Sessão nº 7 Mais opções de formatação e impressão Objectivos: Praticar os princípios da ordenação, cópia de formatos, hifenização, trabalho com múltiplos documentos, modos de visualização e impressão. Ordenação O Word permite a ordenação automática de parágrafos simples, listas e outros elementos. Para isso, apenas necessita de seleccionar a área a ordenar e executar o comando Tabela/Ordenar. Depois, escolha a ordenação por parágrafos, palavras, etc. O tipo de ordenação, se é texto, números, datas, etc. Indique se a ordenação é ascendente ou descendente: Cópia de Formatos Uma vez atribuída uma determinada formatação de caracteres e/ou parágrafos, é fácil atribuir mesma formatação - tipo de letra, tamanho, margens, marcação e numeração, etc. - a outra porção do documento. Os passos a seguir são: 1. Seleccionar o texto original, de onde pretende copiar a formatação. Depois disso fazer clique no botão do Pincel de formatação existente na ferramentas padrão. O cursor do rato, para além do I apresenta também o símbolo do pincel, indicando que se está a copiar um formato. 2. Seleccionar o texto destino, ao qual vai ser aplicada a formatação, como se estivesse a seleccionar texto normalmente, clicando no inicio e arrastando o cursor até ao fim. 3. A cópia de formatação também pode ser realizada através do teclado. Para isso, seleccionar o texto inicial e premir CtrI+Shift+C, e para aplicar a formatação ao texto destino seleccionado premir Ctrl+Shift+V: Hifenização
A hifenização consiste na divisão das palavras grandes em duas partes utilizando um hífen (-). A hifenização de um documento pode ser manual ou automática. Na automática o Word parte automaticamente as palavras que se encontrem no final da linha e já não couberem inteiras na linha. O tipo de hifenização é definido com o comando Ferramentas/Idioma/Hifenização. Se não quiser hifenizar as palavras totalmente escritas em maiúsculas basta seleccionar a respectiva opção: Trabalhar com diversos documentos Com o Word pode ter vários documentos abertos e pode, por exemplo, copiar dados de uns para os outros. Abrindo dois documentos fica com o documento lido como sendo o documento que pode editar. Na barra de título aparece sempre o documento actualmente em edição. Para passar de um documento para outro, tem que o seleccionar no menu Janela. Nessa opção do menu, depois da barra divisória, tem todos os documentos abertos no momento. O documento actualmente aberto aparece com um visto. Para passar de um para outro basta seleccionar o documento pretendido: Normalmente, a janela que contém o documento para onde está a escrever o texto está maximizada (o botão do meio é o botão Restaurar). Por essa razão só pode ver um documento de cada vez. Se tiver mais do que um documento em memória e clicar no botão de Restaurar (de modo a que a janela apareça em estado normal), pode ver todos os documentos abertos.
Modos de visualização Quando se inicia da primeira vez o Word, o modo de visualização de documentos actual é o Normal, mas são possíveis outras formas de visualização, através dos botões situados à esquerda da barra de deslocação horizontal. Sempre que se inicia outra sessão do Word, o modo de visualização será sempre aquele em que nos encontrava pela última vez: Para além destes botões, também pode alterar o modo de visualização a partir do menu Ver. Os dois modos de visualização mais importantes são o normal e o esquema da página. Para passar de um para o outro basta seleccionar a respectiva opção em Ver, ou clicar no respectivo botão de visualizações. No modo de visualização normal o texto é mostrado sem a indicação das margens da folha, e sem mostrar os desenhos que possam existir. É contudo a forma mais geral para escrever, editar, formatar, etc.. No de visualização Esquema da página o documento aparece como aparecerá na página impressa. Nesta vista já pode ver os desenhos feitos, assim como a sua posição na folha. A régua horizontal e vertical mostrada neste tipo de vista, pode auxiliar no alinhamento de texto e imagens. Se o documento que pretende editar é muito grande, com este tipo de vista a edição do texto fica um mais lenta que em vista Normal. Em qualquer destes modos, os documentos no Word podem também ser vistos em ecrã completo, sem barras de menus, de ferramentas, de estado, etc., de modo a deixar mais espaço livre para a visualização e edição. Para ver o documento desta forma tem que seleccionar o comando Ver/Ecrã inteiro, e para sair deste tipo de vista basta premir a tecla ESC. Finalmente, pode ainda fazer o zoom para ampliar ou reduzir a vista do documento, ou ajustá-la à largura da página ou à página completa. Para isso pode utilizar a opção na barra de ferramentas padrão (um valor em percentagem) ou então do menu Ver/Zoom: Impressão
De modo geral. vai precisar de imprimir os documentos que criar. Pré-visualização O Word permite ver como ficará impresso o documento, antes de o imprimir. Para isso existe um botão na barra de ferramentas padrão, o botão Ver antes. Este é o modo de visualização que permite ver o documento como ele será quando impresso, estando bastante perto da realidade. Como se pode ver na imagem seguinte, ao clicar no botão Ver antes o Word apresenta o documento mostrando toda a página, como ela seria se impressa. As barras de ferramentas existentes desaparecem e passa só a existir uma barra de ferramentas: Se o documento tiver diversas páginas, pode ver o esboço de diversas em simultâneo, clicando no botão de, diversas páginas. O resultado obtido pode ser o visto na imagem seguinte:
Imprimir o documento Para imprimir um documento pode proceder de diversas formas: Clicar no botão imprimir da barra de ferramentas padrão, imprimindo todo o documento: Executar o comando Ficheiro/Imprimir. Em Ver antes, clicar no botão de impressão Na janela que surge, a janela Imprimir, comeces por verificar se a impressora para onde pretende imprimir é a que aparece indicada na janela. Se não for, tem de clicar no botão com seta para baixo ao lado do nome da impressora e, na lista, seleccionar a impressora pretendida: Em Intervalo de páginas indicar se pretende imprimir todas as páginas, a página actual, ou algumas páginas. Se pretende imprimir algumas páginas, introduza o número das páginas a imprimir separadas por vírgulas. Por exemplo: 1,4,6,7,8,9,10 - imprime as páginas 1, 4 e da 6 à 10. Como no exemplo temos várias páginas seguidas, podemos indicar que pretendemos imprimir todas da 6 até A 10. lsso faz-se com o sinal menos (-). Ou seja, o exemplo ficaria: 1,4,6-10. Em Cópias, indicar o número de cópias que pretende imprimir. Para iniciar a impressão do documento, clicar no botão OK. Para além dos botões de OK e Cancelar, existem outros dois: Propriedades - serve para ver as propriedades da impressora seleccionada. Opções - serve para aceder a determinadas opções de impressão. A opção Propriedades da impressora depende da impressora seleccionada. Como as impressoras têm diferenças, as respectivas propriedades também podem diferir:
Em Opções acede a uma janela de opções de impressão. Das diversas opções existentes pode destacar as seguintes: Impressão em segundo plano - com o visto nesta opção, o Word imprime o documento enquanto pode continuar a trabalhar com o computador. Sem o visto, o Word não deixa trabalhar com o computador enquanto não acabar de imprimir o documento; Inverter a ordem de impressão - com visto, o Word imprime as páginas começando da última até chegar à primeira. Desta forma, as folhas que saem da impressora ficam automaticamente ordenadas. Formatações Avançadas Colunas Como é normal ver nos jornais e revistas, os textos aí escritos aparecem em duas ou mais colunas. O Word também permite obter esse tipo de efeito. Para formatar um documento com várias colunas, executar o comando Formatar/Colunas:
Na janela que surge (janela Colunas) pode escolher o tipo de colunas que pretende. Pode seleccionar: Uma - só uma coluna Duas - duas colunas. Três - três colunas À esquerda - duas colunas, em que a da esquerda é mais pequena. À direita - duas colunas, em que a da direita é mais pequena: Na barra de ferramentas também tem disponível o botão Colunas: Se o tipo de colunas que pretende não é nenhum destes, pode indicar o número de colunas em Número de colunas. A opção linha entre colunas, com visto, coloca uma linha a separar as colunas. Em largura e espaçamento pode indicar a Largura e o espaçamento para cada uma das colunas. Um outro modo de formatar os tamanhos das colunas, é arrastando os indicadores de início e fim de coluna, existentes na régua horizontal. Se o modo de visualização é Normal, o texto das duas colunas aparece todo seguido. No modo de visualização Esquema da página pode ver as duas colunas, assim como o texto de uma e da outra. Comece sempre por escrever na primeira coluna; não cabendo, passe para a segunda coluna. No final da segunda coluna, passar a escrever na página seguinte, na primeira coluna. EXERCÍCIO
1) Abra documento já existente, onde possua uma tabela. 2) Praticar os princípios da ordenação, cópia de formatos, hifenização, trabalho com múltiplos documentos, modos de visualização e impressão. 3) Que dúvidas surgiram?