Projecto eb.pos em Java

Projecto eb.pos em Java

Introdução O presente documento apresenta de forma sucinta os principais processos de negócio e funcionalidades permitidos pelo sistema eb.pos da Eugénio Branco. Ao descrever o sistema de forma extensiva, este documento tem por objectivo: Apoiar a aceitação de um projecto de POS; Auxiliar o processo de implementação; Orientar o planeamento de recursos humanos e tecnológicos com vista à implementação. O solução eb.pos contém 3 componentes principais: FrontOffice BackOffice Integração com Solução eb.erp em IBM iseries 2

FrontOffice O módulo de FrontOffice suporta as operações de ponto de venda. Destina-se a todos os locais em que estará disponível a solução. Trata-se de uma plataforma amigável, eficiente e fácil de utilizar, automatizando o atendimento directo aos clientes. No conjunto das operações de ponto de venda suportada pelo FrontOffice, inclui-se: Operações de balcão Vendas a dinheiro, Devoluções Gestão de ordens de trabalho Entrega (Login), Produção (Logout) Operações de Caixa: Abertura e fecho, Conferência Mudança de Turno Gestão de Stocks Actualização automática de informação de stocks Consulta de stocks entre diferentes pontos de venda 3

Vendas a Dinheiro A interface de vendas a dinheiro permite a inserção de documentos de forma fácil e intuitiva. O utilizador tem que digitar um número reduzido de teclas para dar entrada dos artigos a seleccionar. Entre as características permitidas, inclui-se: Venda a clientes genéricos (com introdução opcional dos dados do cliente) Venda a clientes registados na ficha Introdução de artigos através do código de artigo ou de códigos alternativos (que poderão ser definidos como o código de barras) Obtenção automática do preço correspondente do artigo para o cliente seleccionado Finalmente, e após a introdução dos artigos e respectivas quantidades, o utilizador deverá seleccionar o pagamento do documento. Para o efeito, deve introduzir as quantidades a pagar por cada meio de pagamento suportado. 4

A impressão dos documentos é feita no formato de talão, sendo também impresso no jornal de registo da impressora. Opções de Parametrização É possível definir individualmente para cada ponto de venda opções de tratamento do documento: descrições e moradas dos documentos Se obriga a pagamento Esta última opção é importante como forma a permitir vendas a dinheiro sem obrigar a pagamento. Por exemplo, no caso dos hipermercados, a loja que efectua o trabalho pode apenas emitir um documento que seja posteriormente pago na caixa. Todos os meios de pagamento disponíveis estão sujeitos a configuração. O interface permite a definição individual de quais as colunas que serão visíveis para cada utilizador e por cada tipo de documento. De entre as opções à disposição, salienta-se: código de artigo Unidade Preço Data de entrega Valor Ilíquido desconto 1 desconto 2 5

desconto 3 IVA Valor de Desconto Valor Líquido Valor de IVA Valor Total quantidade código de armazém 6

Devoluções A devolução de artigos permite proceder ao registo e validação das devoluções de clientes, através de uma interface intuitiva e consistente com as vendas a dinheiro. O passo inicial consiste na selecção da venda a dinheiro a devolver, após o qual serão apresentadas todas as linhas constantes nesse documento. Para as linhas automaticamente importadas, apenas poderá ser alterada a quantidade: no caso do utilizador inserir o valor zero para a quantidade, essa linha não fará parte da devolução. De qualquer das formas, é possível acrescentar outros artigos à devolução, para além dos que estavam incluídos na venda a dinheiro original. Após a introdução do artigo a devolver, será requerido ao utilizador o preenchimento de uma linha de comentário: pretende-se desta forma registar no sistema o motivo da devolução. De referir que este preenchimento é opcional, mas recomenda-se pelas vantagens óbvias de rastreabilidade da prestação de serviço. 7

No final, será impresso um documento semelhante à venda a dinheiro. Recomendase que este documento seja guardado na caixa, como comprovativo da devolução ao cliente do respectivo montante. Opções de Parametrização As opções de parametrização da interface são semelhantes relativamente às vendas a dinheiro. Assim, as colunas a apresentar são integralmente configuráveis, com a notória diferença de que para as linhas importadas do documento original, ser apenas possível alterar a quantidade. No entanto, o pagamento é sempre assumido com sendo a dinheiro, gerando automaticamente o respectivo movimento de saída de caixa. 8

Entrega de Trabalhos (Login) O ecrã de introdução de Login visa facilitar a entrada de informação de pedidos de trabalho. Implementa a filosofia um saco, um Login, obrigando à introdução de um documento em separado para cada saco de pedido de trabalho. Aliás, o próprio documento é identificado pelo número do saco que lhe corresponde. Como recomendação, e apesar de outras possibilidades serem permitidas pelo sistema, em cada saco deverá ser recepcionado apenas um tipo de trabalhos. Trata-se de um ecrã simplificado relativamente à introdução de vendas a dinheiro, visando a introdução da informação o mais rapidamente possível. Também o número de campos obrigatórios é reduzido: apenas é necessário o preenchimento do Número de Saco, do Nome do cliente e do Telefone. Os Logins podem ser realizados para clientes genéricos (público em geral), ou para clientes com ficha (profissionais e outros). Como única diferença, para os clientes com ficha em aberto o sistema irá assumir automaticamente os dados desse cliente. 9

A introdução de artigos permite o uso dos códigos regulares de artigo, bem como dos códigos de acesso rápido (que podem ser códigos de barras). Alternativamente, o utilizador poderá pesquisar qual o pretendido no conjunto de artigos. Como forma de aumentar a eficiência, existem duas opções para gravar o Login: Gravar: guarda o login no sistema, limpando todos os campos para serem novamente introduzidos por parte do utilizador. Gravar e Seguinte: guarda o Login da mesma forma, mas não limpa de seguida os campos presentes no ecrã, para que seja mais fácil ao utilizador proceder à recepção de vários sacos para um mesmo cliente. Finalmente, no momento de gravação, é executada a impressão do talão de login, a entregar ao cliente para facilitar o seu posterior levantamento. O utilizador poderá depois optar por imprimir o documento de Login no próprio saco. Esta operação, apenas à distância de pressionar a tecla Enter, é altamente recomendável, por permitir mais facilmente rastrear o estado dos pedidos. Existe igualmente a opção de abrir novamente os Logins, e proceder a alterações. Esta opção é válida quando, por exemplo, se tenham registado diferenças no momento da execução do serviço. Para cada linha que for alterada, o utilizador deverá introduzir o motivo da modificação introduzida. 10

Finalmente, o utilizador poderá requerer a reimpressão de um Login anteriormente guardado. 11

Produção de Trabalhos (Logout) Após a execução do serviço, os Login serão marcados como concluídos. Esta funcionalidade é permitida através da opção de Logout. Neste caso, o utilizador necessita apenas introduzir o número de saco (que identifica unicamente o Login), e todas as linhas introduzidas neste documento serão automaticamente importadas para o ecrã resultante. 12

Abertura e fecho A abertura e fecho de caixa permite a gestão dos montantes existentes no início e final de dia. A Abertura de Caixa é executada todos os dias no início do dia, e consiste na introdução do montante disponível para efeitos de fundo de maneio (realização de trocos, etc). A invocação do ecrã de Abertura de Caixa efectua-se a partir do ecrã inicial de entrada na aplicação. Assim, no início do dia, um utilizador deverá entrar com um código especial de abertura de caixa. Deverá apenas introduzir qual o montante inicialmente existente em caixa. Após esta operação, será possível utilizar o Front-Office para as restantes tarefas. Caso contrário, se a caixa não for aberta para o dia de hoje, a própria aplicação não permitirá o acesso às restantes funcionalidades. O Fecho de Caixa permite realizar a conferência dos montantes do final de dia, imprimindo um documento comprovativo dos totais dos movimentos realizados no sistema. 13

O fecho de caixa será gerado apenas após o utilizador confirmar a informação apresentada no ecrã. De referir que todos os saldos, entradas e saídas por meio de pagamento definido são apresentados. Desta forma, no caso de existir alguma diferença entre o valor final de saldo e a quantia efectivamente disponível em stock, será facilitada a conferência e confirmação do erro. Após a confirmação no ecrã, o sistema emite um documento comprovativo com toda a informação indicada. Da mesma forma, o dia encerrado passará a estar definido como encerrado, não sendo possível executar quaisquer operações de FrontOffice. 14

Conferência e Mudança de Turno A conferência e Mudança de turno permite validar os montantes existentes em caixa, sendo especialmente recomendada aquando da mudança de turno numa loja. Assim, o processo será em tudo semelhante ao fecho de caixa, tendo como importante diferença o facto do dia continuar a poder ser movimentado na altura de encerramento. De notar que será impresso um documento-talão semelhante ao fecho de caixa, a guardar como comprovativo dos montantes e da conferência. Para a mudança de turno, recomendamos o seguinte processo: 1. Selecção da opção de fecho de turno 2. Conferência dos montantes em caixa por parte das pessoas envolvidas; 3. Confirmação e impressão de documento comprovativo 4. Assinatura do respectivo documento pelo turno a iniciar funções. 15

Actualização automática de informação de stocks O sistema de FrontOffice possui de forma integrada um módulo de gestão de stocks para cada ponto de venda. Assim, e dependendo da parametrização, os documentos (Venda a Dinheiro e Devoluções) realizados no FrontOffice actualizam automaticamente o stock existente na loja. Toda esta informação e movimentação é completamente transparente para o utilizador, que não necessitará de proceder a qualquer alteração na sua forma de trabalhar. Para aceder a esta informação, existe a possibilidade de proceder a consultas da quantidade existente em stocks. Assim, o utilizador tem acesso à informação de stocks existente para um determinado artigo, e para um ponto de venda (Armazém que corresponderá à loja em questão). Para a loja em que está a ser realizada a pesquisa, a informação disponível será online e permanentemente actualizada. No entanto, é possível realizar pesquisas às existências noutras lojas, sendo esta informação recebida a partir da informação de sincronização (on-line ou periódica). Para cada tipo de documento, é possível definir se esse tipo de movimento irá ser reflectido em stocks. Visto que a definição de tipos de documento será mantida e actualizada por loja, é possível definir quais lojas irão obrigar a gestão de stocks. 16

BackOffice O módulo de BackOffice destina-se a aglutinar e complementar a informação e operações desenvolvidas no FrontOffice. O principal objectivo será suportar tarefas de apoio e operacionais de forma centralizada, tais como a gestão de vendas, compras e stocks. No contexto da implementação da solução numa cadeia de lojas de fotografia, as funcionalidades do BackOffice são especialmente indicadas a um segundo nível de gestão do fluxo de trabalhos: como complemento aos pontos de venda em que a interface com o cliente é assegurada pelos processos de FrontOffice, o BackOffice suportará tarefas centralizadas. Como tal, estará especialmente adaptado à gestão de trabalhos em bloco, tendo como destino os clientes profissionais ou as próprias lojas. Assim sendo, no âmbito do BackOffice, incluem-se: Operações de Manutenção/Configuração Manutenção de tabelas gerais Manutenção de clientes/fornecedores/artigos Parametrização da aplicação 17

Gestão de Compras e Vendas Documentos de Venda Documentos de Compra Gestão de Trabalhos Login em Lote Logout Logout Vendas Clientes Login Compras a Fornecedores Análise de Logins Gestão de Stocks Introdução de Movimentos Integração/Sincronização 18

Operações de Manutenção/Configuração O sistema de BackOffice possui um conjunto importante de informações em diversas tabelas. Neste caso, distinguem-se duas subdivisões importantes quanto ao tipo e efeito que essa mesma informação produz no sistema: Configuração geral (armazéns, códigos postais, etc) : Informação de entidades (Clientes, Fornecedores) e artigos (Armazém e Artigo, Classificação) Parametrização de Movimentação No geral, a interface com o utilizador é semelhante para todas as opções disponíveis. Após um ecrã inicial em que é apresentada uma lista de toda a informação disponível, o utilizador poderá criar uma nova entrada e alterar ou eliminar uma já existente. Regra geral, a informação da configuração geral e parametrizações terá que ser introduzida directamente no sistema POS. Por seu turno, a informação de entidades e artigos poderá ser alvo de sincronização automática com o Solução Eugénio Branco eb.erp para sistemas IBM iseries. Para informação mais detalhada, deve ser consultada a secção Integração com eb.erp em iseries. 19

Opções de Parametrização À semelhança do que sucede com todas as opções de menu do BackOffice, o acesso individual a cada uma das opções pode ser permitido ou impedido por cada estação de trabalho. 20

Documentos de Venda A inserção de todos os tipos de documento de venda pode ser realizada através de um ecrã único. Assim sendo, o módulo de BackOffice permite a emissão e visualização de Facturas, Devoluções, Guias de Remessa, Vendas a Dinheiro, Logins e Logout, através de uma interface única. Deve ser notado que o BackOffice por si só não permite realizar gestão de caixa, pelo que o exposto para os pagamentos em FrontOffice não é válido neste módulo. Da mesma forma, o facto de todos os documentos poderem ser geridos através deste ponto não invalida a existência de interfaces mais adequadas a outros processos (como se comprovará nas próximas secções). Para a emissão de um qualquer documento, o primeiro passo terá obrigatoriamente que ser a selecção do tipo de documento a criar. É precisamente neste passo que os diferentes tipos diferem, e que a parametrização dos mesmos irá criar um documento diferente. À semelhança do processo de introdução de Vendas a Dinheiro em FrontOffice, também a introdução de documentos de venda procura limitar o número de operações a realizar pelo utilizador para introduzir com sucesso um novo documento de venda. Como exemplo, o documento obtém automaticamente a Condição de Pagamento e a Morada após o preenchimento do campo de cliente. 21

Estão disponíveis as seguintes operações sobre o documento seleccionado: Novo: inicia a introdução de um novo documento de venda; Guardar: emite o documento que se encontra em edição; Procurar: permite abrir novamente um documento já armazenado; Eliminar: remove do sistema o documento seleccionado; Eliminar Linha: aquando da introdução de documentos, elimina a linha presentemente seleccionada; Totais: apresenta os totais calculados para o cliente seleccionado (total do documento, total de descontos, totais de IVA); Imprimir: permite a impressão/re-impressão de um documento; Importar: suporta a transformação de documentos de venda. A impressão de documentos no BackOffice é realizada através da criação de um documento Acrobat PDF (Portable Document Format), requerendo apenas que o utilizador seleccione a opção de impressão após a sua apresentação. Qualquer impressora Windows válida é suportada para a impressão dos documentos. O formato de saída será sempre uma página A4. 22

Os documentos de venda suportam ainda a importação de outros documentos. Este caso é especialmente útil para a gestão de guias de remessa e facturas. É possível introduzir a guia de remessa na aplicação, sendo depois a factura criada por importação de todas as linhas constantes na guia de remessa. Opções de Parametrização As opções de parametrização do tipo de documento de venda configuram as operações realizadas aquando da emissão de documentos. Sinal (Débito/Crédito): o sinal do tipo de documento indica o sinal do documento na conta-corrente do cliente; Operações sobre Stocks: dependendo das operações definidas, podem ser configuradas as opções de reflexão do documento de venda em stocks. 23

Documentos de Compra A gestão de documentos de compra permite centralizar as operações de emissão e visualização de documentos de compras a fornecedor. No contexto da implementação numa cadeia de lojas de fotografia terá particular relevo em duas situações: Emissão e automatização de pedidos de material a fornecedores: visto que a gestão de compras se encontra integrada com a gestão de stocks, o laboratório poderá manter mais facilmente as existências de inventário local. Emissão e gestão de trabalhos pedidos a outros laboratórios: ao definir outros laboratórios a que normalmente se requisitam trabalhos como fornecedores, poderão ser registadas as ordens pedidas, bem como emitir guias de remessa usando o sistema de BackOffice. A operação de gestão de documentos de compra é no geral muito semelhante à gestão de documentos de venda. A principal diferença será a ausência de moradas alternativas. 24

Login em Lote O Login em Lote permite uma forma alternativa de introduzir os pedidos de trabalho no sistema. Encontra-se especialmente adaptado às centrais de tratamento de trabalhos, que recebem um número elevado de pedidos vindos de vários clientes diferentes, e necessitam de introduzir estas ordens de produção de forma rápida e tão automatizada quanto possível. A cada linha introduzida neste ecrã, o sistema irá gerar automaticamente um documento de Login, com número igual ao número de saco (à semelhança do processo de FrontOffice). Este formato visa precisamente aumentar a eficiência de introdução da informação: como auxílio, cada nova linha assume automaticamente os valores introduzidos na linha anterior. Neste ecrã estão incluídas as seguintes colunas: Cliente: código do cliente ao qual se refere o Login. Cada cliente poderá ter apenas uma linha para cada saco, sendo no entanto possível que estejam vários sacos definidos para um mesmo cliente. 25

Nº Saco: número impresso no saco em que será guardado o trabalho a realizar. Servirá como identificador único do Login. Artigo: Código do artigo a que corresponde o serviço. É permitida a introdução utilizando o código de acesso rápido. Descrição: descrição do artigo introduzido. Apenas para efeitos de confirmação. Observações: observações que devem ser tidas em conta para a execução do serviço. Quantidade: nº de artigos a incluir no saco (normalmente será o número de peças) Fornecedor: código do fornecedor para o qual o serviço será enviado, no caso do serviço ser executado externamente. 26

Logout De forma semelhante aos Login, também o processo de Logout em BackOffice encontra-se permitido por um ecrã de inserção mais rápida e facilitada. Neste caso, para registar a conclusão de um trabalho, o utilizador necessita apenas introduzir o número de saco. De forma automática, a aplicação irá importar todas as linhas criadas para o número de saco introduzido. O utilizador pode depois acrescentar novas linhas ao Logout, como descrito no processo de Logout de FrontOffice (por exemplo, para introduzir o número de arranjos efectuados). Será igualmente no processo de criação de Logout em BackOffice que o utilizador tem oportunidade de introduzir o ID do item. 27

Logout Vendas Clientes A transformação de um Logout (conclusão de serviço) num documento de venda (normalmente Factura ou Venda a Dinheiro) corresponde à conclusão do ciclo de serviço a cliente, iniciado com o Login. A interface com o utilizador será em tudo idêntica aos Documentos de Venda: no entanto, o passo inicial será a selecção de qual o Logout a transformar em venda. Para tal, a aplicação apresenta uma lista de quais os Logout ainda em aberto, e de seguida apresenta quais as linhas a transformar em venda. 28

Para o segundo passo, o utilizador tem por omissão todas as linhas seleccionadas, pelo que bastará confirmar, não sendo necessário qualquer introdução de informação. 29

Login Compras a Fornecedores Em alternativa, no caso do trabalho não ser executado no local em que é recebido, torna-se necessária a emissão de uma guia de remessa a fornecedor, como documento que acompanha a expedição dos sacos com os serviços a requisitar. Este processo pode ser automatizado através da transformação de Login em Compras a Fornecedores. O processo é em tudo idêntico à opção Logout Vendas Clientes. Foi desenhado por forma a assegurar consistência com a restante aplicação, bem como facilidade e rapidez de introdução. 30

Análise de Logins Um dos objectivos do sistema POS é assegurar o correcto armazenamento da informação, assim como a sua rastreabilidade para reconstituir o fluxo de prestação de serviços. Por forma a auxiliar o utilizador nesta tarefa, encontra-se implementado o processo de análise de Logins, em que é possível, para um determinado número de saco, obter todos os documentos que lhe estão associados. Desta forma, o utilizador poderá obter as datas de entrada e conclusão de serviço, de facturação do mesmo ao cliente, etc. O resultado é uma lista cronologicamente ordenada com os documentos envolvidos no processo. Como hipótese de pesquisa, o utilizador pode seleccionar os parâmetros: Cliente Nº de Saco Id APS Artigo Data de Introdução do Login O formato de saída será a visualização em ecrã, com a hipótese de manter várias análises abertas simultaneamente. Desta forma, facilita-se a comparação de informação. 31

Movimentos de Stock À semelhança do FrontOffice, a gestão de stocks é uma parte integrante de todas as operações de BackOffice. Assim sendo, todos os documentos de venda ou compra podem ser imediatamente reflectidos nos stocks dos artigos. No entanto, poderão surgir situações em que se torna necessário ajustes localizados à informação de stocks. Desta forma, o sistema de BackOffice disponibiliza duas opções para a introdução de movimentações deste tipo: movimentos de stocks e transferências entre armazéns. Convém relembrar o conceito de armazém presente no sistema: trata-se de armazém todos os pontos de armazenamento de stock/inventário. Ou seja, os artigos disponíveis para venda nas lojas são considerados como existência disponível nessa mesma loja. Como tal, no contexto de uma cadeia de lojas, todas as localizações serão tratados como armazéns individuais. O ecrã de Movimentos de Stocks permite introduzir movimentos com reflexão nas existências do sistema. A interface de utilizador é consistente com a restante aplicação. Para guardar um documento, o utilizador terá apenas que: Seleccionar qual o tipo de movimento de artigo Atribuir um número único ao movimento Introduzir um código de artigo Introduzir a quantidade movimentada 32

A transferência entre armazéns suporta a introdução de movimentos de transferência de stock. Mais uma vez, pretende-se que a interface seja tão consistente e intuitiva quanto possível. Assim, para proceder ao lançamento de transferências de stocks, o utilizador deverá: Seleccionar qual o armazém de origem Seleccionar qual o armazém de destino Atribuir um número de transferência Introduzir um código de artigo (ou em alternativa, através do código de acesso rápido) Introduzir a quantidade de stock a movimentar No final, o utilizador tem a hipótese de imprimir um documento de transferência. À semelhança dos restantes documentos de BackOffice, este documento é elaborado no formato Adobe PDF (Portable Document Format). Para proceder à sua impressão em qualquer impressora válida no Windows, bastará seleccionar a opção imprimir. 33

Opções de Parametrização Os movimentos de stock oferecem um conjunto importante de hipóteses de parametrização. Assim, através do FrontOffice, será possível definir quais as operações a executar para cada tipo de movimento: Permitir quantidade nula; Permitir valor nulo; Sinal de alteração de existência: a existência pode ser incrementada, decrementada ou permanecer inalterada; Sinal de alteração de valorização: o valor actual da existência pode ser incrementado, decrementado ou permanecer inalterado; Cada tipo de documento de venda ou compra pode ser individualmente parametrizado através do tipo de movimento de stock com o mesmo código. Desta forma, pode ser configurada a actualização de quantidades em stocks a partir dos restantes módulos da aplicação. Quanto às transferências, desdobram-se internamente em dois movimentos de stocks independentes, mas com sinais contrários (um será de Entrada, e outro será de Saída). Normalmente, o código de transferência será TRAN, mas este valor é passível de configuração. Assim, uma transferência entre dois armazéns corresponde ao lançamento de um movimento do tipo E/TRAN e de um movimento simétrico do tipo S/TRAN. 34

Integração com eb.erp em iseries O sistema de POS encontra-se preparado para funcionar de forma assíncrona nas lojas e sistema central, sem necessidades de comunicação on-line entre os diferentes pontos de uso do sistema. Como tal, estão incluídos módulos de sincronização, que efectivamente permitem a transferência das actualizações, por forma a garantir a consistência da informação e o normal funcionamento da organização. A configuração recomendade inclui um servidor BackOffice central, que aglutina toda a informação proveniente das lojas. Este servidor comunica directamente com o ERP da organização, a funcionar sobre iseries. Será neste servidor de POS central que são criadas e configuradas diversas definições do sistema de POS, encontrando-se encarregue de aglutinar e distribuir a informação proveniente das lojas. Comunicação via email Back-Office da organização Front-Office nas lojas Back-Office central O sistema de POS suporta dois níveis de sincronização: Entre os postos de venda e o BackOffice central, através de email com a informação de sincronização. Entre o BackOffice Central e o Sistema de Gestão em iseries, actualizando informação comum aos dois sistemas. A periodicidade da sincronização é parametrizável. 35

Trabalho Diário Início do dia Recepção da informação nas lojas Recepção/Envio Lojas Envio das actualizações diárias das lojas Recepção Servidor Central Recepção das alterações das lojas Sincronização AS/400 Reflexão dos documentos no servidor e recepção alterações Envio Actualização Lojas Alterações verificados são enviadas do Servidor Central para as Lojas Sincronização Back-Office Lojas O sistema de sincronização funciona enviando mensagens de email com a informação de actualização. Embora a periodicidade seja configurável, recomendase que esta informação seja recebida diariamente ao ínicio do dia pelas lojas; por seu turno, o servidor central aglutina as informações provenientes ao final do dia, e sincroniza a informação para as lojas. Enviado pela Loja Documentos de Venda Documentos de Compra Clientes Indiferenciados Informação de Pagamentos Movimentos de Caixa Registo de Alterações de Linhas Enviado pelo Servidor Central Clientes Moradas Alternativas Fornecedores Artigos Armazéns/Artigos e Stocks Códigos de Barras Preços 36

Sincronização Back-Office iseries A sincronização entre o Back-Office e o sistema iseries é feita por comunicação directa entre os dois sistemas, sendo esta comunicação executada de forma periódica: no cenário mais habitual, ocorrerá uma vez por dia, após ser recebida toda a informação proveniente das lojas. Enviado pela Loja Documentos de Venda Clientes Indiferenciados Enviado pelo iseries Clientes Moradas Alternativas Fornecedores Artigos Armazéns/Artigos e Stocks Códigos de Barras Preços Classificações Armazéns Integração Funcionalidades Solução eb.erp Visto que o sistema de POS se encontra integrado com a aplicação eb.erp da Eugénio Branco, diversas funcionalidades são centralizadas no Sistema de Gestão da Organização. Gestão e Valorização de Stocks: embora o sistema POS inclua um sistema de gestão de stocks perfeitamente funcional, recomenda-se o uso do módulo de gestão de stocks do Sistema eb.erp, pela profundidade de análise e diversidade de critérios de valorimetria incluídos; Análise de Informação: a produção de estatísticas e exploração de informação sobre a operação do sistema será também centralizada sobre o sistema eb.erp. Adicionalmente, e visto que o ambiente proposto se encontra integrado com o eb.erp da organização, não foi abordado neste documento os detalhes envolvidos na manutenção de fornecedores, clientes e artigos, por serem alvo de sincronização automática. Desta forma, e visto que a informação envolvida é semelhante nos dois sistemas, recomenda-se que, salvo requisitos pontuais a estudar devidamente, todo o trabalho de manutenção às entidades transferidas não seja realizado directamente no sistema POS. 37

Requisitos Sistema O sistema POS apresenta os seguintes requisitos: Hardware Software Comunicações PC equipado com processador Pentium II ou superior 256 Mb de RAM (recomendavel) 50 Mb de espaço em disco disponível para a aplicação/ aproximadamente 200 Mb para base de dados Resolução Recomendada 1024x768 (embora 800x600 também suportada) Impressora de talões Epson TM-U950 para os pontos de venda (FrontOffice) Recomendado Windows 2000 ou superior (outros sistemas operativos também suportados, embora seja necessário avaliação) Adobe Acrobat Reader Uma conta de correio electrónico por cada loja, e uma para o servidor central (recomendado duas contas por cada posto) Ligação por Internet (rede TCP/IP) às contas de correio das lojas e do servidor central Ligação por rede local (TCP/IP) entre o Servidor Central POS e o servidor AS/400 Para o servidor central, recomenda-se a escolha de equipamento o mais robusto possível, por forma a assegurar os níveis de fiabilidade necessários a um ponto crítico do sistema. Da mesma forma, recomenda-se a disponibilização de um sistema adequado de backups da informação. O Sistema de POS requer o JDK 1.3.1 (gratuito). Este componente faz parte integrante do pacote de instalação, e não é necessário que seja disponibilizado pelo cliente. Quanto a base de dados, a solução EBPOS suporta actualmente duas bases de dados: Microsoft SQL Server, ou Microsoft Desktop Engine MySQL Para além dos requisitos apresentados, recomenda-se a instalação de um sistema de suporte remoto. Este sistema deverá ser devidamente avaliado e implementado em fases posteriores da implementação do sistema. 38