Estudo de Viabilidade GMon Sistema de Gerenciamento de Monitores Curso: Ciências da Computação Professora: Carla Silva Recife, 20 de Janeiro de 2012 1
Sumário 1. Motivação... 3 2. Problema identificado... 4 3. Alternativas ao Sistema... 5 Alternativa 1... 5 Alternativa 2... 5 Alternativa 3... 5 4. Estudo de Viabilidade Operacional... 6 5. Estudo de Viabilidade Técnica... 7 Alternativa 1... 7 Alternativa 2... 7 Alternativa 3... 7 6. Estudo de Viabilidade de Cronograma... 8 Alternativa 1... 8 Alternativa 2... 8 Alternativa 3... 8 7 - Estudo de Viabilidade Econômica... 9 Alternativa 1... 9 Alternativa 2... 9 Alternativa 3... 10 8. Considerações Finais... 11 9. Apêndice A Informações adicionais... 12 10. Apêndice B Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional... 13 Alternativa 1... 13 Alternativa 2... 14 Alternativa 3... 15 11 - Apêndice D: Detalhamento do estudo de Viabilidade Econômica... 17 Alternativa 1... 17 Alternativa 2... 18 Alternativa 3... 19 Resultado Final... 20 2
1. Motivação Através de um estudo das experiências de pessoas comuns executando tarefas, é possível identificar falhas e pontos deficientes nos sistemas adotados. Para isso, a informatização de tarefas vêm se tornando um ponto muito forte para garantir agilidade e facilidade na execução de determinadas atividades. Porém, mesmo em sistemas informatizados, existem certas áreas que não foram totalmente cobertas e que oferecem uma determinada deficiência na execução dessas tarefas, e é nisso que se baseia o sistema proposto aqui. O GMon é um sistema de gerenciamento de monitores do Cin/UFPE que tem como função agilizar e facilitar as atividades burocráticas das monitorias, como cadastro, assinatura de termos entre outros. Nossa proposta é informatizar alguns setores que ainda necessitam bastante de checagens manuais dos monitores e professores orientadores, e que causam muita confusão, criando assim o Novo GMon. 3
2. Problema identificado Através de coleta de dados, entrevistas e observações foram identificados problemas em algumas áreas de cobertura do sistema antigo. Ver Apêndice B. Após uma análise de alguns procedimentos foi notado que alguns deles são muito carentes de uma execução de tarefas, por fora do sistema, do Coordenador de Monitoria. Também foi notado que muitos monitores e professores esqueciam de datas de entrega de documentos impressos, e tarefas no próprio sistema. Além disso, foi notado que no procedimento de assinatura de termos de monitoria existe uma deficiência muito grande com relação ao sistema, ou seja, é uma tarefa que exige muito mais dos monitores e professores do que do sistema. As tarefas estão melhor explicados no Apêndice A. Para evitar problemas futuros e facilitar o trabalho dos monitores, professores e do Coordenador de Monitoria serão propostas 3 alternativas ao sistema atual. 4
3. Alternativas ao Sistema Como já foi visto anteriormente, o sistema atual possui certas áreas deficientes, e serão propostas, nessa seção, alternativas ao sistema atual. Nessas alternativas, serão propostas uma atualização do sistema, ou seja, um reaproveitamento do sistema atual; outra solução seria criar um aplicativo móvel para facilitar o uso e tonar mais ágil para os usuários; e a última solução proposta seria contratar um novo funcionário para suprir as necessidades do sistema. Alternativa 1 Nesta solução a proposta é utilizar o sistema atual e modificar os setores identificados que poderiam ser melhor cobertos pelo sistema. A utilização se daria da mesma forma, um servidor central recebendo requisições de um portal web, porém alterado para receber novas funcionalidades. Porém receberia modificações como envio de e- mails de alerta e lembretes, e outras atividades via e- mail. Tarefas como assinatura de documentos teriam que ser realizadas por fora do sistema. Alternativa 2 Uma das maneiras de tornar mais ágil e integrar mais ao cotidiano dos usuários do sistema antigo, seria a criação de um aplicativo móvel do GMon, o MobMon. Nesse aplicativo seria possível realizar a maioria das tarefas do portal web além de adição de serviços de lembretes. Seria necessário, integrar a interface do aplicativo ao servidor e modificá- lo para atender novas solicitações do aplicativo móvel. Assinatura e impressão de documentos ainda teriam que ser feitas pelo portal web. Alternativa 3 A terceira forma de ajustar as deficiências do sistema atual seria a criação de um cargo chamado Gerente de Monitorias. Seria um funcionário contratado que estaria sempre verificando o GMon, e avisaria via e- mail, manualmente, aos usuários datas e sempre ficaria relembrando e verificando o status das obrigações dos usuários com o sistema além de coletar assinaturas ou agendar reuniões para coletar informações necessárias. Todo o serviço deficiente seria coberto por esse funcionário. 5
4. Estudo de Viabilidade Operacional Nesta seção será trabalhada a viabilidade operacional das três soluções propostas anteriormente. Na viabilidade operacional será levada em conta a eficiência, e custos de se instalar determinada solução e determinar se elas realmente serão úteis e verificar se estão de acordo com a urgência de resolução do problema. Neste estudo será utilizado o framework PIECES com inclusão da visão de Usuário e de Gerência, pois é um dos mais completos e simples modos de fazer uma análise operacional. Abaixo estará indicado apenas os resultados obtidos, para mais informações sobre o framework PIECES e sobre o detalhamento de obtenção dos resultados, verificar o Apêndice C. A primeira alternativa mostra- se bastante atrativa em relação aos serviços prestados e em relação ao custo já que se faria uso de um sistema pré- existente. A segunda alternativa é bastante interessante quanto à comodidade de se utilizar o sistema, e facilidade de gerenciamento, porém é mediana em relação à quantidade de informação disponibilizada e economia. A terceira alternativa tem problemas como ociosidade do funcionário em determinados períodos, além de não adicionar um serviço muito cômodo para o usuário final. Solução 1 Solução 2 Solução 3 Performance Informação Economia Controle Eficiência Serviços Usuário Gerência Bom Razoável Fraco Verifica- se que a primeira solução mostra- se a mais apta do ponto de vista operacional, logo em seguida a segunda, e por fim a terceira. 6
5. Estudo de Viabilidade Técnica Visto as alternativas ao sistema atual, aqui serão classificadas visto à sua tecnologia a ser empregada no desenvolvimento e operação das mesmas. Alternativa 1 Para esta alternativa as tecnologias empregadas em desenvolvimento web serão em php para as requisições do servidor, além de webdesign em html e css. Será necessário também inspecionar o código e a arquitetura do sistema atual. Alternativa 2 Serão necessários conhecimento em desenvolvimento mobile, e para abranger a maior parte dos Sistemas Operacionais móveis atualmente seria necessário o desenvolvimento da aplicação em Android e ios. Além do mais seria necessário inspecionar a arquitetura do sistema atual e integrar com o aplicativo móvel. Alternativa 3 Será preciso contratar um funcionário e treiná- lo sobre como usar o sistema e como realizar suas tarefas. 7
6. Estudo de Viabilidade de Cronograma Será tratado aqui o tempo que as alternativas levarão para serem implantadas. Alternativa 1 Para uma modificação no sistema será necessário um mês, já que o trabalho será analisar o sistema atual e inserir pequenas modificações em seu código. Alternativa 2 Estima- se que para analisar o sistema, e desenvolver o aplicativo em duas versões com tecnologias diferentes seja necessário 4 meses de trabalho, pois, a análise de sistema será um processo rápido, e a parte mais demorada será a de desenvolvimento dos aplicativos em si que estima- se que demore 2 meses cada garantindo a qualidade do software criado. Alternativa 3 A instalação dessa solução é quase imediata, estima- se que em uma semana ela possa surtir efeito. 8
7 - Estudo de Viabilidade Econômica De forma que o GMon é um software sem intenção lucrativa, não há qualquer retorno financeiro nas alternativas apresentadas. O software foi criado visando a praticidade na organização de monitorias por parte dos monitores, professores e coordenadores de monitoria. Desta forma, achamos desnecessário calcular o tempo de payback e Return Of Investment (ROI) neste estudo. Como já foi dito, o Gmon é de extrema importância para uma parte fundamental dentro do Centro de Informática e mesmo não tendo retorno financeiro sua melhoria afetaria beneficamente a vida de muitos de seus usuários, seja com o melhor uso do tempo, muito escasso para todos, ou na melhor comunicação, especialmente necessária quando há muitos desencontros de agendas. Alternativa 1 Custos : Salário do Profissional Web Computador Licenças necessárias ao desenvolvimento Benefícios: Solução mais rápida Usuários mais informados Menor quantidade de deadlines descumpridas Alternativa 2 Custos: Salário do Profissional Web Salário do Profissional Mobile Compra de 2 computadores Hospedagem Web melhor Licenças necessárias ao desenvolvimento Manutenção de Software Benefícios: Melhoria na facilidade de acesso Maior agilidade nos processos de comunicação entre usuários Melhor visualização 9
Alternativa 3 Custos: Salário do Gerente de Monitorias Computador Mesa Cadeira Material de Escritório Licença de Softwares necessários Benefícios: Não é preciso desenvolver software Usuários continuariam com software a que estão acostumados Trato mais humano 10
8. Considerações Finais Levando em conta os estudos realizados, será feita uma análise das alternativas empregadas, levando em conta com mais consideração, os estudos de viabilidade econômica e operacional, já que são os mais cruciais para a viabilização do projeto. Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Peso Operacional 9 7 5 3 Técnica 9 7 10 2 Cronograma 9 6 10 1 Econômica 9 8.5 5.5 3 Total 9,0 7,4 6,8 9 Vê- se então que a alternativa 1 é a mais viável de ser realizada pelo baixo custo econômico com grande retorno de benefícios além de não ser tão complicada de ser executada. Ela não é a melhor em todos os quesitos, mas tem uma boa sustentabilidade em todos eles, o que a torna a melhor opção. 11
9. Apêndice A Informações adicionais Foi executado um trabalho de pesquisa de dados através de observações, análise de tarefas e entrevistas informais à monitores. Foram analisadas tarefas e informações fornecidas através de uma visita ao sistema atual, o portal web, e foi bastante útil para entender funcionalidades da ferramenta além de métodos de utilização da mesma. Esse trabalho de pesquisa também foi útil para entender melhor o sistema, que é um sistema de gerenciamento de monitores do Cin/UFPE, que foi criado com o intuito de facilitar as tarefas administrativas e de gerenciamento dos monitores do centro. Esta ferramenta têm sido bastante útil pois informatiza muitas tarefas manuais, como pesquisa por informações e cadastros. Porém através de observações e entrevistas a monitores pode- se observar certos defeitos na execução de algumas tarefas feitas pelo sistema e das que não são cobertos pelo mesmo. Observou- se que dentre os procedimentos realizados o de preenchimento e assinatura de termos de monitoria foi o mais deficiente. Foi notado que é necessário preenchimento via o GMon dos alunos e professores, e essa tarefa é repassada entre essas duas partes algumas vezes por um período limitado, porém o sistema não avisa externamente a quem a tarefa está designada, e isso faz com que seja necessária uma visita constante do sistema para verificar de quem é a responsabilidade. Notou- se também que após essa execução ainda existe o processo da assinatura dos termos, que precisam ser assinadas por cada monitor e pelo professor orientador e então entregue ao coordenador de monitoria, e como todos precisam assinar sempre é necessário verificar se foi o último monitor a assinar e entregar para o coordenador. Essas duas tarefas descritas anteriormente causam uma demora muito grande entre a troca de papéis que pode fazer com que o prazo de entrega seja descumprido e os monitores recebam a nota mínima por isso. Mesmo que alguns já tenham cumprido seus deveres, se um dos monitores não tiver a responsabilidade de cumprir com seus deveres todos são prejudicados. E a partir desse problema que propomos soluções para tal problema. 12
10. Apêndice B Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional O estudo de viabilidade operacional é um dos mais importantes, pois ele verifica a executabilidade e poder da solução a ser empregada, e é crucial na escolha de alguma alternativa a um problema. Apesar disso ele não é o único que deve ser levado em conta, porém, é um dos mais importantes. Para analisar a viabilidade operacional, usamos o framework PIECES, adicionado do ponto de vista de usuário e gerência. PIECES é uma sigla para Performance, Informação, Economia, Controle, Eficiência, e Serviços. O detalhamento desses quesitos, mais o de ponto de vista de usuário e de gerência serão expostos a seguir: Performance: Também conhecido como Throughput, é a vazão do sistema, ou seja, o tempo de resposta do sistema ao usuário relativo à necessidade do mesmo. Informação: Nada mais é do que a medida da quantidade de informação útil que está sendo disponibilizada para o usuário. Economia: Mede a proporção Custo x Benefício da solução. Controle: É a medição da robustez e capacidade de manipulação de dados com segurança. Eficiência: É o uso dos recursos da solução, ou seja, é a razão que mede se todos os recursos serão utilizados com frequência e se não ficarão ociosos por determinados períodos com prejuízos. Serviço: É a quantidade de serviços fornecidos e completude dos mesmos, levando em conta o tempo de vida útil da solução. Usuário: É a comodidade e usabilidade que o sistema fornece para o usuário. Gerência: É a capacidade de gerenciamento da solução para o cliente. Tendo em vista esses oito quesitos as 3 soluções serão melhor detalhadas em relação a eles em seguida. Alternativa 1 13
Performance: Boa, a performance do sistema web é a suficiente para que os usuários acessem com rapidez os dados e requisições necessárias. Informação: Boa, no portal web os usuários obteriam todas as informações necessárias para executar as tarefas. Economia: Boa, como seria feita uma reutilização do sistema antigo com apenas algumas modificações, a economia seria muito alta e os benefícios seriam trazidos completamente. Controle: Razoável, não teria uma segurança muito forte pois é desnecessário, e a alteração dos dados de monitores só pode ser feita pelo coordenador de monitoria. Eficiência: Razoável, pois os recursos ficariam pouco utilizados durante os períodos em que não há liberação e entrega de documentos. Serviço: Razoável, pois seria dada uma cobertura muito maior a áreas com problemas no sistema atual, porém se novas modificações fossem requisitadas o sistema teria que ser atualizado da mesma maneira que as novas funcionalidades foram adicionadas. Usuário: Razoável, pois é bastante cômoda a utilização pelo computador via web. Gerência: Razoável, pois os dados podem ser facilmente coletados ou modificados pelo coordenador de monitoria. Alternativa 2 Performance: Boa, a performance do MobMon apesar de ser um sistema ubíquo, é a necessária para o usuário, pois são executadas apenas tarefas simples como preenchimento de formulários. Informação: Razoável, pois nem todas as informações seriam dispostas para a versão móvel, apenas os serviços necessários seriam fornecidos. Economia: Fraca, apesar de gerar um sistema bastante cômodo e completo, seria necessário um capital muito grande para desenvolver um aplicativo do zero, e integrar suas requisições com o servidor. 14
Controle: Razoável, não teria uma segurança muito forte pois é desnecessário, e a alteração dos dados de monitores só pode ser feita pelo coordenador de monitoria. Eficiência: Razoável, pois os recursos ficariam pouco utilizados durante os períodos em que não há liberação e entrega de documentos. Serviço: Razoável, pois seria dada uma cobertura muito maior a áreas com problemas no sistema atual, porém se novas modificações fossem requisitadas o sistema teria que ser atualizado da mesma maneira que as novas funcionalidades foram adicionadas. Usuário: Bom, a comodidade da utilização pelo celular é incrível já que é um item que tem seu uso corrente por todo o dia, e as ações a serem executadas seriam executadas rapidamente. Gerência: Razoável, pois os dados podem ser facilmente coletados ou modificados pelo coordenador de monitoria. Alternativa 3 Performance: Fraca, pois o gerente de monitoria teria que ser contactado para que alguma solicitação fosse realizada e isso gastaria muito tempo entre a requisição e a resposta que seriam via e- mail. Informação: Boa, pois o gerente de monitoria teria o auxílio do portal para obter informações. Economia: Fraca, um funcionário teria que ser contratado e teria um gasto corrente por todo o semestre sendo que ele só trabalharia mesmo por praticamente dois meses. Controle: Fraco, não teria muita segurança nem controle dos dados requisitados pois se estiver sobrecarregado pode esquecer de coisas ou executar com erros. Eficiência: Fraco, pois os recursos ficariam pouco utilizados durante os períodos em que não há liberação e entrega de documentos e ainda tendo prejuízos como o salário. Serviço: Bom, pois seria dada uma cobertura muito maior a áreas com problemas no sistema atual, e as tarefas do coordenador de monitoria poderiam ser facilmente 15
modeladas diante de novas necessidades. Usuário: Razoável, a comodidade seria maior já que o gerenciamento seria executado pelo gerente de monitorias, porém reuniões e outras tarefas administrativas teriam que coincidir com a disponibilidade do gerente. Gerência: Bom, o gerente de monitoria teria controle quase total das informações e procedimentos e poderia facilmente verificar falhas na execução das suas tarefas. 16
11 - Apêndice D: Detalhamento do estudo de Viabilidade Econômica Alternativa 1 Os investimentos necessários à essa alternativa baseiam- se no acréscimo de novas funcionalidades ao sistema atual mediante o trabalho de um desenvolvedor web e a utilização de um computador pelo mesmo no período de no máximo um mês. O mesmo ficará encarregado do treinamento acerca das novas funcionalidades aos funcionários responsáveis pelo GMon. O serviço de manutenção será o mesmo já adotado pelo sistema atual, logo, não haverá custos adicionais. Item Profissional Web Computador Sistema Operacional Licença de Software de desenvolvimento Manutenção (por mês) Total Custo R$ 1.825,03 R$ 1600,00 R$ 200,00 R$ 130,00 R$ 0,00 R$ 3755,03 Em seguida a tabela de custos totais: Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos R$ 3755,03 0 0 0 0 Depreciação (10%a.a.) Custo Reajustado 1 0,9 0,81 0,73 0,66 R$ 3755,03 0 0 0 0 Conclusão: 17 Na solução há apenas a adição de novas funcionalidades ao sistema. Tais
funcionalidades serão cruciais para que seus usuários sejam mais bem informados sobre as atividades e obrigações que lhes são atribuídas, e com usuários mais informados continuamente o período de retorno por parte deles tende a ficar menor e assim deadlines burocráticas e acadêmicas podem ser concluídas com mais rapidez. Alternativa 2 Esta solução é mais completa e permite uma maior gama de possibilidades de uso pelos seus usuários. Os custos baseiam- se nos salários de Desenvolvedores Web e Mobile, além de computadores e softwares necessários. Uma hospedagem web melhor torna- se necessária devido à nova quantidade de acessos (Mobile + Web ). Na manutenção do software calculamos com uma taxa de depreciação de 10% ao ano. Eis a tabela de custos dos primeiros meses: Item Qtde Custo Profissional Web 1 R$ 1.825,03 Profissional Mobile 1 R$ 1.600,00 Computadores 2 R$ 3.200,00 Sistema Operacional 2 R$ 400,00 Hospedagem 0 R$ 0,00 Licenças necessárias 0 R$ 260,00 Total 0 R$ 7.385,03 Manutenção(por Mês) 0 R$ 0,00 Ao final do quarto mês os custos que permaneceriam seriam o de hospedagem e o de manutenção. Item Hospedagem Manutenção Total Custo R$ 100,00 R$ 61,54 R$ 161,54 Em seguida a tabela de custos totais: 18
Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos R$ 30.832,12 R$ 1.938,48 R$ 1.938,48 R$ 1.938,48 R$ 1.938,48 Depreciação (10%a.a.) Custo Reajustado 1,00 0,90 0,81 0,73 0,66 R$ 30.832,12 R$ 1.744,63 R$ 1.570,17 R$ 1.415,09 R$ 1.279,40 Conclusão: A possibilidade de estar mais perto dos seus usuários por meio de aparelhos móveis torna a solução mais eficaz porém mais complexa para ser implementada. Haveria um ganho considerável na facilidade de acesso, visto que seria muito mais prático acessar o sistema de qualquer lugar e a qualquer hora. Por tal motivo, os processos de comunicação entre seus usuários sentiria boa melhora na agilidade e visualização, tornando o serviço do coordenador de monitoria muito mais prático e ágil. Alternativa 3 Nesta solução, não precisaríamos implementar um novo software ou adicionar funcionalidades ao sistema atual. A mudança consiste na contratação de um novo funcionário com o cargo de Gerente de Monitorias o qual ficaria responsável por lidar com as dificuldades atuais no software. Eis a tabela de custos para o primeiro mês: Item Gerente de Monitorias Computador Cadeira Sistema Operacional Mesa Licenças necessárias Material de Escritório Total Custo R$ 1.200,00 R$ 1.600,00 R$ 120,00 R$ 200,00 R$ 400,00 R$ 120,00 R$ 50,00 R$ 3590,00 Após o primeiro mês, os custos contínuos seriam o salário do profissional e o seu material de escritório. 19
Item Gerente de Monitorias Material de Escritório Total Custo R$ 1.200,00 R$ 50,00 R$ 1250,00 Também devemos considerar aumento no salário do Gerente de Monitorias (será reajustado em 5% ao ano) e também o pagamento do 13º salário. Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Custos R$ 18.590,00 R$ 16.250,00 R$ 16.250,00 R$ 16.250,00 R$ 16.250,00 Reajuste (5%a.a.) Custo Reajustado 1 1,05 1,1 1,16 1,22 R$ 18.590,00 R$ 17.062,50 R$ 17.875,00 R$ 18.850,00 R$ 19.825,00 Resultado Final Na tabela abaixo classificamos com nota de 5 a 10 os custos das soluções propostas: Solução 1 Solução 2 Solução 3 Total R$ 3755,03 R$ 36.841,41 R$ 92.202,50 Class. 10 7 5 Na tabela abaixo classificamos, de 5 a 10, os benefícios provocados por cada solução: Solução 1 Solução 2 Solução 3 Class. 8 10 6 A média entre as duas notas é considerada a classificação final: 20
Solução 1 Solução 2 Solução 3 Class. 9 8.5 5.5 21