - Aumentar o número de participantes nos Campos de Férias - Aumentar 30% ao número de Campos de Férias realizados; - Alargar os serviços prestados a novas Instituições e parcerias; - Desenvolver ações de promoção dos Campos de Férias; - Alargar os períodos de realização dos Campos de Férias; - Alargar o horário de funcionamento dos Campos de Férias; - Identificar novas atividades a inserir nos Programas; - Alargar e diversificar o nº de atividades a realizar; - Implementar um sistema de recolha e avaliação de sugestões de melhoria e/ou reclamações; - Promover a qualificação profissional contínua de todos os profissionais intervenientes nos Campos de Férias; - Elaborar e implementar um manual de procedimentos; - Reforçar as relações com parceiros que contribuam para um crescimento continuo e sustentado dos Campos de Férias; - Alargar e reforçar a rede de parceiros que colaboram nos Campos de Férias. SERVIÇO LAZER E TURISMO - Aumentar as respostas existentes - Aumentar 10% os benefícios em relação ao ano anterior; 6
- Aumentar o nº de associados que participam nestas atividades. - Realização de programas de atividades lúdico-desportivas e gastronómicas; - Estabelecer novas parcerias com empresas de turismo e de realização de atividades; - Desenvolver ações periódicas de promoção e divulgação; - Promover pacotes promocionais de viagens, estadias aos associados; - Estabelecer parcerias para novas ofertas aos associados. SERVIÇO RECURSOS HUMANOS - Aumentar a eficácia e eficiência organizacional. - Realizar outras ações de Gestão de Recursos Humanos. - Melhorar as competências de organização e de liderança dos membros da direção; - Definir e executar planos de formação interna transversal a todos os níveis funcionais; - Reforçar o relacionamento interpessoal entre todos os Órgãos Socias da Associação; - Planear e executar ações que melhorem o ambiente organizacional e a proximidade entre os membros da Direção. SERVIÇO QUALIDADE - Melhoria da qualidade dos serviços - Realizar outras ações de Gestão de Recursos Humanos. - Melhorar a qualidade de atendimento aos associados; - Melhorar a comunicação entre os elementos da Direção; - Criar um sistema de gestão de reclamações na Associação; - Criar um grupo de trabalho para a melhoria da qualidade dos serviços da Associação; - Avaliar os serviços prestados através de questionários da qualidade e identificar as oportunidades de melhoria; - Avaliar as atividades realizadas e a análise dos desvios, apresentando ações corretivas; - Aferir o grau de satisfação dos associados, parceiros e colaboradores e elaboração dos respectivo relatórios e apresentação de ações de melhoria. 7
SERVIÇO COMUNICAÇÃO - Desenvolver ações de Comunicação e Promoção da Associação - Realizar ações mensais de promoção da Associação através do Correio Eletrónico, junto dos associados, parceiros e colaboradores; - Criar uma newsletter trimestral a distribuir aos associados, parceiros e colaboradores; - Promover um canal de comunicação com os associados; - Criar materiais promocionais da associação: Flyers cartazes brochuras documentos internos DVD apresentações em powerpoint folhetos, etc. SERVIÇO PROJETOS INOVAÇÃO PROTOCOLOS - Criar fontes de financiamento privados como alternativa ao privado (donativos e eventos de angariação de fundos) - Desenvolver parcerias e protocolos com entidades públicas e privadas, numa perspetiva de desenvolvimento social e organizacional, gerando mais-valias internas e externas - Efetuar pedidos de apoio e patrocínios a organizações privadas, públicas e Fundações, de acordo com as necessidades objetivas da Associação; - Organizar eventos periódicos para angariação de fundos e venda de materiais promocionais da Associação; - Desenvolver novos serviços privados que sejam autossustentáveis e que sejam complementares aos serviços já prestados; - Oferecer serviços complementares aos associados, parceiros e colaboradores. SERVIÇO FORMAÇÃO PROFISSIONAL - Realizar planos de Formação Profissional - Conceber e apresentar candidaturas ao POPH para a realização de formação modular financiada: a) Realização de formação modular para associados; b)realização de formação modular para trabalhadores de ipss s e parceiros; - Realização de formação modular certificada como entidade promotora do POPH (eixo 2 8
RESPOSTA SOCIAL CRECHE DA AFUM medida 2.3. do POPH); - Conceber e apresenta candidatura ao POPH para a realização de formação modular certificada interna, dirigida aos colaboradores da Associação (eixo 2). - Criar fontes de financiamento privados como alternativa ao privado (donativos e eventos de angariação de fundos) - Desenvolver parcerias e protocolos com entidades públicas e privadas, numa perspetiva de angariação de fundos para a construção da Creche da AFUM - Efetuar pedidos de apoio e patrocínios a organizações privadas, públicas e Fundações, de acordo com as necessidades objetivas da Associação; - Organizar eventos periódicos para angariação de fundos e venda de materiais promocionais da Associação. RESPOSTA SOCIAL APOIO COMUNITÁRIO - Criar um espaço onde se promova a integração profissional dos públicos em situação de exclusão social - Promover hábitos de vida saudável e de participação entre os Associados da AFUM - Formalizar parcerias com entidades governamentais de forma a garantir a complementaridades dos seus serviços sociais - Promover a aquisição de competências pessoais, sociais e familiares que permitam uma integração ativa e positiva na comunidade, dos associados; - Promover a formação e o desenvolvimento pessoal de forma a contribuir para o seu equilíbrio, bem-estar e qualidade de vida, proporcionando aos associados a possibilidade de praticar atividades desportivas: a) Natação nas Piscinas de Maximinos (aumentar os horários disponíveis); b)participação com várias equipas em Basquetebol, Voley de Praia, Andebol e Futsal Masculino, no Troféu Reitor; c)participar da equipa de Futsal, no Torneio Instituições; d)meia Maratona de Lisboa e Mini Maratona Vodafone; e)meia Maratona de Portugal, Ponte Vasco 9
da Gama; - Realizar iniciativas periódicas para desenvolvimento cultural, tais como tertúlias, festas comemorativas (Festa de Natal, Festa de Reis, Dia da AFUM, Convívio de Seniores, Encontros de Verão, etc.), debates e workshops. - Desenvolver hábitos socioculturais através de um Espaço de Lazer, com apresentações de Filmes, reportagens, seguidas de debates. - Criação de uma Sala de Estudo Espaço Apreender para apoiar as crianças e jovens filhos dos associados na sua aprendizagem escolar. 10
CONSIDERAÇÕES FINAIS O Plano de Atividades e Orçamento para 2012 tem como referencial as linhas de ação estratégicas aprovadas para o biénio de 2010/2012. Pretendemos manter o equilíbrio económico-financeiro da Associação de Funcionários da Universidade do Minho, permitindo a sustentabilidade de programas de matriz social, definindo, de um modo preciso, os projetos que devem ser assumidos como deficitários, procurando que os restantes venham a suportá-los. COOPERAÇÃO E SOLIDARIEDADE Criando redes de parcerias e protocolos para o aumento da oferta de serviços aos associados e crescimento económico da Associação; Definindo estratégias comuns com os parceiros numa óptica de rentabilização dos recursos organizacionais e respostas complementares; Partilhando diferentes esferas dos saberes ser e fazer, promovendo o conhecimento mútuo e gerando atitudes solidarias. FIDELIZAÇÃO E TRANSPARÊNCIA Promovendo as relações com os associados, utentes/clientes e parceiros; Estabelecendo compromissos sustentáveis e do interesse dos associados; Agindo com transparência e responsabilidade social. QUALIDADE E INOVAÇÃO Desenvolvendo ações para o aumento da eficiência dos colaboradores e da qualidade dos serviços prestados; Criando modalidades solidarias de apoio social e cultural ou ainda incentivos de apoio à formação dos associados. Mesmo correndo o risco de que os objetivos propostos para o próximo exercício sejam considerados ousados, não deixaremos de colocar em ação todas as intrínsecas capacidades da Associação e dos seus dirigentes. Para aqueles que ficam, que continuam e os que podem entrar nos Órgãos Sociais da Associação de Funcionários da Universidades do Minho, fica lançado o desafio de continuar a trabalhar em proveito 11
dos Associados de forma aplicada e transparente. A AFUM consolidou ao longo destes anos um trajeto, definiu uma estratégia que pouco a pouco vais sendo posta a funcionar, este Plano de Atividades não é mais do que o seguimento dessa estratégia. E como alguém disse Mais objetivos, mais atividades, mais responsabilidades, implicam, logicamente, uma maior capacidade de resposta e uma diferente forma de organização. Em nome da Direção, aproveito para desejar a todos os nossos Associados um Feliz Natal e um Bom Ano Novo. Com os melhores cumprimentos, O Presidente da Direção António Ovídio Marques Domingues 12
Anexo 1 RESUMO DO ORÇAMENTO 2012 13
Anexo ao Orçamento e Plano de Atividades de 2012 O Plano de Atividades para 2012 engloba como um dos seus Objetivos Gerais a realização de planos de Formação Profissional. Para a respetiva concretização, estão apresentados, entre outros objetivos mais específicos, a pretensão de conceber e apresentar candidaturas ao POPH para: formação modular certificada interna (financiada), dirigida aos associados e Colaboradores da Associação. À data de elaboração do Orçamento de 2012 e respetiva submissão à aprovação da Assembleia Geral, não está ainda aprovada qualquer das candidaturas apresentadas para o efeito. Consequentemente, nenhuma verba referente a Formação Profissional foi incluída no Mapa de Orçamento para 2012. Contudo, em face das candidaturas apresentadas, a Direção entende divulgar a informação que o montante de financiamento associado à Formação Profissional para o ano 2012 ascende a: formação modular certificada interna (financiada) 2012 12 cursos, 26 ações, 700 horas: 83.972,00 euros. 14