Aula 00 Aula Demonstrativa Prezado(a) amigo(a), Iniciamos aqui nossa jornada rumo a um excelente resultado na prova de Ciências da Administração, no concurso para o Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro. Tenho total certeza de que estas aulas poderão aproximá-lo da tão desejada aprovação, por dois motivos. Primeiramente, eu estava no seu lugar há quase cinco anos. Estudava para o concurso de Analista Legislativo atribuição material e patrimônio, da Câmara dos Deputados. Eram mais de 7 mil candidatos para apenas 11 vagas. E foi a primeira vez que tive contato com o material do Ponto dos Concursos. Não tive tempo, e não vi motivo de estudar por outras fontes as matérias de AFO, Administração Pública, Administração de Materiais e Direito Constitucional. Resultado: consegui a aprovação em 6º lugar. Começa daí minha crença pela seriedade do material que disponibilizamos aqui. Outro motivo é direto: comprometi-me pessoalmente com a missão de ajudá-lo. Meu nome é Renato Ribeiro Fenili, sou natural de São Paulo e tenho 37 anos. Atualmente sou Analista Legislativo na Câmara dos Deputados. Antes disso, fui Oficial da Marinha do Brasil, servia embarcado em navio, tendo exercido o cargo de Chefe de Máquinas por cerca de dois anos. Fazia cerca de 120 dias de mar por ano, o que não me deixava alternativa a não ser estudar sozinho... não era fácil! Bom, feitas as apresentações, creio que seja hora de começarmos o estudo. Se, por um lado, o Instituto Brasileiro de Formação e Capacitação. não possui um grande banco de dados de questões sobre a grande área Administração, por outro o acervo nos indica com relativa precisão a tendência de cobrança do IBFC. Eis o que faremos em nosso curso: uma exposição sólida da teoria + uma abordagem objetiva do IBFC + a complementação com questões de outras bancas, quando necessário. A disciplina Ciências da Administração tem suas particularidades, capazes de pegarem os desavisados de calças curtas. Trata-se de um conteúdo diversificado, que aborda práticas gerenciais exaustivamente empregadas no setor privado, e que são detentoras de relevância ao passo que foram, nos últimos anos, absorvidas e adaptadas ao asetor público. www.pontodosconcursos.com.br 1
Nosso curso será construído tendo por base exercícios comentados. Apesar de o foco ser em exercícios, garanto que será apresentado, de forma didática, todo o conteúdo teórico necessário a prover um sólido conhecimento em na disciplina. Vejamos como será a estrutura do curso totalmente atualizado de acordo com o edital!!!! Aula Conteúdo Programático 00 Aula demonstrativa 01 02 03 Administração: conceito e importância. Funções da administração: planejamento, organização, direção e controle. Teorias da administração (PARTE 1) Teorias da Administração Científica, Clássica, das Relações Humanas e Burocrática. Teorias da administração (PARTE 2) Teorias Estruturalista, Neoclássica, Geral dos Sistemas, Comportamental, do Desenvolvimento Organizacional e Contingencial. Gestão por resultados. 04 Gestão de processos. 05 Gestão de projetos 06 Gestão do desempenho 07 Gestão estratégica 08 09 Mudança, inovação e cultura organizacional. Clima organizacional Modelos de gestão de pessoas. Gestão de pessoas por competências. Processos de gestão de pessoas. 10 Treinamento, desenvolvimento e gestão do conhecimento 11 Administração de materiais com ênfase em: Responsabilidades e Atribuições da Adm. de Materiais. A Gestão e Controle de Estoque (PARTE 1) 12 A Gestão e Controle de Estoque (PARTE 2) 13 A Gestão e Controle de Estoque (PARTE 3) www.pontodosconcursos.com.br 2
14 Administração dos Serviços de Compras. Função de Compras. Seleção de Fornecedores. Cuidados ao Comprar. Por fim, cabe um registro. Venho dedicando-se ao ensino da Administração Geral e Pública desde 2011, e de Administração de Materiais, desde 2010. A didática do curso atingiu, hoje, um elevado grau de maturidade. Trata-se, seguramente, do melhor conteúdo disponível para o certame. A aula de hoje será menos densa do que as demais de nosso curso. Trata-se de uma aula demonstrativa, na qual serão trabalhados os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, essenciais para o bom aprendizado da Gestão do Desempenho. IMPORTANTE! Esta aula, por ser apenas demonstrativa, possui menos exercícios do que as demais do curso. Em geral, iremos trabalhar de 30 a 40 questões por aula, ok? O conteúdo deste encontro poderá ser repetido ao longo de nosso curso, em especial na aula 06, quando estudarmos a fundo a gestão de desempenho organizacional. Feita esta introdução, vamos ao trabalho! www.pontodosconcursos.com.br 3
GESTÃO DO DESEMPENHO (ORGANIZACIONAL) OS CONCEITOS DE EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE Seja na administração privada ou na pública, os conceitos de eficácia, eficiência e efetividade têm se mantido em destaque desde a última década. De fato, almeja-se que a gestão seja eficaz, eficiente e efetiva. O problema repousa na usual indistinção que se confere, pelos interlocutores, a tais atributos que, na realidade, possuem significados específicos e bastante divergentes. De antemão, devemos ter em mente que os conceitos de eficácia, eficiência e efetividade relacionam-se a processos de trabalho. Assim, diz-se que um processo é eficiente, que um processoé eficaz ou que, após sua conclusão, foi comprovada sua efetividade. O quadro abaixo apresenta os conceitos de eficácia, eficiência e efetividade de modo bastante objetivo. O intuito é traçar as devidas fronteiras entre tais conceitos, evitando eventuais confusões futuras. Vejamos: EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E EFETIVIDADE CONCEITO DEFINIÇÃO Eficácia é a capacidade de um processo ou produto atingir o resultado esperado, sem considerar o custobenefício para tanto. É, simplesmente, cumprir a missão, ou fazer a coisa certa. A eficácia é comprovada no momento da conclusão do processo de trabalho. EFICÁCIA Exemplo: Imagine que você, servidor da Administração Pública, foi incumbido(a) da tarefa de construir 10 postos de saúde para seu município, no período de dois meses, não sendo a você conferida nenhuma especificação adicional sobre a tarefa. Caso você construa os postos nesse prazo, você terá sido www.pontodosconcursos.com.br 4
EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E EFETIVIDADE CONCEITO DEFINIÇÃO eficaz. Mesmo se os postos tenham custado uma verdadeira fortuna. Mesmo se as construções não sejam sustentáveis, ou se os postos tenham sido situados afastados da população beneficiária. EFICIÊNCIA EFETIVIDADE Eficiência é o custo-benefício de determinado processo. Um processo eficiente é aquele que emprega recursos de forma mais inteligente possível, obtendo-se o máximo a partir do mínimo. Ao ponderarmos sobre eficiência, vemos a relação entre insumos e produtos. Trata-se de fazer certo a coisa. A eficiência é comprovada, assim, ao longo do processo de trabalho. Exemplo: Trabalhando ainda no cenário da construção dos postos de saúde, caso tenham sido empregados materiais sustentáveis, se a obra não tiver sido superfaturada, se os métodos de trabalho empregados tiverem sido racionais... aí o processo de construção foi eficiente. Note que a eficiência aproxima-se sobremaneira da noção de economicidade. Veja, ainda, que um processo eficaz não necessariamente terá sido eficiente. A efetividade refere-se ao impacto (ao efeito) gerado pelo processo de trabalho, levando em consideração seus objetivos. A efetividade é comprovada após a conslusão do processo de trabalho e tem por foco os efeitos nos clientes do preocesso. Exemplo: caso os postos de saúde construídos venham a impactar a diminuição da taxa de mortalidade na população beneficiária, ou, ainda, a mera diminuição na incidência de determinadas doenças. Note que, mesmo processo eficaz e eficiente nao será, necessariamente, efetivo. Vejamos como esses conceitos são cobrados em concursos. www.pontodosconcursos.com.br 5
1. (FCC / BAHIAGÁS / 2010) Tratando-se de eficiência, eficácia e efetividade, analise: I. Eficácia é fazer as atividades ou desenvolver ações de forma correta para atingir os meios. Tem vínculo estreito com o planejamento estratégico da organização. II. Eficiência é fazer as atividades ou desenvolver ações da maneira correta. Está relacionada com o método de execução. III. Efetividade é satisfazer as necessidades dos clientes com os produtos e serviços da organização. IV. Efetividade é o valor social ou medida de utilidade, que deve ser atribuído ao produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo. V. Eficácia é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção. É correto o que consta APENAS em: a) I e II. b) III e IV. c) IV e V. d) I, II e III. e) II, III e IV. Passemos à análise das assertivas: I. Fazer as coisas de forma correta refere-se ao conceito de eficiência. Ainda, em uma ação, visa-se atingir aos fins (e não aos meios). Ademais, o planejamento estratégico vincula-se à eficiência nos processos, à eficácia na consecução dos objetivos e à efetividade dos resultados alcançados. A assertiva está errada; www.pontodosconcursos.com.br 6
II. A assertiva está correta, espelhando o foco no modo de execução, traço característico da eficiência. III e IV. Um processo, para ser efetivo, deve satisfazer as necessidades dos clientes (ou, de modo mais amplo, de todos os que são, de modo direto ou indireto, afetados pelo processo de trabalho: são os stakeholders). Ainda, no caso da Administração Pública, a efetividade é alcançada quando há utilidade social no resultado alcançado. Ambas as assertivas está corretas; IV. A relação entre insumos (fatores de produção) e produtos é considerada ao falarmos de eficiência. A assertiva está errada. Resposta: E. 2. (ESAF / RFB / 2012) Selecione a opção que melhor representa o conjunto das afirmações, considerando C para afirmativa correta e E para afirmativa errada. I. A implantação de um sistema automatizado de folha de pagamento capaz de reduzir redundâncias e erros é um exemplo de busca pela eficiência. II. A redução do número de funcionários e a terceirização de diversas funções é uma ação que promove o aumento da efetividade em um departamento. III. Eficiência e eficácia são excelentes parâmetros para a medida do desempenho organizacional por indicarem, respectivamente, ênfase no alcance e ênfase nos meios utilizados para alcançar um objetivo. a) E E C b) C E E c) C C E d) C E C e) E C E Vejamos a análise das assertivas: I. A redução de redundância e erros relaciona-se diretamente com a maneira de execução do processo de trabalho, primando-se por um processo de trabalho mais eficiente. A assertiva está correta; www.pontodosconcursos.com.br 7
II. III. Não se pode prever o impacto aos clientes e aos stakeholders que a redução do número de funcionários e a decorrente terceirização irão prover. Pode ser que o efeito, ao final, seja inclusive negativo. A assertiva está errada; A assertiva apresenta relações trocadas. Ao passo que a eficiência indica ênfase nos meios, a eficácia enfatiza os resultados. A afirmativa está errada. Resposta: B. 3. (ESAF / APO SP / 2009) Eficiência é a medida da relação entre os recursos efetivamente utilizados para a realização de uma meta para um projeto, atividade ou programa, frente a padrões estabelecidos. A questão traz algumas peculiaridades interessantes. Para a consecução de um projeto, há uma séria de processos envolvidos, os quais estão sujeitos à avaliação quanto à eficiência, eficácia e efetividade. O enunciado relaciona recursos (insumos) e resultados de um projeto. Tratase, como vimos, do conceito de eficiência. A questão está correta. Cabe destaque ao fato de que a eficiência, na situaçao descrita, está sendo avaliada frente a padrões estabelecidos. A definiçao de padrões de desempenho é, em si, a etapa inicial do processo de controle, que ser assim representado, consoante um ciclo PDCA (plan do check act, ou plano execução monitoramento correção): www.pontodosconcursos.com.br 8
Planejamento Definição de padrões (ou da meta) PLAN DO Execução e medida de desempenho ACT CHECK Medidas corretivas.. Comparação do executado com o padrão estabelecido 4. (IBFC / EBSERH / 2015) Leia a sentença e assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. é o conceito de desempenho que envolve a comparação entre os objetivos propostos e os resultados alcançados. Mede o grau de alcance dos resultados. a) Eficiência b) Produtividade c) Eficácia d) Flexibilidade e) Fluxo Produtivo Ao se cotejarem objetivos propostos a priori e os resultados que, de fato, foram alcançados, estamos analisando o grau de cumprimento da missão. Ou seja, quantas vezes atingimos o alvo. Trata-se, como vimos, do conceito de eficácia. Resposta: C Ficamos por aqui nesta aula demonstrativa. Aguardo você em nossa aula 01, quando estudaremos as Teorias da Administração. www.pontodosconcursos.com.br 9
Grande abraço e ótimos estudos! www.pontodosconcursos.com.br 10
QUESTÕES APRESENTADAS NESTA AULA 1. (FCC / BAHIAGÁS / 2010) Tratando-se de eficiência, eficácia e efetividade, analise: I. Eficácia é fazer as atividades ou desenvolver ações de forma correta para atingir os meios. Tem vínculo estreito com o planejamento estratégico da organização. II. Eficiência é fazer as atividades ou desenvolver ações da maneira correta. Está relacionada com o método de execução. V. Efetividade é satisfazer as necessidades dos clientes com os produtos e serviços da organização. IV. Efetividade é o valor social ou medida de utilidade, que deve ser atribuído ao produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo. V. Eficácia é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção. É correto o que consta APENAS em: a) I e II. b) III e IV. c) IV e V. d) I, II e III. e) II, III e IV. 2. (ESAF / RFB / 2012) Selecione a opção que melhor representa o conjunto das afirmações, considerando C para afirmativa correta e E para afirmativa errada. I. A implantação de um sistema automatizado de folha de pagamento capaz de reduzir redundâncias e erros é um exemplo de busca pela eficiência. II. A redução do número de funcionários e a terceirização de diversas funções é uma ação que promove o aumento da efetividade em um departamento. www.pontodosconcursos.com.br 11
III. Eficiência e eficácia são excelentes parâmetros para a medida do desempenho organizacional por indicarem, respectivamente, ênfase no alcance e ênfase nos meios utilizados para alcançar um objetivo. a) E E C b) C E E c) C C E d) C E C e) E C E 3. (ESAF / APO SP / 2009) Eficiência é a medida da relação entre os recursos efetivamente utilizados para a realização de uma meta para um projeto, atividade ou programa, frente a padrões estabelecidos. 4. (IBFC / EBSERH / 2015) Leia a sentença e assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. é o conceito de desempenho que envolve a comparação entre os objetivos propostos e os resultados alcançados. Mede o grau de alcance dos resultados. a) Eficiência b) Produtividade c) Eficácia d) Flexibilidade e) Fluxo Produtivo www.pontodosconcursos.com.br 12
GABARITO 1- E 2- B 3- C 4- C Sucesso! www.pontodosconcursos.com.br 13