CARTA DE MISSÃO. A Inspeção-Geral da Defesa Nacional prossegue as seguintes atribuições:

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1 CARTA DE MISSÃO Ministério da Defesa Nacional Inspetor-Geral da Inspeção-Geral da Defesa Nacional Cargo: Inspetor-Geral da Inspeção-Geral da Defesa Nacional 1. Missão do organismo As atribuições e competências da Inspeção-geral da Defesa Nacional decorrem, do ponto de vista institucional, da Lei Orgânica do Ministério da Defesa Nacional aprovada pelo Decreto-Lei n.º 122/2011, de 29 de dezembro e da Lei Orgânica da Inspeção-Geral da Defesa Nacional aprovada pelo Decreto Regulamentar n.º 3/2012, de 18 de janeiro. A Inspeção-Geral da Defesa Nacional tem por missão assegurar, numa perspectiva sistémica, o acompanhamento e avaliação permanentes da execução das políticas na área da defesa, contribuindo para a melhoria de funcionamento das estruturas da defesa nacional, apreciar a legalidade e regularidade dos actos praticados pelas Forças Armadas, serviços e organismos do Ministério da Defesa Nacional (MDN), sujeitos à superintendência ou tutela do Ministro da Defesa Nacional, bem como avaliar a sua gestão e os seus resultados, através do controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira. 2. Principais serviços prestados A Inspeção-Geral da Defesa Nacional prossegue as seguintes atribuições: a) Controlar a aplicação dos recursos humanos, materiais, financeiros e patrimoniais pelas Forças Armadas, serviços e organismos do MDN e avaliar os resultados obtidos em função dos meios envolvidos, tendo em vista contribuir para a sua eficiência, eficácia, economia, métodos e procedimentos de gestão; 1

2 b) Apreciar a conformidade legal e regulamentar dos actos das Forças Armadas, serviços e organismos do MDN ou sujeitos à tutela e superintendência do respectivo ministro, bem como o cumprimento dos programas, contratos, directivas e instruções ministeriais; c) Avaliar a gestão das Forças Armadas, serviços e organismos do MDN, através de auditorias técnica, de desempenho e financeira, recomendando alterações e melhorias e acompanhando a sua introdução; d) Auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno das Forças Armadas, dos serviços e organismos do MDN ou sujeitos à tutela e superintendência do respectivo ministro, no quadro das responsabilidades cometidas ao Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado pela Lei de Enquadramento Orçamental; e) Assegurar a realização de inspecções, auditorias, sindicâncias, inquéritos, averiguações, peritagens e outras acções de carácter inspectivo que lhe sejam ordenadas ou autorizadas, bem como o acompanhamento das recomendações emitidas; f) Coordenar, em articulação com o Estado-Maior General das Forças Armadas e com os ramos das Forças Armadas, a cooperação e a partilha de informação com os órgãos ou serviços de controlo e avaliação dos respectivos comandos, de forma a garantir a racionalidade, complementaridade e sinergia das intervenções; g) Assegurar a obtenção e o fornecimento de indicadores de desempenho relevantes para as restantes funções de suporte à governação; h) Monitorizar o cumprimento das orientações estratégicas para o sector empresarial do Estado no domínio da defesa nacional, sem prejuízo das competências cometidas a outra entidade. 3. Orientações estratégicas De acordo com o Programa do Governo e com as Grandes Opções do Plano (Grandes Opções do Plano para , aprovadas pela Lei n.º 64-A/2011, de 30 de dezembro e Grandes Opções do Plano para 2013) o principal eixo de atuação resulta no desenvolvimento de ações que potenciem a Política de Defesa Nacional, nas áreas de competência da Inspeção-Geral da Defesa Nacional. As linhas de orientação estratégica traduzem-se em: 2

3 1. Consolidar o modelo de avaliação de riscos de suporte à realização das auditorias, como mecanismo de diferenciação e de valorização do grau de utilidade do serviço público prestado pela IGDN; 2. Assegurar, de forma sistemática e rigorosa, o controlo da qualidade dos principais produtos e serviços e prestados pela IGDN, em particular dos relatórios de auditoria e inspeção 1, de inquérito e relativos a outras averiguações; 3. Promover o incremento progressivo da produtividade das auditorias; 4. Consolidar e aumentar o n.º de parcerias estratégicas, para uma maior divulgação dos serviços prestados pela IGDN; 5. Melhorar os mecanismos de avaliação do grau de satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros institucionais, sobre a quantidade e qualidade dos serviços prestados pela IGDN 2 ; 6. Otimizar o planeamento dos recursos financeiros colocados à disposição da IGDN; 7. Criar e diversificar fontes de receita; 8. Simplificar, sistematizar e mapear processos, otimizando as tecnologias de informação e comunicação (TIC); 9. Desenvolver, modernizar e consolidar o sistema de informação da IGDN; 10. Desenvolver o capital humano. 4. Objetivos a atingir A seguinte figura (mapa da estratégia corporativa da IGDN) ilustra os objetivos estratégicos e as respetivas áreas de intervenção: 1 Tendo por base os procedimentos previstos no Manual de Auditoria e Inspeção superiormente aprovado. A sua 2ª edição foi aprovada em 13 de setembro de 2013, de acordo com o expresso na Informação 048/DPAR/ Requisito legalmente exigido pelo n.º 2 do artigo 15.º do SIADAP. 3

4 1. CLIENTES 1. Aumentar a satisfação dos clientes 2. Aumentar a visibilidade da IGDN 3. Aumentar receitas 4. Diminuir despesas 2. FINANCEIRA 3. PROCESSOS 5. Consolidar o modelo de avaliação de riscos de suporte às auditorias 6. Garantir a qualidade e a reduzida variabilidade do processo de auditoria 7. Incrementar a produtividade média das auditorias 8. Aumentar e melhorar a articulação entre os parceiros institucionais 9. Melhorar o planeamento e controlo das atividades 10. Criar fontes de receita 4. APRENDIZAGEM E CRESCIMENTO 11. Desenvolver e melhorar a formação dos recursos humanos 12. Sistematizar e mapear os processos 13. Modernizar e integrar os sistemas de informação Na sequência da missão, visão, valores e política da qualidade, o mapa da estratégia corporativa da IGDN pretende dar resposta às orientações estratégicas determinadas para o triénio , traduzindo o caminho que se pretende seguir para assegurar o desenvolvimento do modelo de gestão e dos recursos humanos e tecnológicos da Inspeção-Geral, no sentido de melhorar os processos internos, de forma a satisfazer os seus stakeholders e aumentar a visibilidade dos serviços que presta. Para o efeito, apresenta um conjunto de 13 objetivos, medidos por um total de 32 indicadores, cujo cumprimento depende de 13 iniciativas estratégicas. Os principais objetivos são o de aumentar a satisfação dos clientes e o de aumentar a visibilidade dos nossos serviços de auditoria pelos diversos parceiros institucionais. Nesse sentido, será feita uma forte aposta na consolidação do modelo de avaliação de riscos de suporte à realização das auditorias, através da execução do plano anual das auditorias 3, e da melhoria dos mecanismos de avaliação e satisfação dos clientes da IGDN 4. 3 Tem por base o ciclo de gestão do modelo de avaliação de riscos e o universo de áreas de riscos e respetivos processos auditáveis pela IGDN, selecionados segundo os seguintes critérios: o processo deverá ser mapeável, materialmente relevante, tempestivo, replicável e transversal, e complementar ao controlo operacional. O objetivo é o de cobrir, de forma criteriosa e progressiva, o 4

5 Pretende-se assim, consolidar o modelo de avaliação de riscos de suporte à realização das auditorias, como mecanismo de diferenciação e de valorização do grau de utilidade do serviço público prestado pela IGDN. Essa consolidação será assegurada por via de um rigoroso sistema de controlo da qualidade 5 dos produtos de auditoria (ex. relatórios de auditoria), tendo por base os procedimentos previstos no Manual de Auditoria e Inspeção superiormente aprovado 6, e do incremento progressivo do controlo da produtividade das auditorias. A realização dos objetivos localizados nas perspetivas superiores (cliente e financeira) do mapa da estratégia da IGDN decorre ainda da exploração e do desenvolvimento de novas parcerias estratégicas, em particular no âmbito da Iniciativa 5+5 e dos Acordos Bilaterais, ao nível das Inspeções-Gerais. No atual cenário de forte contenção orçamental, importa igualmente responder à estratégia de racionalização e otimização dos recursos financeiros colocados à disposição da IGDN. Nesse sentido serão desenvolvidas as iniciativas estratégicas consideradas necessárias para melhorar o planeamento e controlo das atividades da IGDN, através da optimização do Sistema de Monitorização de Projetos e Organização do Conhecimento (SIMPOC), e em particular das aquisições de bens e serviços, através dos procedimentos centralizados na UMC, impulsionando ainda a racionalização dos espaços destinados ao arquivo em papel e a desmaterialização do circuito interno de gestão documental. No que respeita à manutenção das infra-estruturas da IGDN prevê-se um conjunto de iniciativas em matéria de manutenção preventiva e de segurança das instalações, bem como de economia e de eficiência energética, visam a consolidação de uma cultura preservação ambiental. Por outro lado, e apesar do impacto negativo esperado face ao atual contexto económico e financeiro e pela incerteza associada ao desempenho da economia portuguesa nos próximos três referido universo de áreas e processos de riscos, até ao ponto de ser apenas necessário monitorizar e controlar os riscos desses processos, através do ajustamento contínuo dos seus mapeamentos e matrizes de riscos. 4 Através do controlo do indicador sobre a % de relatórios de auditoria homologados por S. Exa. o Ministro da Defesa Nacional, e através da realização de inquéritos de satisfação às entidades auditadas (após a conclusão de cada auditoria), aos colaboradores e principais parceiros institucionais da IGDN (ex. SCI, Iniciativa 5+5, Acordos bilaterais no âmbito das Inspeções Gerais). 5 A implementação definitiva na IGDN de uma cultura e prática sistemática e rigorosa, de controlo de qualidade dos relatórios de auditoria realizados, tornam este processo mais estável e previsível, contribuindo para diminuir a sua variabilidade e o grau de ocorrência dos respetivos riscos associados, numa perspetiva de controlo interno. 6 2ª edição, aprovada em 13 de setembro de 2013, de acordo com o expresso na Informação 048/DPAR/

6 anos, perspetiva-se ainda assim, a cobrança de receitas 7, decorrentes do eventual interesse manifestado por quaisquer entidades, públicas ou privadas, em frequentar ações de formação e divulgação a ministrar pela IGDN no âmbito do modelo de avaliação de riscos e dos sistemas de informação que o suportam (SIMPOC). Consciente de que o sucesso da organização assenta, em primeiro lugar, nos seus colaboradores, a IGDN procurará dirigir os seus esforços para o desenvolvimento e melhoria da formação dos recursos humanos, através de um sistema de gestão de competências que assegure a correta articulação do SIADAP com o processo de gestão da formação profissional. Nesse âmbito, destaca-se a importância do diagnóstico das lacunas de desempenho, competências ou conhecimentos de cada um dos colaboradores da IGDN, tendo por base as necessidades efetivas da organização. Só depois desse diagnóstico será possível elaborar um rigoroso e eficiente plano de formação profissional para cada um dos colaboradores do serviço. Por fim, e como base de crescimento de todos os restantes objetivos identificados nas perspetivas superiores do mapa da estratégia corporativa, importa reforçar a importância da sistematização e mapeamento de todos os processos da IGDN e a integração, modernização e otimização das TIC nesses mesmos processos, bem como a necessidade de realização do plano de desenvolvimento informático e aplicacional da Inspeção - geral, e da coordenação com o Centro de Dados da Defesa (CDD), em matéria de manutenção da segurança, confidencialidade e integridade dos sistemas de informação. Conforme referido, o cumprimento dos objectivos anteriormente apresentados, depende das seguintes 13 iniciativas estratégicas: 1. Executar anualmente o plano de auditorias; 2. Implementar o sistema de controlo da qualidade dos produtos da IGDN; 3. Melhorar os mecanismos de avaliação de satisfação dos stakeholders; 4. Desenvolver e consolidar parcerias estratégicas; 5. Mapear todos os processos da IGDN; 6. Preparar certificação da IGDN; 7 Nos termos do artigo 7.º do Decreto Regulamentar n.º 3/2012, de 18 de janeiro, que aprova a estrutura orgânica da IGDN. 6

7 7. Optimizar as potencialidades do SIMPOC por todos os serviços da IGDN; 8. Optimizar o SIG.DN - Controlo orçamental; 9. Implementar a Gestão por Competências; 10. Racionalizar o espaço de arquivo em papel; 11. Desmaterializar o circuito documental interno; 12. Executar o plano de desenvolvimento informático da IGDN; 13. Executar o plano de eficiência energética. 5. Recursos necessários Os objetivos definidos serão prosseguidos com os recursos humanos, financeiros e matérias afetos à Inspeção-Geral da Defesa Nacional do Ministério da Defesa Nacional, sustentados em mapas de pessoal anualmente revistos em função dos objetivos operacionais definidos e alicerçados em recursos financeiros e matérias adequados ao cumprimento desses mesmos objetivos, sendo estes avaliados numa perspetiva de economia, eficácia e eficiência. 7