Plano de Atividades. Orçamento

Transcrição

1 Plano de Atividades e Orçamento 2013 Aprovado em reunião da Direção em 8 de Novembro de 2013 Universidade do Minho, Novembro de 2013

2 ÍNDICE Mensagem da Direção 3 Objetivos Estratégicos 5 Plano de Atividades 6 Apoio ao Associado 6 Campos de Férias 6 Lazer e Turismo 7 Recursos Humanos 7 Qualidade 8 Comunicação 8 Projetos, Inovação e Protocolos 8 Formação Profissional 9 Respostas Sociais 9 Considerações Finais 11 Orçamento 14 2

3 MENSAGEM DA DIREÇÃO "Quem não sente a ânsia de ser mais, não chegará a ser nada." Esta citação de Miguel de Unamuno, caracteriza na perfeição as orientações que nortearam a elaboração do Plano de Atividades e Orçamento para No tempo imprevisível e complexo que vivemos, marcado por um acumular de nuvens negras que toldam a generalidade dos cenários, devemos procurar caminhos alternativos e de esperança. Diariamente castigados por notícias que apontam políticas de estancamento do investimento e do consequente desenvolvimento económico, apontando caminhos de uma exacerbada poupança, não é difícil prever que tipo de futuro nos aguarda. A elaboração do Plano de Atividades e Orçamento para 2013 ocorre num quadro de recessão económica cujo agravamento se anuncia para os próximos anos, com o aumento exponencial do desemprego, da pobreza e da exclusão social. Quer isto significar que, tendo de atuar em contra-ciclo, é justamente nestes períodos de grave deterioração da situação social e económica que mais esforço financeiro se pede à AFUM para que possa ajudar com ações mais eficazes junto dos seus associados. A sustentabilidade e a capacidade interventiva da AFUM estão, portanto dependentes de uma rigorosa política de contenção de despesas, num desafio permanente ao profissionalismo, à transparência e à capacidade de sacrifício de todos os dirigentes e colaboradores da Associação. E, a frente de todo este esforço, a dar o exemplo, terá de estar necessariamente o Presidente da Direção, numa ação de direção e coordenação ainda mais profunda do que aquela que tem desenvolvido. A experiência adquirida e o melhor conhecimento das necessidades e problemas da instituição assim o reivindicam. Face ao quadro acima exposto, a previsão de equilíbrio orçamental par o exercício relativo ao próximo ano apresenta-se como corolário lógico do essencial da ação estratégica que esta Direção pretende levar a cabo. De qualquer modo, estamos crentes de que a situação de relativa estabilidade económico-financeira que a AFUM vive lhe permitirá, não só prosseguir com as 3

4 respostas necessárias para as solicitações dos nossos associados, como ainda atacar outras situações que venham a surguir. A AFUM está preparada para enfrentar os duros e difíceis desafios que se perspetivam. Graças a um esforço de gestão racional e equilíbrio financeiro, aliado ao desempenho de uma equipa empreendedora e competente, contando sempre com o apoio dos nossos Parceiros, iremos conseguir consolidar recursos e conhecimentos para continuarmos a fazer aquilo que sempre soubemos fazer ao longo de mais de 17 anos: responder às solicitações e necessidades dos nossos associados. Tentando contrariar o cenário vigente, construímos o presente documento com ambição e pragmatismo. A ambição de quem quer contribuir para alterar a situação presente, o pragmatismo de quem acredita que o deve fazer. O Plano de Atividades e Orçamento para 2013 permite orientar, monitorizar e avaliar o desempenho desta Direção e dos seus colaboradores. Obrigará, garantidamente, a uma mudança de atitude e a um reforço do empenho. Admitimos que não será fácil, mas não conseguimos descobrir outro caminho. Os tempos difíceis poderão ser encarados como novas oportunidades e caminhos. Não queremos falhar, não podemos falhar! A Direção da AFUM 4

5 No cumprimento do disposto nos Estatutos, submetemos à apreciação dos Associados o Plano de Atividades e Orçamento para Os objetivos para a atividade em 2013 reforçam as ideias manifestadas em anos anteriores, consubstanciando-se no seguinte: 1. Fidelizar e aumentar o número de associados implementando ferramentas de comunicação para reforçar as relações com os associados e auscultando a qualidade dos serviços prestados. 2. Desenvolver ações no sentido da oferta de novos serviços e atividades. 3. Implementar a melhoria nos processos da organização e planificação das diferentes valências e serviços. 4. Promover parcerias para o desenvolvimento de projetos inovadores sustentáveis, que se integrem nos objetivos institucionais. 5. Aprofundar a gestão de controlo interno e fomentar a coesão da organização. OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS PARA 2013 Aferir os processos de organização e planificação das diferentes valências e serviços, nomeadamente através da implementação de mecanismos de avaliação e controlo da eficácia, para reafectação de recursos, no sentido de promover atempadamente, os ajustamentos necessários à melhoria da eficácia das intervenções e da sustentabilidade das respostas. Avaliar a qualidade dos serviços desenvolvidos, quer pela via da melhoria contínua das condições de funcionamento assente em processos internos de avaliação contínua para a qualidade, quer através de questionários periódicos de auscultação da satisfação dos associados, dos colaboradores e dos parceiros institucionais. Fomentar a coesão interna e espírito de equipa em toda a associação. Promover a sustentabilidade da organização, quer pela via da diversificação das fontes de financiamento, quer através do aumento de receitas privadas - alargamento da oferta de Serviços, aumento de nº. de clientes, aumento do nº. de associados, 5

6 promoção de ações para donativos - quer através da racionalização dos custos de funcionamento e otimização da utilização dos recursos disponíveis. Promover o desenvolvimento e a inovação, através da realização de parcerias estratégicas, da criação de uma estratégia de comunicação mais forte, sólida e eficaz e, ainda, da criação de novos projetos autossustentáveis nos diferentes domínios da atividade da Associação. Procurar soluções financeiras, para realização das intervenções e realização do Projeto da Creche da AFUM. Aumentar a satisfação dos associados e clientes com a qualidade dos Serviços prestados, desenvolvendo ações de controlo interno e auscultação dos clientes e associados. PLANO DE ATIVIDADES SERVIÇO APOIO AO ASSOCIADO - Aumentar a sustentabilidade da Associação - Aumentar a visibilidade dos Serviços da Associação. - Aumentar 5% ao número de Associados existentes. - Aumentar 10% do número de Serviços prestados em relação ao ano anterior. - Aumentar 10% do número de Protocolos existentes. - Promover as atividades existentes e aprofundar a criação de outras. SERVIÇO CAMPOS DE FÉRIAS - Aumentar a rentabilidade dos Campos de Férias organizados pela Associação. - Melhorar a qualidade dos serviços prestados. - Reforçar e incrementar atividades de qualidade. - Garantir a sustentabilidade dos Campos de Férias. - Alargar os serviços prestados a novas Instituições e parcerias. - Desenvolver ações de promoção dos Campos de Férias. - Alargar os períodos de realização dos Campos de Férias. - Alargar o horário de funcionamento dos 6

7 - Aumentar o número de participantes nos Campos de Férias. Campos de Férias. - Identificar novas atividades a inserir nos Programas. - Alargar e diversificar o nº de atividades a realizar. - Promover a qualificação profissional contínua de todos os profissionais intervenientes nos Campos de Férias. - Elaborar e implementar um manual de procedimentos. - Reforçar as relações com parceiros que contribuam para um crescimento continuo e sustentado dos Campos de Férias. - Alargar e reforçar a rede de parceiros que colaboram nos Campos de Férias. SERVIÇO LAZER E TURISMO - Aumentar as respostas existentes. - Aumentar o nº de associados que participam nestas atividades. - Aumentar 10% os benefícios em relação ao ano anterior. - Realização de programas de atividades lúdico-desportivas e gastronómicas; a) Workshops sobre diversas áreas; - Estabelecer novas parcerias com empresas de turismo e de realização de atividades; - Desenvolver ações periódicas de promoção e divulgação. - Promover pacotes promocionais de viagens, estadias aos associados. - Estabelecer parcerias para novas ofertas aos associados. SERVIÇO RECURSOS HUMANOS - Aumentar a eficácia e eficiência organizacional. - Realizar outras ações de Gestão de Recursos Humanos. - Melhorar as competências de organização e de liderança dos membros da direção. - Definir e executar planos de formação interna transversal a todos os níveis funcionais. - Reforçar o relacionamento interpessoal entre todos os Órgãos Socias da Associação. - Planear e executar ações que melhorem o ambiente organizacional e a proximidade entre os membros da Direção. 7

8 SERVIÇO QUALIDADE - Melhoria da qualidade dos serviços. - Melhoria Contínua: refletir, planear, atuar e ajustar para atingir os resultados desejados. - Realizar outras ações de Gestão de Recursos Humanos. - Valorizar a contribuição dos associados e dos colaboradores, através de uma intervenção conjunta e multidisciplinar orientada para a satisfação das necessidades dos associados e para a construção de uma Sociedade mais aberta. - Sustentabilidade: gerir os recursos eficiente e eficazmente. - Melhorar a qualidade de atendimento aos associados. - Melhorar a comunicação entre os elementos da Direção. - Garantir a intervenção ajustada às necessidades, potenciais e expectativas de cada associado. - Qualificar os Colaboradores para responder eficazmente aos desafios organizacionais. - Avaliar os serviços prestados através de questionários da qualidade e identificar as oportunidades de melhoria. - Avaliar as atividades realizadas e a análise dos desvios, apresentando ações corretivas. - Aferir o grau de satisfação dos associados, parceiros e colaboradores e elaboração dos respectivo relatórios e apresentação de ações de melhoria. SERVIÇO COMUNICAÇÃO - Desenvolver ações de Comunicação e Promoção da Associação. - Desenvolver o Marketing Social e a comunicação. - Aumentar a satisfação dos Clientes e das partes interessadas. - A auscultação dos associados, das famílias e dos parceiros é indispensável para podermos melhorar o que fazemos e também para progredirmos enquanto instituição. - Realizar ações mensais de promoção da Associação através do Correio Eletrónico, junto dos associados, parceiros e colaboradores. - Criar uma newsletter semestral a distribuir aos associados, parceiros e colaboradores; - Criar materiais promocionais da associação: Fliers cartazes brochuras documentos internos DVD apresentações em powerpoint folhetos, etc. - É indispensável desenvolver uma política de transparência e abertura em relação ao mundo que nos rodeia e sobretudo para com quem nos procura e nos solícita. SERVIÇO PROJETOS INOVAÇÃO PROTOCOLOS - Criar fontes de financiamento privados como alternativa ao privado (donativos e - Efetuar pedidos de apoio e patrocínios a organizações privadas, públicas e Fundações, 8

9 eventos de angariação de fundos). - Desenvolver parcerias e protocolos com entidades públicas e privadas, numa perspetiva de desenvolvimento social e organizacional, gerando mais-valias internas e externas. - Dar a conhecer aos associados todas as vantagens que tem ao utilizar os protocolos e as parcerias disponíveis através da AFUM. - Criar o Espaço Aprender. - Campanha de recolha de manuais escolares. SERVIÇO FORMAÇÃO PROFISSIONAL - Realizar planos de Formação Profissional. - Melhorar os Níveis de qualificação e competência dos Colaboradores. A qualificação permanente e adequada dos recursos humanos é a essência de um bom serviço prestado. de acordo com as necessidades objetivas da Associação; - Organizar eventos periódicos para angariação de fundos e venda de materiais promocionais da Associação. - Desenvolver novos serviços privados que sejam autossustentáveis e que sejam complementares aos serviços já prestados; - Oferecer serviços complementares aos associados, parceiros e colaboradores. - Edição do Guia de Descontos da AFUM. - Criara uma sala de estudo para os filhos dos associados. - Ampliar e difundir com mais antecedência a Campanha Troca o Livro. - Conceber e apresentar candidaturas ao POPH para a realização de formação modular financiada: a)realização de formação modular para associados; b)realização de formação modular para trabalhadores de ipss s e parceiros; - Realização de formação modular certificada. RESPOSTA SOCIAL CRECHE DA AFUM - Criar fontes de financiamento privados como alternativa ao privado (donativos e eventos de angariação de fundos). - Diversificar os recursos de financiamento e melhorar a sua eficiência. - Desenvolver parcerias e protocolos com entidades públicas e privadas, numa perspetiva de angariação de fundos para a construção da Creche da AFUM. - Desenvolvimento de projetos socialmente responsáveis e promotores de inclusão, visando a sustentabilidade social, económica e ambiental. - Efetuar pedidos de apoio e patrocínios a organizações privadas, públicas e Fundações, de acordo com as necessidades objetivas da Associação. - Organizar eventos periódicos para angariação de fundos e venda de materiais promocionais da Associação. - Procurar novas e mais eficazes fontes de financiamento próprio é uma exigência em termos de sustentabilidade, tendo em conta a situação difícil que o país atravessa. 9

10 RESPOSTA SOCIAL APOIO COMUNITÁRIO - Criar um espaço onde se promova a integração profissional dos públicos em situação de exclusão social. - Promover hábitos de vida saudável e de participação entre os Associados da AFUM - Formalizar parcerias com entidades governamentais de forma a garantir a complementaridades dos seus serviços sociais - Promover projetos que facilitem a participação ativa da Comunidade, na AFUM. - Promover a aquisição de competências pessoais, sociais e familiares que permitam uma integração ativa e positiva na comunidade, dos associados. - Promover a formação e o desenvolvimento pessoal de forma a contribuir para o seu equilíbrio, bem-estar e qualidade de vida, proporcionando aos associados a possibilidade de praticar atividades desportivas: a) Natação nas Piscinas de Maximinos (aumentar os horários disponíveis); b)participação com várias equipas em Basquetebol, Voley de Praia, Andebol e Futsal Masculino, no Troféu Reitor; c)participar da equipa de Futsal, no Torneio Instituições; d)meia Maratona de Lisboa e Mini Maratona Vodafone; e)meia Maratona de Portugal, Ponte Vasco da Gama; - Realizar iniciativas periódicas para desenvolvimento cultural, tais como tertúlias, festas comemorativas (Festa de Natal, Festa de Reis, Dia da AFUM, Convívio de Seniores, Encontros de Verão, etc.), debates e Workshops. - Abrir as portas da AFUM ao exterior é uma forma de dar a conhecer o que fazemos e de favorecer a circulação de pessoas e de ideias. - Criação de uma Sala de Estudo Espaço Apreender para apoiar as crianças e jovens filhos dos associados na sua aprendizagem escolar. 10

11 CONSIDERAÇÕES FINAIS Olhando em redor, facilmente se constata que a sociedade está em mutação permanente; todos os dias surgem novos desafios e obstáculos que a AFUM tem de enfrentar tendo em vista a prossecução da sua missão. A atual conjuntura económicofinanceira constitui a principal causa da forte instabilidade social que se faz sentir e o sentimento de insegurança é cada vez mais dominante. O aumento do desemprego, o reforço da carga fiscal e a diminuição do poder de compra conduziram à acentuação das desigualdades sociais e ao surgimento de casos de emergência para os quais muitas vezes não há resposta. É cada vez mais evidente a necessidade de a AFUM ver reforçada a sua capacidade de atuação; para isso terá, por um lado, de conseguir fontes de autossustentabilidade que lhe permitam conquistar independência em relação ao Estado e, por outro, de reforçar as relações de parceria que detém com as diferentes estruturas locais, regionais e nacionais de domínio público e privado. Tudo indica que é chegado o tempo para a AFUM fazer uma reavaliação das suas funções e atividades, dando um sentido renovado à sua orientação para o futuro, estabelecendo novas metas, redefinindo procedimentos e concebendo estratégias monitorizáveis que abranjam os seus colaboradores, as suas estruturas e os modelos de gestão que utiliza. Para conseguir maiores níveis de eficácia na prossecução da sua missão, a AFUM deve repensar-se recorrendo a um amplo processo de consulta e diálogo que conduza ao reforço da sua ação na Universidade do Minho e na sociedade, não só como entidade operativa, mas também como promotora da justiça, inclusão social e da igualdade de cada pessoa. O Plano de Atividades e Orçamento para 2013 tem como referencial as linhas de ação estratégicas aprovadas para o mandato desta Direção, dando atenção a várias análise efetuadas no seio da AFUM. ANÁLISE GLOBAL A sobrevivência de qualquer instituição depende em primeiro lugar da sua capacidade de compreender e interagir com aquilo que a rodeia. A evolução e as mudanças da envolvente organizacional criam oportunidades e potenciam ameaças que são 11

12 encaradas de forma diferente pelos vários agentes. A análise global da Associação de Funcionários da Universidade do Minho (AFUM) foca-se em dois níveis nucleares, um nível mais amplo que abrange elementos contextuais com consequências diretas no longo prazo, e um nível mais restrito focalizado na realidade diária da Instituição. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO A análise dos fatores críticos de sucesso das instituições sociais não pode ser realizada tendo unicamente em vista o seu lucro potencial num determinado período. A par da autossustentabilidade organizacional, interessa conseguir elevados níveis utilidade social. Neste sentido, pode afirmar-se que o foco no utente (associado) constitui o elemento chave para o sucesso da estratégia deste tipo de organizações. É forçoso que sejam desenvolvidos mecanismos que permitam um conhecimento profundo da realidade social local, das necessidades exatas da comunidade para que, a partir daí, os recursos e processos organizacionais possam ser orientados tendo em vista a maximização do valor proporcionado. O levantamento de necessidades permanente, a aposta numa imagem corporativa consistente, a gestão da qualidade, a minimização dos custos de produção e a flexibilidade operacional devem ser sempre tidos em linha de conta na definição dos mecanismos de gestão utilizados. ANÁLISE INTERNA Para fundamentar a definição das linhas orientadoras da Instituição, é necessário ter-se um amplo conhecimento da sua realidade interna. Neste sentido, assume especial relevância olhar com algum cuidado para os seus recursos, para os seus processos e infra-estruturas e para o modo como a realidade organizacional é percecionada no exterior. Após esta análise deverá conseguir-se obter um claro diagnóstico da estrutura organizacional e, consequentemente, verificar se o valor percecionado pela comunidade é equivalente ao valor que a Associação quer proporcionar. Termino estas notas finais relembrando a todos quais são os Valores Assumidos pela AFUM: RESPEITO Reconhecer e valorizar os direitos dos Associados, Famílias e Colaboradores, agindo em conformidade. INOVAÇÃO 12

13 Transformar, de forma Individual e coletiva, a nossa realidade de modo a dar uma resposta eficaz, através da partilha, da criatividade e da flexibilidade promovendo a reflexão sobre as nossas práticas. TRANSPARÊNCIA Administrar com rigor e honestidade as nossas atividades de modo a que as práticas, decisões e funcionamento sejam comunicadas de forma clara e precisa. RESPONSABILIDADE Decidir e atuar em conformidade com a Visão, Missão e Valores da AFUM. A responsabilidade diz respeito a todos, sendo inerente às funções de cada um, num contexto de trabalho em equipa. HUMANISMO As pessoas sempre primeiro, como referência da ação. CONFIANÇA Acreditar nas capacidades e potenciais dos Associados e Colaboradores; relacionarmo-nos de forma aberta e leal com os nossos Associados, Colaboradores, Parceiros e Comunidade honrando os compromissos assumidos. EMPREENDEDORISMO Atrever-se a concretizar projetos inovadores, em parceria e de forma sustentada, elaborados a partir de estímulos resultantes das necessidades de uma Sociedade Inclusiva. INDEPENDENCIA E IMPARCIALIDADE Defesa intransigente da Missão da Instituição. Em nome da Direção, aproveito para desejar a todos os nossos Associados um Feliz Natal e um Bom Ano Novo. Com os melhores cumprimentos, O Presidente da Direção António Ovídio Marques Domingues 13

14 ORÇAMENTO Descrição Orçamento 2013 Receita Despesa Saldo Associados Quotas activos 8.908, ,80 Actividades Concerto de Reis 700,00 800,00-100,00 Torneio Inter- Instituições 1.000, ,00-200,00 Feira do Livro no átrio da AFUM 100,00-100,00 Passeio à Serra da Estrela (não realizado em 2012) 600,00 500,00 100,00 Mega aula de Zumba ao ar livre C/ Lanche convívio 64,00-64,00 Workshop sobre Nutrição 50,00 50,00 0,00 Campo de Férias da Páscoa 4.000, ,00-205,00 Workshop Modelagem de balões e pinturas faciais 300,00 250,00 50,00 Mês do Coração caminhada ao Bom Jesus 50,00-50,00 Rastreios de saúde na AFUM 20,00-20,00 Workshop Cakedesign 600,00 560,00 40,00 Convívio de Séniores 1.000, ,00-100,00 Participação da AFUM na Feira Romana. 320,00 250,00 70,00 Descida do Rio Cávado 330,00 270,00 60,00 Fim-de-semana no Gerês 1.500, ,00 50,00 Campo de Férias de Verão , , ,00 Organização de Tertúlia 50,00-50,00 Organização de Workshop Sabonetes Naturais 350,00 250,00 100,00 Organização da Feira das Colheitas 150,00-150,00 Convívio "dia da AFUM" 1.000, ,00-800,00 Workshop Natal Reciclado artes decorativas 350,00 250,00 100,00 Campo de Férias de Natal 2.585, ,00-115,00 Festa de Natal 600,00 700,00-100,00 Escola de natação , , ,00 Funcionamento Funcionário 7.700, ,00 Venda do Cartão Jovem 225,00 225,00 Consignação IRS 500,00 500,00 Correio 108,00-108,00 Material escritório 230,00-230,00 Requisição de cheques 50,00-50,00 Impressões diversas 300,00-300,00 Publicação Convocatórias para Ass. G 189,00-189,00 CCD quota 50,00-50,00 Recibos/facturas 400,00-400,00 Comunicações 39,32-39,32 Impressao cartões de sócio 600,00-600,00 Tonner/tinteiros 150,00-150,00 Marketing 1.500, ,00 Totais , ,32 672,48 14