1 Fase Cadastro e Migração 1
Sumário INTRODUÇÃO... 3 1 Acesso ao Portal... 4 2 Primeiro Acesso ao Connectcont... 5 2.1. Novos Clientes... 5 2.2. Atualização de Cadastro Financeiro... 5 3 Cadastro de usuários... 6 3.1. Responsáveis... 6 3.2. Colaboradores... 7 3.2.1. Clientes que não utilizam o CRM Web Cloud... 7 3.2.2. Clientes que utilizam o CRM Web Cloud... 8 Anexo... 10 2
OUTUBRO/2014 INTRODUÇÃO O ConnectCont é uma ferramenta de acesso aos produtos, serviços e demais ferramentas, destinado a unificar os usuários Contmatic. Os objetivos e metas para o ConnectCont são: Controle de acessos nos sistemas com registro de Log; Controle e Gerenciamento de Tarefas; Contrato Online; Cálculo automático de multa e juros de boletos através do Portal/Financeiro; Visualização das Notas e Contrato através do Portal Contmatic/Financeiro. Nesta primeira fase iremos aprender a realizar os cadastros iniciais para utilização desta nova ferramenta, os dados cadastrados e migrados serão utilizados inicialmente para o acesso ao Portal Contmatic (www.contmatic.com.br) e CRM Web Cloud (www.crmwebcloud.com), este último somente os colaboradores do cliente Contmatic (tratado no CRM Web Cloud, como escritório contábil). Os procedimentos são simples, porém pedem o máximo de atenção nos dados informados, a fim de evitar problemas futuros. 3
1 Acesso ao Portal O responsável pelo escritório contábil deverá acessar o portal www.contmatic.com.br, acessar a opção Login e Login Antigo usando seu código e senha. Ao acessar o portal teremos dois grupos (as opções podem variar de acordo com os produtos e serviços contratados pelo cliente): Administrativo: Cadastro/Alterar Boletos Colaboradores Produtos e Serviço, PRONAVTECH, Armazenador, PRONAVTECH Emissor CT-e, PRONAVTECH Emissor MDF-e, PRONAVTECH Emissor NF-e Serviços: Atualizações/Downloads, Informativos MAC, Manual dos Sistemas, SAC, Suporte Online, Treinamento à distância, Vídeo Aula Sistema, Phoenix Remoto, Biblioteca de Eventos, Cursos Contmatic, Dicas Contmatic, Legalmatic, TV Contmatic, Portal de Empregos, Tabelas Práticas. 4
2 Primeiro Acesso ao ConnectCont 2.1. Novos Clientes Ao recepcionar o contrato comercial, o Departamento Financeiro da Contmatic fará o cadastro do novo cliente e será enviado automaticamente um e-mail para o responsável da empresa para que ele acesse o link que direcionará para o Portal Contmatic para o formulário de Atualização de Cadastro Financeiro. 2.2. - Atualização de Cadastro Financeiro Ao acessar o portal será definido o apelido da empresa, informado o apelido clicar em verificar a disponibilidade esse apelido ficará gravado como parte do login dos usuários. Após informar o apelido da empresa o próximo passo será informar os dados do responsável financeiro da empresa, ou seja, o responsável pela Cobrança Bancária para recebimento dos próximos Boletos, Notas Fiscais Eletrônicas e/ou atualização de informações contratuais junto a Contmatic, sugerimos ler a mensagem de orientação da tela. O login irá seguir a seguinte máscara: login@apelido Campo Apelido: O campo Apelido terá o limite de 30 caracteres alfanuméricos, letras minúsculas, sem espaço e sem caracteres especiais. Este apelido poderá ser o próprio código de cliente disponibilizado pelo Departamento Financeiro da Contmatic, só não poderá ser utilizado um código diferente do vinculado ao contrato. Campo Login: O campo Login terá limite de 60 caracteres alfanuméricos, letras minúsculas, sem espaço e sem caracteres especiais. Depois de preenchido todos os campos e selecionar o termo de ciência dos dados, clicar em enviar. Neste momento será encaminhado ao email cadastrado, os dados do primeiro usuário ConnectCont. 5
*Imagem da tela de atualização de cadastro financeiro, os dados acima são somente um exemplo. 3 Cadastro de usuário 3.1. Responsáveis No item 2.2. vimos como realizar a atualização do cadastro financeiro, essa atualização criará o primeiro usuário Responsável Financeiro, somente poderá ser definido um responsável financeiro no ConnectCont, esse usuário será o responsável pela inclusão dos demais responsáveis e colaboradores que terão acesso aos produtos, serviços e demais ferramentas da Contmatic e também é o usuário que fica como responsável pelo código de cliente. Para logar com o novo usuário devemos seguir o mesmo passo realizado no item 1, porém dessa vez iremos selecionar a aba Login Novo. 6
*Imagem da tela de acesso ao Portal Contmatic, os dados acima são somente um exemplo. Após realizar o login, acessar a opção Responsáveis do grupo Administrativo e clicar em +Novo Responsável, neste menu serão inseridos ou alterados os dados dos demais responsáveis pela empresa, esses terão os mesmos atributos do responsável financeiro exceto é o usuário que fica como responsável pelo código de cliente. No cadastro de responsável não ira existir permissões de acesso, uma vez que os usuários responsáveis têm acesso a todas as rotinas. 3.2. Colaboradores 3.2.1. Clientes que não utilizam o CRM Web Cloud Na opção Colaboradores do grupo Administrativo, clicando em +Novo Colaborador, é possível adicionar os colaboradores que terão acesso aos produtos, serviços e demais ferramentas da Contmatic. Na listagem clicando sobre o botão, é possível alterar os dados do usuário já cadastrado. Clicando no botão é possível inativar o colaborador impedindo seu acesso. No menu serão informados os dados dos colaboradores e suas respectivas permissões de acesso aos menus do Portal Contmatic(www.contmatic.com.br), vale ressaltar que essas 7
permissões se referem as rotinas do Portal Contmatic. As permissões dos sistemas Phoenix, tanto desktop quanto nas nuvens, serão adicionadas nos mesmos. Depois de cadastrado, o colaborador receberá no email informado, os dados para acesso ao ConnectCont. 3.2.2. Clientes que utilizam o CRM Web Cloud Os clientes que já utilizam o CRM Web Cloud (www.crmwebcloud.com.br), deverão acessar o ambiente do contador através da aba Login Novo com os dados de um dos responsáveis. É de extrema importância que antes de seguir o próximo passo o responsável confirme os dados dos colaboradores. *Imagem da tela de acesso ao CRM Web Cloud, os dados acima são somente um exemplo. Ao logar com os dados do responsável o sistema apresentará a tela de migração de usuário do CRM Web Cloud para o ConnectCont. Na tela de migração poderão ser adicionadas as permissões de acesso ao Portal, clicando sobre o nome do colaborador será possível visualizar e/ou alterar os dados de cadastro, com os dados corretos clicar em confirmar para migrar os usuários. Na parte superior da tela irá conter uma tabela fixa com os dados responsáveis cadastrados, com ela será possível equiparar o usuário correspondente ao responsável. Exemplo: cadastramos no item 2.2. o responsável responsavel@1234contador se na lista existir um usuário correspondente a este responsável devemos equiparar os dados (Nome,Login,CPF e E-mail). 8
*Imagem da tela de migração dos usuários, os dados acima são somente um exemplo. Após realizar a migração, será encaminhado aos colaboradores os dados de acesso e não será mais possível acessar o CRM Web Cloud ou Portal Contmatic pela aba Login Antigo. Acessando novamente o Portal Contmatic (www.contmatic.com.br) através da aba novo login com os dados do responsável, na opção Colaboradores do grupo Administrativo, deverão estar os colaboradores migrados pelo CRM Web Cloud. Estes serão os colaboradores com acesso ao Portal Contmatic e ao CRM Web Cloud conforme permissões e grupos migrados. 9
Anexo Tabela de Hierarquia dos usuários 10