Fundamentos da Escrituração Fiscal Digital EFD e Revisão do Caso Prático do Livro de Apuração e NF-e Luiz Campos 1
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI 1.101 Compra para industrialização 1.201 Devolução de venda de produção do estabelecimento 2.101 Compra para industrialização 3.101 Compra para industrialização 5.101 Venda de produção do estabelecimento 6.101 Venda de produção do estabelecimento 6.201 Devolução de compra para industrialização 7.101 Venda de produção do estabelecimento 2
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI Compras Valor Alíquota IPI (%) Matéria prima de fornecedor no mesmo estado 1.200.00,00 7 Produto Intermediário de fornecedor no exterior 500.000,00 15 Insumos de fornecedor em outro estado 700.000,00 20 Insumos de fornecedor no mesmo estado (Suspensão) 2.000.000,00 3 Produto Intermediário de fornecedor em outro estado 3.000.000,00 10 Insumos de fornecedor no exterior 1.500.000,00 15 Produto Intermediário de fornecedor no mesmo estado 3.000.000,00 7 Matéria prima de fornecedor no exterior 1.100.000,00 10 Matéria prima de fornecedor em outro estado (Isenção) 900.000,00 20 Devolução de Compras outro estado) 4.000.000,00 20 3
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI Vendas Valor Alíquota IPI (%) Produto para cliente no mesmo estado (suspensão) 4.000.000,00 10 Produto para cliente no exterior 3.000.000,00 15 Produto para cliente em outro estado (imunidade) 1.500.000,00 - Produto para cliente no mesmo estado 6.000.000,00 5 Produto para cliente em outro estado 400.000,00 15 Produto para cliente no exterior 20.000.000,00 20 Produto para cliente no mesmo estado 3.000.000,00 10 Produto para cliente no exterior 1.200.000,00 8 Produto para cliente em outro estado 3.000.000,00 5 Devolução de Vendas (mesmo estado) 30.000.000,00 2 4
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Descrição Com Créditos Sem Créditos Compras para mesmo estado xx xx xx Compras para outro estado xx xx xx Compras do exterior xx xx xx 5
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Descrição Com Débitos Sem Débitos Vendas para mesmo estado xx xx xx Vendas para outro estado xx xx xx Vendas do exterior xx xx xx 6
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Compras Valor Alíquota IPI (%) Ipi 1.101 Matéria prima de fornecedor no mesmo estado 1.200.00,00 7 84.000,00 3.101 Produto Intermediário de fornecedor no exterior 500.000,00 15 75.000,00 2.101 Insumos de fornecedor em outro estado 700.000,00 20 140.000,00 1.101 Insumos de fornecedor no mesmo estado (Suspensão) 2.000.000,00 3-2.101 Produto Intermediário de fornecedor em outro estado 3.000.000,00 10 300.000,00 3.101 Insumos de fornecedor no exterior 1.500.000,00 15 225.000,00 1.101 Produto Intermediário de fornecedor no mesmo estado 3.000.000,00 7 210.000,00 3.101 Matéria prima de fornecedor no exterior 1.100.000,00 10 110.000,00 2.101 Matéria prima de fornecedor em outro estado (Isenção) 900.000,00 20-6.201 Devolução de Compras (outro estado) 4.000.000,00 20 800.000,00 7
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Vendas Valor Alíquota IPI (%) 5.101 Produto para cliente no mesmo estado (suspensão) 4.000.000,00 10-7.101 Produto para cliente no exterior 3.000.000,00 15-6.101 Produto para cliente em outro estado (imunidade) 1.500.000,00 - - 5.101 Produto para cliente no mesmo estado 6.000.000,00 5 300.000,00 6.101 Produto para cliente em outro estado 400.000,00 15 60.000,00 7.101 Produto para cliente no exterior 20.000.000,00 20-5.101 Produto para cliente no mesmo estado 3.000.000,00 10 300.000,00 7.101 Produto para cliente no exterior 1.200.000,00 8-6.101 Produto para cliente em outro estado 3.000.000,00 5 150.000,00 1.201 Devolução de Vendas (mesmo estado) 30.000.000,00 2 600.000,00 8
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Descrição Com Créditos Sem Créditos 1.101 Compras para mesmo estado 4.200.000,00 294.000,00 2.000.000,00 1.201 Devolução de venda de produção do estabelecimento 30.000.000,00 600.000,00 0,00 2.101 Compras para outro estado 3.700.000,00 440.000,00 900.000,00 3.101 Compras do exterior 3.100.000,00 410.000,00 0,00 9
Exemplo Prático Montagem do Livro de Apuração do IPI CFOP Descrição Com Débitos Sem Débitos 5.101 Vendas para mesmo estado 9.000.000,00 600.000,00 4.000.000,00 6.101 Vendas para outro estado 3.400.000,00 210.000,00 1.500.000,00 6.201 Devolução de compra para industrialização 4.000.000,00 800.000,00 0,00 7.101 Vendas para exterior - - 24.200.000,00 10
Revisão - Modelo Operacional da NF-e 1. A empresa emissora da NF-e, anteriormente ao uso da NFe, gera e assina digitalmente um arquivo eletrônico (garantindo a integridade, confiabilidade e autoria dos dados fiscais que retratam a operação). 2. A empresa emissora envia a NF-e pela Internet para a Secretaria de Fazenda Estadual de sua jurisdição (SEFAZ). Comumente, essa transmissão é efetuada em lotes. 11
Modelo Operacional da NF-e 3. A SEFAZ, após verificar a consistência formal da NF-e, devolve ao contribuinte um protocolo de recebimento denominado "Autorização de Uso" (com exceção de falha na comunicação entre SEFAZ e contribuinte, a autorização de uso é condição para o trânsito da mercadoria). 4. Após a autorização de uso, a SEFAZ disponibiliza consulta, através da Internet, em seu site, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. 12
Modelo Operacional da NF-e 5. O mesmo arquivo da NF-e é transmitido para a Receita Federal do Brasil (repositório nacional de todas as NF-e emitidas); no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação; 6. Para acompanhar o trânsito da mercadoria deve ser impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), usualmente em papel comum, em única via 13
Modelo Operacional da NF-e 7. O emitente da NF-e é obrigado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso, a encaminhar ao destinatário da mercadoria e ao transportador contratado o arquivo XML da NF-e e o protocolo de autorização, ou disponibilizar seu download. O encaminhamento da nota pode ocorrer da forma que melhor convier às partes. Ou seja, não há regulamentação a respeito. 14
Modelo Operacional da NF-e 8. O destinatário da NF-e deve verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica aos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (http://www.nfe.fazenda.gov.br/). 9. O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado. 15
Validação da NF-e A fim de autorizar seu uso, a SEFAZ da jurisdição do emitente valida a NF-e quando de sua recepção. São verificados: Assinatura digital - para garantir a autoria e integridade da NF-e; Arquivo digital da NF-e - para garantir a observância ao leiaute e regras de conteúdo; Numeração da NF-e - para garantir que não haja recepção de NF-e com o mesmo número; Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada pela SEFAZ a emitir NF-e; A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na SEFAZ. 16
Emissão normal da NF-e 17
Emissão em contingência da NF-e 18
FS - Contingência Em caso de impedimento na comunicação com a SEFAZ por problemas técnicos, a alternativa mais simples de emissão em contingência é o uso do Formulário de Segurança FS(que a empresa deve ter em estoque). A emissão da NF-e em contingência ocorre com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas para a SEFAZ de origem acontecerá quando cessarem os problemas técnicos. 19
FS-DA - Contingência O modo de contingência FS-DA é semelhante ao modo FS. A diferença é o uso do formulário do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a introdução da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA. Esse estabelecimento pode adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região. 20
SCAN Contingência Ambiente nacional O SCAN Sistema de Contingência do Ambiente Nacional é a alternativa de contingência em que a NF-e é transmitida para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). Quando cessarem os problemas técnicos que originaram a contingência não há necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem. A SEFAZ deve ter ativado o SCAN devido a problemas técnicos. Há uma série específica reservada para o SCAN (série 900-999). O DANFE pode ser impresso em papel comum. 21
DPEC Declaração Prévia A alternativa de Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência DPEC implica o registro prévio do resumo das NF-e emitidas e impressão do DANFE em papel comum em duas vias. O contribuinte informa ao ambiente nacional, no site ou utilizando o recurso de um serviço disponibilizado pelo ambiente nacional (denominado Web Service), informações resumidas da NF-e que irá emitir em contingência. As NF-e emitidas nesse sistema de contingência devem ser transmitidas para a SEFAZ de origem após cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. 22
Assinatura da NF-e A NF-e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital (como a ECD, EFD e FCONT) e pela autorização de uso pela SEFAZ da unidade federada do contribuinte. O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo ser do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ de um dos estabelecimentos da empresa. Qualquer estabelecimento pode ser escolhido. Todas as notas eletrônicas podem ser emitidas com esse certificado. 23
Cancelamento, correção e complementação da NF-e A NF-e autorizada não pode ser modificada, mas pode ser (1) cancelada, (2) complementada por uma NF-e Complementar ou (3) corrigida por meio de Carta de Correção Eletrônica CC. 24
Cancelamento da NF-e Só pode ser cancelada a NF-e previamente autorizada e desde que não tenha ocorrido o fato gerador, isto é, a mercadoria não tenha saído do estabelecimento. O pedido de cancelamento, assinado e transmitido para a SEFAZ, depende de autorização. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no sítio da SEFAZ autorizadora. 25
Complementação da NF-e As hipóteses de emissão de NF-e complementar previstas na legislação são: reajustamento de preço em razão de contrato escrito; na exportação, devido a acréscimo de câmbio; na regularização em virtude de diferença no preço ou quantidade de mercadoria no mesmo período de apuração do imposto; 26
Complementação da NF-e As hipóteses de emissão de NF-e complementar previstas na legislação são: para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, no mesmo período de apuração do imposto; na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final; em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais. 27
CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA CC O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada pela SEFAZ da jurisdição do emitente ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro NÃO esteja relacionado com: variáveis que determinam o valor do imposto, como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (nesses casos, deverá ser utilizada NF-e Complementar); correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria. 28
DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-E DANFE O Manual de Integração do Contribuinte esclarece que o DANFE é um documento auxiliar impresso em papel com os objetivos de: Acompanhar o trânsito de mercadorias; Colher a firma do destinatário a fim de comprovar a entrega das mercadorias ou prestação de serviços; Prover a necessidade de representações impressas adicionais previstas expressamente na legislação; Auxiliar a escrituração da NF-e pelo destinatário não credenciado como emissor de NF-e. 29
SPED FISCAL A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital que abrange um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, como o Imposto sobre Produtos Industrializados IPI e o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços ICMS. 30
SPED FISCAL A legislação da ECD e EFD são independentes. Condições de obrigatoriedade e outras questões não coincidem necessariamente e devem ser pesquisadas na legislação específica. Também não há nenhuma vinculação entre as obrigatoriedades relativas à NF-e e à EFD. A EFD tem a característica própria de ser um sistema de especial interesse dos estados. 31
OBJETIVOS DA EFD A Escrituração Fiscal Digital EFD é parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estaduais, Distrito Federal e, futuramente, municipais, e dos Órgãos de Controle mediante a padronização, racionalização e compartilhamento das informações fiscais digitais, bem como integrar todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do atual documentário em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins. 32
LEGISLAÇÃO BÁSICA DA EFD Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 - Institui a Escrituração Fiscal Digital - EFD. Contém importantes preceitos legais a respeito da obrigatoriedade de entrega da ECD e dispensa de obrigações acessórias. Disponível em (<http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/convenios/ ICMS/2006/CV143_06.htm>); Ajuste SINIEF 02, de 3 de abril de 2009 - DOU 08/04/2009 Contém preceitos legais que detalham especificidades operacionais da EFD; 33
LEGISLAÇÃO BÁSICA DA EFD Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008 - Dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital - EFD. Esse é o leiaute da EFD, com todos os detalhes técnicos. O documento contém todas as atualizações e todas as regras de validação, campo a campo. Está disponível em (<http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/atos/atos_cotep e/2008/ac009_08.htm>). 34
QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD A cláusula terceira do Ajuste SINIEF 2, de 3 de abril de 2009, preceitua, em sua redação atual, alterada pelo Ajuste SINIEF 02/10 e Ajuste SINIEF 05/10: A EFD será obrigatória, a partir de 1º de janeiro de 2009, para todos os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. 35
QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD 1º Mediante celebração de Protocolo ICMS, as administrações tributárias das unidades federadas e da RFB poderão: I - dispensar a obrigatoriedade de que trata o caput para alguns contribuintes, conjunto de contribuintes ou setores econômicos; ou II - indicar os contribuintes obrigados à EFD, tornando a utilização facultativa aos demais. 36
QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD Assim, a regra geral de obrigatoriedade da EFD, que deve ser entregue por todos os contribuintes do IPI e ICMS, pode ser facilmente alterada por protocolos ICMS. Via de regra, isso é o que tem ocorrido. Os estados têm indicado os contribuintes obrigados à entrega da EFD, publicando listas de CNPJs por meio de atos legais. Para determinar se um contribuinte específico está obrigado à entrega da EFD em determinado período, deve-se pesquisar a legislação da época do respectivo estado. 37
QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD O FAQ (Perguntas Frequentes) da EFD preceitua que no caso de fusão, incorporação ou cisão, a obrigatoriedade da EFD se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão. As administrações tributárias de cada unidade federada definirão critérios próprios para a adesão voluntária à EFD. 38
QUEM ESTÁ OBRIGADO À APRESENTAÇÃO DA EFD A não entrega dos arquivos da EFD equivalem à falta de escrituração fiscal, portanto sujeita o contribuinte às penalidades previstas na legislação. A natureza jurídica da empresa não interfere com sua obrigação de entrega da EFD. 39
Funcionamento geral da EFD Como ocorre com a ECD e o FCONT, a empresa, partir de sua base de dados, deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Esse arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. 40
Funcionamento geral da EFD Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java (lembre-se de que este também é um requisito para a ECD e FCONT). Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. 41
Livros Fiscais Abrangidos pela EFD O Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, que instituiu a Escrituração Fiscal Digital EFD, efetuou a dispensa dos livros de apuração do IPI e do ICMS em sua cláusula 7, transcrita abaixo: Cláusula sétima A escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Saídas; III - Registro de Inventário; IV - Registro de Apuração do IPI; V - Registro de Apuração do ICMS.. 42
PERIODICIDADE E PRAZO DE ENTREGA DA EFD Como regra geral, a periodicidade de apresentação da EFD é mensal (conforme o Ajuste SINIEF nº 2, de 2009, cláusula décima segunda). Os arquivos da EFD devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, de acordo com a legislação de cada imposto. 43
PERIODICIDADE E PRAZO DE ENTREGA DA EFD Como estamos tratando dos tributos ICMS e IPI, a EFD está fundamentada no conceito de estabelecimento, não de empresa. Assim, o contribuinte deverá manter EFD distinta para cada estabelecimento, exceto em situações previstas na legislação estadual e federal. O prazo usual de entrega da EFD, até o quinto dia do mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, pode ser alterado pelas Administrações Tributárias Estaduais. 44
Assinatura Digital da EFD O arquivo da EFD tem apenas uma assinatura digital. Essa assinatura pode ocorrer por meio dos seguintes certificados: o e-pj ou e-cnpj que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; o e-pf ou e-cpf do representante legal da empresa no cadastro CNPJ; ou e-pj, e-cnpj, e-pf ou e-cpf da pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada (e-cac) no sítio da RFB. 45
Assinatura Digital da EFD Assim, o FAQ (Perguntas Frequentes) da EFD esclarece que o certificado digital (e-cnpj) de um determinado estabelecimento poderá assinar o arquivo da matriz e de suas filiais, bem como o e-cpf do representante legal da matriz cadastrado na RFB poderá assinar os arquivos das filiais. O PVA (Programa de Validação e Assinatura) procura somente certificados instalados na máquina no momento em que o usuário requer assinar a escrituração, não sendo permitido assinar por qualquer outro processo. 46
Retificação da EFD Até a data normal de entrega, o contribuinte pode retificar sua EFD, sem solicitar qualquer autorização da SEFAZ. Entretanto, findo o prazo, o estabelecimento deverá verificar qual o procedimento adotado na legislação de seu estado para que seja autorizada a transmissão do arquivo para substituição do original, conforme consta no Ajuste SINIEF nº 2, de 2009, cláusula décima terceira. Na retificação deve ser indicada a finalidade do arquivo: remessa do arquivo substituto. Como dispõe o parágrafo terceiro, em nenhum caso será permitido o envio de arquivo digital complementar ou parcial. 47
Fim da Aula 4 Na próxima aula, estudaremos as funcionalidades e aspectos gerais do leiaute da EFD Escrituração Fiscal Digital. Até lá! 48